La flexibilidad es una parte importante del marco de la metodología ágil. Si algo no funciona, hay que hacer cambios. Si algo funciona bien, puedes aprender de ello e implementarlo en tu próximo proyecto. A diferencia de la gestión de proyectos de Waterfall, que es un enfoque secuencial de la ejecución de los proyectos, la mejora continua te permite hacer ajustes constantes para cumplir con las cambiantes exigencias del proyecto.
Estos pequeños ajustes y cambios que haces forman parte del proceso de mejora continua. Realizar retrospectivas de sprints y utilizar la mejora lean de los procesos puede ayudarte a realizar los cambios necesarios para poner en marcha tu empresa.
Esta guía cubrirá todo lo que necesitas saber sobre la mejora continua y su función en el marco de la metodología ágil.
Definición de mejora continua
La mejora continua es el proceso continuo de analizar el rendimiento, identificar oportunidades y realizar cambios graduales en los procesos, los productos y el personal. Al analizar y ajustar los procesos, tu empresa puede ahorrar tiempo y ofrecer un producto mejor en general.
Herramientas y metodologías de mejora continua
Integrar la mejora continua en tu vida laboral diaria implica adoptar herramientas y prácticas que te ayuden a pensar desde una mentalidad de mejora. Las mejores herramientas para la mejora continua van de la mano de tu trabajo real y las prácticas recomendadas son las que consultas una y otra vez.
Retrospectivas
Podría decirse que las retrospectivas de metodología ágil son la primera herramienta que debes añadir para crear una cultura de mejora continua. Las retrospectivas en equipo dan pie a conversaciones sobre lo que ha ido bien y lo que se podría mejorar. Muchos equipos optan por hacer retrospectivas una vez finalizados los proyectos o retrospectivas puntuales centradas en momentos específicos. Los equipos más eficaces celebran reuniones de retrospectiva con regularidad e independientemente de los acontecimientos específicos. Hacer una retrospectiva cada dos semanas es una forma infalible de encaminarse hacia la mejora continua.
El principio de Plan-Do-Check-Act o PDCA (planificar, ejecutar, evaluar y actuar)
Plan-Do-Check-Act o PDCA, es una de las herramientas más utilizadas en el modelo de mejora continua. "Plan" (planificar) es la ocasión que tienes de identificar una oportunidad y planificar el cambio. "Do" (ejecutar) es cuando implementas el cambio a pequeña escala. "Check" (evaluar) es el proceso mediante el cual se utilizan los datos para analizar los resultados del cambio y determinar si ha supuesto alguna diferencia. "Act" (actuar) es cuando implementas el cambio de manera más amplia y sigues evaluando los resultados. Si una etapa no funciona, simplemente empieza de nuevo.
Los equipos de software ejecutan bucles de PDCA cuando lanzan nuevas funciones mediante las "marcas de función". Las marcas de función es el proceso de implementar una nueva función para un pequeño subgrupo de clientes reales en una prueba limitada. La prueba se hace para determinar si los clientes de prueba han tenido más éxito que los que no tenían la nueva función. Tras comprobar los datos de los usuarios, los equipos actúan implementando esa función para todos.
Los 5 ¿Por qué? o el análisis del origen del problema
Resulta que los niños pequeños tienen razón cuando preguntan continuamente a sus padres: "¿por qué?" Los 5 ¿Por qué? es una popular técnica de análisis del origen del problema en la que preguntar continuamente ¿por qué? tiende a revelar la causa principal en cinco "¿por qué?" o menos. El análisis del origen del problema es útil para la mejora continua, ya que centra tus esfuerzos de mejora en las causas subyacentes más que en los síntomas.
Kaizen y kata
Los que busquen la mayor flexibilidad pueden basar su proceso en las filosofías de kata y kaizen de mejora. El kata de mejora es un proceso de cuatro pasos para crear soluciones a problemas dinámicos. Usar un tablero de kanban para hacer un seguimiento de tu progreso en esos cuatro pasos ayudará a tu equipo a mantener el rumbo. Los diez principios de kaizen son otro marco que puedes utilizar para inspirar tu viaje de mejora continua.
Producción lean
La producción lean se basa en los principios lean, según los cuales se elimina la pérdida de tiempo y recursos para garantizar que los proyectos se terminan y se entregan a tiempo. La filosofía lean gira en torno a cinco principios clave:
- Definir el valor
- Asignar el flujo de valor
- Crear un flujo
- Establecer un sistema "pull"
- Buscar la perfección
Amazon es un buen ejemplo de gestión lean. Los espacios de trabajo están organizados para maximizar la productividad, y los productos que Amazon vende o envía están empaquetados y listos para su envío.
Adidas utiliza el envío directo a la tienda para garantizar que los clientes puedan acceder a una amplia gama de zapatos y, al mismo tiempo, mantener un inventario más reducido en cada tienda. Entonces, si un cliente quiere un par de zapatos específico que no esté en stock, es posible enviarlos directamente a esa tienda de Adidas.
Puedes utilizar un software de gestión de proyectos lean eficiente para disfrutar de estas ventajas en tu empresa.
Gestión de la calidad total (Total Quality Management, TQM)
La gestión de la calidad total (TQM, por sus siglas en inglés) consiste en un enfoque de mejora continua que aumenta la satisfacción de los clientes y la participación de los empleados. Al hacer que todos contribuyan a mejorar la calidad, las empresas pueden reducir los errores y mejorar los procesos esenciales. Esta es la esencia de la mejora continua: minimizar los errores y racionalizar los procesos para mejorar la calidad.
Agile
La metodología ágil es un método de gestión de proyectos que divide los proyectos más grandes en partes más pequeñas, conocidas como sprints. Después de cada sprint, el equipo realiza una retrospectiva del sprint para hacer cambios y mejoras para el siguiente sprint. La metodología ágil se basa en la colaboración y la adaptabilidad, y cambia en función de los resultados y los comentarios que recibes.
Método Kanban
El método Kanban ayuda a los equipos a visualizar los flujos de trabajo, a evitar que se vean sobrepasados y a mejorar la eficiencia. Los principios de Kanban giran en torno a la visualización del flujo de trabajo, incluidas las tareas backlog, el trabajo actual y el trabajo terminado. Esto te ayuda a mantener el flujo de trabajo a un ritmo constante sin agobiarte ni retrasarte en los plazos. Hay cuatro métricas Kanban esenciales:
- Plazo
- Duración del ciclo
- Trabajo en curso
- Producción
Ventajas de la mejora continua
Como empresa, un ciclo de mejora continua puede ayudarte a realizar cambios que aumenten la satisfacción, la eficiencia y la calidad general de los empleados. Estas son algunas de las principales ventajas del proceso de mejora continua.
Eficiencia operativa
Cuando tienes mucho que hacer, ahorrar un poco de tiempo marca una gran diferencia. La mejora continua te permite agilizar los procesos para aumentar la productividad, lo que significa que puedes hacer más en el mismo período de tiempo.
Mejora del compromiso de los empleados
Permitir que los empleados participen en el proceso de mejora continua puede hacer que tu equipo participe más y aumentar el compromiso de los empleados. Toyota lanzó en 1951 el Creative Idea Suggestion System, un sistema para incentivar las sugerencias creativas que pretendía aumentar el compromiso de los empleados mediante la mejora continua.
Reducción de residuos
Las metodologías de mejora continua, como la metodología lean, ayudan a reducir los residuos al eliminar la "grasa" de los procesos individuales. Si puedes reducir un proceso a unos pocos pasos sencillos, puedes ahorrar tiempo y aumentar la productividad.
Reducción de costes
Eliminar los procesos ineficientes y agilizar los procesos para hacerlos más eficientes puede generar ahorros de costes. Aplicar los principios de optimización a la fabricación significa ahorrar tiempo y recursos a lo largo del proceso de fabricación. Optimizar la gestión de la cadena de suministro puede reducir los costes de almacenamiento y envío y mejorar tus resultados.
Calidad superior
Con la mejora continua, trabajas constantemente para mejorar los procesos menores que, en última instancia, mejoran tu producto o servicio. Al agilizar los procesos y hacer más con menos recursos, puedes ofrecer mejores productos y servicios a cada cliente.
Cómo implementar la mejora continua
Implementar la mejora continua en tu empresa es un proceso de cuatro pasos conocido como ciclo PDCA. Aquí desglosamos su funcionamiento:
- Plan: Empieza por determinar en qué puedes mejorar y crea un plan. Por ejemplo, si no logras atraer a tus clientes, puedes intentar ofrecerles un descuento o una oferta promocional por correo electrónico.
- Hacer: Durante este paso, implementas tu plan a pequeña escala. Esto te permite determinar la eficacia de tu plan sin efectos en toda la empresa.
- Comprobar: A continuación, observa los resultados que has obtenido con tu plan. ¿Ha funcionado? Reflexionar sobre los resultados de tu plan es uno de los pasos más importantes.
- Ley: Si tu plan ha funcionado, puedes implementarlo a mayor escala. Si tu plan no ha funcionado, puedes volver al principio y empezar de nuevo con la fase de planificación.
Puedes utilizar otras herramientas y técnicas, como el análisis de los 5 porqués, que te ayudarán a identificar los puntos débiles y a desarrollar planes de mejora continua. Puedes consultar nuestra plantilla de análisis de los 5 porqués para ayudarte a empezar.
Jira apoya la mejora continua
La mejora continua es uno de los pilares de la metodología ágil, y Jira se ha diseñado para equipos ágiles. Los backlogs y los sprints te permiten dividir los proyectos grandes en partes más pequeñas. Puedes usar tableros de scrum de Jira o de Kanban para dividir los proyectos en segmentos aún más gestionables. Hay varios tipos de incidencias en Jira, como errores, tareas y subtareas, que se adaptan a las diferentes necesidades de los proyectos.
Los flujos de trabajo personalizables te permiten asignar Jira a tu flujo de trabajo único, mientras que datos relevantes en tiempo real te permite entender mejor la velocidad, la productividad y otros parámetros. Incluso puedes importar datos de plataformas de terceros directamente en Jira para obtener una visión completa de los datos y la información relevantes de otros sistemas de los que depende tu equipo.
¿Quieres obtener más información sobre cómo Jira puede ayudarte a centrarte en la mejora continua y a realizar los cambios necesarios para mantener la agilidad? Prueba los tablero de scrum de Jira hoy mismo.
Mejora continua de los servicios: preguntas frecuentes
¿Cuáles son algunas de las prácticas recomendadas para la mejora continua?
Hay varias formas de hacer que la mejora continua funcione en tu empresa. Estas son algunas de las prácticas recomendadas:
- Sé comunicativo constantemente
- Recopila y valida las ventajas
- Céntrate en las métricas que afectan a tu empresa
- Recaba ideas de mejora
- Usa un embudo de ideas
- Haz revisiones semanales de los proyectos
Hacer que todo el mundo participe es una manera excelente de mantener la mejora continua a lo largo del tiempo. Puedes formar a los nuevos empleados sobre la mejora continua y utilizar un programa de mejora continua para que los empleados puedan avanzar en sus trayectorias profesionales.
¿Qué es un ejemplo de mejora continua?
Amazon es uno de los mejores ejemplos de mejora continua del sector. Amazon ha utilizado la metodología Lean para optimizar los almacenes y agilizar el proceso de envío. La empresa también tiene un enfoque único que se centra en la satisfacción del cliente a largo plazo más que en las ganancias a corto plazo.
Apple lleva a cabo una exhaustiva investigación con los usuarios para saber qué les gusta y qué no de los productos de Apple. Esta investigación ayuda a mejorar continuamente los productos de Apple, añadiendo nuevas funciones que garantizan que Apple siga siendo una de las principales marcas del sector tecnológico.
¿Cuál es el objetivo principal de la mejora continua?
El objetivo principal de la mejora continua es transformar tu empresa mediante pequeños cambios graduales. Esto mejora el compromiso de los empleados, aumenta la productividad y la eficiencia e incrementa la satisfacción de los clientes. Cuando crees que siempre tienes espacio para crecer, puedes descubrir nuevas oportunidades de crecimiento y mejorar tu negocio.
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