Mejora lean de los procesos: qué es y cómo aplicarla a los proyectos

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La mejora continua es uno de los principios básicos de la metodología lean. La mejora lean de los procesos se centra en eliminar las actividades derrochadoras para agilizar los procesos de la empresa. Implica analizar y evaluar los proyectos mientras están en marcha y una vez finalizados para identificar las oportunidades de mejora.

Este método busca crear un enfoque sistemático que permita a los equipos aportar más valor a los clientes mediante un ciclo de mejora continua. Ahí es donde se identifican las oportunidades, se planifica cómo mejorar el proceso, se implementan los cambios y se evalúa el rendimiento de esas mejoras. Luego, se vuelve a hacer todo de nuevo.

En este artículo, analizaremos la metodología de la mejora lean de los procesos y la compararemos con otras metodologías de desarrollo de software, como los principios de DevOps y la metodología ágil.

¿Qué es la mejora lean de los procesos?

La mejora lean de los procesos elimina el despilfarro en los procesos, por lo que el equipo solo trabaja en las tareas que aportan valor al cliente. Es un ciclo de mejora continua que se encarga de que un equipo se mantenga ágil.

Esta no es una práctica puntual, sino a largo plazo, y funciona mejor si toda la empresa la adopta. Llevarla a cabo correctamente ayudará a mantener el impulso y a que los proyectos sigan adelante. El objetivo clave es crear un medio sistemático de aportar valor a los clientes más rápido.

Ventajas de la mejora lean de los procesos

El uso de metodologías lean para mejorar los procesos ayuda a conseguir que todos los miembros de la empresa aporten valor a los clientes de forma continuada. Te ayudará a crear solo lo que el cliente necesita y a no perder tiempo creando demasiado o aquello innecesario. De este modo, tu empresa ahorrará tiempo y dinero.

La mejora lean de los procesos tiene las siguientes ventajas:

  • Mayor eficiencia: analizar y mejorar el proceso te permite estimar mejor los plazos y las entregas de los futuros sprints.
  • Mejor colaboración: la mejora continua fomenta la colaboración entre distintos departamentos en toda la empresa. Alienta a los equipos a comunicar los problemas u oportunidades para mejorar los procesos.
  • Mejora de la motivación: con procesos simplificados y estables, el equipo logra más éxitos y mejora su motivación.
  • Menos tiempo perdido: los equipos solo trabajan en las tareas esenciales, lo que reduce la pérdida de tiempo.
  • Mentalidad de crecimiento: la gestión lean alienta a todos a buscar mejoras continuas.
  • Clientes satisfechos: si una empresa aporta valor de forma constante, los clientes se convierten en defensores de sus productos.
  • Capacidad de mantener la relevancia: la capacidad de cambiar las prioridades y de adaptarse evita el estancamiento.

Cómo aplicar a los proyectos la mejora lean de los procesos

Utilizar los principios de la metodología lean para mejorar los procesos es un proceso en sí mismo. A continuación, te explicamos cómo integrarlos en una empresa en cuatro sencillos pasos:

1. Determina las posibles áreas de mejora

Reúne a tu equipo y analizad honestamente vuestros procesos actuales. Identificad las áreas en las que los procesos no satisfacen las necesidades del equipo y que podrían verse beneficiadas de un cambio.

Por ejemplo, imagínate que tenéis problemas constantemente al pasar del diseño al desarrollo, en las entregas de un equipo a otro. Debéis investigar la causa. ¿Hay falta de comunicación? ¿Hay carencias en cuanto a habilidades? ¿El equipo de diseño necesita más apoyo?

Puede venir bien visualizar el flujo de trabajo con un tablero de kanban, como el tablero de kanban de Jira. Para averiguar por qué algo no funciona, puedes utilizar la técnica de los "5 porqués". Con esta plantilla, preguntas "por qué" cinco veces para dar con el origen de un problema. Una plantilla de análisis del origen del problema también puede guiarte en este proceso.

2. Identifica las posibles soluciones

Una vez que identifiques las áreas de mejora, haz que el equipo participe en la búsqueda de posibles soluciones pidiéndoles ideas. Su experiencia a menudo les permite dar con soluciones eficaces. Desafía las formas tradicionales de hacer las cosas y trata de romper con la mentalidad de "cómo lo hemos hecho siempre".

A partir de estas posibles soluciones, determina cuáles son factibles. Luego, elige el área de enfoque y desarrolla un plan de acción para implementar las ideas.

3. Implementa las mejoras

Implementar cambios suele ser todo un desafío. Habrá una resistencia inicial, especialmente por parte de los más veteranos. Sin embargo, con una planificación y colaboración en proyectos adecuadas, se facilita este proceso y se mejora la colaboración entre equipos.

El uso de una plantilla de plan de proyectos asegura la colaboración interdisciplinar, ya que describe el plan de acción y ayuda a determinar la mejor manera de implementar las soluciones. Puedes planificar la logística del proyecto de antemano para que quede todo muy claro. Tener un plan también asegura la participación y la colaboración de las partes interesadas, ya que podrán hacer un seguimiento y supervisar el progreso.

4. Supervisa los resultados

Implementar las soluciones no es el final del proceso. Es crucial supervisar el rendimiento y recopilar datos para determinar si las soluciones se tradujeron en mejoras. También es fundamental identificar las razones del éxito o fracaso de las soluciones.

El análisis de estos datos puede revelar áreas que requieren una mejora más profunda. Esto es normal, ya que el proceso es cíclico. El objetivo es seguir mejorando y perfeccionando las soluciones.

Ahora que hemos visto cómo implementar esta metodología, veamos las diferencias que tiene con otros métodos.

Diferencias entre la mejora lean de los procesos y la gestión del flujo de valor

La gestión del flujo de valor es otra metodología lean centrada en la mejora. Su objetivo es mejorar la forma en que los equipos ofrecen experiencias de alta calidad a los clientes, centrándose en la rapidez con la que los clientes reciben las actualizaciones y en si valoran positivamente los cambios.

La gestión del flujo de valor examina el sistema general de desarrollo y entrega de productos de una empresa. Su objetivo es mejorar el proceso integral de entrega del producto, servicio o experiencia. Por otro lado, la gestión lean de los procesos está orientada a las tareas y se centra en procesos específicos.

Para la gestión del flujo de valor, Jira Software permite a los responsables de proyectos escalar la colaboración de sus equipos. Jira Align ayuda a las empresas a visualizar las fuentes de valor de los equipos, configurar la automatización del flujo de procesos y hacer que el trabajo concuerde con las necesidades de la empresa.

Diferencias entre la mejora lean de los procesos y la metodología ágil

La gestión ágil de proyectos, otra metodología lean, es un proceso iterativo de desarrollo de software con publicaciones continuas basadas en el feedback de los clientes.

La metodología ágil tiene cuatro valores clave y doce principios rectores, que anteponen las personas a los procesos y las herramientas. Se esfuerzan por mejorar la comunicación dentro de los equipos y entre los clientes.

Al igual que la gestión del flujo de valor, la gestión ágil de proyectos tiene como objetivo la mejora general de los procesos. La consigue mediante la comunicación continua entre los usuarios finales y el equipo de desarrollo. Por otro lado, el equipo interno genera las mejoras en la gestión lean de los procesos.

Scrum y kanban son dos marcos de trabajo de metodología ágil. Scrum se basa en la experiencia del equipo, al igual que en un equipo deportivo. El aprendizaje se realiza a través de experiencias. Por otro lado, kanban es un método que estructura y organiza el trabajo. Jira Software reúne al equipo en torno a cualquiera de esos marcos de trabajo, proporcionándoles una única fuente de información fiable para la planificación y la ejecución de los proyectos.

Diferencias entre la mejora lean de los procesos y DevOps

DevOps se refiere a un equipo interdisciplinar de profesionales de operaciones y desarrolladores que se comunican, comparten feedback y colaboran durante todo el proceso de desarrollo. Los principios de DevOps se centran en aumentar la velocidad del desarrollo de software mediante la colaboración interdisciplinar. Rompe las barreras entre los equipos de desarrollo y operaciones. DevOps utiliza un método centrado en el cliente para realizar mejoras en los procesos mediante ciclos de feedback con los usuarios finales. La gestión lean de los procesos se basa en el equipo interno y no en el cliente.

Open DevOps, basado en la tecnología de Jira Software, puede ayudar a los equipos a implementar esta metodología y a centrarse en aportar valor a los clientes. Se integra fácilmente con Atlassian y las herramientas de partners para que los equipos puedan centrarse en desarrollar y operar software.

¿Puedes aplicar todos estos principios a la vez?

Sí, estas cuatro metodologías lean se refuerzan ente sí y permiten a la empresa mejorar sus procesos y su productividad. La mejora lean de los procesos puede perfeccionar los procesos internos y eliminar las actividades derrochadoras. La gestión del flujo de valor puede perfeccionar dicho flujo para los clientes y ofrecer productos de mejor calidad. La metodología ágil promueve la destreza de los equipos y su capacidad de respuesta ante los cambios. Por último, DevOps aumenta la empatía del equipo con los clientes.

Los resultados de estas metodologías se traducen en una mejora de la experiencia y la satisfacción de los clientes.

Jira Software para la mejora lean de los procesos

Jira Software te ayuda a aplicar todas estas metodologías en una sola herramienta empresarial. Te permite escalar la colaboración de tu equipo y obtener información contextual valiosa sobre los proyectos para tomar mejores decisiones. Puedes hacer que tu equipo se centre en las tareas importantes y automatizar las más rutinarias.

Trabaja con Jira Align para poder visualizar las fuentes de valor de distintos equipos. Puedes automatizar aún más los flujos de tus procesos y conseguir que el trabajo concuerde con los objetivos empresariales estratégicos. Todo esto te ayudará a mantenerte ágil, ya que podrás hacer un seguimiento de las inversiones, agilizar las operaciones y detectar los obstáculos. De esa manera, tu equipo aportará valor a los clientes de forma continua.

Mejora lean de los procesos: preguntas frecuentes

¿Cuáles son los 5 principios de la metodología lean?

Los cinco principios de la metodología lean son la piedra angular del proceso lean. Se originaron en la industria automovilística japonesa y ahora se utilizan en diversos sectores. Veámoslos más en detalle:

  1. Define el valor: determina qué actividades proporcionan valor al cliente.
  2. Crea un mapa del flujo de valor: representa visualmente las actividades que aportan valor a los clientes para mantener los proyectos por el camino adecuado.
  3. Crea el flujo:: elimina cualquier obstáculo antes de que interrumpa el flujo del equipo.
  4. Establece un sistema de incorporación: produce según la demanda real y no según la prevista.
  5. Busca mejoras continuas: busca oportunidades para mejorar los procesos y encontrar eficiencias.

¿Cuáles son las técnicas más habituales de mejora lean de los procesos?

Estas son algunas técnicas habituales para mejorar los procesos mediante los principios de la metodología lean:

  • Kanban: esta técnica utiliza tarjetas para organizar y visualizar las actividades del equipo. Permite a todo el equipo ver lo que ha pasado de "en curso" a "listo".
  • 5 porqués: preguntar "por qué" cinco veces ayuda a identificar el origen de un problema. Te permite profundizar continuamente en un problema hasta llegar a su causa inicial.
  • Límites del trabajo en curso: con esta técnica, el responsable del proyecto limita el trabajo que puede incluirse en un flujo de trabajo determinado. Limitar el trabajo en curso evita que el equipo se sobrecargue y se estrese.

¿Cuáles son los aspectos más importantes que hay que tener en cuenta a la hora de utilizar un enfoque de mejora lean de los procesos?

Para lograr la mejora continua, un equipo debe esforzarse por reducir y eliminar el despilfarro como práctica continua. No es una práctica puntual, sino un proceso cíclico de mejora. Las mejores prácticas también pasan por centrarse en un solo problema con los procesos a la vez, en lugar de abordarlos todos a la vez. Es más fácil resolver un problema a la vez que repartir los esfuerzos e intentar abordar todos los problemas al mismo tiempo.