Uso del método de kata de mejora para respaldar la metodología lean

Viktor Adam Viktor Adam
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Resumen: el kata de mejora es un método donde los líderes y los miembros de los equipos practican continuamente una rutina de kata que desarrolla y canaliza sus habilidades para resolver problemas. Se trata de un conjunto de prácticas descritas en el libro “Toyota Kata” que se basan en la experimentación para ayudar a trabajar de cara a una meta compleja dividiéndola en objetivos más pequeños e inmediatos.

En las artes marciales, un kata es una secuencia de movimientos coreografiados que un discípulo practica para memorizar y perfeccionar movimientos de artes marciales. Esta técnica de practicar una rutina hasta que se convierte en un hábito madurado ha traspasado ahora los límites de las artes marciales y ha llegado al mundo empresarial.

En particular, la compañía Toyota Motor Corporation desarrolló un método de mejora continua a través de patrones practicados. Esta técnica, denominada “kata de mejora”, se descubrió y documentó en el libro de negocios “Toyota Kata”.

¿En qué consiste el kata de mejora?

El kata de mejora es un método donde los líderes y miembros de los equipos practican continuamente una rutina de kata que desarrolla y canaliza sus habilidades para resolver problemas. Con el tiempo, las prácticas se interiorizan como un hábito. Se trata de un conjunto de prácticas descritas en el libro “Toyota Kata” que se basan en la experimentación para ayudar a trabajar de cara a una meta compleja dividiéndola en objetivos más pequeños e inmediatos.

La rutina de kata de mejora busca resolver los problemas de una manera más creativa, orientada y significativa. Para ello, se emplea un modelo de cuatro partes:

  1. Comprender la dirección o el reto
  2. Entender las condiciones actuales
  3. Definir la meta objetivo
  4. Avanzar hacia el objetivo de forma iterativa, lo que pone de manifiesto los obstáculos que hay que superar

Estas técnicas resultan particularmente útiles cuando la ruta hacia una meta no está clara, ya que la experimentación puede ayudar a entender mejor el problema y a encontrar soluciones únicas.
Cada paso del patrón de kata de mejora tiene rutinas de práctica sencillas, llamadas “katas de inicio”, que hacen que el patrón pueda utilizarse y enseñarse con facilidad.

¿Qué ventajas tiene el kata de mejora?

El entorno tecnológico de la actualidad es sumamente dinámico, lo que supone algunos retos más complejos que nunca. El kata de mejora es un método de trabajo científico y orientado a la consecución de objetivos que permite a las personas y a los equipos hacer frente a esos retos de forma eficiente; además, el dominio de la técnica puede brindar numerosas ventajas más allá de un método estructurado de operaciones. Entre estas ventajas, se incluyen las siguientes:

Los equipos se coordinan en torno a un único objetivo

Cuando los equipos comparten la misma definición del éxito, hay más colaboración, menos confusión y mayor productividad. Esto se debe a que comprenden cómo pueden contribuir de la mejor manera a un objetivo más general, lo que aporta a los equipos un mayor sentido de responsabilidad sobre su trabajo, refuerza su compromiso con la visión global y fomenta una toma de decisiones proactiva que dé prioridad al avance hacia el objetivo final.

La experimentación lleva a la obtención de resultados

Cuando sabes a dónde quieres ir, pero no estás seguro de cómo llegar, el primer paso siempre parece ser el mayor reto. Sin embargo, la adopción de la experimentación como una práctica habitual puede ayudar a despejar la incertidumbre y actuar como un medio hacia la meta final. Reflexiona sobre cómo puedes llegar a donde quieres ir y empieza a hacer pruebas para determinar si estás en lo cierto. Si ese no es el camino correcto, puedes cambiar de rumbo sin ningún problema. En cualquier caso, así te haces una mejor idea de cuál es la dirección adecuada. La experimentación se centra en el aprendizaje y la resolución.

Se reduce notablemente el desperdicio

Centrarse en pequeñas mejoras sostenibles puede reducir al mínimo el tiempo y los esfuerzos que se desperdician en actividades que no contribuyen a la solución. Por ejemplo, al revisar las tareas del backlog, deberías preguntarte si te acercarán al siguiente hito y al objetivo general. También puedes llevar esto un poco más lejos: dado el tiempo que me queda en este incremento, ¿considero que tengo los conocimientos necesarios para acabar con los impedimentos y abordar las tareas en cuestión o debería aplazarlas? He observado que esta técnica es útil para evitar perder días o semanas en un problema que precisa de tangentes para eliminar los obstáculos.

El kata de mejora reduce el desperdicio para los desarrolladores, los gestores y los equipos. Por ejemplo, los desarrolladores no deberían centrarse en crear más funciones que sean estupendas pero innecesarias. Un proceso orientado hacia los hitos puede ayudar a garantizar que sus creaciones tengan un fin. Del mismo modo, los gestores o líderes tecnológicos que siguen los principios del kata de mejora deberían ser diligentes a la hora de hacer desaparecer los impedimentos que obstaculizan el progreso inmediato. Por último, el kata de mejora puede beneficiar a los equipos en su conjunto al promover la comunicación constante, unos ciclos de retroalimentación eficientes y la entrega continua.

Pasos para implementar el kata de mejora

La esencia del kata de mejora es la coordinación entre lo que creemos que ocurrirá con lo que realmente sucede y lo que se aprende de las discrepancias. Aunque puede parecer algo bastante simple, el reto radica en que no todos estamos preparados para pensar así. La integración de las técnicas del kata de mejora en tu flujo de trabajo requiere una práctica constante y atenta.

Diagrama que describe el patrón del kata de mejora

Encuentra la luz que te guía

El primer paso consiste en entender claramente la dirección o el reto. Esto ayuda a fundamentar las fases de planificación y experimentación. Si te cuesta identificar cuál es el faro que te guía, plantéate cómo tu equipo podría contribuir a los objetivos más generales de la organización o cómo podrías aprovechar los puntos fuertes de tu equipo para hacer realidad una idea concreta.

Define las condiciones actuales

Antes de empezar a trabajar en dirección al faro que te guía, dedica un tiempo a documentar los procesos y flujos de trabajo actuales, a revisar dónde destaca tu equipo en relación con las métricas apropiadas y a evaluar la infraestructura de conocimiento existente del equipo. Sé honesto en cuanto a las condiciones actuales para que puedas identificar los pasos más importantes hacia tu objetivo final.

Elige tu próximo objetivo

Una vez que entiendas con claridad los sistemas y procesos actuales, identifica la próxima condición objetivo o a dónde quieres llegar después de la siguiente iteración. El próximo objetivo debería ser un cambio único y tangible que pueda lograrse en cuestión de semanas o varios sprints y te acerque al faro que te guía.

Realiza experimentos hasta que alcances tu objetivo

Ahora que tienes una idea de cuál es tu próximo objetivo, reflexiona sobre cómo puedes llegar a él. Idea dónde empezar y qué intentar, sin miedo a equivocarte.

Alcanza el objetivo de la manera más rápida posible

La velocidad es necesaria, aunque implique pillar atajos y usar trucos inteligentes a lo largo del camino. O bien se confirma pronto que se puede hacer, o bien te encuentras retos imprevistos a los que enfrentarte. Si no funciona, tómatelo como una oportunidad de aprendizaje.

Perfecciona tu idea

Una vez que verifiques que la idea funciona, retrocede para pulir los detalles de tu decisión.

¿Cuáles son algunos ejemplos del kata de mejora?

Digamos que quieres crear un nuevo servicio basado en una idea, pero no sabes con seguridad si funcionará. En lugar de intentar que cada capa esté perfectamente trabajada e ir ampliándolas gradualmente hasta que estén completas, prueba a elegir un objetivo que aporte algo de valor y te acerque al sistema que has imaginado. Probablemente tendrás multitud de incógnitas, pero puedes aprender mucho de los retos y experimentar con distintas ideas para encontrar la adecuada. Una vez hecho esto, vuelve a evaluar el punto en el que te encuentras, elige tu próximo objetivo, itera y reflexiona sobre tu progreso.

Otro ejemplo es el mantenimiento de un sistema interno que necesita mejoras. Elige una que estés listo para abordar y haz una lluvia de ideas sobre cómo resolverla. Experimenta con distintos enfoques e intenta completarla lo más rápido posible para empezar a obtener comentarios al respecto. Cuando las cosas estén lo suficientemente bien, pasa al siguiente problema que haya que solucionar.

¿Cuáles son las diferencias entre el kata de mejora y la metodología lean?

Las metodologías kata y lean son distintas, pero se complementan entre sí. Ambos métodos se diferencian en muchos sentidos. La metodología lean hace referencia a los procesos que deben implementarse, mientras que el kata se refiere a las técnicas que deben practicarse. Así, el kata se convirtió en una práctica empresarial muy común cuando Toyota lo adoptó en su sistema de producción lean. Al combinarse en una estrategia unificada, estos conceptos dan magníficos resultados.

Tanto el kata como los principios lean se centran en posibilitar un progreso más rápido, pero difieren ligeramente en sus enfoques. El kata es un conjunto de hábitos que pueden implementarse a nivel individual y se centra en la mejora y el aprendizaje continuos a través de la experimentación. Resulta útil para abordar los problemas con incertidumbres, y permite aprender y desarrollar habilidades para repetir las soluciones de forma cada vez más rápida. Ayuda a aceptar lo desconocido y enseña a no temer ni a los retos ni a los obstáculos.

Los principios lean, como la gestión de carteras lean, ayudan a las organizaciones y a los equipos a mejorar los procesos y flujos de trabajo de manera que se pueda extraer el mayor valor con el mínimo desperdicio. Una vez establecido un proceso, el objetivo es optimizarlo para que sea lo más rápido y eficiente posible.

¿Cómo se pueden combinar el kata de mejora y la metodología lean?

Los katas de mejora consisten en hábitos y técnicas que los equipos pueden usar para reforzar los principios lean. Aunque las dos estrategias se centran en aspectos diferentes, ambas tienen su origen en Toyota y pueden combinarse bien. Por ejemplo, la filosofía lean se basa en la eliminación de las actividades poco provechosas para que los equipos puedan extraer y ofrecer el máximo valor. El kata de mejora respalda este objetivo mediante la reducción al mínimo del desperdicio a través de la experimentación periódica. Si un método no da los resultados esperados, se retira del proceso.

Las enseñanzas orientadas a la consecución de objetivos del kata de mejora animan a terminar una tarea antes de pasar a la siguiente, por lo que el proceso se perfecciona continuamente hasta que se consiguen los resultados previstos y, por tanto, se logra una mayor eficiencia organizativa, otro pilar de la filosofía lean. Por encima de todo, el kata de mejora ofrece herramientas que pueden utilizarse en la situación actual para llegar a una futura situación lean. La división de los objetivos más generales en piezas más pequeñas significa que cada una de esas partes se optimizará para el fin deseado. En última instancia, esto implica que todo el sistema será capaz de generar el máximo valor.

En conclusión...

El kata de mejora es una valiosa herramienta que respalda los objetivos de la filosofía lean. Cuando los empleados y equipos adoptan un enfoque orientado a la consecución de objetivos, pueden impulsar fácilmente un cambio gradual que maximice el uso de los recursos limitados y minimice el desperdicio. En combinación, el kata de mejora y la metodología lean pueden ayudar a las organizaciones a ser más eficientes y a desarrollar una cultura de innovación.

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