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La moderna intranet social ha llegado para quedarse

No lo llamemos "regreso".

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Personajes que dan información en tiempo real

Si eres un usuario veterano de la intranet, es posible que creas que se trata de una reliquia de antaño. La palabra en sí, al igual que términos ya anticuados como "chachi" o "guateque", nos transporta a tiempos inmemoriales. Probablemente, cuando escuchas "intranet", pensarás: "¿en serio que eso se sigue diciendo?"

La intranet es un destino digital diseñado como un centro donde los compañeros de trabajo pueden barajar ideas creativas, obtener asesoramiento de compañeros y establecer vínculos sobre proyectos e intereses en común. La versión original, aunque bien intencionada, se vio frenada por la falta de compromiso, información obsoleta y otros obstáculos que impidieron a los empleados apostar por ella.

No es que la intranet desapareciera para siempre, sino que el término perdió su esencia.

A medida que el mundo navega por la era de la sobrecarga de datos, la intranet va adaptándose y convirtiéndose en un lugar social más moderno donde los empleados quieren pasar tiempo de verdad. Si quieres crear tu propia comunidad próspera y colaborativa en el lugar de trabajo, es importante que aprendas de las dificultades del pasado y que adoptes todos los beneficios de una intranet social de última generación.

Negocios por delante, fiesta por detrás

Una intranet social no es solo un almacén digital de información recuperada de archivos en papel y unidades privadas en línea. Las empresas pueden utilizarlas para crear una política corporativa de transparencia permitiendo la visibilidad total entre los empleados y animando a los usuarios a compartir ideas. Las intranets pueden instaurar la colaboración entre los compañeros de trabajo más improbables e incentivar conexiones en todos los equipos y departamentos.

Con una intranet social, es todo para uno y uno para todos. Desde el director ejecutivo experto en tecnología hasta el becario, los usuarios pueden compartir y acceder exactamente a lo que necesitan para cumplir las expectativas y alcanzar los objetivos.

Un equipo entra en un espacio de trabajo abierto y colaborativo...

Personajes comunicándose como un equipo

Una intranet social no solo conecta a los compañeros de trabajo con el contenido, sino también a las personas entre sí.

Genera buenas vibraciones. Incluso en las empresas más colaborativas, es probable que haya empleados que se sientan marginados. Una intranet social moderna pone a todos al mismo nivel. Si se configura correctamente (con acceso equitativo a las conversaciones y documentos, independientemente del cargo o rango laboral), tu intranet puede ayudar a las personas a sentirse bien al publicar sus ideas en los proyectos de los demás y a aceptar cualquier feedback. Con el espacio para compartir de forma segura, es más probable que los empleados se sientan conectados con sus compañeros, con su equipo y con la empresa.

Elimina los grupos aislados. Una intranet social permite a tus empleados conectar su trabajo y lo que es prioridad para otro equipo u oficina. Resulta que Mike, de Marketing de contenido, cumplió con creces su objetivo de SEO y sería un gran asesor para tu proyecto, pero nunca lo habrías adivinado si solo lo conoces de saludaros tímidamente por los pasillos.

Construye puentes. A medida que el teletrabajo pasa de ser "el nuevo fenómeno" a la "forma de trabajo ideal", mantener a los trabajadores en la misma órbita cultural resulta más importante que nunca. A través de una intranet social, los empleados de cualquier zona horaria podrán hablar y compartir ideas mediante las conexiones virtuales.

¿Tu intranet ha ido por el mismo camino que el Walkman®?

Pregunta a cualquier equipo de comunicaciones internas, responsable de RR. HH. o experto de la intranet por su mayor desafío y apostaremos a que la respuesta será "compromiso". Cuando se trata de intranet empresarial, la apatía está más descontrolada que los anuncios emergentes y es igualmente difícil deshacerse de ella.

Para atraer a los empleados hacia una intranet que les guste y que vayan a utilizar, primero tenemos que saber qué es lo que los aleja.

Flujo de arriba abajo. Los jefes, que se encuentran en lo más alto de la "cadena alimentaria", no suelen estar al tanto del feedback de los empleados ni de las fantásticas ideas de un trabajador de rango inferior. Las intranets permiten que la conversación fluya de abajo arriba, por lo que incluso los empleados más novatos pueden expresar su opinión libremente. Un entorno más acogedor deja espacio para el debate y permite a los de rango superior unirse a una línea directa de feedback inmediato.

No hay forma rápida de responder. A la velocidad a la que se mueve la tecnología, es solo cuestión de tiempo que hasta los bebés acaben teniendo sus propios teléfonos inteligentes. Nos comunicamos con libertad con nuestros amigos y familiares a través de emojis, GIF y botones de "me gusta" para responder a ideas y enviar nuestros pensamientos rápidamente. Los empleados que se sienten abrumados por las limitadas opciones de respuesta tienen muchas menos probabilidades de relacionarse con sus compañeros de trabajo o contribuir a los proyectos.

Demasiado técnico. Las intranets antiguas se crearon originalmente para los equipos de TI. La publicación de contenido requería varios pasos tediosos y nos podíamos olvidar de responder rápidamente con una foto. Una vez disponible el contenido, aparecían unas molestas ventanas solicitando permiso. Si había que hacer lo imposible para acceder a la intranet, preferíamos quedarnos con aquellas conversaciones por los pasillos.

Contenido obsoleto. Cuando tu intranet se convierte en un "cajón de sastre", como Forrester lo llama, se hace interminable. Los usuarios no se van a complicar la vida buscando información valiosa, como guías de estilo o políticas de empresa para acabar viendo que el contenido que necesitan no ha sido relevante desde la última vez que envió un fax.

Motor de búsqueda lento o ineficaz. Los motores de búsqueda actuales han hecho posible obtener respuestas rápidas y relevantes a cualquier pregunta, a veces más rápido de lo que se pueden escribir. Una función de búsqueda que tarda demasiado tiempo o que devuelve información poco útil no puede competir. Los usuarios quieren recibir la información correcta igual de rápido que sus paquetes de Amazon Prime.

No apto para dispositivos móviles. Cuando las intranets aparecieron por primera vez hace 20 años, la gente seguía leyendo periódicos en papel. Ahora el teléfono inteligente se ha convertido en una extensión de nuestro brazo. Los usuarios no se detendrán a aprender a usar una intranet que no facilita la publicación, el uso compartido ni la lectura en un teléfono o tableta.

Análisis incompleto. Si tú y tu equipo sois los principales impulsores del esfuerzo por reemplazar o lanzar una intranet social, debéis saber cuándo, cómo y por qué la gente la usa. En lugar de ir a ciegas, centraos en encontrar análisis de calidad. Conocer los detalles os ayudará a realizar cambios intuitivos, producir contenido más llamativo, mantener actualizado el contenido importante y relevante, y eliminar cualquier contenido que reciba pocos clics.

El cuidado y la alimentación de una intranet social de éxito

Mensajería en iPhone blanco

Haz que tu intranet siga prosperando asegurándote de que el software que elijas incluye estas características y herramientas.

Creadores de todas partes. Las grandes ideas pueden provenir de cualquier mente de cualquier rango de una organización y, a veces, pueden surgir de pura suerte (aún estaríamos comiendo helado en tarrinas de no ser por un puesto que, en la Exposición Universal de San Luis, se quedó sin ellas e improvisó con un cucurucho). Las herramientas de creación sencillas, como las plantillas listas para usar, permiten a los usuarios de cualquier equipo contribuir y, además, ayudarán a las organizaciones a evitar el efecto derrame en tu intranet.

Conocer a los autores de las publicaciones. Es difícil construir puentes cuando la única información que tienes sobre tus compañeros es su nombre y un avatar genérico. Las personas quieren saber qué hacen sus compañeros de trabajo, en qué parte de la organización encajan y en qué están trabajando. Una internet social debe disponer de espacios para perfiles de modo que los empleados puedan ver de un vistazo quién hace qué y dónde.

Apto para dispositivos móviles. Levanta una mano si estás leyendo este artículo en tu teléfono. Con inicios de sesión sencillos y seguridad garantizada, la intranet social ideal es una red que te puede caber en el bolsillo. Sí, incluso en los bolsillos de pantalones vaqueros para mujer.

Contenido atractivo. El dicho "no juzgues un libro por su portada" está a punto de jubilarse. Los empleados tienen más probabilidades de interactuar con contenido que presente elementos visuales llamativos, como imágenes, vídeos y GIF. El contenido debe ser estéticamente satisfactorio tanto en un teléfono o tableta como en el equipo de escritorio.

Funciones de uso compartido de redes sociales. "Hacerse viral" en las redes sociales es como que te toque la lotería en Internet. Para lograr la misma importancia de uso compartido en tu intranet, debes poder difundir contenido fácilmente. Cuando los usuarios puedan dar "me gusta", comentar y seguir y @mencionar a compañeros de trabajo con la misma facilidad que para enviar memes a sus amigos, harán de la intranet un destino para contenido más merecedero de compartirse.

Fácil acceso. Ya no te hará falta el número del departamento de TI. Con las intranets sociales, puedes proteger el acceso y los permisos por departamentos y usuarios, así como permitir a los empleados crear, editar y ver contenido sin problemas. Esta flexibilidad libera al equipo de TI para poder centrarse en implementar y personalizar la intranet, y dejar de lado las interminables reuniones y las montañas de órdenes de trabajo.

Contenido nuevo. Con tantas contribuciones y colaboraciones, tu flujo de contenido será tan fresco que podrías venderlo en un mercado de agricultores. Asegúrate de que hay un sistema sencillo para personalizar y distribuir alertas para que puedas retirar esas piezas obsoletas.

Análisis precisos. Cuanto más sepas, más creces. Busca análisis que te indiquen qué buscan los usuarios y el contenido que más leen y comentan. Forrester sugiere que las organizaciones "lleven las búsquedas a un primer plano" mediante el uso de análisis para perfeccionar cómo y cuándo realizan las búsquedas los usuarios. Asimismo, tendrás que saber cuándo esas búsquedas "no tienen resultados ni demasiados resultados para ser útiles".

Las intranets sociales crean un campo de juego igualado

Balanza pesando elementos

Los equipos son tan fuertes como las conexiones entre las personas. Puedes capacitar a tus empleados creando un entorno en el que las conexiones y la colaboración puedan crecer con naturalidad. Lee sobre cómo transformar tu organización con software de intranet de Confluence.

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