La importancia de la documentación (porque es mucho más que un mero formalismo)

La importancia de la documentación (es decir, ¿por qué debería importarte?)

Lo entendemos. Tienes mucho trabajo y, por lo tanto, es probable que dejar constancia de cuestiones tales como las decisiones, los estados y los pasos necesarios para ocuparse de las tareas repetitivas no sea precisamente una de las prioridades en tu lista de tareas pendientes.

A la hora de la verdad, cuando sea le momento de ponerse manos a la obra, te alegrarás de haber llevado a cabo la documentación. Tanto si un miembro del equipo se ausenta de forma imprevista como si no tienes claro cómo avanzar por una iniciativa desconocida, esos registros serán un recurso innegablemente útil.

¿Necesitas más ayuda para convencer a tu equipo? Aquí tienes unas cuantas ventajas fundamentales que puedes transmitirles para ilustrar por qué, en adelante, la documentación debería ser una prioridad.

1. Tener una única fuente de información fiable ahorra tiempo y energía

Se calcula que el trabajador del conocimiento promedio dedica aproximadamente dos horas y media al día a buscar la información que necesita. La documentación eficaz recopila toda la información imprescindible sobre una tarea, un proyecto o un equipo (desde los inicios de sesión de las cuentas hasta las instrucciones pormenorizadas) en un espacio centralizado y organizado. Ya no hay que escudriñar en el correo electrónico ni en archivos descargados para obtener la información más reciente.

Cuando vayas a entregar una tarea o a planificar un proyecto nuevo, o necesites la intervención de otro miembro del equipo en alguna cuestión, gracias a la documentación, podrás mantener la maquinaria en marcha sin perder horas intentando rastrear los detalles, las credenciales, las instrucciones, etc.

Dejar constancia por escrito de los procesos ayuda a detectar los cuellos de botella y los flujos de trabajo saturados, de forma que puedas optimizar la forma de trabajar de tu equipo.

2. La documentación es vital para el control de la calidad y de los procesos

No hay una única forma de hacer las cosas, por lo que te interesa darle a tu equipo la flexibilidad necesaria para encarar el trabajo de la manera que mejor les convenga.

Ahora bien, al mismo tiempo, te interesa garantizar la homogeneidad de los resultados, sobre todo en lo referente a lo que produces con regularidad. Debe haber un cierto nivel de cohesión para no dar una apariencia de dejadez o de desinformación.

La documentación fomenta el intercambio de conocimientos, lo que capacita a tu equipo para saber cómo funcionan los procesos y cómo suelen ser los proyectos finalizados.

Al tener a mano esos recursos, los miembros de tu equipo no tienen que ser capaces de leer la mente para mantener la homogeneidad en proyectos recurrentes, como podría ser el caso de un informe mensual o una presentación trimestral. Seguirán disponiendo de un margen de maniobra para ponerse creativos al tiempo que van tachando elementos de la lista de requisitos.

3. La documentación reduce las duplicidades en el trabajo

¿Cuántas veces has empezado un proyecto nuevo solo para descubrir que ya se había hecho? Las empresas que utilizan la documentación para catalogar los proyectos anteriores, recopilar estudios y compartir decisiones se benefician de una reducción del reprocesamiento por culpa del cual se desperdicia un tiempo precioso que podría aprovecharse para otros menesteres.

¿Por qué reinventar la rueda cuando puedes aprovechar el trabajo que ya se ha hecho? Con la documentación a mano, puedes consultar el trabajo anterior y aprender de él, en lugar de repetirlo una y otra vez con los mismos resultados.

4. Facilita muchísimo la contratación y la incorporación

La idea de que alguien se vaya no resulta agradable, pero la realidad del negocio es que tu equipo no seguirá siendo siempre el mismo. Habrá gente que se marchará, pero también revitalizarás la familia corporativa con sangre fresca.

Cuando acojas en el equipo a miembros nuevos, el periodo de incorporación puede resultar desalentador, tanto para tu actual equipo como para los recién llegados. Además, según un informe de Gallup, por desgracia, solo el 12 % de los empleados declara estar muy de acuerdo en que su organización hace un trabajo estupendo a la hora de incorporar a nuevos trabajadores.

Te interesa educar y capacitar a los miembros de tu equipo para que den lo mejor de sí mismos en el trabajo, en vez de hacerles sentir como si se les hubiera dejado en la estacada.

Si priorizas la documentación, tendrán todo tipo de guías, instrucciones y notas útiles que podrán consultar a medida que se vayan poniendo al día en sus nuevas funciones. Además, pueden utilizar esos recursos para encontrar respuesta a sus preguntas y empezar a averiguar cosas por su cuenta, en vez de sentir que tienen que contactar con alguien de tu equipo a cada duda o escollo que les surja.

5. Tener una única fuente de información fiable vuelve a todos más inteligentes

En el trabajo, tendemos a tratar nuestros conocimientos como si fueran una moneda de cambio. Ser quien tiene todas las respuestas nos proporciona una sensación de seguridad, como si fuéramos la persona más irremplazable de nuestro equipo. Damos por sentado que transmitir nuestros conocimientos teóricos y prácticos nos hará menos valiosos.

Por eso, no es de extrañar que en una encuesta se observara que el 60 % de los empleados han tenido dificultades para conseguir que sus compañeros les dieran información vital para desempeñar su trabajo.

La documentación aumenta los conocimientos colectivos de todas las personas con las que trabajas. Si el intercambio de información se convierte en la norma en tu equipo, te beneficiarás de una mayor transparencia y de un ambiente más colaborativo y estratégico. Tomarás decisiones más inteligentes porque la información esencial no quedará confinada en el disco duro de una sola persona o, peor aún, en su cabeza.