Acta de proyecto y cartel de proyecto: ¿cuál es la diferencia?

Un cartel del proyecto es una herramienta de planificación de proyectos que permite a tu equipo analizar el problema que intentas resolver, las posibles soluciones y cuál será el resultado final ideal de tu proyecto. El cartel de un proyecto no es algo que se haga de una vez. Es, en su lugar, un documento que servirá de descripción general del proyecto y lo actualizarás a medida que tú y tu equipo avancéis en la investigación y la actividad del proyecto.

El cartel de proyecto es donde la planificación del proyecto de tu equipo comienza. En última instancia, te ayuda a llegar a conclusiones sobre la solución, lo que queréis alcanzar con el proyecto y lo que necesitaréis para conseguirlo.

En términos prácticos, responde a las siguientes preguntas clave:

• ¿Qué problema vas a solucionar?
• ¿Por qué es importante solucionar ese problema?
• ¿Cuáles son las metas y los objetivos del proyecto?
• ¿Qué sabes y qué información debes averiguar?
• ¿Cuáles son las posibles soluciones?

El cartel del proyecto es un documento vivo, no como las actas de constitución de proyectos. Actualízalo a medida que explores la conceptualización del problema, pongas a prueba las presuposiciones, valides las soluciones, recopiles feedback y, por supuesto, corrijas el rumbo del proyecto antes de seguir adelante.

El cartel se divide en 3 partes para respaldar la evolución de tu proyecto:

Espacio del problema: es la declaración del proyecto. Explica por qué es vital resolver el problema de cara a los clientes y la empresa. Sé claro al plantear el objetivo de tu proyecto y las posibles soluciones.

Validación de las presuposiciones: identifica las lagunas de conocimientos y los riesgos. ¿Qué sabes y qué debes averiguar?

Preparación para la ejecución: visualiza la solución y establece un plan de proyecto.

Para preparar a todo tu equipo y conseguir un buen resultado, usa la plantilla de cartel del proyecto para el ejercicio de Estrategia de Cartel de Proyecto. El cartel del proyecto te ayuda a comprobar la validez de vuestras suposiciones y a entender mejor el problema que tratáis de resolver. Cuando hayas terminado, todos los detalles que se deban saber se encontrarán en este documento sencillo y colaborativo para que todo el mundo pueda comprender con facilidad el contexto y el plan de negocio del proyecto.

En la primera sesión, concéntrate en definir el problema y en fijar los objetivos de tu proyecto. Seguidamente, comparte tus hallazgos con el patrocinador cuanto antes para recibir su feedback, que incorporarás a futuras sesiones a medida que avance el proyecto.

Consulta la plantilla del cartel de proyecto de Confluence

Empecemos con lo más fácil. La sección superior de la plantilla es un espacio que se debe rellenar con información como esta: datos como el propietario del proyecto, los miembros del equipo, el estado actual y una breve descripción de cómo encaja este proyecto en tu estrategia más amplia. Normalmente, como iniciador del proyecto, el gestor del proyecto completará esta parte.

Piensa muy bien en el problema que intentas resolver antes de entrar en los detalles del proyecto. Esto te ayudará a captar la razón por la que lo vas a llevar a cabo.

¿Cuál es el problema? ¿Cómo afecta a los clientes o al equipo? ¿Cómo sabrás que lo has resuelto? ¿Qué posibles soluciones se te ocurren?

Esos son los tipos de preguntas en los que pensarás y que escribirás aquí. Tómatelo con calma. Es probable que vuelvas a esta sección varias veces antes de seguir adelante con el proyecto, e incluso puede que tengas que hacer algunos ajustes a medida que vayas recopilando más feedback y opiniones. Es normal, todo forma parte del proceso de aprendizaje.

Seguramente habrás hecho muchas suposiciones al definir el problema. En la siguiente sección de la plantilla se te proporciona un espacio para confrontarlas con hechos y cifras.

Aquí hay dos secciones diferenciadas: una en la que enumerarás lo que ya sabes y otra en la que anotarás las preguntas que aún tienes que responder.

Por ejemplo, imagina que estás planeando rediseñar el blog de tu empresa para que resulte más fácil de usar. Tal vez ya sepas que el 56 % de los visitantes abandonan el blog tras leer una sola publicación; eso iría en el primer hueco de la sección de validación. No obstante, también quieres averiguar qué haría que permanecieran en la página durante más tiempo; eso va en el segundo hueco de esta sección.

Ten en cuenta que tu objetivo aquí es confirmar o refutar la solución que has ideado antes de seguir adelante. Si aún no puedes hacerlo con seguridad, puede que tengas que volver al espacio del problema o buscar soluciones alternativas.

En esta sección final es donde pondrás el proceso en marcha. Ya has pasado por la ardua tarea de definir el problema y elegir una solución validada. Utiliza esta sección final para explicarla y resumir el motivo por el que podría gustarle a un cliente. Añade notas y escribe /image para añadir capturas de pantalla y bocetos. También hay un hueco para definir la escala y el alcance (como el tamaño del equipo que necesitarás).

El hecho de contar con todos los detalles ahora te ayudará a centrar tu atención en lo que realmente importa y a asegurarte de que el proyecto no se expanda más allá de tus competencias o tu habilidad.

Quieres que tu plan de proyecto sea el recurso centralizado para toda la información importante relacionada con ese proyecto. Escribe /link para incluir los materiales de referencia que puedan hacer falta. Ya sea un resumen creativo o un ejemplo que quieras que consulten, añade todo en esta página para que esté organizado y sea accesible.