Resumen: los equipos de scrum distribuidos son equipos que desempeñan su función parcial o totalmente a distancia y que adaptan las prácticas del scrum al teletrabajo. Si bien el scrum ofrece un marco que ya puede resultar útil para los teletrabajadores, es importante ajustar algunas prácticas y utilizar las herramientas adecuadas para que les vaya bien a los equipos distribuidos.
El mundo de los negocios cambia rápidamente... a veces de la noche a la mañana. Estamos replanteando y redefiniendo nuestro lugar y forma de trabajo, con una plantilla a nivel mundial que ahora está más distribuida que nunca.
A medida que las empresas se reorganizan y se adaptan a las nuevas maneras de trabajar, en especial, a distancia, las prácticas ágiles van adquiriendo mayor importancia. Los principios ágiles de capacidad de adaptación, colaboración abierta, aprendizaje continuo y autoorganización pueden ayudar a los equipos distribuidos a trabajar juntos con más eficacia. En particular, el conjunto definido de rutinas y funciones de la metodología scrum puede servir de marco para estructurar y gestionar equipos remotos de todo tipo, pero especialmente equipos de software.
“Para 2022, el 90 % de los equipos de desarrollo ágil incluirá el teletrabajo en la planificación de la continuidad empresarial, en comparación con casi el 30 % de 2020”, según Gartner*
¿Qué es un equipo de scrum distribuido?
Un equipo de scrum distribuido es solo eso: un equipo de scrum que trabaja parcial o totalmente a distancia. Para que a un equipo de scrum distribuido le vaya bien, se deben implementar nuevos enfoques para la adopción del scrum. Debido a las limitaciones de la colaboración ad hoc y la comunicación informal, los equipos remotos tienen que ser más disciplinados en cuanto a sus rutinas de scrum y crear nuevas oportunidades para establecer vínculos y colaborar.
Afortunadamente, gran parte del conjunto definido de rutinas, herramientas y funciones del scrum puede adaptarse a un entorno de teletrabajo, incluidos los sprints, los protocolos, los scrums diarios (es decir, las reuniones rápidas) y las retrospectivas.
Se recomienda que un equipo ágil estándar siga la regla de las “dos pizzas familiares”: los equipos deben estar formados por un número de personas que podría alimentarse con dos pizzas familiares, es decir, deben ser de entre siete y diez personas. Sin embargo, al trabajar a distancia, a menudo es mejor tener equipos más pequeños, en especial, porque una videoconferencia con cinco o seis personas es mucho más fácil de gestionar que con diez. Las funciones de scrum tradicionales tienen la misma importancia en un equipo distribuido, pero deben hacerse algunos ajustes para los retos concretos del teletrabajo.
Ventajas
- Grupo más amplio de talento disponible que puede aumentar las habilidades de los equipos
- Equipos en diversas ubicaciones que posibilitan un horario de 24 horas
En la actualidad, algunos de los mejores equipos son equipos ágiles interdisciplinares que se autoorganizan y provienen de un amplio grupo de miembros de equipos globales. Las empresas que permiten el teletrabajo pueden acceder a un mayor grupo de talento.
A medida que aumenta el número de empresas que tienen equipos con al menos algunos teletrabajadores, el scrum ofrece un marco para colaborar de manera eficiente. Además, la capacidad de adaptación inherente al scrum, que ayuda a los equipos a ajustarse a las condiciones cambiantes y a los requisitos de los usuarios, permite a los equipos remotos ser ágiles y aprender y mejorar constantemente.
“Los equipos remotos que siguen de cerca las prácticas técnicas ágiles recomendadas podrían fácilmente superar a un equipo que comparta la misma ubicación, pero no las siga”, según Gartner*
Dificultades
En sus orígenes, el desarrollo ágil estaba destinado a los equipos ubicados físicamente en la misma oficina. En el manifiesto ágil, escrito en 2001, se afirmaba que “el método más eficiente y eficaz de transmitir información a un equipo de desarrollo y dentro de él es el diálogo cara a cara”. Pero han cambiado muchas cosas desde 2001. Los programas de software como Zoom, Slack, Jira, Confluence y Trello han mejorado la forma de colaborar de los equipos remotos. Zoom ha hecho un magnífico trabajo en el impulso de las conferencias a distancia, tanto para particulares como para equipos, y ha ayudado a extender la metodología ágil a los teletrabajadores.
Ahora, el mundo también tiene diferentes exigencias. Con el talento diseminado por todo el mundo, es casi una fantasía creer que todos pueden compartir la misma ubicación todo el tiempo. Además, a menudo se tiene la percepción errónea de que los equipos remotos no son tan productivos. No obstante, numerosos estudios han determinado que los equipos remotos suelen ser más productivos y tienen menos distracciones que en un lugar de trabajo físico.
Uno de los mayores retos de los equipos de scrum distribuidos es la comunicación. Sin las charlas informales en los pasillos ni las reuniones improvisadas en persona, los equipos remotos necesitan comunicarse más y, en ocasiones, en exceso. Las llamadas por videoconferencia deben adaptarse a determinadas zonas horarias.
Los teletrabajadores pueden sentirse solos y menos unidos al equipo, y echar de menos la interacción social con los compañeros de trabajo. También puede ser más difícil desarrollar un sentido de compañerismo entre los equipos que trabajan desde casa. En Atlassian, sacamos tiempo para que las reuniones de los equipos remotos no solo traten sobre el trabajo, sino que también se compartan historias personales y se estrechen las relaciones. Incluso hemos organizado juegos durante las reuniones virtuales para divertirnos y conocernos.
Por último, la información sobre los proyectos puede estar dispersa, ya que a los equipos remotos les cuesta más compartir la información, en particular, cuando los miembros del equipo se encuentran en distintas zonas horarias. Si el backlog del producto cambia con frecuencia o no está bien definido, la coordinación de un proyecto puede resultar difícil o requerir mucho tiempo.
Creación de un equipo de scrum remoto ideal
Un equipo de scrum remoto debería seguir los principios fundamentales del scrum de comunicación clara, transparencia y dedicación para la mejora continua. El éxito de un equipo remoto depende de la confianza mutua, la comunicación y la colaboración.
Los equipos de scrum distribuidos pueden aprovechar las ventajas de un buen plan de comunicación que incluya lo siguiente:
- Acuerdos de teletrabajo
- Una forma de contactar con otros miembros del equipo para preguntas informales
- Acuerdos sobre cómo deberían estructurarse las reuniones
- La forma en que los miembros del equipo deberían comunicar su disponibilidad
- Las herramientas de colaboración que deben utilizarse
Herramientas de colaboración
El uso de herramientas de colaboración eficaces es esencial para todos los tipos de teletrabajo. Los equipos ágiles utilizan herramientas de planificación ágil para recopilar historias o requisitos, informar sobre las incidencias y gestionarlas, y realizar un seguimiento del progreso y la calidad.
Los equipos distribuidos deberían tener una especie de pizarra virtual que permita ver los pasos y el flujo de los proyectos. En Atlassian, usamos nuestras propias herramientas para ello, como Jira y Confluence. Independientemente de cuál utilices, esta herramienta debería tener las siguientes características:
- Ser accesible para todos los miembros del equipo
- Permitir la colaboración, el uso compartido y las notificaciones a los miembros del equipo
- Ser una colección de información pertinente y de interés
También usamos las videoconferencias de Zoom y Slack para las comunicaciones improvisadas. Jira se emplea para el seguimiento de incidencias, Confluence para la colaboración en equipo y Trello para hacer listas y seguir el progreso.
Charlas improvisadas
Dado que las charlas breves en los descansos para tomar un café desaparecen con el teletrabajo, es importante que existan estos canales de comunicación informales. Si utilizas Slack, puedes crear canales específicos con diferentes fines. El experto en scrum debería mantener abiertos los canales de comunicación con cada parte del equipo de scrum, así como facilitar la comunicación con el equipo en su conjunto.
También resulta fundamental que los equipos remotos creen una cultura de desarrollo común teniendo en cuenta lo siguiente:
- Comunicar de más las decisiones en todas las zonas geográficas
- Minimizar la fricción para configurar el entorno de desarrollo
- Especificar claramente cuál es la definición de "hecho"
- Crear directrices para la presentación de informes de errores eficaces
Reuniones del scrum diario
Los scrums diarios constituyen una parte esencial del scrum, y cobran aún más importancia para un equipo de scrum distribuido. Estas breves reuniones diarias del equipo propician un rápido encuentro para los teletrabajadores que ayuda con el enfoque, la colaboración, la comunicación y la resolución de problemas.
Si un equipo se distribuye en varias zonas horarias o ubicaciones, es importante planificar videoconferencias periódicas. También puedes organizar reuniones rápidas asíncronas donde los miembros del equipo utilicen Slack para revisar o comentar su tablero de trabajo con el fin de compartir las novedades. Esto brinda un breve encuentro para los equipos distribuidos que ayuda con el enfoque, la colaboración, la comunicación y la resolución de problemas.
En Atlassian, nos planteamos tres sencillas preguntas para estructurar nuestras reuniones rápidas:
- ¿En qué estuve trabajando ayer?
- ¿En qué estoy trabajando hoy?
- ¿Qué problemas me están bloqueando?
Backlog del producto
Es esencial que se documenten claramente las funciones del backlog de sprint y que se acuerde la definición de lo que se considera finalizado. Si los elementos del backlog del producto son ambiguos y poco claros, el equipo puede perder impulso y se puede retrasar el tiempo de resolución.
Autoorganización
Aunque la metodología ágil fomenta la autosuficiencia y la organización, resulta particularmente importante que los miembros de los equipos remotos se responsabilicen del trabajo y hagan esto extensible a todo el equipo. Los miembros de los equipos pueden asumir la responsabilidad de alcanzar los objetivos empresariales y la forma en que contribuyen a ello. Puedes ofrecer visibilidad documentando las expectativas en una página de Confluence y acordar cómo exigir cuentas a cada miembro.
Todos los equipos están distribuidos
En una organización mundial con varias oficinas en distintos lugares, la mayoría de los equipos están distribuidos. Aunque solo haya un miembro a distancia, el equipo debería adoptar los principios del teletrabajo para compartir las tareas entre las ubicaciones, comunicarse de manera eficaz y mantener una cultura acertada en la organización.
A medida que los equipos y los lugares de trabajo distribuidos crecen, es fundamental disponer de claros y concisos métodos, procesos, herramientas y formas de trabajar a escala en relación con el teletrabajo. Esto puede conseguirse mediante la adopción de métodos ágiles, como el scrum, el marco SAFe, la estrategia LeSS o lo que sea que se adecue a tu empresa.
Atlassian ofrece herramientas que ayudan a los equipos remotos a planificar, conectar, colaborar y trabajar mejor juntos. La plataforma de planificación ágil empresarial de Atlassian, Jira Align, contribuye a mejorar la visibilidad, la coordinación estratégica y la capacidad de adaptación. Atlas ayuda a los equipos a comunicarse externamente sobre el contexto y el progreso de su trabajo mediante una cadencia de actualizaciones regular y asíncrona. En lo que respecta a los equipos remotos, Jira Software puede ayudar con la planificación de los proyectos, la gestión y el seguimiento de los tickets al brindar visibilidad a todos los miembros del equipo. Trello permite a los equipos crear sprints, ofrecer visibilidad del estado de los proyectos, asignarlos a los miembros del equipo y hacer avanzar los proyectos. Los equipos de scrum también pueden utilizar Confluence para establecer requisitos.
* Gartner, “3 Steps to Sustain Productivity and Collaboration in Remote Agile and DevOps Teams”, Manjunath Bhat, Mike West, 6 de mayo de 2020.
