La diferencia fundamental entre los gerentes de proyectos y los gerentes de productos es el enfoque y el alcance. 

Los gerentes de productos son pensadores estratégicos cuyo trabajo se centra en la visión del producto y la toma de decisiones fundamentadas sobre las funciones que se deben crear según las necesidades de los usuarios y las oportunidades del mercado. Son responsables del éxito a largo plazo de un producto y se dedican a investigar, elaborar estrategias y definir requisitos.

En cambio, los gerentes de proyectos se encargan de la ejecución táctica: se aseguran de que el trabajo se complete dentro del plazo, el presupuesto y las especificaciones que se han acordado. Se centran en el proceso, la coordinación y la entrega. Los gerentes de productos se preguntan qué deben crear y por qué, mientras que los gerentes de proyectos se plantean cómo pueden crearlo de manera eficiente.

Si crear un producto fuera como construir una casa, el gerente de productos decidiría qué tipo de casa construir, dónde construirla y qué características asignarle. El gerente de proyectos crearía el cronograma del proceso de construcción, se coordinaría con los contratistas y se aseguraría de que todo se mantuviera dentro de la planificación y el presupuesto acordados.

Un gerente de productos desempeña muchas funciones, pero la responsabilidad principal es garantizar que se cree el producto correcto para los usuarios. Los gerentes de productos dedican sus días a equilibrar las necesidades de los usuarios y las restricciones técnicas para decidir la dirección del producto.

Define la visión y la estrategia

Los gerentes de productos crean y comunican una visión clara de la dirección del producto. Desarrollan estrategias integrales que se alinean con los objetivos de la empresa y las oportunidades del mercado. Esto implica analizar los panoramas competitivos, identificar los mercados objetivo y establecer métricas de éxito que guíen todas las decisiones sobre los productos.

Prioriza la hoja de ruta del producto

Gestionar la hoja de ruta de un producto significa tomar decisiones difíciles sobre qué funciones crear primero. Los gerentes de productos evalúan las posibles funciones en función del impacto en los usuarios, el valor para la empresa y el esfuerzo de desarrollo.

Reevalúan constantemente las prioridades a medida que hay nueva información disponible y las condiciones del mercado cambian

Realiza estudios de usuarios y de mercado

Entender a los usuarios es fundamental para el éxito del producto. Los gerentes de productos realizan entrevistas, analizan los datos de uso y estudian las tendencias del mercado para descubrir información sobre el comportamiento y las necesidades de los usuarios. 

Esta investigación determina todas las decisiones importantes sobre los productos y ayuda a validar las suposiciones antes de que comience el desarrollo.

Define los requisitos y las funciones

Los gerentes de productos traducen las necesidades de los usuarios en requisitos detallados sobre los que los equipos de desarrollo pueden actuar. Escriben historias de usuario, definen los criterios de aceptación y trabajan en estrecha colaboración con los diseñadores para garantizar que todos entiendan lo que hay que crear. 

Requiere equilibrar las solicitudes de los usuarios con la viabilidad técnica y las restricciones comerciales.

Colabora con equipos interdisciplinares

Los gerentes de productos trabajan a diario con los equipos de diseño, ingeniería, marketing, ventas y soporte. Facilitan la comunicación entre los departamentos y aseguran que todos estén coordinados en torno a las metas del producto. La colaboración es necesaria para tener éxito con el desarrollo del producto y la ejecución del lanzamiento.

Mide el éxito del producto

Tras el lanzamiento de la función, los gerentes de productos hacen un seguimiento del rendimiento comparándolo con las métricas establecidas. Analizan la adopción, el compromiso y los comentarios de los usuarios para determinar si los cambios en el producto lograron las metas previstas. Los datos impulsan las decisiones futuras sobre los productos y ayudan a optimizar las funciones existentes.

La principal prioridad de los gestores de proyectos es entregar iniciativas con éxito dentro de las restricciones definidas. Destacan por su capacidad para dividir la actividad compleja en tareas manejables, coordinar los recursos y hacer que todos rindan cuentas de los plazos. 

Su éxito se mide entregando los proyectos a tiempo, dentro del presupuesto y de acuerdo con los estándares de calidad.

Planifica proyectos

Los gestores de proyectos desarrollan planes integrales que describen el alcance, el cronograma, los recursos y los entregables. Dividen las grandes iniciativas en tareas más pequeñas y fáciles de gestionar, e identifican las dependencias entre los diferentes flujos de actividad. La planificación eficaz implica evaluar los riesgos y desarrollar planes de contingencia para abordar los posibles obstáculos.

Gestiona los cronogramas de los proyectos

Mantener los proyectos según lo planificado requiere una atención constante a los plazos y los hitos. Los gestores de proyectos controlan el progreso en función de los plazos planificados, identifican los posibles retrasos con anticipación y ajustan los cronogramas según sea necesario. Comunican los cambios en el cronograma a las partes interesadas y trabajan con los equipos para encontrar soluciones cuando los proyectos se retrasan.

Asigna recursos

Los gerentes de proyectos se coordinan con los gerentes de departamento para reservar los recursos necesarios y gestionar los conflictos de prioridades de varios proyectos. La asignación de recursos implica equilibrar las cargas de trabajo y optimizar la productividad de los equipos.

Facilita la comunicación de los equipos

La comunicación clara evita malentendidos y hace que los proyectos avancen sin problemas. Los gerentes de proyectos organizan reuniones de estado periódicas, gestionan la documentación de los proyectos y se aseguran de que la información fluya de manera eficaz entre los miembros del equipo. Sirven como punto de contacto central para preguntas y actualizaciones relacionadas con el proyecto.

Hace un seguimiento del progreso y del rendimiento

Los gerentes de proyectos monitorizan las métricas clave, como la utilización del presupuesto, la finalización de los hitos y los indicadores de calidad. Identifican cuándo los proyectos se desvían de su curso y toman medidas correctivas para volver a la normalidad. Los informes de progreso periódicos mantienen informadas a las partes interesadas y permiten la toma de decisiones basada en datos.

Supervisa la ejecución de los proyectos

Los gerentes de proyectos se aseguran de que el trabajo se complete de acuerdo con las especificaciones y los estándares de calidad. Coordinan las pruebas, revisan las entregas y gestionan el proceso de traspaso cuando los proyectos están completos. 

Esta supervisión garantiza que los proyectos cumplan con los objetivos previstos y las expectativas de las partes interesadas.

Los gestores de productos y proyectos comparten muchas de las mismas habilidades. Ambos roles requieren una comunicación excepcional, ya que dedican gran parte de su tiempo a facilitar las conversaciones entre las diferentes partes interesadas. Ambos necesitan influir sin autoridad y convencer a los miembros del equipo de que prioricen sus iniciativas, incluso cuando no las gestionan directamente.

Ambos roles implican importantes habilidades de coordinación y organización. Los gestores de productos coordinan las fases de investigación, diseño y desarrollo de los usuarios, mientras que los gestores de proyectos coordinan entre los diferentes flujos de actividad y los miembros del equipo. Utilizan herramientas similares para monitorizar el progreso, administrar la documentación y facilitar la colaboración.

La planificación estratégica es otra responsabilidad compartida, aunque se aplica de manera diferente. Los gestores de productos desarrollan estrategias de productos, mientras que los gestores de proyectos crean estrategias de ejecución. Ambos deben pensar con varios pasos de anticipación y anticiparse a los posibles desafíos antes de que se conviertan en problemas.

La resolución de problemas es fundamental para ambos roles. Los gestores de productos resuelven los problemas de los usuarios a través de las funciones del producto, mientras que los gestores de proyectos resuelven los problemas de entrega mediante mejoras en los procesos. Ambos deben mantener la calma bajo presión y encontrar soluciones creativas cuando los enfoques estándar no funcionan.

Además, ambos roles requieren una sólida comprensión de los objetivos comerciales y de cómo su actividad contribuye al éxito general de la empresa. Deben tomar decisiones que equilibren las prioridades contrapuestas y se optimicen para obtener resultados a largo plazo, en lugar de centrarse en las ganancias a corto plazo.

La decisión entre contratar a un gestor de productos o un gestor de proyectos depende de tus desafíos actuales y de la etapa de tu negocio. Aquí te explicamos cómo determinar qué rol es el que más necesita tu equipo.

Cuando necesites un gestor de productos

• Empresas emergentes en fase inicial y desarrollo de nuevos productos: los gestores de productos son esenciales a la hora de decidir qué compilar y para quién. Un gestor de productos debe ser tu prioridad si estás validando la adecuación del producto al mercado, realizando investigaciones de usuarios o definiendo tu propuesta de valor fundamental.

• Lagunas de estrategia y visión: necesitas un gestor de productos cuando tu equipo crea funciones sin una investigación clara de los usuarios, tiene dificultades para priorizar las solicitudes de la competencia o carece de una visión coherente del producto. Las señales son cambios frecuentes de dirección, funciones que los usuarios no adoptan o dificultades para explicar por qué son importantes ciertas funciones.

• Expansión del mercado: los gestores de productos se vuelven cruciales a la hora de entrar en nuevos mercados o cambiar tu modelo de negocio. Pueden investigar nuevos segmentos de usuarios, analizar panoramas competitivos y adaptar en consecuencia su estrategia de producto.

Por ejemplo, una empresa de software B2B quiere expandirse y pasar de prestar servicios a pequeñas empresas a clientes corporativos. Necesita un gestor de productos para investigar las necesidades de los usuarios empresariales, identificar las funciones necesarias, como las capacidades avanzadas de seguridad e integración, y desarrollar una hoja de ruta para esta expansión del mercado.

Cuando necesites un gestor de proyectos

• Desafíos de ejecución y entrega: los gestores de proyectos se vuelven necesarios cuando tienes requisitos claros pero tienes dificultades para ejecutarlos. Si tu equipo no cumple con los plazos con regularidad, tiene dificultades para coordinarse entre los departamentos o no tiene visibilidad sobre el estado del proyecto, un gestor de proyectos puede implementar los procesos y la estructura necesarios para lograr una entrega fiable.

• Iniciativas complejas con varios equipos: los gestores de proyectos son especialmente valiosos para las grandes iniciativas que involucran a varios equipos, dependencias externas o requisitos reglamentarios estrictos. Por lo general, se destacan en la coordinación de estos escenarios complejos.

• Escala y crecimiento: a medida que las empresas crecen y se ejecutan varias iniciativas simultáneamente, los gestores de proyectos se vuelven esenciales para mantener la previsibilidad de la entrega y la optimización de los recursos.

Por ejemplo, una empresa emergente de tecnología financiera tiene una hoja de ruta de productos clara, pero también dificultades para ofrecer las funciones a tiempo debido a incidencias de coordinación entre su equipo de aplicaciones móviles, los ingenieros de backend y los especialistas en cumplimiento. Un gestor de proyectos crearía procesos estructurados, gestionaría las dependencias y garantizaría que se cumplan los requisitos reglamentarios durante todo el desarrollo.

Cuando necesites ambos roles

Ciertas organizaciones se benefician de que ambos roles trabajen juntos. Las empresas con productos maduros suelen contar con gestores de productos que definen la hoja de ruta, mientras que los gestores de proyectos se aseguran de que las características individuales se entreguen según lo previsto. 

Esta combinación es particularmente eficaz cuando se enfrenta a desafíos de complejidad estratégica y ejecución. Debes adaptar el rol a tu desafío principal: los problemas de estrategia y visión requieren gestores de productos, mientras que para los problemas de ejecución y entrega, hacen falta gestores de proyectos. 

Considera también las capacidades actuales de tu equipo: si tienes líderes técnicos sólidos que puedan gestionar la coordinación, céntrate primero en la gestión de productos.

Cuando los gerentes de productos y proyectos colaboran de manera efectiva, crean una poderosa combinación de visión estratégica y ejecución táctica. El gerente de productos sabe qué se debe crear y por qué, mientras que el gerente de proyectos determina cómo crearlo de manera eficiente. 

Esta asociación funciona mejor cuando ambos roles tienen responsabilidades claramente definidas y mantienen una fuerte coordinación durante todo el proceso de desarrollo.

• Establecer metas y prioridades compartidas: establece metas para ayudar a todas las partes interesadas a entender lo que significa el éxito. Los gerentes de productos deberían involucrar a los gerentes de proyectos en la planificación de la hoja de ruta para obtener estimaciones realistas de los cronogramas e identificar los posibles desafíos de ejecución con anticipación. 

• Mantener una comunicación regular: programa reuniones de sincronización constantes que cubran las próximas prioridades, las restricciones de recursos y cualquier cambio en el cronograma o alcance del proyecto. Ambos gerentes deberían sentirse cómodos expresando sus inquietudes y sugiriendo alternativas cuando sea necesario modificar los planes.

• Crear estándares de documentación claros: los gerentes de productos deben proporcionar requisitos detallados y criterios de éxito, mientras que los gerentes de proyectos deben actualizar de forma transparente el estado y el cronograma del proyecto. Las herramientas y los paneles compartidos ayudan a ambos roles a mantenerse informados sobre el progreso y los posibles problemas sin necesidad de controles constantes.

• Respetar los conocimientos de los demás: las mejores colaboraciones se desarrollan cuando ambos gerentes confían en las fortalezas del otro. Los gerentes de productos deben confiar en los gerentes de proyectos para encontrar la ruta de ejecución más eficiente, mientras que los gerentes de proyectos deben confiar en las decisiones estratégicas de los gerentes de productos sobre las prioridades de las funciones y las necesidades de los usuarios.

• Planificar juntos los cambios de alcance: cuando los requisitos cambien o surja nueva información, ambos gerentes deben colaborar para evaluar el impacto. Los gerentes de productos evalúan el efecto que tienen los cambios en el valor para los usuarios y las metas de la empresa, mientras que los gerentes de proyectos evalúan las implicaciones en cuanto a cronogramas y recursos. La toma de decisiones conjunta conduce a mejores resultados que las decisiones aisladas.

Imagina una empresa de software que lanza una nueva función de aplicación móvil. El gestor del producto comenzaría por investigar el comportamiento de los usuarios, identificar los puntos débiles y definir las métricas de éxito para la nueva función. 

Crearía historias de usuario, trabajaría con diseñadores en maquetas y establecería criterios de aceptación para el equipo de desarrollo. A lo largo del proceso, recopilaría los comentarios de los usuarios y decidiría el alcance de las funciones en función del valor para el usuario y el impacto empresarial.

El gestor del proyecto tomaría esos requisitos y crearía un plan de proyecto con cronogramas, recursos e hitos. Además, se coordinaría con el equipo de diseño, los desarrolladores de dispositivos móviles, los ingenieros de backend y los evaluadores de control de calidad para garantizar que la actividad se complete en la secuencia correcta. 

Si el diseñador necesita una semana más para realizar las pruebas con los usuarios, el gestor del proyecto ajustará los cronogramas y comunicará los cambios a las partes interesadas.

En otro escenario, imagina una empresa de comercio electrónico que se expande a un nuevo mercado. El gestor del producto investigaría las preferencias de los usuarios locales, el panorama competitivo y los requisitos reglamentarios para determinar qué modificaciones hacen falta en el producto. 

De acuerdo con la investigación de los usuarios y el análisis de mercado, priorizaría funciones como los métodos de pago locales, la traducción del idioma y las opciones de envío específicas de la región. El gestor del proyecto coordinaría la compleja ejecución en la que participarían varios equipos: ingenieros que implementen nuevas integraciones de pago, traductores que localicen el contenido, equipos legales que garanticen el cumplimiento y equipos de marketing que preparen las campañas de lanzamiento. 

Gestionaría las dependencias entre estos flujos de actividad y se aseguraría de que todo funcione para una entrada coordinada en el mercado.

Estos ejemplos demuestran cómo ambos roles son esenciales, ya que muestran diferentes aspectos para llevar un producto al mercado con éxito.

Jira es compatible con la gestión de productos y proyectos con herramientas flexibles para cada rol. Los gestores de productos utilizan tableros, backlogs, cronogramas y paneles para priorizar las funciones y realizar un seguimiento de las métricas de los productos. Los gestores de proyectos confían en los cronogramas, los tableros de programas, los calendarios y los formularios para la planificación y la admisión de proyectos. Ambos roles se benefician de las páginas de resumen que proporcionan una visión general clara del progreso y mejoran la alineación del equipo.

Jira se integra perfectamente con Confluence y Jira Product Discovery (JPD) para ofrecer una solución integral para flujos de trabajo completos de productos y proyectos. Los equipos pueden aprovechar las plantillas de gestión de productos de Confluence y las plantillas de gestión de proyectos de Jira para ponerse en marcha rápidamente. 

Este enfoque conectado permite una gestión de equipos más eficaz durante todo el proceso de desarrollo.

Consigue Jira gratis