La automatización del flujo de trabajo surgió para satisfacer la necesidad de agilizar las operaciones y mejorar la toma de decisiones. La automatización mejora la eficiencia, reduce los errores y libera recursos humanos para tareas más estratégicas. Las estrategias de automatización personalizadas pueden abordar desafíos operativos específicos y mejorar la productividad y la satisfacción de los clientes.
Esta guía completa explora lo que es la automatización del flujo de trabajo, cómo funciona, las ventajas de utilizarla y las razones para aprovechar las sólidas capacidades de automatización de Jira. Descubriremos cómo la automatización de las tareas repetitivas agiliza las operaciones y mejora significativamente los procesos de toma de decisiones en las organizaciones. Al conocer las funciones que hay que buscar en las soluciones de automatización del flujo de trabajo e incorporar las diversas funciones de Jira, las empresas pueden lograr una eficiencia y una productividad sin precedentes.
¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?
La automatización del flujo de trabajo sirve para automatizar varios procesos empresariales, tareas y flujos de trabajo en una empresa con una mínima intervención humana. La automatización del flujo de trabajo utiliza el software para crear una serie de acciones automatizadas para las etapas de un proceso empresarial, lo que ayuda a los equipos a ejecutar las tareas de forma eficiente y coherente.
Cómo funciona la automatización del flujo de trabajo
La automatización del flujo de trabajo utiliza un software de gestión de tareas para enrutar las tareas y la información entre las personas y los sistemas en función de reglas y activadores predefinidos. Por ejemplo, cuando un sistema marca una tarea como finalizada, la automatización puede enviarla automáticamente a la siguiente persona asignada y actualizar los paneles. Esto ahorra tiempo en comparación con los traspasos manuales y reduce al mínimo los errores.
Sigue estos pasos para empezar:
- Comprende el flujo de trabajo actual recopilando información sobre cómo fluyen las tareas entre los equipos. Céntrate en entender cómo comienzan los proyectos, los criterios que se utilizan para completar una tarea, el alcance del trabajo y cómo surgen los cuellos de botella. Identifica lo que hace que cada tarea comience y cambie.
- Describe el flujo de trabajo de forma visual para identificar las ineficiencias. Crea un borrador del esquema del flujo de trabajo para destacar los puntos de desglose. Permite que los equipos interdisciplinarios colaboren para mejorar el borrador y detectar las prácticas derrochadoras.
- Identifica las tareas que requieran la integración de datos de otros sistemas y asegúrate de que el software de flujo de trabajo las admita. Piensa en ajustar el flujo de trabajo, como dividir las tareas en subtareas más pequeñas, para cumplir con los requisitos de integración.
- Aborda las ineficiencias del flujo de trabajo, incluidas las interrupciones de la comunicación y las tareas vencidas. Por ejemplo, añade medidas de responsabilidad de las tareas o aclara qué información del sistema debe fluir.
- Crea el flujo de trabajo en un software de automatización del flujo de trabajo, describiendo cada tarea y asignando roles a los usuarios. Según las necesidades del equipo, proporciona visibilidad a través de diagramas de Gantt, mapas de procesos, calendarios, etc.
- Crea activadores y acciones automatizados para agilizar las tareas recurrentes. Personaliza las fórmulas de automatización en función de tus necesidades únicas o confía en las opciones prediseñadas.
- Prueba y optimiza continuamente el flujo de trabajo automatizado para resolver incidencias. Establece métricas de rendimiento e indicadores clave de rendimiento para supervisar la eficiencia. Usa paneles para mantener una visibilidad de alto nivel del progreso y los impedimentos.
- Entrena al equipo en el uso del nuevo flujo de trabajo automatizado mediante demostraciones prácticas. Prepara a los equipos para los cambios en los procesos y las optimizaciones del flujo de trabajo con planes de gestión de cambios.
Ejemplos de automatización del flujo de trabajo
La versatilidad de la automatización del flujo de trabajo es evidente en varios sectores, entre ellos:
Sanidad: desde la simplificación del registro de pacientes mediante formularios electrónicos hasta la automatización de la programación de citas y la gestión de los medicamentos, la automatización del flujo de trabajo mejora la eficiencia y la atención a los pacientes.
Banca: el software de gestión de tareas automatiza la tramitación de los préstamos, mejora la detección de fraudes, garantiza la conformidad y mejora el servicio de atención al cliente mediante la gestión automática de cuentas.
Logística: agiliza los pedidos, el inventario, el transporte, el control de calidad y la gestión de documentos.
Venta minorista: optimiza la gestión del inventario, el procesamiento de los pedidos, el servicio de atención al cliente y las operaciones en tiendas.
Seguros: agiliza el procesamiento de las reclamaciones, la suscripción de riesgos, la conformidad, el servicio de atención al cliente y la detección de fraudes.
Bienes raíces: mejora la gestión de propiedades, transacciones y clientes potenciales, y los procesos de inspección.
Fabricación: utiliza los flujos de trabajo para garantizar la calidad, gestionar los procesos de producción y gestionar la fabricación de herramientas de forma eficiente.
Ventajas de la automatización del flujo de trabajo
La automatización del flujo de trabajo ofrece numerosas ventajas en todas las operaciones empresariales. Mejora significativamente la eficiencia y la productividad para garantizar una mejora continua. Estas son algunas de las principales ventajas de la automatización del flujo de trabajo:
Aumento de la eficiencia
Con la automatización de las tareas repetitivas, los empleados pueden centrarse en el trabajo más estratégico y aumentar la productividad general. Los procesos automatizados completan las tareas más rápido y pueden funcionar las 24 horas del día, lo que aumenta significativamente la eficiencia.
Reducción de errores
Los flujos de trabajo automatizados minimizan los errores humanos al garantizar una ejecución coherente de las tareas según las reglas predefinidas. Esto se traduce en una mayor precisión en tareas como la entrada, los cálculos y el tratamiento de datos. También reduce el tiempo y los recursos dedicados a corregir los errores.
Herramientas de colaboración
El gestor de tareas debe facilitar la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo. Esta herramienta proporciona una plataforma para el diálogo, el intercambio de documentos, el feedback y la coordinación. Esto mejora el trabajo en equipo y garantiza el éxito general del proyecto.
Menos costes
La automatización de las tareas rutinarias reduce la necesidad de mano de obra. Al minimizar los errores, las empresas ahorran en los costes asociados a su corrección. La automatización del flujo de trabajo también optimiza la asignación de recursos.
Colaboración mejorada
La automatización del flujo de trabajo suele incluir funciones que promueven una cultura de trabajo colaborativo entre los miembros del equipo, independientemente de su ubicación. Las actualizaciones en tiempo real, los espacios de trabajo compartidos y las notificaciones automatizadas ayudan a que todo el mundo esté coordinado. Esto mejora el trabajo en equipo y permite realizar reuniones colaborativas.
Escalabilidad
Con la automatización del flujo de trabajo, las empresas pueden gestionar una carga de trabajo cada vez mayor sin aumentar proporcionalmente su plantilla. Esto apoya el crecimiento empresarial sin comprometer la calidad ni la eficiencia.
Características que debería tener una solución de automatización del flujo de trabajo
Seleccionar la herramienta de automatización del flujo de trabajo adecuada es crucial para lograr los beneficios deseados. Estas son algunas de las funciones esenciales a tener en cuenta en las soluciones de automatización del flujo de trabajo:
Facilidad de uso
Una interfaz fácil de usar y un diseño intuitivo son fundamentales para garantizar que los empleados puedan navegar fácilmente por la herramienta, fomentar una rápida adopción y facilitar un retorno de la inversión más rápido.
Funciones de integración
Una integración perfecta con los sistemas y aplicaciones existentes es vital para garantizar un flujo de datos fluido entre las diferentes herramientas y plataformas. También limita los silos de datos y maximiza los flujos de trabajo automatizados.
Personalización y flexibilidad
La capacidad de personalizar los flujos de trabajo según las necesidades empresariales específicas es fundamental. Una herramienta flexible de automatización del flujo de trabajo se adapta a tus requisitos operativos únicos y garantiza que estén en sintonía con los objetivos estratégicos.
Escalabilidad
Las soluciones de automatización del flujo de trabajo deberían gestionar volúmenes de trabajo cada vez mayores a medida que la empresa crece. Esto incluye la compatibilidad con varios flujos de trabajo, usuarios y datos sin comprometer el rendimiento ni la fiabilidad.
Informes y análisis
Los informes y los análisis detallados son indispensables para evaluar la eficiencia del flujo de trabajo. Estas funciones destacan las áreas de mejora y permiten que se realice una toma de decisiones basada en los datos mediante el acceso a información en tiempo real.
Seguridad
Las herramientas de automatización deben tener medidas de seguridad sólidas, como el cifrado, los controles de acceso y los registros de auditoría, para protegerse contra accesos no autorizados y filtraciones de datos.
Accesibilidad móvil
La accesibilidad móvil es cada vez más importante, ya que permite que el personal no deje de ser productivo y que los flujos de trabajo progresen sin problemas, independientemente de la ubicación geográfica.
Usa Jira para la automatización del flujo de trabajo
Con el potente motor de automatización de Jira, los equipos pueden automatizar fácilmente las tareas y los procesos para ahorrar tiempo, reducir la carga cognitiva y escalar las operaciones. El software ayuda a que los proyectos crucen la línea de meta. Es compatible con la planificación, la definición del trabajo y la supervisión del progreso en tiempo real para mantener los proyectos en marcha. Con Jira, los equipos pueden automatizar sus flujos de trabajo, centrarse en ofrecer valor y, al mismo tiempo, gestionar las tareas y los plazos de forma eficiente.
Jira también ofrece varias funciones que ayudan a gestionar los proyectos, como tableros, incidencias, cronogramas, paneles, informes y plantillas.
- Los tableros representan el progreso del proyecto de forma visual, lo que permite una gestión flexible de las tareas dentro de los marcos de gestión ágil de proyectos, como scrum y kanban.
- Las incidencias permiten supervisar de forma detallada y gestionar todos los elementos de trabajo de un proyecto y ofrecen flujos de trabajo personalizables para reflejar con precisión los procesos de la vida real.
- Los cronogramas ayudan a planificar los proyectos y a visualizar los plazos. Los cronogramas de los proyectos también garantizan la alineación con los objetivos más amplios del proyecto o la cartera.
- Los paneles ofrecen una visión general personalizable de las métricas y estados principales del proyecto, y facilitan información instantánea sobre el progreso y los desafíos.
- Los informes generan datos valiosos sobre el rendimiento del equipo y el avance del proyecto, lo que contribuye a las metodologías, la mejora continua y los flujos de trabajo ágiles.
- Existen plantillas para distintos tipos de proyectos, como el desarrollo de software, la gestión de proyectos, la supervisión de tareas y mucho más. Las plantillas de Jira vienen con flujos de trabajo, tipos de incidencias y campos preconfigurados para ayudar a los equipos a ponerse en marcha rápidamente y adoptar las prácticas recomendadas.
Para ver una descripción detallada de estas funciones, visita la página de funciones de Jira.
El software de gestión de tareas de Jira permite gestionar proyectos a todo tipo de equipos. Los equipos de desarrollo de software pueden usar Jira para tener una idea clara de en qué están trabajando. También pueden ver su relación con el panorama general y lo que vendrá después. A medida que las cosas cambian, Jira tiene la flexibilidad que tu equipo necesita para adaptarse y no desviarse del camino con el fin de cumplir los objetivos.
Automatización del flujo de trabajo: preguntas frecuentes
¿Qué tareas se pueden automatizar con el software de automatización del flujo de trabajo?
El software de automatización del flujo de trabajo puede gestionar varias tareas, como la entrada de datos, las campañas de marketing por correo electrónico, las publicaciones en redes sociales, los procesos de generación de oportunidades, los tickets del servicio de atención al cliente y la incorporación de empleados. Estas tareas suelen implicar acciones repetitivas que el software puede estandarizar y automatizar para ahorrar tiempo y reducir los errores.
¿Cuáles son algunas de las dificultades de la automatización del flujo de trabajo?
Entre las dificultades más comunes de la automatización del flujo de trabajo, se incluyen la integración de los sistemas existentes, la gestión de los cambios en una empresa, la garantía de la exactitud de los datos y la configuración y personalización iniciales del software de automatización.
Los equipos pueden superar estas dificultades planificando minuciosamente la implementación, eligiendo un software con buenas capacidades de integración, brindando una formación exhaustiva a los empleados y empezando por pequeños proyectos de automatización.
¿Se puede personalizar la automatización del flujo de trabajo para diferentes empresas?
Las soluciones de automatización del flujo de trabajo son muy flexibles. Los equipos pueden personalizarlas para que se ajusten a las necesidades específicas de varias empresas. Esta flexibilidad permite a las corporaciones adaptar los flujos de trabajo, las interfaces y las reglas de automatización para que se adecuen a sus procesos únicos, los estándares del sector y los objetivos operativos, y garantizar que la solución ofrezca el máximo beneficio.