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Plantilla maestra de documentación del proyecto

por MURAL

¿Tienes un proyecto importante? Mantén informado a todo el mundo con una única fuente de información fiable

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Plantilla maestra de documentación del proyecto

Tu equipo realiza tantos proyectos que a veces los detalles se pierden o se olvidan. Por eso resulta útil disponer de una única fuente de información a la que el equipo pueda recurrir cuando lo necesite. El equipo de MURAL utiliza esta plantilla de Confluence para llevar un registro detallado de los proyectos grandes, en la que incluyen los objetivos, los perfiles de los usuarios, las limitaciones, etc. Aplica la plantilla de MURAL en tu propio equipo y contarás con un recurso que comparte información sobre el proyecto que se finalizó, el motivo por el que es importante, las personas que se ven afectadas y su funcionamiento. Con esta plantilla, podrás establecer tus objetivos y métricas, sintetizar las indagaciones sobre la competencia e identificar tus programas de marketing y necesidades presupuestarias más importantes. Confía en nosotros: te alegrarás de contar con la ayuda de este recurso.

Cómo usar la plantilla Documentación maestra del proyecto

Paso 1. Identifica el factor que impulsa el desarrollo del proyecto

En las dos primeras secciones de esta plantilla, profundiza en el propósito del proyecto. En la sección Necesidades no satisfechas, explica primero el motivo por el que se va a realizar. ¿Qué es lo que no pueden lograr los clientes en este momento y cómo lo va a solucionar este proyecto? En la sección Objetivos, céntrate en lo que esperas conseguir. Ya sea aumentar las inscripciones pagadas o mejorar las revisiones de los usuarios, indica la meta para que tu equipo sepa hacia dónde se dirige.

Paso 2. Identifica la audiencia

Una vez que se haya aclarado el motivo por el que se va a llevar a cabo el proyecto, toca centrarse en las personas a las que va dirigido. En la sección Perfiles de usuarios de la plantilla, enumera los perfiles de los clientes que se consideran los principales objetivos de este cambio. Resulta difícil entender un proyecto en su conjunto sin saber a quién va dirigido. Así que, tener este contexto documentado aquí ayuda a todos los miembros del equipo a comprender mejor los entresijos de dicho proyecto.

Paso 3. Expón las historias de trabajo

Las historias de trabajo constituyen una forma útil de plantear los problemas a los que se enfrentan los usuarios y de abordar la forma en la que se resolverán. En la sección de empleos de la plantilla, sigue las instrucciones para desarrollar tu propia historia de trabajo con esta fórmula:

Cuando describir el contexto concreto
Quiero describir la necesidad del usuario
Así puedo describir la razón de la necesidad

Por ejemplo, así quedaría una historia de trabajo terminada de MURAL:

Cuando estoy haciendo un taller de diseño en MURAL y se nos ocurren medidas
Quiero enviarlas fácilmente al gestor de incidencias que usa mi equipo
Así puedo seguir trabajando sin cambiar mi flujo de trabajo

Paso 3. Expón las historias de trabajo

Paso 4. Investiga a fondo tu historia, limitaciones y decisiones

El proyecto no existe de forma aislada y es importante contar con un registro de las consideraciones y decisiones anteriores. En la sección Historia de la plantilla, describe otras estrategias que intentaste para abordar la incidencia y lo que aprendiste. En la sección Limitaciones tienes espacio para escribir si otro proyecto afecta a esta incidencia o si esta afecta a otro proyecto, ya que se trata de dependencias importantes que hay que tener en cuenta. Por último, en la sección Exploraciones y decisiones se pueden registrar otros enfoques que se consideraron, así como las ventajas y los inconvenientes de cada uno. No desaproveches la información que obtienes con las lluvias de ideas en equipo (incluso si no tomas medidas al respecto por ahora): podrás usar esa información para inspirarte más adelante.

Paso 5. Planifica las publicaciones y los siguientes pasos

Si el proyecto presenta varias publicaciones, indícalas en la tabla Publicaciones de la plantilla. Tienes espacio para escribir el nombre de la publicación, el valor que añade y el alcance. También puedes establecer un estado para cada publicación con el fin de seguir su progreso. 

¿Tienes la sensación de que el proyecto deriva en más proyectos? Es normal, y por eso resulta tan importante anotar las medidas de seguimiento. Lo que sea que haya que hacer a continuación, añádelo como un elemento de la lista de comprobación en el espacio Siguientes pasos. También puedes establecer un estado para cada elemento que te ayude a asegurarte de que todos se llevan a cabo realmente y que no caen en saco roto.

Paso 5. Planifica las publicaciones y los siguientes pasos

Paso 6. Mide el impacto

Aunque nos encantaría decirte que todos los proyectos van a ser todo un éxito, sabes que no es verdad. Por eso resulta importante establecer un punto de referencia, para saber si con el proyecto se logró lo que se esperaba. Escribe el punto de referencia en la sección Impacto de la plantilla. Independientemente de si lo alcanzas o no, te alegrará contar con esa métrica documentada, tanto para motivarte como para disponer del contexto histórico.


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