Visión general de las tarjetas kanban

Max Rehkopf Max Rehkopf
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La tarjeta kanban es un componente esencial de la metodología kanban, un marco de gestión del trabajo que te ayuda a visualizar las tareas, limitar el trabajo en curso (WIP, por sus siglas en inglés) y maximizar la eficiencia (o flujo). Cada tarjeta kanban representa un único elemento de trabajo a medida que se mueve por varias fases de finalización que se reproducen en un tablero de kanban físico o virtual.

Para tener una idea de lo que son las tarjetas kanban, imagina un equipo de desarrollo de software que utiliza notas rápidas en una pizarra para representar sus elementos de trabajo. A medida que trabajan en los errores y las funciones, el equipo mueve las notas rápidas a través de las columnas denominadas Prioridades, Diseño, Desarrollo, Pruebas, Bloqueado y Finalizado.

Por ejemplo, cuando los diseñadores puedan asumir una tarea, pasarán una tarjeta kanban de Prioridades a Diseño; a continuación, cuando todo esté preparado para iniciar la tarea de desarrollo, un desarrollador moverá una tarjeta terminada de Diseño a Desarrollo. Las tarjetas kanban siguen la progresión de un elemento de trabajo por estas etapas, de modo que el equipo siempre sabrá la historia y el estado de cualquier elemento de trabajo en cualquier momento.

Gráfico que muestra una tarjeta kanban y sus componentes clave | Orientador ágil de Atlassian

Una breve historia de las tarjetas kanban

“Kanban” es una palabra japonesa que significa “señal visual” o “tablero de señales”. Taiichi Ohno, ingeniero industrial de Toyota que buscaba formas de mejorar el proceso de fabricación de la empresa, inventó las tarjetas kanban a finales de los años 40.

La investigación de Ohno lo llevó a los pasillos de un supermercado americano, donde descubrió algo interesante. En lugar de mantener el inventario totalmente abastecido en todo momento, lo que habría llevado mucho tiempo y esfuerzo, el supermercado solo reabasteció los estantes cuando se dieron cuenta, de manera visual, de que uno de ellos estaba casi vacío. En ese momento, la tienda lo repuso con la mercancía suficiente para satisfacer la demanda inmediata de esos productos por parte de los clientes.

Ohno tenía la corazonada de que este tipo de entrega justo a tiempo (JIT, por sus siglas en inglés) revolucionaría la cadena de suministros de producción. Su primer reto fue averiguar la forma de visualizar el gran número de procesos de fabricación que se llevaban a cabo en la planta de la fábrica. Lo hizo con la tarjeta kanban.

Cada recipiente de piezas contaba con una tarjeta kanban adjunta que servía de señal de alerta para los trabajadores cuando las existencias descendían por debajo de la cantidad que se indicada en ella. Cuando eso ocurría, se desencadenaba el proceso de reposición y la fábrica enviaba el contenedor vacío con su tarjeta kanban al proveedor.

Consultando la tarjeta, que incluía información sobre las especificaciones de la pieza, la cantidad requerida y la hora de entrega prevista, el proveedor podía completar el pedido con rapidez y enviar el contenedor reabastecido con su tarjeta kanban de vuelta a la fábrica, justo a tiempo para mantener el ciclo de producción en marcha.

Durante casi medio siglo, este sistema de producción fue la “salsa secreta” del éxito de Toyota. Cuando la empresa comenzó a compartir públicamente detalles sobre él en los años 90, la gente se dio cuenta.

Los pensadores del mundo de los negocios simplificaron el sistema de producción de Toyota en un conjunto de procesos conocidos como “producción ajustada”. A medida que las empresas de tecnología comenzaron a tener un auge en los años 90, el consultor de gestión David J. Anderson creó el método kanban, que llevó las técnicas de la metodología lean a los ámbitos más intangibles del trabajo del conocimiento como la tecnología de la información y el desarrollo de software.

El propósito de las tarjetas kanban

La tarjeta kanban se convirtió rápidamente en un artefacto visual que realiza el seguimiento de un elemento de trabajo mientras circula por un flujo de trabajo. En esencia, la tarjeta kanban fomenta el trabajo en grupo ayudando a los miembros del equipo a comunicarse y compartir información visualmente.

Las tarjetas kanban permiten a los equipos lo siguiente:

  • Ver detalles importantes sobre elementos de trabajo de un vistazo. Cada tarjeta kanban suele contener una descripción breve de un elemento de trabajo, junto con su propietario, fecha de vencimiento y estado. La tarjeta puede incluir otra información, como indicadores de la documentación de origen o una lista de las incidencias que bloquean el progreso del elemento.
  • Entregar los productos sin problemas y de manera eficiente. Las tarjetas kanban animan a los equipos a establecer expectativas claras y coherentes para cada área funcional. Cuando llega el momento de pasar un elemento de trabajo de un estado al siguiente, por ejemplo, de la etapa de planificación a la de implementación, estas políticas explícitas aclaran quién se hace cargo y cuáles son los siguientes pasos.
  • Mejorar la eficiencia. Las tarjetas kanban facilitan el seguimiento del plazo, que es el tiempo que tarda un elemento de trabajo en pasar por todas las fases. Las tarjetas kanban, junto con un tablero de kanban, pueden ayudar a los equipos a identificar los cuellos de botella en su flujo de trabajo y a racionalizar su proceso. La mayoría de los equipos trabajan para reducir el plazo, lo que significa que el trabajo se hace más rápido.

Las ventajas de las tarjetas kanban

Además de facilitar la organización, resulta divertido utilizar las tarjetas kanban. Hay que admitirlo, da gustillo realizar el seguimiento del progreso de una manera tan clara y tangible.

Las tarjetas kanban presentan otras ventajas:

1. Facilitan la detección de ineficiencias.

Como ya hemos dicho, puesto que las tarjetas kanban son tan visuales, resulta fácil saber cuándo se ha producido un problema con uno de los pasos de un proceso de trabajo echando un vistazo al tablero de kanban.

Si un equipo de desarrollo de software tiene constantemente el doble de tarjetas en la columna Pruebas que en las columnas Diseño y Desarrollo, los compañeros de grupo atenderán rápidamente a esa cola visual. Tal vez el equipo requiera más probadores o igual algo va mal con el criterio de la fase de pruebas.

Con el método kanban, las incidencias se manifiestan de inmediato, lo que facilita que se puedan identificar y eliminar a medida que aparezcan. A esto se refieren los aficionados a la metodología kanban cuando hablan de “mejora continua”.

2. Facilitan la entrega justo a tiempo.

Las tarjetas kanban se desarrollaron para llevar un registro de los niveles de inventario y evitar que los materiales se amontonaran. El sector manufacturero sigue utilizando tarjetas kanban con ese fin, pero este tipo de metodología “justo a tiempo” resulta útil en otros sectores, como en el desarrollo de software, por ejemplo. Lo mismo es dejar que las funciones de los softwares se acumulen en una fase del desarrollo que permitir que las piezas de automóviles se amontonen en el suelo.

Una forma en que los equipos evitan que los proyectos se estanquen es con un límite de trabajo en curso (WIP). Los equipos limitan el número de tarjetas kanban que pueden estar en cualquier fase de un flujo de trabajo a la vez. Cuando una columna está repleta, el equipo trabaja en conjunto para finalizar esos proyectos antes de que puedan asumir una tarea nueva; con esto se consigue que todo el trabajo siga adelante.

3. Fomentan la colaboración entre equipos.

Una de las fantásticas características de los tableros de kanban es que se comparten. A medida que las tarjetas avanzan de columna en columna, suelen pasar de trabajador a trabajador o de equipo a equipo. Gracias a la metodología kanban, aunque cada uno es responsable de una parte distinta del proceso, todos miran lo mismo y, como el sistema es muy visual, resulta fácil conocer el flujo de trabajo de otro equipo echando un vistazo a sus columnas y tarjetas. Por esta razón, el método kanban se considera un buen antídoto para la mentalidad que fomenta el uso de silos.

Tarjetas kanban digitales

Es muy divertido coger y mover las tarjetas kanban físicas, pero ¿qué pasa si los miembros de tu equipo no trabajan todos en la misma sala? Por suerte, hay muchas herramientas de software como Jira Software y Trello que te facilitan configurar tableros de kanban digitales y rellenarlos con tarjetas kanban digitales.

Tarjetas kanban digitales como se muestra en un tablero de Trello | Orientador ágil de Atlassian

Además de permitir que los equipos remotos colaboren, las tarjetas kanban digitales ofrecen varias ventajas sobre las físicas. Las de Jira y Trello se pueden personalizar mucho; por ejemplo, se pueden mostrar u ocultar los campos de información seleccionados en las tarjetas y añadir contenido dinámico como comentarios, archivos adjuntos o enlaces a otras tarjetas. La mayoría de los softwares de kanban se pueden configurar para enviar notificaciones por correo electrónico cuando una tarjeta se reasigna, se mueve a una fase distinta en el flujo de trabajo o sufre algún otro cambio.

Las herramientas de software también ayudan a los equipos a comprender mejor la eficiencia de su trabajo. Herramientas como Jira Software realizan el seguimiento de métricas vitales que un equipo kanban puede usar para mejorar su proceso. Ser capaz de analizar el plazo, el WIP, y los diagramas de flujo acumulativo con solo un clic o dos supone una gran ventaja.

Las desventajas de la digitalización son sutiles, pero importantes. El objetivo de la metodología kanban es visualizar el trabajo. Ahora, en lugar de encontrarse en una pizarra o pared con colorines, el tablero de kanban vivirá en tu ordenador. Siempre me gusta decir que “no puedes abrir una nueva pestaña en una pizarra gigante”.

Usos comunes de las tarjetas kanban

El método kanban es versátil y resulta fácil de adaptar a campos y ocupaciones diferentes. Ya hemos mencionado la forma en la que se utiliza en algunos sectores. En la fabricación, por ejemplo, agiliza el proceso de reabastecimiento de piezas en la línea de montaje y, en el comercio minorista, puede ayudar a los empleados a realizar el seguimiento de los pedidos y cumplir con ellos. En el ámbito médico, las tarjetas kanban se usan para controlar los suministros.

La metodología kanban también resulta especialmente útil para la atención al cliente. Muchos equipos de asistencia utilizarán softwares de centros de asistencia como Jira Service Desk. Estas aplicaciones recogen los comentarios de los clientes y crean automáticamente tarjetas kanban que están listas para que el equipo de asistencia actúe.

En la industria del software, las tarjetas kanban se utilizan para facilitar la entrega continua, en la que los equipos lanzan actualizaciones pequeñas y frecuentes en un ciclo de publicación rápido, en lugar de dejar que las correcciones de errores y las funciones se acumulen en lanzamientos masivos y a menudo problemáticos de tipo “big bang”.

Introducción a las tarjetas kanban

No importa en qué sector te encuentres, las tarjetas kanban pueden ayudarte a organizar los elementos de trabajo y llevar a cabo tu labor de manera eficiente. Con suerte, a lo largo del camino, los miembros de tu equipo absorberán los valores kanban de mejora continua, transparencia, etc.

Antes de empezar, lee nuestro resumen de la metodología kanban y los tableros de kanban. Recuerda que el método kanban fomenta la mejora continua y el cambio evolutivo, por lo que siempre podrás hacer ajustes a lo largo del camino.

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