Cómo crear para tu equipo una única fuente de información o SSoT (Single Source of Truth)
Menos buscar y más encontrar la documentación que necesitas
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Disponer de una única fuente de información (SSoT) garantiza que todos los integrantes de una organización tengan acceso a la misma información.
Necesitas un documento para la próxima reunión, que empieza en cuatro minutos. Buscas desesperadamente entre un sinfín de archivos adjuntos de correo electrónico y en los cinco servicios en la nube que utiliza tu empresa.
A falta de dos minutos, encuentras el archivo correcto. Respiras con alivio... pero ves que aparecen ocho archivos más, con diversas fechas, palabras clave y guiones bajos.
Es un día como otro cualquiera en el "futuro" del trabajo, debido a la sobrecarga de información y #demasiadasherramientas. El statu quo es un desastre, pero podemos sortearlo si contamos con una única fuente de información (SSoT).
¿Qué es una única fuente de información?
En una SSoT auténtica se concentra todo el conocimiento de tu equipo. Es el lugar donde encuentras respuestas a todas tus preguntas y donde tienes la tranquilidad de saber que los documentos están actualizados.
La mayoría de los equipos no trabajan así. Utilizan varias herramientas y no establecen directrices claras sobre qué información hay que almacenar y dónde hacerlo, lo que genera confusión, duplicación y documentos obsoletos. Si te suena familiar, sigue leyendo para descubrir todas las ventajas de crear una SSoT con tu equipo.
Ventajas de contar con una única fuente de información
No hace falta buscar la información
Todo el mundo almacena la información en el mismo lugar. Por lo tanto, sabes dónde tienes que ir y evitas tener que adentrarte en las oscuras profundidades de las unidades compartidas, en las que encuentras archivos aislados y con nombres poco claros.
Ahorras tiempo en tareas repetitivas
Tu equipo sabe dónde encontrar plantillas, ejemplos y guías para el trabajo recurrente. No tienen que empezar desde cero con cada nueva tarea o proyecto. Van a la SSoT, eligen una plantilla de la biblioteca y se ponen a trabajar.
Evitas trabajar en vano
Con una SSoT, no seleccionarás el archivo incorrecto y trabajarás durante horas antes de darte cuenta del error y enviarlo todo a la papelera. Siempre trabajarás en el documento correcto y podrás colaborar en archivos simultáneamente con otras personas sin preocuparte de que haya conflictos entre versiones.
Descubres relaciones y patrones
Cuando la información se encuentra en un solo lugar, descubres relaciones que te permiten ahorrar tiempo y mejorar la colaboración. Por ejemplo, puedes ver cómo se relacionan tus objetivos con los objetivos y resultados clave de otros equipos, cómo está anidado un proyecto dentro de otros y qué equipo creó una determinada página.
Cómo crear una única fuente de información en Confluence
Confluence es un espacio de trabajo en equipo en el que crear, colaborar y organizar todo el trabajo en un único lugar. Es una SSoT auténtica que os da a ti y a tu equipo acceso a la información que necesitáis para hacer vuestro mejor trabajo.
Sigue estos pasos para implementar Confluence como SSoT para tu equipo.
1. Designa Confluence como vuestra SSoT
Confluence es la SSoT ideal. Los espacios ayudan a los equipos a estructurar, organizar y compartir el trabajo. Las páginas dinámicas son lugares para crear y capturar cualquier proyecto o idea, como programas de reuniones, planes de proyectos y árboles de decisión, así como para colaborar en ellos. Para mejorar aún más la colaboración en equipo, tienes a tu disposición las funciones de comentarios y etiquetado, así como integraciones con cientos de aplicaciones como Jira y Trello.
Designa un solo lugar para almacenar los conocimientos del equipo. Así evitarás dispersar la información en varias fuentes de información. Reserva tiempo para analizar esta transición con el equipo y pídeles que hagan hueco para trasladar toda la información de otros lugares a Confluence.
Si encuentras información más antigua a la que necesitas hacer referencia en alguna parte, Confluence te permite insertar archivos de Word, Excel y Google Drive en cualquier página.
2. Planifica cómo va a usar Confluence tu equipo
Determina algunos aspectos básicos de la SSoT, como los espacios que se crearán y la documentación de la que habrá que hacer un seguimiento. Si necesitas ideas, consulta las listas que aparecen en la siguiente sección.
Además, plantéate trazar algunos flujos de trabajo esenciales, ya que no puedes evaluar los procesos si solo los tienes en la cabeza. Usa mapas mentales y diagramas para esbozar cómo pasará el trabajo recurrente de estar incompleto a terminado. Con esos flujos de trabajo ya plasmados, tú y tu equipo podréis detectar cuellos de botella y atajos.
Confluence ofrece integraciones con Draw.io, Gliffy y herramientas de mapas mentales que te pueden ayudar con este paso.
3. Asigna funciones y responsabilidades para llevar a cabo actualizaciones
Para mantener la SSoT ordenada, añade un panel de información en la parte superior de cada página que muestre quién tiene la responsabilidad de actualizar (o archivar) dicho documento.
Los equipos u organizaciones más grandes también pueden designar a un responsable general en cada espacio de Confluence que mantenga todas las páginas actualizadas.
4. Crea plantillas para mantener la coherencia
Confluence viene equipado con cientos de plantillas para definir objetivos, celebrar reuniones, trazar planes de proyectos y muchos otros fines. Crea una nueva página y las plantillas relevantes aparecerán automáticamente en un panel en el lateral de la pantalla. Con dos clics, tendrás una plantilla lista para usar.
Estas plantillas han sido diseñadas por expertos en la materia, pero también puedes crear las tuyas propias. De este modo, te aseguras de que se incluyen ciertos elementos fundamentales en todas las páginas, como el campo que indica la responsabilidad de realizar las actualizaciones.
5. Mantén la información actualizada automáticamente
Las macros ayudan a ampliar las capacidades de tus páginas de Confluence, lo que te permite añadir funciones adicionales o incluir contenido dinámico. De este modo, en tus páginas de Confluence siempre se mostrará la información más reciente. Por ejemplo, puedes incluir incidencias de Jira, insertar automáticamente las actualizaciones más recientes o mostrar un tablero de Trello en tu página.
Puedes acceder a las macros en el signo + de la barra de herramientas o utilizando el comando de barra (/) mientras editas una página.
6. Ayuda a extender el uso de la SSoT en toda la organización
Si eres la primera persona de tu empresa en crear una SSoT con Confluence, ¡enhorabuena! Otros equipos pueden seguir tu ejemplo fácilmente duplicando las páginas de tu espacio con sus páginas secundarias anidadas y luego personalizándolas según sus necesidades.
Puedes crear blogs internos para ayudar a promover aún más Confluence como la SSoT de tu empresa. Asegúrate de que el equipo de dirección defienda la iniciativa y de que la integre en el plan de incorporación de 90 días para nuevos empleados.