Reuniones rápidas para equipo ágiles

Descubre cómo las reuniones rápidas ayudan a sacar a la luz los impedimentos y a fortalecer a tu equipo ágil

Dan Radigan Dan Radigan
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Las reuniones rápidas son una de las partes fundamentales del desarrollo ágil y, con frecuencia, la que menos se comprende. Seamos realistas: las reuniones rápidas por sí mismas no hacen que tu equipo sea ágil. No pretenden inflar egos ni justificar descripciones de puestos de trabajo. No son un momento para planear; para eso, ya existe la planificación de sprints. Y tampoco son el único momento para mencionar los impedimentos. Si estás atascado, ¡pide ayuda!

En este artículo, hablaremos sobre cómo gestionar de forma eficaz los impedimentos, y ofreceremos fantásticos consejos y trucos que utilizamos en Atlassian. Queremos ayudarte a que tus reuniones rápidas (y tu programa de metodología ágil en general) sean fantásticas.

¿Qué es entonces una reunión rápida en scrum?

En muchos deportes como el fútbol americano y el rugby, el equipo forma una piña antes de cada partido. La piña es una cuestión estratégica: mantiene al equipo informado, conectado y calibrado a lo largo del partido. Para los equipos de software, la reunión rápida es como esa piña. Incluso se conoce habitualmente como scrum diario, y refuerza la idea de "nosotros" para mantener a todos al tanto del panorama y el progreso del equipo.

Dicho de otra forma, una reunión rápida es una reunión diaria en la que se implica al equipo básico: propietarios del producto, desarrolladores y el experto en scrum. La esencia de la reunión es única para cada equipo, pero en Atlassian utilizamos tres sencillas preguntas para generar una estructura:

  • ¿En qué estuve trabajando ayer?

  • ¿En qué estoy trabajando hoy?

  • ¿Qué problemas me están bloqueando?

Estas preguntas destacan los progresos y ayudan a señalar los impedimentos de los equipos. Asimismo, fortalece al equipo cuando todo el mundo comparte el progreso con el que está contribuyendo al equipo. El refuerzo diario que aporta compartir los planes y éxitos individuales mantiene a todo el mundo entusiasmado con la contribución general del equipo a la organización.

At the individual level, it’s important to walk into the day's stand-up knowing what you’re going to say. It keeps the energy of the stand-up high and everyone engaged. At Atlassian, individuals use Jira boards to keep on top of their projects with quick filters. Two great filters that can be used together to help prepare for stand-up are “only my issues” and “recently updated.” When these two filters are used together, they show the issues assigned to you and that have been updated in the last day.

Uso de filtros rápidos con los tableros de Jira Agile
Consejo de experto

Una personalización popular del filtro "Only my issues" (Solo mis tiques) es añadir el campo de participantes del Jira Toolkit Add-on. Este añade cualquier tique en el que hayas participado en lugar de mostrarte únicamente los que se te hayan asignado. El JQL para ese filtro sería:

responsable = currentuser() o participantes en (currentuser())

Reuniones rápidas en Atlassian

Las reuniones rápidas no son una reunión general. En Atlassian, cada equipo celebra reuniones rápidas personalizadas que mantienen a todo el mundo involucrado y comprometido. No hay dos exactamente iguales.

Indaga en lo que hace que una reunión rápida sea fantástica, y comprueba algunos de nuestros ejemplos.

  1. Choose a time that works for everyone – At Atlassian, most stand-ups for co-located teams happen between 9 and 10 a.m. It gives everyone time to get context for the day and doesn’t require everyone to be an early riser on the team. For teams spread across different geographies, choose a time that works for all people. For example, the Jira Service Management team is spread between San Francisco and Sydney. Their stand-up is at 3:30 p.m. San Francisco time. Sure, an afternoon stand-up is a bit non-conventional, but it’s a great way to stay in touch with colleagues across the globe in Sydney.

  2. Logra que la reunión rápida resulte eficaz: Muchos equipos de Atlassian cronometran, de manera informal, sus reuniones rápidas con el fin de mantener a todos los participantes centrados y de lograr que la reunión resulte eficaz. Ve turnando a los encargados de cronometrar para asegurarte de que todos sean responsables. Limita la duración de las reuniones rápidas a 15 minutos como máximo. ¿Tienes un equipo más pequeño? Convierte en una práctica el lograr que las reuniones rápidas sean aún más breves.

  3. Juega a atrapar la pelota: El equipo de Jira lanza una pelota de playa entre los miembros para mantener a todo el mundo involucrado. Nadie puede lanzar la pelota al que tiene al lado ni a alguien que ya la haya tenido. ¡No hay distracciones que valgan! Si no has probado la técnica, debes saber que es una gran manera de mantener a todos involucrados.

  4. Convierte la reunión rápida en parte de la retrospectiva del equipo: Las reuniones rápidas forman parte de muchas culturas ágiles, pero eso no significa que el equipo no pueda debatir la eficacia de estas en las retrospectivas. Algunos equipos de Atlassian se reúnen a diario. Otros se reúnen tres veces en semana. El equipo de Jira suele debatir en las retrospectivas cómo hacer que las reuniones rápidas sean mejores para el equipo. Si el equipo no saca partido a la reunión rápida, averigua por qué. ¡Haz algunos cambios! Las reuniones rápidas también son ágiles.

Consejo de experto

Algunos equipos de Atlassian integran Crontabs, Pandora y el mural de Jira del equipo. Crontabs carga Pandora (y la música favorita del equipo) 15 segundos antes de la reunión rápida para llamar la atención de todo el mundo y dar comienzo a la reunión en hora. El mural del equipo resalta cualquier problema en el que el equipo deba centrarse durante el día.

Reuniones rápidas para equipos distribuidos

At Atlassian, we have team members all over the globe: in one of our 12 offices or to otherwise working remotely. We rely on stand-ups to keep everyone connected across geographies. Our heuristic for remote teams is simple: If one team member is remote, treat every team member as remote. This applies to stand-ups as well as all team ceremonies.

Our tip for distributed teams is to have every team member join a video stand-up on their own computer. With everyone in their own dedicated space and on the same video call, the team has leveled the playing field. All team members can see, hear, and experience the same information at the same time.

Imagine a team of eight people, with five co-located team members in a conference room and and three remote team members on a video call. This presents a challenge for remote team members wanting to pick up on the side conversations, body language, and gestures that don’t always translate through video. Not to mention the challenge of interjecting in a big group. With all eight team members on their own machines, no one will be missing out on important team dynamics.

Persona realizando una reunión rápida por chat de vídeo

Consejos para las reuniones rápidas remotas:

  • Make team members visual - At Trello, teams use the “Brady Bunch” view on team video calls. This gives visibility to all team members so you can connect with more than just the person that’s talking. Zoom provides this functionality, as do other conferencing platforms.
  • Reference your scrum board - Gathering “around” your team scrum board can be a powerful way to keep everyone on the same page. Your work board can help visualize each user story and work item as team members share what they’re working on and where they’re blocked.
  • Be open to asynchronous stand-ups - For teams without overlapping work hours, asynchronous stand-ups are the way! Teams can Slack or comments on their work board to share updates as they come online. With Slack and Jira software integrated, you’ll be able to communicate all the info you’d want to get out of a stand-up meeting. Adding a little wink and some personality to asynchronous stand-ups helps keep everyone engaged.
Reuniones rápidas en Slack

Stand-ups are just one part of a healthy agile program. Just like other scrum ceremonies like sprint planning, sprint reviews, and retrospectives, stand-ups take time and iteration to get right. Don’t be afraid to make improvements that suit your team and your program. And don’t forget to have fun.

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