¿Qué es la mejora continua?

Max Rehkopf De Max Rehkopf
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La mejora continua es el proceso continuo de analizar el rendimiento, identificar oportunidades y realizar cambios graduales en los procesos, los productos y el personal.

Cuando W. Edwards Deming popularizó por primera vez la idea de la mejora continua, se trataba de una filosofía amplia en la que muchos enfoques diferentes contribuían a una cultura general de innovación. Hoy en día, la mejora continua es un concepto fundamental en una variedad de filosofías de gestión de proyectos, como las metodologías ágiles, lean, seis sigma y gestión de la calidad total.

El modelo de mejora continua

El modelo de mejora continua es la forma en que integras la mejora continua en tu vida laboral diaria. Los modelos de mejora continua aportan estructura, prácticas y herramientas a las empresas que desean experimentar los valores de la mejora continua. Los tres modelos de mejora continua que tu equipo puede explorar son la metodología lean, kanban y scrum.

La metodología lean y la mejora continua

La metodología lean es un conjunto de principios de gestión diseñados para aumentar la eficiencia mediante la eliminación del despilfarro. En la metodología lean, la mejora continua se conoce como "kaizen", un esfuerzo interminable por alcanzar la perfección en todo lo que haces. El kaizen se originó en Japón y se convirtió en uno de los pilares del sistema de producción de Toyota. La mejora continua de la metodología lean se centra en mejorar las actividades que generan el mayor valor para el cliente y, al mismo tiempo, en eliminar tantas actividades desperdiciadoras como sea posible.

Kanban y la mejora continua

Kanban es una metodología ágil que ayuda a los equipos a realizar el trabajo de forma continua. Los tableros de kanban ayudan a los equipos a visualizar su trabajo para poder descubrir los impedimentos y sacarlo adelante. Los equipos de kanban pueden "incorporar" tareas en su flujo de trabajo siempre que lo permitan sus límites de trabajo en curso o su ancho de banda. Esta flexibilidad permite a los equipos de kanban priorizar rápidamente los esfuerzos de mejora con pocas interrupciones en su trabajo y su forma de trabajar.

Scrum y la mejora continua

Una metodología ágil que no se suele relacionar con la mejora continua es scrum. Scrum se centra en la entrega gradual de mejoras y en la rápida integración de los comentarios de los clientes, lo que hace que encaje perfectamente con los métodos de mejora continua. Las ceremonias de scrum, como la revisión de sprint y la retrospectiva de sprint, ayudan al equipo a centrarse en mejorar su trabajo sprint tras sprint.

Los artefactos de scrum, como el backlog del producto y el backlog de sprint, garantizan que solo se prioricen las mejoras más importantes en el sprint. La razón por la que no se suele asociar a scrum con la mejora continua es la fuerte afiliación de scrum con los equipos de desarrollo de software y el enfoque habitual de la mejora continua en los equipos empresariales y de fabricación, pero se puede extraer mucho valor al acercarlos más.

Herramientas y metodologías de mejora continua

Integrar la mejora continua en tu vida laboral diaria implica adoptar herramientas y prácticas que te ayuden a pensar desde una mentalidad de mejora. Las mejores herramientas para la mejora continua van de la mano de tu trabajo real y las prácticas recomendadas son las que consultas una y otra vez.

Retrospectivas

Podría decirse que las retrospectivas de metodología ágil son la primera herramienta que debes añadir para crear una cultura de mejora continua. Las retrospectivas en equipo dan pie a conversaciones sobre lo que ha ido bien y lo que se podría mejorar. Muchos equipos optan por hacer retrospectivas una vez finalizados los proyectos o retrospectivas puntuales centradas en momentos específicos. Los equipos más eficaces celebran reuniones de retrospectiva con regularidad e independientemente de los acontecimientos específicos. Hacer una retrospectiva cada dos semanas es una forma infalible de encaminarse hacia la mejora continua.

El principio de Plan-Do-Check-Act o PDCA (planificar, ejecutar, evaluar y actuar)

Plan-Do-Check-Act o PDCA, es una de las herramientas más utilizadas en el modelo de mejora continua. "Plan" (planificar) es la ocasión que tienes de identificar una oportunidad y planificar el cambio. "Do" (ejecutar) es cuando implementas el cambio a pequeña escala. "Check" (evaluar) es el proceso mediante el cual se utilizan los datos para analizar los resultados del cambio y determinar si ha supuesto alguna diferencia. "Act" (actuar) es cuando implementas el cambio de manera más amplia y sigues evaluando los resultados. Si una etapa no funciona, simplemente empieza de nuevo.

Los equipos de software ejecutan bucles de PDCA cuando lanzan nuevas funciones mediante las "marcas de función". Las marcas de función es el proceso de implementar una nueva función para un pequeño subgrupo de clientes reales en una prueba limitada. La prueba se hace para determinar si los clientes de prueba han tenido más éxito que los que no tenían la nueva función. Tras comprobar los datos de los usuarios, los equipos actúan implementando esa función para todos.

Los 5 ¿Por qué? o el análisis del origen del problema

Resulta que los niños pequeños tienen razón cuando preguntan continuamente a sus padres: "¿por qué?" Los 5 ¿Por qué? es una popular técnica de análisis del origen del problema en la que preguntar continuamente ¿por qué? tiende a revelar la causa principal en cinco "¿por qué?" o menos. El análisis del origen del problema es útil para la mejora continua, ya que centra tus esfuerzos de mejora en las causas subyacentes más que en los síntomas.

Kaizen y kata

Los que busquen la mayor flexibilidad pueden basar su proceso en las filosofías de kata y kaizen de mejora. El kata de mejora es un proceso de cuatro pasos para crear soluciones a problemas dinámicos. Usar un tablero de kanban para hacer un seguimiento de tu progreso en esos cuatro pasos ayudará a tu equipo a mantener el rumbo. Los diez principios de kaizen son otro marco que puedes utilizar para inspirar tu viaje de mejora continua.

Cómo usar Jira y Confluence para la mejora continua

La forma más sencilla de añadir la mejora continua a tu trabajo es utilizar una herramienta diseñada para la entrega continua. Los tableros de kanban de Jira son lo suficientemente flexibles como para gestionar los distintos tipos de flujos de trabajo que se analizan en este artículo y, al mismo tiempo, están lo suficientemente estructurados como para garantizar que el trabajo avance. Confluence viene con plantillas listas para hacer retrospectivas y experiencias eficientes de los cinco ¿Por qué? para reuniones de equipo presenciales y remotas.