Cronogramas de proyectos para mejorar la gestión de proyectos

¿Qué es un cronograma de gestión de proyectos?

Un cronograma de gestión de proyectos es la programación de todo tu proyecto, desde la concepción hasta su finalización. Se encarga de dividir el proyecto en tareas e hitos menores, con un plazo asignado a cada uno.

Tu cronograma os permite ver a ti y a tu equipo no solo cuándo debe realizarse cada entrega, sino también cuándo se entregará todo el proyecto.

1. Proporciona a todos una visión general del proyecto

Sabes que es fácil meterse en problemas cuando trabajas duro en un proyecto. Tu cronograma permite a tu equipo tener una visión más amplia para ver los distintos pasos que están sucediendo. Además, les permite obtener contexto sobre cada plan para ver cómo encaja todo.

También puedes identificar de forma proactiva los posibles obstáculos o requisitos antes de que comience el proyecto.

2. Gestiona tus recursos de manera más eficaz

Tu proyecto necesitará recursos como equipamiento, presupuesto y tiempo de los miembros del equipo. Los proyectos serían ideales si lo tuvieras todo disponible para cuando lo necesites, pero no estás llevando a cabo este plan de forma aislada.

En la encuesta de 2018 de PMI, el 21 % de los encuestados citó recursos limitados como la razón principal del fracaso del proyecto.

Saber cuándo tienen lugar tareas específicas te permite asignar y administrar los recursos de tu proyecto de manera más eficaz. Por lo tanto, si sabes que el diseñador gráfico de tu empresa no podrá contribuir a rediseñar tu sitio web hasta finales de mes, puedes planificar en consecuencia.

3. Haz que los proyectos abrumadores sean más llevaderos

¿Cómo se come un avión? A mordiscos.

Gracias a los cronogramas de los proyectos, los proyectos enormes se vuelven más viables. Para crear un cronograma, tendrás que dividir el proyecto en pasos factibles. De este modo, tú y tu equipo tendréis una hoja de ruta que os permitirá ir despacio y con buena letra para poder zamparos ese avión sin agobiaros.

¿Necesitas ayuda? Con nuestra plantilla de lista de tareas pendientes, puedes anotar todas esas tareas y asegurarte de no saturarte.

4. Mantén los proyectos en el buen camino

Uno de los mayores beneficios de un cronograma de proyectos es que te ayuda a mantener el rumbo. Analizando las cosas, es más fácil detectar lagunas o incoherencias y monitorizar el progreso. Si un solo plan se sale del plazo, sabes que el proyecto corre el riesgo de retrasarse.

Tu cronograma también hará aumentar la responsabilidad del equipo, ya que todos tienen visibilidad sobre quién es responsable de qué (y cuándo debe hacerlo).

Ese nivel de propiedad es importante, especialmente si se tiene en cuenta que el 91 % de los empleados sostiene que la responsabilidad es una de las cosas más importantes que les gustaría ver más a menudo en su lugar de trabajo.

Cómo crear un cronograma de gestión de proyectos

Desde fomentar una actitud de "vamos a sacar adelante este proyecto juntos" hasta ayudar a organizar tu equipo, un cronograma de proyectos resulta imprescindible para finalizar proyectos sin desesperarte.

Pero, aunque las ventajas son evidentes, todavía hay una importante pregunta sin respuesta: ¿cómo se crea uno? Sigue estos pasos para redactar un cronograma de proyecto que ayude a tu equipo a sacar su mejor trabajo.

1. Conoce el alcance del proyecto

Imagina que te pedimos que hagas un sándwich mixto. ¿Cuánto tiempo crees que tardarás? ¿Cinco minutos como máximo?

Lo que no te hemos dicho al principio es que lo queremos con pan casero. Y que el jamón debe ser de una marca muy específica de un proveedor que solo está abierto los domingos por la mañana. Y queremos quitar la corteza y cortar el sándwich en forma de estrella. De repente, preparar ese sándwich no es un proceso tan rápido, ¿verdad?

Por eso, resulta crucial conocer el alcance del proyecto. Esto abarca todo lo necesario para finalizar un proyecto (incluidas las tareas, el tiempo y los recursos).

Identificar lo necesario desde el comienzo no solo te permitirá crear un cronograma más realista, sino también abordar de forma proactiva la corrupción del alcance, que es cuando los requisitos de tu proyecto van más allá de lo acordado en un principio. Es un apuro habitual, con un asombroso 52 % de los proyectos experimentando corrupción del alcance.

Para definir tu alcance, deberás averiguar los siguientes aspectos del proyecto:

• Objetivos: ¿qué logrará tu proyecto?
• Entregas: ¿cuál es el resultado de tu proyecto?
• Tareas y actividades: ¿qué pasos hay que dar para producir esas entregas?
• Exclusiones: ¿qué es lo que no vas a finalizar como parte de este proyecto?
• Restricciones: ¿con qué limitaciones estás trabajando?

A continuación, los reunirás en una declaración de alcance del proyecto a la que tú y tu equipo podéis hacer referencia a medida que avancéis. Con esta declaración, podéis centraros en las partes centrales del proyecto y decir "no" a todo lo demás.

2. Identificar las tareas del proyecto

El cronograma no trata de establecer una fecha de finalización para el proyecto; hay que establecer fechas de hitos para las tareas en todo el proyecto.

Si nos ponemos técnicos, a esto lo llamaremos estructura de desglose del trabajo, que divide tu gran proyecto en diferentes entregas. De esta forma, es mucho más sencillo saber qué tareas hay implicadas en cada entrega.

Volviendo al ejemplo del sándwich mixto, la entrega final es un sándwich tierno, sin corteza y con forma de estrella. Pero, para conseguir este resultado, hay algunas otras entregas que tendrás que completar (porque, recuerda, dijimos que queríamos pan casero):

• Barra de pan casera
• Jamón específico de un proveedor
• Queso

Ahora que conocemos todas nuestras entregas independientes, es más fácil ver las tareas que están asociadas a cada una:

Entrega 1: pan

• Elegir una receta de pan
• Comprar ingredientes para hornear pan
• Hornear pan
• Dar una hora al pan para que se enfríe
• Rebanar pan

Entrega 2: jamón

• Buscar la hora y la ubicación del mercado del proveedor
• Conducir al mercado del proveedor
• Comprar el jamón
• Volver a casa

Entrega 3: queso

• Ir al supermercado
• Comprar el queso
• Volver a casa

Entrega 4: sándwich listo

• Reunir un cuchillo y otros utensilios
• Colocar los tranchetes de queso en una rebanada de pan
• Colocar las tiras de jamón en la otra rebanada
• Juntar las dos rebanadas de pan
• Quitar la corteza
• Cortar el sándwich en forma de estrella
• Poner el sándwich en un plato para servir

Si miramos todos esos pasos, no es tan simple, ¿verdad?

Es posible que tengas la tentación de anotar todo esto en un papel para procurar no perderte ni un paso. No pasa nada por empezar así, pero lo que te interesa es que tu equipo tenga acceso a toda esta información.

Utiliza un espacio de trabajo colaborativo de intercambio de conocimientos como Confluence para almacenar notas, responsabilidades y detalles. A continuación, añade tus tareas a una herramienta de gestión de proyectos como Jira o Trello para que todos los miembros de tu equipo conozcan la satisfacción de hacerlas avanzar y finalizarlas.

3. Asignar estimaciones de tiempo a cada tarea

Has anotado tus entregas y las tareas relacionadas, pero esto todavía no es un cronograma porque, en realidad, aún no hemos hablado de tiempo.

De eso te encargarás en este paso: averiguar cuánto tiempo te llevará cada tarea. Echa un vistazo a cada una de las tareas que describiste en cada entrega y aporta tu mejor criterio sobre el tiempo necesario para completarla.

Involucra a tu equipo de proyecto en este proceso, ya que tendrá una visión más realista de cuánto tiempo suelen tardar las tareas asignadas. Además, es fácil ser víctima de la falacia de la planificación (según la cual, tendemos a subestimar cuánto tiempo tardará algo en completarse) y tu equipo puede realizar una comprobación muy necesaria.

4. Ordenar las tareas

Con las tareas del proyecto y las estimaciones de tiempo listas, es hora de empezar a poner todo en orden para que tú y tu equipo tengáis una secuencia lógica que seguir.

Hay un par de cosas que tener en cuenta al crear tu cadena de eventos:

• Dependencias de tareas y recursos: se trata de recursos (como un miembro del equipo o una parte de software) que no se pueden usar al mismo tiempo o tareas que no se pueden completar hasta que se realice una posterior. Por ejemplo, no puedes untar la mantequilla hasta que hayas horneado y cortado el pan.
• Tareas simultáneas: son pasos que pueden suceder simultáneamente, e identificarlos puede ahorrar tiempo. Tal vez puedas correr al mercado mientras se enfría el pan.

Prestar atención a estas cosas significa que puedes planificar un cronograma de forma realista y eficaz.

5. Enumerar los plazos

Recuerda que las estimaciones de tiempo por sí solas no crean un horario. Debes asignar fechas límite difíciles. No es lo mismo decir "esto debería tardar tres horas" que decir "esta tarea estará lista el martes".

Afortunadamente, tus estimaciones de tiempo te ayudarán a establecer plazos más realistas para las tareas del proyecto.

Para evitar disgustos, conciénciate. Las sorpresas son inevitables, y te alegrará haber creado el cronograma con un margen de maniobra.

Debes saber cuándo tu proyecto llegará a su fin

Hablando de sorpresas, sabemos que el universo tiene la habilidad de poner trabas en tus planes de proyecto y no puedes planificarte para todo. Dicho esto, sigue mereciendo la pena elaborar un cronograma de proyectos.

Privarse de un cronograma de proyectos significa que los miembros del equipo tienen dificultades para administrar sus propias cargas de trabajo, que las personas no saben qué hacer a continuación y que tus proyectos comienzan a parecer pesadillas recurrentes.

Tu cronograma no tiene por qué ser definitivo, y es bueno seguir siendo flexible para ajustarse cuando sea necesario. Incluso si no te adhieres a tu plan al pie de la letra, al sentar las bases pronto, se eliminará la confusión, se aumentará la responsabilidad y tus proyectos se mantendrán en marcha.