Cómo convertir los elementos de acción acordados en las reuniones en tareas supervisables

Conclusiones principales

• Los elementos de acción convierten los debates de las reuniones en pasos a seguir

• al especificar quién es la persona responsable, describir claramente la tarea y fijar una fecha límite.

• Los elementos de acción bien formulados incluyen verbos de acción y suficiente contexto para que la persona responsable pueda ponerse manos a la obra sin necesidad de plantear preguntas de seguimiento.

Para que la colaboración sea eficaz, es fundamental el debate durante las reuniones de equipo. Si alguien sale de una reunión sin tener claro de qué es responsable, hay cosas que acaban quedándose en el tintero. Los elementos de acción sirven para evitarlo, ya que convierten las conversaciones en trabajo supervisable y del que se puede exigir responsabilidad.

En este artículo, se explica qué son los elementos de acción, cómo redactarlos correctamente y cómo convertirlos en trabajo supervisable que no se pase por alto en el resumen de la reunión. Tanto si organizas reuniones de lanzamiento de proyectos, reuniones de seguimiento del equipo, retrospectivas o llamadas con clientes, se aplican los mismos principios.

¿Qué son los elementos de acción?

Los elementos de acción son tareas específicas o próximos pasos asignados a alguien durante o después de una reunión, un debate o un proceso de toma de decisiones. Convierten la conversación en trabajo asignado al otorgar a una persona concreta una responsabilidad definida y un plazo para completarla.

Hay elementos de acción en casi cualquier tipo de reunión: reuniones iniciales de proyectos, reuniones semanales de equipo, revisiones con las partes interesadas, sesiones de planificación, retrospectivas y llamadas con clientes. Aparecen siempre que un grupo necesita pasar de hablar de algo a llevarlo a la práctica.

Lo que debe incluir todo elemento de acción eficaz

Un elemento de acción eficaz debe ser lo suficientemente claro como para que la persona a la que se le ha asignado pueda empezar sin tener que buscar información adicional. Utiliza esta lista de comprobación para asegurarte de que cada elemento de acción proporcione a la persona responsable todo lo que necesita para empezar a trabajar:

• Responsable: la persona encargada de completar el trabajo. Aunque otras personas contribuyan, la responsabilidad debe recaer en una sola persona.

• Acción: una descripción, expresada mediante un verbo, de lo que hay que hacer, como “Actualizar la documentación de la API para que refleje el nuevo flujo de autenticación”. Las denominaciones vagas como “documentación de la API” no son elementos de acción. 

• Contenido: el alcance específico del trabajo, incluidas las restricciones o exclusiones pertinentes.

• Resultado: cómo es el trabajo una vez finalizado. Esto ayuda a la persona responsable a saber si tiene que elaborar un borrador, un producto final o una recomendación.

• Plazo: una fecha objetivo que tenga en cuenta la prioridad, las dependencias y la carga de trabajo. No tiene por qué ser inamovible, pero no debe dejarse abierta.

• Origen: una referencia al origen de la tarea, para que las personas responsables que no hayan participado en la reunión o el debate original puedan ponerse al día rápidamente. 

Ejemplos de elementos de acción en reuniones habituales

Los elementos de acción poco concretos dejan a la persona responsable a la deriva. Los más concretos proporcionan información suficiente para ponerse manos a la obra de inmediato. Así es como se manifiesta esa diferencia en los distintos tipos de reuniones:

Prácticas recomendadas para gestionar los elementos de acción pendientes tras las reuniones

Redactar bien los elementos de acción es solo la mitad del trabajo. A continuación se indican algunas prácticas para ayudar a los equipos:

• Revisión previa a la próxima reunión: repasa los elementos de acción de la sesión anterior antes de que se envíe el orden del día. Los elementos sin resolver deben pasarse a la siguiente reunión, no desaparecer.

• Envío rápido de un resumen: cuanto más se espere, menos preciso será el resumen. Los resúmenes de reuniones con Loom facilitan el intercambio rápido de contexto, incluso para equipos asíncronos.

• Creación de una lista breve: si cada punto de debate se convierte en un elemento de acción, no se prioriza nada. Intenta limitarte a entre tres y cinco que realmente deban llevarse a cabo antes de la próxima revisión.

• Seguimiento antes de la fecha límite, no después: una rápida comprobación del estado a mitad de la tarea es más útil que un seguimiento una vez que ha pasado la fecha límite.

• Identificación temprana de obstáculos: las personas responsables deben señalar los riesgos, los obstáculos o los problemas de dependencia antes de la fecha límite, no después de que el trabajo se haya estancado. Las herramientas de comunicación colaborativa facilitan el intercambio rápido de novedades y ayudan a que el trabajo siga avanzando. 

• Actualización del plan de acción si el alcance cambia: si un elemento de acción cambia de alcance o prioridad, actualízalo en el sistema de seguimiento para que la versión original no quede obsoleta.

Cómo ayuda Loom AI a los equipos a llevar a cabo los elementos de acción

La utilidad de las reuniones depende de lo que ocurra después. Si los elementos de acción son vagos, no están asignados o quedan ocultos en un resumen que nadie vuelve a consultar, el debate se queda en eso, en un debate, y nada más. 

Loom IA facilita la grabación de reuniones, la generación de resúmenes y la vinculación de los elementos de acción con el momento exacto en que se debatieron. Así es como funciona en la práctica:

• Destaca los elementos de acción: en lugar de tener que revisar minuciosamente las notas, Loom AI puede señalar cuándo se asignó una tarea. En combinación con Confluence y Jira, los equipos pueden pasar de la toma de decisiones a trabajo asignado y supervisable más rápidamente y con menos esfuerzo manual.

• Organiza los capítulos por tema: Loom divide automáticamente las reuniones más largas en capítulos, con lo que resulta muy fácil saltar al momento en que se tomó una decisión.

• Crea transcripciones con función de búsqueda: Loom genera una transcripción completa, de modo que se puede buscar un término, una decisión o un nombre sin tener que volver a ver la grabación completa.