El proceso de mejora continua: pasos clave, metodologías y ventajas

La mejora continua es un proceso continuo que implica analizar el rendimiento, identificar oportunidades y realizar cambios graduales en los procesos, los productos y el personal. Al analizar y ajustar los procesos, tu empresa puede ahorrar tiempo y ofrecer un producto mejor en general.

Por qué la mejora continua es importante para el crecimiento organizacional

Las organizaciones que adoptan metodologías de mejora continua obtienen una ventaja competitiva significativa. Cuando los equipos revisan periódicamente sus procesos y hacen ajustes incrementales, la eficiencia mejora de forma natural. 

Las tareas que antes exigían horas se pueden completar en minutos, y los cuellos de botella que ralentizaban proyectos enteros desaparecen. Las mejoras en la calidad son otra ventaja significativa. 

El perfeccionamiento constante de la forma de trabajar permite a las empresas ofrecer mejores productos y servicios a los clientes, lo que a menudo se traduce en mayores niveles de satisfacción de los clientes, mayor fidelidad y aumento de los ingresos. 

El compromiso de los empleados también se ve reforzado cuando los trabajadores participan en iniciativas de mejora. Cuando los miembros del equipo pueden opinar sobre cómo se realiza su trabajo y ven que sus sugerencias se implementan, se sienten más comprometidos con el éxito de la empresa. 

Esto crea un ciclo positivo en el que los empleados comprometidos aportan más ideas, lo que se traduce en procesos aún mejores y una mayor moral organizativa. 

Integrar la mejora continua en tu vida laboral diaria implica adoptar herramientas y prácticas que te ayuden a pensar desde una mentalidad de mejora. Las mejores herramientas para la mejora continua son las que van de la mano de tu trabajo real.

1. El principio de Plan-Do-Check-Act o PDCA (planificar, ejecutar, evaluar y actuar)

Plan-Do-Check-Act (PDCA) es una de las herramientas más utilizadas en el modelo de mejora continua.

• Plan (planificar) es la ocasión que tienes de identificar una oportunidad y planificar el cambio. Do (ejecutar) es cuando implementas el cambio a pequeña escala.

• Check (evaluar) es la fase en la que se usan los datos para analizar los resultados del cambio y determinar si ha supuesto alguna diferencia.

• Act (actuar) es cuando implementas el cambio de manera más amplia y sigues evaluando los resultados. Si una etapa no funciona, simplemente empieza de nuevo.

Los equipos de software ejecutan bucles de PDCA cuando lanzan nuevas funciones mediante las "marcas de función". Las marcas de función es el proceso de implementar una nueva función para un pequeño subgrupo de clientes reales en una prueba limitada. 

La prueba se hace para determinar si los clientes de prueba han tenido más éxito que los que no tenían la nueva función. Tras comprobar los datos de los usuarios, los equipos actúan implementando esa función para todos.

2. Análisis de los 5 "porqués"

Resulta que los niños pequeños tienen razón cuando preguntan continuamente a sus padres: "¿por qué?" Los 5 ¿Por qué? es una popular técnica de análisis del origen del problema en la que preguntar continuamente ¿por qué? tiende a revelar la causa principal en cinco "¿por qué?" o menos. 

3. Kaizen y kata

Aquellos que buscan la mayor flexibilidad pueden basar su proceso en las metodologías de mejora kata y kaizen. Kata es un proceso de cuatro pasos para crear soluciones a problemas dinámicos, mientras que los diez principios de kaizen proporcionan un marco para fomentar una cultura de pequeñas mejoras continuas. Juntos, alientan a los equipos a experimentar, aprender y perfeccionar su enfoque a lo largo del tiempo.

Usar una plantilla de tablero de kanban para hacer un seguimiento de tu progreso en esos cuatro pasos ayudará a tu equipo a mantener el rumbo.

4. Producción lean

La producción lean se basa en los principios lean, que eliminan la pérdida de tiempo y recursos para garantizar que los proyectos se completan y entregan a tiempo. La filosofía lean gira en torno a cinco principios clave:

1. Definir el valor

2. Asignar el flujo de valor

3. Crear un flujo

4. Establecer un sistema "pull"

5. Buscar la perfección

Amazon es un excelente ejemplo de mejora de procesos lean. Los espacios de trabajo están organizados para maximizar la productividad, y los productos que Amazon vende o envía están empaquetados y listos para su envío.

Otro ejemplo de metodología lean es cómo Adidas utiliza el envío directo a la tienda para garantizar que los clientes puedan acceder a una amplia gama de zapatos y, al mismo tiempo, mantener un inventario más reducido en cada tienda. Entonces, si un cliente quiere un par de zapatos específico que no esté en stock, es posible enviarlos directamente a esa tienda de Adidas.

Utiliza el software de gestión de proyectos lean para aprovechar estos beneficios dentro de tu empresa. 

5. Gestión de la calidad total (Total Quality Management, TQM)

La gestión de la calidad total (TQM, por sus siglas en inglés) consiste en un enfoque de mejora continua que aumenta la satisfacción de los clientes y la participación de los empleados.

Al hacer que todos contribuyan a mejorar la calidad, las empresas pueden reducir los errores y mejorar los procesos esenciales. Esta es la esencia de la mejora continua: minimizar los errores y racionalizar los procesos para mejorar la calidad.

6. Metodología ágil

La metodología ágil es un método de gestión de proyectos que divide los proyectos más grandes en partes más pequeñas, conocidas como sprints. Después de cada sprint, el equipo realiza una retrospectiva del sprint para hacer cambios y mejoras para el siguiente sprint. 

La gestión de proyectos ágil se basa en la colaboración y la adaptabilidad, y cambia en función de los resultados y los comentarios que recibes. Los equipos que utilizan herramientas de metodología ágil pueden hacer un seguimiento más eficaz de su progreso y tomar decisiones basadas en datos sobre qué aspectos mejorar a continuación. 

Al supervisar métricas ágiles como la velocidad y las tasas de trabajo pendiente, las organizaciones pueden identificar patrones y optimizar su flujo de trabajo para obtener mejores resultados.

7. Método kanban

El método kanban ayuda a los equipos a visualizar los flujos de trabajo, a evitar que se vean sobrepasados y a mejorar la eficiencia. En esencia, los principios de kanban giran en torno a la visualización del flujo de trabajo, incluidas las tareas backlog de sprints, la actividad actual y la actividad terminada. 

Esto te ayuda a mantener el flujo de trabajo a un ritmo constante sin agobiarte ni retrasarte en los plazos. Hay cuatro métricas kanban esenciales:

1. Plazo

2. Duración del ciclo

3. Trabajo en curso

4. Producción

Como empresa, un ciclo de mejora continua puede ayudarte a realizar cambios que aumenten la satisfacción, la eficiencia y la calidad general de los empleados. Estas son algunas de las principales ventajas del proceso de mejora continua.

Agiliza las operaciones para mejorar la eficiencia

Cuando tienes mucho que hacer, ahorrar un poco de tiempo marca una gran diferencia. La mejora continua te permite agilizar los procesos para aumentar la productividad, lo que significa que puedes hacer más en el mismo período de tiempo.

Involucra a los empleados a través de la participación activa

Permitir que los empleados participen en el proceso de mejora continua puede hacer que tu equipo participe más y aumentar el compromiso de los empleados. Toyota lanzó en 1951 el Creative Idea Suggestion System, un sistema para incentivar las sugerencias creativas que pretendía aumentar el compromiso de los empleados mediante la mejora continua.

Reduce el desperdicio al simplificar los procesos

Las metodologías de mejora continua, como la metodología lean, ayudan a reducir los residuos al eliminar la "grasa" de los procesos individuales. Si puedes reducir un proceso a unos pocos pasos sencillos, puedes ahorrar tiempo y aumentar la productividad.

Reduce los costes al eliminar las ineficiencias

Eliminar y racionalizar los procesos ineficientes puede generar ahorro de costes. Aplicar los principios de optimización a la fabricación significa ahorrar tiempo y recursos a lo largo del proceso de fabricación. Optimizar la gestión de la cadena de suministro puede reducir los costes de almacenamiento y envío y mejorar tus resultados.

Mejora la calidad de los productos y servicios a través del refinamiento

La mejora continua significa ajustar constantemente los pequeños procesos que, con el tiempo, fortalecen tu producto o servicio en general. Al agilizar los procesos y hacer más con menos recursos, puedes ofrecer mejores productos y servicios a cada cliente.

La implementación de la mejora continua no requiere una revisión completa de los procesos existentes. En última instancia, quieres crear un enfoque que genere impulso con el tiempo y genere un cambio duradero en toda tu organización. 

Paso 1: identificar oportunidades de mejora a través de datos y comentarios

El primer paso en cualquier proceso de mejora continua es determinar dónde realizar los cambios. Recopila datos de fuentes clave, como tus operaciones, clientes y empleados. 

Los datos operativos pueden mostrar que ciertas tareas llevan más tiempo del esperado, mientras que los comentarios de los clientes pueden revelar puntos débiles en la prestación del servicio. Tampoco pases por alto las ideas de tu equipo. 

La gente que hace la actividad a menudo detecta problemas que los gestores pasan por alto. Busca patrones en esta información. 

¿Los clientes se quejan repetidamente del mismo problema? ¿Hay procesos que crean cuellos de botella de manera constante? Estos problemas recurrentes son tus mejores objetivos de mejora porque cuando los soluciones, el rendimiento general mejorará significativamente. 

Paso 2: Establece objetivos claros y cuantificables para la rendición de cuentas y la motivación

Cuando sepas qué hay que arreglar, debes decidir exactamente qué crees que es el éxito. Metas vagas del proyecto, como "mejorar el servicio al cliente", no proporcionan a nadie una meta clara a la que aspirar. 

En cambio, hay que fijar objetivos específicos, como "reducir el tiempo de respuesta al cliente de 24 a 8 horas" o "disminuir los defectos de los productos en un 20 % durante el próximo trimestre".

Asegúrate de que tus metas sean realmente alcanzables con los recursos que tienes disponibles. Fijar metas imposibles solo desmotiva al equipo y predispone a todos al fracaso. 

Relaciona las metas de mejora directamente con las prioridades empresariales para que todos entiendan por qué es importante y cómo se relaciona con el panorama general de la empresa.

Paso 3: Diseña iniciativas de mejora viables alineadas con las metas

Ahora llega la fase de planificación, en la que se determina exactamente cómo se alcanzarán esas metas. Esto puede implicar realizar pequeños experimentos, cambiar los procesos existentes o implementar nuevas herramientas y sistemas. 

Especifica qué vas a hacer, quién es responsable de cada parte y cuándo hay que hacer las cosas. No intentes arreglarlo todo de una vez. 

Elige algunas iniciativas de gran impacto que aborden directamente los problemas que identificaste en el primer paso. Asigna claramente la responsabilidad de cada iniciativa y asegúrate de contar con los recursos necesarios antes de comenzar.

Paso 4: Implementa planes de mejora y perfecciona estrategias basadas en datos relevantes

Aquí es donde se pone a prueba la teoría. Empieza a ejecutar tus planes, pero no te limites a fijarlos y olvidarte de ellos. 

Controla de cerca cómo avanzan las cosas y compara tus resultados reales con los objetivos que te fijaste anteriormente. Si algo no funciona como esperabas, no tengas miedo de ajustar tu enfoque.

El objetivo principal de la mejora continua es que sea iterativa. Prueba algo, observa cómo funciona y luego haz ajustes basados en lo que has aprendido. A veces las cosas no salen bien a la primera, y eso es normal.

Paso 5: Estandariza las mejoras para establecer procedimientos operativos estándar definitivos y garantizar la coherencia

Cuando hayas comprobado que una mejora realmente funciona, tienes que hacer que se mantenga. Esto supone documentar claramente el nuevo proceso para que todos sepan exactamente cómo hacer las cosas de la manera correcta. 

Crea procedimientos operativos estándar y asegúrate de que tu equipo tenga acceso a ellos cuando necesite ayuda. El objetivo es evitar recaer en los viejos hábitos. 

Si las mejoras no se documentan y estandarizan adecuadamente, los equipos suelen volver a hacer las cosas como siempre las han hecho. Incorpora los cambios positivos a tu rutina habitual y vuelve a empezar el ciclo para encontrar la siguiente oportunidad de mejora.

La mejora continua es uno de los pilares de la metodología ágil, y Jira se ha diseñado para equipos ágiles. Los backlogs y los sprints te permiten dividir los proyectos grandes en partes más pequeñas. Con los tableros de scrum o kanban, puedes organizar esos proyectos en segmentos aún más gestionables. 

Hay varios tipos de incidencias en Jira, como errores, tareas y subtareas, que se adaptan a las diferentes necesidades de los proyectos. Los flujos de trabajo personalizables te permiten asignar Jira a tu flujo de trabajo único, mientras que los datos relevantes en tiempo real te permiten entender mejor la velocidad, la productividad y otros parámetros.

Incluso puedes importar datos de plataformas de terceros directamente en Jira para obtener una visión completa de los datos y la información relevantes de otros sistemas de los que depende tu equipo. 

¿Quieres obtener más información sobre cómo Jira puede ayudarte a centrarte en la mejora continua y a realizar los cambios necesarios para mantener la agilidad? Prueba los tableros de scrum de Jira hoy mismo.

¿Cuáles son algunas de las prácticas recomendadas para la mejora continua?

Hay varias formas de hacer que la mejora continua funcione en tu empresa. Estas son algunas de las prácticas recomendadas: 

• Sé comunicativo constantemente

• Recopila y valida las ventajas

• Céntrate en las métricas que afectan a tu empresa

• Recaba ideas de mejora

• Usa un embudo de ideas

• Haz revisiones semanales de los proyectos

Hacer que todo el mundo participe es una manera excelente de mantener la mejora continua a lo largo del tiempo. Puedes formar a los nuevos empleados sobre la mejora continua y utilizar un programa de mejora continua para que los empleados puedan avanzar en sus trayectorias profesionales.

¿Qué es un ejemplo de mejora continua?

Amazon es uno de los mejores ejemplos de mejora continua del sector. Amazon ha utilizado la metodología Lean para optimizar los almacenes y agilizar el proceso de envío. La empresa también tiene un enfoque único que se centra en la satisfacción del cliente a largo plazo más que en las ganancias a corto plazo.

Apple lleva a cabo una exhaustiva investigación con los usuarios para saber qué les gusta y qué no de los productos de Apple. Esta investigación ayuda a mejorar continuamente los productos de Apple, añadiendo nuevas funciones que garantizan que Apple siga siendo una de las principales marcas del sector tecnológico.

¿Cuál es el objetivo principal de la mejora continua?

El objetivo principal de la mejora continua es transformar tu empresa mediante pequeños cambios graduales. Esto mejora el compromiso de los empleados, aumenta la productividad y la eficiencia e incrementa la satisfacción de los clientes. Cuando crees que siempre tienes espacio para crecer, puedes descubrir nuevas oportunidades de crecimiento y mejorar tu negocio.