Ahora muchas veces me sorprende lo bien que se nos da fijar objetivos. Con el auge de los objetivos y resultados clave y otros marcos de fijación de objetivos, los profesionales de casi todos los sectores pueden fijar de forma fiable objetivos para proyectos y equipos. También me sorprende lo difícil que puede ser evaluar por qué (o por qué no) se ha alcanzado un objetivo. La línea base del proyecto aporta un contexto valioso para hacer esa evaluación. Si has fijado las líneas base del proyecto, puedes empezar la evaluación con una sencilla pregunta: "¿Hemos alcanzado la línea base del proyecto?". Así, puedes determinar más fácilmente por qué se alcanzaron o no los objetivos.
¿Qué es la línea base del proyecto en la gestión de proyectos?
Una línea base del proyecto es un punto de referencia fijo que se utiliza para comparar el rendimiento del proyecto a lo largo del tiempo. Los responsables de proyectos utilizan las líneas base para evaluar el progreso del alcance, de la planificación y del coste del proyecto a medida que se va completando. Las líneas base se diferencian de los objetivos en que se centran en el estado del proyecto, mientras que el objetivo se centra en los resultados. Añadir líneas base al proyecto puede servirte para evaluar cómo ha contribuido el estado de un proyecto a lo largo del tiempo a la consecución de los objetivos.
Imaginemos que un equipo de desarrollo de software pone en marcha un proyecto de dos semanas para hacer que un formulario de registro antiguo cumpla con el RGPD. Es algo urgente porque estamos en 2023 y ese formulario debería llevar años cumpliendo con el RGPD. También tiene una cierta complejidad, ya que los datos del formulario se utilizan en toda la empresa y cada punto final debe estar protegido. Un responsable de proyectos pone en marcha el proyecto y comienza el trabajo.
Tres semanas después, el equipo celebra una prueba de extremo a extremo exitosa y la solución pasa a producción. ¿Ha tenido éxito el proyecto?
Si nos fijamos en el objetivo del proyecto, diríamos que sí. Pero si comprobamos la línea base del proyecto, la respuesta podría ser bien diferente. En la línea base se había establecido la planificación, el alcance y el coste del proyecto. Si la consultamos, vemos que la duración establecida para el proyecto era de dos semanas, pero duró tres. El alcance se limitaba al desarrollo, pero hizo falta diseñar una ventana emergente sobre el RGPD. El presupuesto se superó porque el diseñador no estaba presupuestado y el equipo de desarrollo lleva ahora una semana de retraso en su próximo proyecto. Siempre hay que celebrar los éxitos, pero la línea base del proyecto ayuda a todos los equipos a entender el coste que ha supuesto ese éxito.
Ventajas clave de tener una línea base para los proyectos
Los responsables de proyectos saben lo que se necesita en un buen plan de proyecto. Tenemos la suerte de que, hoy en día, muchos de los fundamentos de la gestión de proyectos se utilizan y se comprenden de forma generalizada. Es probable que los componentes clave de la línea base de un proyecto ya se hayan discutido durante la creación del proyecto y que, con solo agruparlos, tengamos lista la línea base del proyecto y podamos empezar a trabajar.
1. Alcance
El alcance del proyecto es un resumen detallado de las actividades, los recursos y las entregas que están asociados a él. Es importante destacar que el alcance establece los límites del proyecto con instrucciones claras de lo que incluye y lo que no. En el alcance del proyecto también se describen las principales partes interesadas, los participantes, los procesos, las suposiciones y las restricciones. Todo esto se documenta en una declaración de alcance.
Esta es una declaración de alcance sencilla para nuestro ejemplo del RGPD: "El equipo de desarrollo X desarrollará e implementará una solución para el uso y el almacenamiento de los datos del formulario de registro X de conformidad con el RGPD en un máximo de dos semanas".
2. Planificación
Tanto si el proyecto se divide en sprints o dura horas, días o semanas, su línea base necesita una planificación. Una planificación completa se compone de una fecha de inicio, una fecha de finalización y el tiempo que transcurre entre ellas (la duración). Muchos equipos etiquetan las fechas de finalización de los proyectos con calificativos positivos, como "proyectado" o "estimado". Lo bueno de fijar una línea base para el proyecto es que no tenemos que preocuparnos de la incertidumbre. Fijar la planificación el primer día es un requisito para utilizar la línea base de forma eficaz.
En el ejemplo del RGPD, un responsable de proyectos podría haber establecido una planificación de dos semanas laborales con dos días para el descubrimiento, cinco días para el desarrollo y tres días para las pruebas y la implementación.
3. Coste
¡Esto se les da genial a los responsables de proyectos! El coste del proyecto es una cantidad monetaria o de tiempo que los equipos acuerdan asignar a un proyecto. Incluye un presupuesto para todos los gastos en los que pueda incurrir el equipo durante la ejecución del alcance del proyecto. En lo que respecta a los equipos, en el coste del proyecto puede tenerse en cuenta el tiempo que no pueden dedicar a trabajar en otros proyectos.
Supongamos que el "equipo de desarrollo X" del ejemplo del RGPD está compuesto por trabajadores que trabajan por hora y, por lo tanto, el coste del proyecto son todas sus tarifas por hora multiplicadas por 40 horas a la semana durante dos semanas.
¿Cómo se configura o se crea una línea base del proyecto?
La línea base de tu proyecto debe encontrarse dentro de tu plan de proyecto, que debería ser un documento abierto y editable al que puedan acceder fácilmente todos los miembros del equipo que participan en el proyecto. Una plantilla de Confluence puede ayudar a tus equipos a crear planes de proyecto con un formato predeterminado y un espacio dedicado a la línea base del proyecto.
Normalmente, lo primero que se añade a la página del proyecto es la declaración de alcance. Las declaraciones de alcance suelen escribirse en frases o viñetas que explican el trabajo, los recursos y las entregas importantes del proyecto. Luego, se suelen editar una y otra vez a medida que hay cambios.
La oportunidad de crecimiento pasa por tomar esa declaración de alcance y fijarla en la línea base del proyecto. En lugar de hacer cambios en la declaración de alcance, revisas tu intención y tienes una idea clara de la corrupción del alcance, que a menudo causa que el proyecto se salga de lo acordado.
Lo siguiente es la planificación. Esto también se les da genial a los responsables de proyectos, que prefieren los diagramas de Gantt y las hojas de ruta para representar visualmente con facilidad la planificación del proyecto. Una hoja de ruta te ayudará a secuenciar diferentes flujos de trabajo para asegurarte de que todo esté coordinado. Debes fijar la fecha de inicio y la fecha de finalización en la hoja de ruta para que quede clara la duración del proyecto.
Es una gran oportunidad para empezar a organizar tus elementos de trabajo en Jira. Podemos simplificar el alcance de un proyecto en cuatro tareas: diseño, desarrollo, pruebas e implementación. Luego, creamos cuatro incidencias de Jira, una para cada tarea. Ahora añadimos la fecha de inicio y de finalización a cada incidencia. Con un clic en la vista de hoja de ruta, tenemos una visualización precisa de todo el trabajo que hay que hacer y en qué fechas. Inserta esta hoja de ruta en la línea base de tu proyecto en Confluence y ya habrás añadido la planificación.
Lo último que te falta para terminar la línea base de tu proyecto es el coste. Al igual que el alcance y la planificación, el coste permanecerá fijo una vez que se incluya en la línea base del proyecto. Un compañero del equipo de finanzas o contabilidad puede ayudarte a calcular el coste del proyecto y, como suele ser necesario, a ajustar ese coste con el tiempo. Como has fijado el coste en la línea base del proyecto, puedes ver exactamente cuánto has presupuestado por encima o por debajo una vez que el proyecto termine.
Ejemplo de línea base de un proyecto en Confluence
Debes contar con un espacio dedicado a la línea base del proyecto que contenga el alcance, la planificación y el coste del proyecto. La línea base de tu proyecto se encuentra dentro del documento de plan de proyecto. Lo primero que hay que hacer en un plan de proyecto es reunir al equipo. Este es un ejemplo de los diferentes roles que puedes asignar a las personas que ayudarán a llevar a cabo el proyecto.
Añade un título cómo "Línea base del proyecto" a tu página y empieza a reunir los componentes clave. Para empezar, debes definir el alcance. Este ejemplo muestra una forma sencilla de estructurar lo que se incluye en el proyecto y lo que no.
A continuación, puedes centrarte en representar visualmente la planificación del proyecto. La forma más sencilla de hacerlo es con hojas de ruta integradas en una página de Confluence.
Lo último que hay que añadir es el coste del proyecto. El departamento de finanzas debe encargarse de determinar la mejor manera de representar el presupuesto y los gastos en Confluence. La parte más importante de la línea base del proyecto es que esta información se establezca al principio del proyecto y se deje intacta hasta su conclusión.
Ventajas de tener una línea base para los proyectos
Puede haber rechazo si añades otro proceso a las prácticas de gestión de proyectos existentes. Añadir una línea base a los proyectos puede aportar ventajas interesantes a los responsables de proyectos, a los líderes de los equipos, a los colaboradores de los proyectos y a las partes interesadas.
Informes de objetivos claros
La línea base de tu proyecto incluye los tres componentes más importantes de un proyecto exitoso. Al crear un informe sobre el éxito de tu proyecto, puedes utilizar la línea base para valorar ese éxito. De este modo, la información sobre la consecución de objetivos es más honesta, ya que puedes celebrar los hitos pero también admitir que llegaron una semana más tarde de lo previsto.
Limitar la corrupción del alcance
La corrupción del alcance se produce cuando el alcance de un proyecto cambia con el tiempo. Este problema produce cansancio al equipo y contribuye al incumplimiento de los plazos. Al determinar el alcance en la línea base del proyecto, tendrás una prueba tangible de tus compromisos que podrás utilizar para impulsar tu determinación. Siempre es difícil decir que no, pero la línea base del proyecto te servirá de apoyo.
Atenerse a la planificación
La planificación de los proyectos requiere mucho esfuerzo. Es fácil consultar una hoja de ruta o un diagrama de Gantt para ver el progreso del proyecto, pero puede resultar complicado si hay varios flujos de trabajo y dependencias entre los equipos. Publicar tu planificación puede ser un gran factor de motivación para los compañeros de equipo, que pueden ver con claridad cómo afecta su trabajo a los demás y a la planificación general de los proyectos.
Usa Confluence para fijar la línea base de tus proyectos fácilmente
A la hora de adoptar un nuevo proceso, eliminar las complicaciones es clave. Confluence te ayuda a conseguirlo, ya que te permite añadir líneas base a las plantillas de página de proyecto. La línea base del proyecto contiene elementos que probablemente ya estés creando, y simplemente los integra en un nuevo contenedor. Añadir este contenedor a tu plantilla de página de proyecto acelerará su adopción en toda la empresa. Atlassian cuenta con excelentes recursos para encontrar inspiración al crear plantillas y empezar a utilizar Confluence.
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