Alcance del trabajo: estrategias de creación y gestión

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Si la gestión de proyectos es un equilibrio complejo de plazos, recursos y objetivos, el alcance del trabajo es la coreografía que hace que todo el mundo avance en armonía. Minimiza los riesgos, fomenta la colaboración y permite que todas las partes interesadas conozcan los objetivos y las expectativas del proyecto.

En este artículo responderemos a la pregunta "¿Qué es el alcance del trabajo?" y explicaremos cómo definirlo paso a paso (una pista: utiliza una plantilla de plan de proyecto). También analizaremos cómo determinar el alcance del trabajo puede minimizar los riesgos y mejorar la comunicación.

Determinar el alcance del trabajo

En la planificación de proyectos, el alcance del trabajo indica qué tareas forman parte del proyecto y cuáles no. Orienta a todos los que trabajan en el proyecto en la dirección correcta. El alcance del trabajo aporta claridad a la hora de desarrollar un plan de proyecto, ya que establece expectativas y límites y permite coordinar a las partes interesadas del proyecto.

Componentes clave del alcance del trabajo

El alcance del trabajo analiza los objetivos generales que alcanzará el proyecto, qué producirá el proyecto y cuándo lo producirán las partes correspondientes.

Los siguientes componentes clave del alcance del trabajo proporcionan la información pormenorizada y las especificaciones esenciales para que el proyecto culmine con éxito. Delinean los objetivos generales y específicos, las entregas, los roles, las responsabilidades y los plazos que guían la ejecución del proyecto.

Objetivos y entregas del proyecto

Los objetivos y las entregas del proyecto son las metas específicas y los resultados tangibles que el proyecto pretende alcanzar. Proporcionan un propósito y una dirección claros para el proyecto. Definirlos permite que todos los miembros del equipo comprendan los objetivos y los resultados esperados del proyecto. Para optimizar este proceso, utiliza una plantilla de alcance del trabajo.

Supongamos que el proyecto es el rediseño de un sitio web para mejorar la experiencia de usuario. Las entregas podrían incluir una renovación del diseño y de la estructura del sitio web, actualizar el contenido y mejorar la navegación.

Inclusiones y exclusiones

Para evitar la corrupción del alcance, especifica lo que incluye el proyecto, como las expectativas en torno a las tareas, las responsabilidades y los recursos necesarios. Además, explica qué es lo que no incluye el proyecto. Esto aporta claridad, elimina la ambigüedad y mantiene el proyecto por el buen camino.

Para este proyecto hipotético, las inclusiones podrían ser pruebas de capacidad de respuesta en dispositivos móviles, creación de contenido y pruebas de control de calidad. Las exclusiones podrían ser las actualizaciones de contenido en curso o el registro del dominio.

Límites y restricciones de los proyectos

El alcance del trabajo debe definir las limitaciones; por ejemplo, en cuanto al presupuesto, los recursos y las directrices de la marca.

Por ejemplo, el rediseño del sitio web no debe superar un presupuesto de 30 000 €. Además, el equipo (responsable del proyecto, diseñador web, desarrollador y redactor de contenidos) debe utilizar combinaciones de colores y mensajes específicos.

Supuestos de los proyectos

Los proyectos suelen basarse en ciertos supuestos sobre el entorno, los recursos o las condiciones. Debes indicar estos supuestos para gestionar las expectativas y reducir los riesgos asociados a los cambios imprevistos.

El rediseño de un sitio web suele incluir supuestos como estos:

  • Disponibilidad de la infraestructura de servidores y los servicios de alojamiento
  • Compatibilidad con el sistema de gestión de contenido
  • Datos y activos accesibles para la migración

Cronograma e hitos

Establece el cronograma del proyecto con los hitos y plazos clave para mantener el proyecto en marcha y coordinado respecto a los objetivos y las entregas. Los hitos son indicadores de progreso con los que el equipo puede supervisar el proceso hacia la finalización del proyecto.

Este es un ejemplo de cronograma con hitos para el rediseño de un sitio web:

  • Semanas 1 a 4: inicio del proyecto y diseño y desarrollo de los componentes del sitio web.
  • Semanas 5 a 8: creación y desarrollo de contenidos.
  • Semanas 9 a 12: pruebas, depuración de errores y lanzamiento del sitio web.

Cómo definir el alcance del trabajo

Solicita la opinión de las principales partes interesadas al crear el alcance del trabajo. Recuerda que la colaboración es el pegamento que mantiene todo unido. Proporciona claridad y transparencia, asegura la coordinación respecto a los objetivos empresariales y afianza el entendimiento compartido entre las partes interesadas.

He aquí cómo crear un alcance del trabajo sólido:

  1. Recopila información: solicita aportaciones de distintos miembros del equipo y partes interesadas (desde clientes hasta responsables del proyecto) sobre los detalles, requisitos y objetivos esenciales del proyecto.
    Consejo de expertos: crea una página de Confluence con una plantilla preconfigurada para recopilar los requisitos de los clientes. Los clientes pueden escribir y Confluence organiza automáticamente la información para que el equipo del proyecto pueda acceder a ella. Los equipos también pueden diseñar sus propias plantillas en función de su forma de colaborar. Además, las páginas de Confluence se integran con Jira Software y Jira Work Management, lo que facilita promover el control de los documentos y mantener la coordinación en equipo durante todo el proceso.
  2. Define los objetivos y las entregas: asegura la coordinación entre los miembros del equipo y las partes interesadas.
    Consejo de expertos: para definir los objetivos del proyecto, divídelos en historias de usuarios y tareas en Jira Software. En este concepto de gestión ágil de proyectos, las historias de usuarios pueden corresponderse con los objetivos generales del proyecto y las tareas, con entregas específicas. Asígnalas a los miembros del equipo correspondientes y utiliza tableros de Jira para visualizar el progreso.
  3. Especifica las inclusiones y exclusiones: esto ayuda a evitar malentendidos y la corrupción del alcance durante el proyecto.
    Consejo de expertos: crea tareas en Jira Work Management o Jira Software para hacer un seguimiento de los cambios y actualizaciones del alcance del proyecto. Registra las solicitudes de funciones fuera del alcance como tareas en Jira.
  4. Establece límites y restricciones: todas las partes interesadas deben conocer las limitaciones presupuestarias, las restricciones de recursos y otros factores externos.
    Consejo de expertos: crea una página o sección específica de Confluence para documentar el presupuesto y los recursos del proyecto.
  5. Indica los supuestos: explica cómo podrían afectar los supuestos al alcance del proyecto. Esta claridad evitará posibles incidencias en el futuro.
    Consejo de expertos: vincula las páginas de Confluence que documentan los supuestos con las incidencias correspondientes de Jira.
  6. Crea un cronograma: un cronograma compartido ayuda a mantener el proyecto en marcha.
    Consejo de expertos: crea incidencias para los hitos y las tareas individuales del proyecto en Jira Software o Jira Work Management. Asigna propietarios, fechas de vencimiento y dependencias. Utiliza una herramienta de hoja de ruta, como Jira Software, que incluya funciones para crear diagramas de Gantt para tus proyectos.

Ventajas de un alcance del trabajo bien definido

Un alcance del trabajo bien definido es la piedra angular del proyecto y ofrece una serie de ventajas, como estas:

  • Minimizar los riesgos al ofrecer una documentación clara: el equipo del proyecto puede abordar los desafíos de forma proactiva y reducir la probabilidad de que se produzcan incidencias inesperadas que puedan hacer fracasar el proyecto.
  • Mejora de la comunicación entre los miembros del equipo y las partes interesadas: un alcance del trabajo pormenorizado es un punto de referencia central para toda la información relacionada con el proyecto.
  • Mejora de la colaboración en el proyecto: el equipo puede coordinar esfuerzos, trabajar de forma unificada y aportar sus conocimientos con un propósito claro.
  • Asignación eficiente de los recursos: los responsables del proyecto pueden encargar tareas específicas a los miembros adecuados del equipo, asignar recursos presupuestarios y gestionar los plazos con facilidad.
  • Límites claros que eviten la corrupción del alcance: evita cambios y adiciones no autorizados para que el proyecto siga por buen camino y no se salga del presupuesto.

Ejemplos de alcance del trabajo

Este es un ejemplo de alcance del trabajo para el hipotético proyecto de rediseño de un sitio web que vimos anteriormente:

Ejemplo de proyecto: rediseño del sitio web de XYZ Corporation

Objetivos y entregas del proyecto:

  • Objetivo: rediseñar el sitio web de XYZ Corporation para mejorar la experiencia de usuario.
  • Entregas:
    • Renovación del diseño y la estructura del sitio web
    • Actualización del contenido, lo que incluye texto e imágenes
    • Integración de un sistema de gestión de contenido (CMS) fácil de usar
    • Implementación de un diseño con capacidad de respuesta para la compatibilidad móvil
    • Mejora de la navegación del sitio web y de la interfaz de usuario

Inclusiones

  • Rediseño y desarrollo del sitio web
  • Creación y migración de contenido
  • Integración de CMS
  • Capacidad de respuesta en dispositivos móviles
  • Optimización del motor de búsqueda
  • Control de calidad y pruebas

Exclusiones

  • Cualquier función adicional no especificada en este plan de trabajo
  • Actualizaciones de contenido continuas tras el lanzamiento
  • Alojamiento y registro del dominio (gestionado por separado por el cliente)

Límites y restricciones de los proyectos

Presupuesto: 50 000 €

  • Cronograma: 12 semanas desde el inicio del proyecto hasta el lanzamiento del sitio web.
  • Recursos: un responsable del proyecto, un diseñador web, un desarrollador y un redactor de contenidos.
  • El sitio web debe cumplir con las directrices de marca del cliente.

Supuestos de los proyectos

  • El cliente proporcionará todo el contenido y las imágenes necesarios.
  • El cliente no realizará ningún cambio significativo en el alcance del proyecto una vez aprobado.
  • El cliente realizará pruebas de aceptación de usuario (UAT) antes del lanzamiento.

Cronograma e hitos

  • Semanas 1 a 4: inicio del proyecto, diseño y desarrollo de los componentes
  • Semanas 5 a 8: creación y desarrollo de contenidos
  • Semanas 9 a 12: pruebas, depuración de errores y lanzamiento del sitio web

Veamos otro ejemplo de un equipo a cargo de un proyecto de desarrollo de software. El siguiente alcance del trabajo guiaría el proyecto de mejora de software y aseguraría que todas las partes interesadas entiendan claramente los objetivos, los límites y las expectativas del proyecto.

Proyecto de ejemplo: mejora del software de gestión de relaciones con los clientes (CRM)

Descripción del proyecto: el proyecto tiene como objetivo mejorar y ampliar el software de CRM existente para mejorar la gestión de las relaciones con los clientes, agilizar los procesos y aumentar la eficiencia. Incluye mejoras en la interfaz de usuario de frontend y en la funcionalidad del backend.

Objetivos y entregas del proyecto

  • Desarrollar un panel fácil de usar con funciones de visualización de datos que mejoren la interacción de los usuarios.
  • Implementar la función de notificaciones automáticas por correo electrónico para el seguimiento de los clientes.
  • Crear una versión móvil de la aplicación de CRM para los equipos de ventas externas.
  • Integrar fuentes de datos externas para obtener actualizaciones en tiempo real.
  • Mejorar los controles de acceso de los usuarios y las funciones de seguridad.

Inclusiones

  • Diseño y desarrollo de la interfaz de usuario y las funciones
  • Pruebas y control de calidad
  • Documentación de las nuevas funciones y funcionalidades
  • Formación y soporte a los usuarios durante el despliegue

Exclusiones

  • Cualquier adquisición o mejora de hardware
  • Cambios importantes en la infraestructura

Límites y restricciones de los proyectos

  • Completar el proyecto dentro del presupuesto y el cronograma asignados.
  • El proyecto debe ser compatible con la infraestructura de TI existente.
  • El equipo del proyecto debe trabajar con la estructura actual de bases de datos de CRM.

Supuestos de los proyectos

  • La licencia actual del software de CRM cubre las mejoras.
  • Disponibilidad de los recursos de servidor necesarios para la expansión del software.
  • Disponibilidad de los datos de usuario necesarios para la integración.

Cronograma e hitos

  • Inicio del proyecto: 1 de enero
  • Finalización del diseño de la interfaz de usuario: 28 de febrero
  • Finalización del desarrollo de aplicaciones móviles: 14 de abril
  • Pruebas de integración: 12 de junio
  • Finalización y despliegue del proyecto: 7 de julio

Gestión del alcance del trabajo con Jira Software

Contar con un alcance del trabajo bien diseñado es fundamental para tener éxito en la gestión de proyectos, ya que minimiza los riesgos, mejora la comunicación y promueve la asignación eficiente de los recursos. Jira Software, Jira Work Management y Confluence pueden simplificar aún más el proceso de gestión de proyectos con funciones sólidas de seguimiento de tareas, colaboración e informes.

  • Seguimiento de tareas: Jira Software permite a los gestores de proyectos crear, asignar y hacer un seguimiento de las tareas relacionadas con el alcance del trabajo. Los miembros del equipo pueden actualizar fácilmente el estado de sus tareas, lo que aporta visibilidad en tiempo real del progreso del proyecto. El seguimiento de las tareas reduce las posibilidades de que se incumplan los plazos y ayuda a mantenerse dentro de la planificación del proyecto.
  • Colaboración: la colaboración es la piedra angular de estas herramientas. Jira Work Management y Jira Software permiten a los miembros del equipo y a las partes interesadas comunicarse, compartir novedades y debatir asuntos relacionados con el proyecto en una plataforma centralizada. Confluence también ofrece un entorno colaborativo para crear y compartir la documentación de los proyectos.
  • Funciones de informes: los informes son cruciales para supervisar el estado y el rendimiento de los proyectos. Jira Software y Jira Work Management ofrecen funciones integradas de generación de informes que permiten a los gestores de proyectos generar diversos informes, como informes de progreso, gráficos de trabajo pendiente y resúmenes de sprints. Estos informes proporcionan datos relevantes y valiosos sobre cómo encaja el proyecto dentro del alcance del trabajo y ayudan a identificar posibles problemas o áreas de mejora. Confluence permite crear una documentación completa del proyecto a la que los equipos pueden acceder y que pueden compartir para la elaboración de informes.

Alcance del trabajo: preguntas frecuentes

¿Cómo se puede gestionar la corrupción del alcance?

La corrupción del alcance se debe a cambios, adiciones o funciones que no se han aprobado pero que se han introducido durante la ejecución del proyecto. Estos cambios provocan retrasos respecto al cronograma y un aumento de costes. Para gestionar la corrupción del alcance:

  1. Define claramente las expectativas del proyecto en el alcance del trabajo.
  2. Implementa un proceso de control de cambios.
  3. Mantén una comunicación abierta con las partes interesadas.
  4. Documenta todos los cambios y aprobaciones.

¿Cuáles son los riesgos de no tener claro el alcance del trabajo?

Estos son algunos de los riesgos más comunes de no tener claro el alcance del trabajo:

  • Corrupción del alcance. Si no se define bien el alcance del trabajo, no hay un punto de referencia claro para evaluar el impacto de los cambios en el cronograma y el presupuesto.
  • Confusión entre los miembros del equipo. Si no se define claramente quién es el responsable de cada tarea, los miembros del equipo pueden solapar su trabajo, perder tiempo en tareas innecesarias o no llegar a entregas esenciales. Esto puede interrumpir el flujo de trabajo, dificultar la colaboración y provocar frustración entre los miembros del equipo.
  • Retrasos en la finalización del proyecto. Cuando surgen nuevos requisitos o expectativas, amplían los límites del proyecto. Esta ampliación a menudo provoca retrasos por tener que encajar trabajo adicional dentro de los plazos fijados inicialmente.

¿Qué desafíos conlleva gestionar el alcance del trabajo?

Gestionar el alcance del trabajo presenta varios desafíos a lo largo del ciclo de vida de un proyecto.

  1. Fijar los objetivos del proyecto con las partes interesadas: tener diferentes perspectivas y expectativas puede complicar el proceso.
  2. Reunir todos los requisitos con la máxima atención a los detalles: la falta de información o de claridad puede provocar errores e interpretaciones erróneas.
  3. Gestión de las restricciones de recursos: el gestor de proyectos debe ser flexible y reasignar los recursos cuando sea necesario.

Un proceso de control de cambios sólido permite mantener a raya los cambios en el alcance gracias a la comunicación abierta. Este proceso ayuda a evitar malentendidos y a fomentar la colaboración entre los miembros del equipo y las partes interesadas.

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