Estudio de viabilidad: qué es, qué tipos existen y cómo se hace

Conclusiones principales

• Todo proyecto propuesto parece bueno en teoría, pero hacer un estudio de viabilidad ayuda a los equipos a determinar si la idea se sostiene frente a las limitaciones del mundo real

• En un estudio de viabilidad se examina un proyecto desde varias perspectivas para que el equipo pueda tomar una decisión fundamentada antes de destinar recursos

• Los equipos que se saltan el estudio de viabilidad suelen toparse con problemas a mitad de la ejecución que podrían haberse identificado durante la planificación

• Un estudio de viabilidad bien estructurado da a quienes toman decisiones la información que necesitan para seguir adelante con confianza, revisar el enfoque o dar marcha atrás antes de malgastar tiempo y presupuesto

No todas las ideas prometedoras se convierten en un proyecto exitoso. Algunas se ven obstaculizadas por problemas de presupuesto y otras se estancan porque la tecnología no está lista, el cronograma es poco realista o la organización no está preparada para afrontar el cambio. Un estudio de viabilidad está diseñado para detectar esos problemas a tiempo, antes de que un equipo ya haya invertido una cantidad considerable de tiempo y dinero.

En este artículo se explica qué es un estudio de viabilidad, qué importancia tiene en la planificación de proyectos y qué tipos de evaluaciones de viabilidad pueden realizar los equipos, y se ofrece un marco práctico para llevar uno a cabo.

¿Qué es un estudio de viabilidad?

Un estudio de viabilidad constituye una evaluación estructurada que se utiliza para determinar si un proyecto o solución propuestos resultan prácticos y merece la pena llevarlos a cabo antes de que comience su ejecución. Obliga a los equipos a no dejarse engañar por el entusiasmo y analizar detenidamente si la idea resulta realista dados los recursos, las capacidades y las limitaciones de la organización.

Viene a ser una dosis de realidad. Antes de que un equipo redacte una propuesta de proyecto completa, un estudio de viabilidad pone a prueba las suposiciones de las que depende el proyecto e identifica los mayores riesgos que se interponen en el camino.

¿Qué se evalúa en un estudio de viabilidad?

En un estudio de viabilidad se suele examinar un proyecto desde varios ángulos. Las áreas concretas dependen del proyecto, pero la mayoría abarca alguna combinación de lo siguiente:

• Viabilidad técnica: si la tecnología, los sistemas, las herramientas y la experiencia necesarios están disponibles o se pueden adquirir dentro de las limitaciones del proyecto.

• Viabilidad financiera: si los costes estimados, la financiación y el rendimiento esperado hacen que la inversión resulte razonable.

• Adecuación operativa: si los flujos de trabajo, el personal y los procesos existentes de la organización pueden hacer frente al proyecto sin grandes inconvenientes.

• Consideraciones legales o de cumplimiento: si el proyecto debe cumplir requisitos normativos, contractuales o de políticas que podrían suponer un impedimento.

• Realidades de la planificación: si el proyecto se puede entregar dentro de un plazo realista, teniendo en cuenta las dependencias y las prioridades contrapuestas.

Estudio de viabilidad frente a plan de negocio

Un estudio de viabilidad y un plan de negocio tienen propósitos diferentes. Mientras que en un estudio de viabilidad se comprueba si algo resulta viable y debería funcionar en la práctica, un plan de negocio se centra en por qué merece la pena hacer la inversión y qué valor podría generar. Aquí te presentamos una comparativa:

En la práctica, un estudio de viabilidad suele hacerse primero. Si se confirma la viabilidad, el plan de negocio se basa en esos hallazgos para justificar la financiación y la aprobación.

¿Qué importancia tienen los estudios de viabilidad en la planificación de proyectos?

Un estudio de viabilidad ofrece a los equipos una forma estructurada de evaluar un proyecto antes de aprobarlo. Sin ese paso, las organizaciones corren el riesgo de avanzar basándose en información incompleta. Estas son las ventajas más comunes:

Reduce el riesgo del proyecto

Identificar obstáculos, limitaciones y puntos débiles antes de que comience la ejecución da tiempo a los equipos para abordar los problemas mientras los cambios aún no suponen un gran coste. Una plantilla de matriz de evaluación de riesgos puede ayudar a organizar y priorizar los hallazgos.

Confirma o desmiente las principales suposiciones

Comprobar si las expectativas del equipo en materia de costes, recursos, plazos o implementación resultan realistas evita que los planes se basen en premisas erróneas. Una estimación de proyecto sólida depende de este tipo de validación temprana.

Evalúa la viabilidad general del proyecto

Al ayudar a los equipos a determinar si el proyecto resulta viable y merece la pena llevarlo a cabo, se evita que las organizaciones inviertan en iniciativas que no iban a llegar a buen puerto.

Ayuda a tomar mejores decisiones sobre si seguir adelante o no

Proporcionar a las partes interesadas pruebas claras para decidir si seguir adelante, revisar el plan, posponerlo o dar marcha atrás elimina en gran medida las conjeturas a la hora de tomar decisiones importantes.

Cuándo recurrir a un estudio de viabilidad

Los equipos deberían recurrir a un estudio de viabilidad cuando un proyecto propuesto conlleve un coste, complejidad, riesgo, incertidumbre o cambio organizativo significativos. Las tareas pequeñas y de bajo riesgo rara vez necesitan este nivel de análisis, pero para todo lo que requiera una gran inversión, un estudio de viabilidad ayuda a evitar errores costosos.

Estas son situaciones comunes en las que un estudio de viabilidad aporta más valor:

Antes de iniciar un nuevo proyecto

Conviene hacer un análisis de viabilidad para iniciativas como implementar un nuevo software, abrir una nueva línea de servicio o crear un conjunto de funciones de producto. Un gestor de proyectos puede usarlo para establecer expectativas realistas antes de que el proyecto pase a la siguiente fase de su ciclo de vida.

Antes de hacer una inversión importante

Cuando los equipos necesitan justificar compromisos relacionados con el presupuesto, el personal o los plazos, un estudio de viabilidad proporciona los datos en los que deben basarse las decisiones sobre la planificación de recursos.

Cuando hay que confirmar o desmentir las suposiciones del proyecto

Un equipo puede tener una idea prometedora, pero debe poner a prueba las suposiciones en torno a la demanda, los recursos, la tecnología o la capacidad de entrega.

Cuando hay múltiples enfoques posibles

Un estudio de viabilidad puede ayudar a comparar opciones antes de decidirse por una, de modo que los equipos no se vean forzados a seguir adelante sin comprender las ventajas y los inconvenientes.

Tipos de estudios de viabilidad

Cada proyecto genera sus propias inquietudes, y no todos los estudios de viabilidad necesitan abarcar todos los aspectos. La mayoría de los equipos se centra en las áreas más relevantes para su situación. Estos son los cinco tipos más comunes:

Viabilidad técnica

Evalúa si la organización dispone de la tecnología, la infraestructura y la experiencia necesarias para ejecutar el proyecto.

Viabilidad financiera

Examina si los costes del proyecto están justificados por su valor esperado y si hay financiación disponible.

Viabilidad operativa

Analiza si el proyecto se ajusta a los flujos de trabajo existentes, la capacidad del personal y la cultura de la organización.

Viabilidad legal y normativa

Evalúa los requisitos normativos, contractuales o de políticas que podrían suponer un impedimento.

Viabilidad de la planificación

Determina si el proyecto puede entregarse dentro de un plazo realista dadas las dependencias y la disponibilidad de recursos.

Cómo realizar un estudio de viabilidad en cinco pasos

Un estudio de viabilidad no tiene por qué ser demasiado complicado, pero sí tiene que llevarse a cabo de manera metódica. A continuación, presentamos un marco de trabajo práctico:

1. Aclara qué criterios definen el éxito

Describe el problema que el proyecto debe resolver, el resultado esperado y cómo se mediría el éxito si la iniciativa funciona según lo previsto. Al tener claros los objetivos del proyecto, se dispone de un punto de referencia de cara al resto del estudio. Establecer metas en esta etapa mantiene el estudio fundamentado y centrado.

2. Pon a prueba las mayores suposiciones del proyecto

Identifica los supuestos de los que depende el proyecto, como el presupuesto disponible, la capacidad interna, el apoyo de las partes interesadas, la preparación técnica y el cronograma esperado, y estúdialos con atención. La mayoría de los fracasos de los proyectos se debe a suposiciones no comprobadas que resultaron ser erróneas.

3. Analiza la viabilidad desde diferentes perspectivas

Evalúa las áreas de viabilidad más relevantes del proyecto. No todos los proyectos requieren un análisis en profundidad de las cinco categorías, pero pasar por alto un aspecto importante puede dejar un punto ciego que haga fracasar la ejecución más adelante.

4. Compara las rutas más realistas que puedes seguir

La mayoría de los proyectos tiene más de un enfoque posible. Analiza las ventajas y los inconvenientes, como el coste, la complejidad, los plazos, el riesgo y el impacto esperado, para determinar qué ruta es más viable. Un proceso iterativo puede venir bien. Los equipos pueden ir ajustando sus opciones a medida que surge nueva información durante el estudio.

5. Convierte los hallazgos en una recomendación clara

Indica si el proyecto parece viable, qué condiciones podría ser necesario abordar primero y si el equipo debería seguir adelante, revisar el plan, realizar más pruebas o dar marcha atrás.

Qué incluir en un informe de estudio de viabilidad

Un informe formal de estudio de viabilidad permite a las partes interesadas ver los hallazgos de forma clara y organizada. La mayoría de los informes incluye estas secciones:

Consejos para emprender un estudio de viabilidad más eficaz

Un estudio de viabilidad solo resulta útil si revela conclusiones honestas y prácticas. Aquí ofrecemos algunos consejos que pueden ayudar a los equipos a sacar el máximo provecho del proceso:

• Céntrate primero en las cuestiones de viabilidad más importantes: prioriza las áreas que entrañen un mayor riesgo o incertidumbre en lugar de dar a todas el mismo peso.

• Básate en pruebas, no en suposiciones: fundamenta tus conclusiones en los datos, las investigaciones o las contribuciones directas que hayas obtenido por parte de los expertos en la materia.

• Garantiza que el alcance sea realista: un estudio de viabilidad orientado a responder a todas y cada una de las posible preguntas puede llevar mucho tiempo y desviarse del objetivo. Define lo que está dentro del alcance y cíñete a ello.

• Compara opciones realistas: evita comparar un escenario ideal con alternativas claramente inferiores. El objetivo es evaluar opciones que el equipo pueda llevar a cabo realmente.

• Haz una recomendación clara: las personas encargadas de tomar las decisiones necesitan una respuesta clara sobre si un proyecto es viable o no, o sobre si la viabilidad está supeditada a unas determinadas condiciones.

Usa los estudios de viabilidad para tomar mejores decisiones sobre los proyectos

Un estudio de viabilidad es una de las herramientas más prácticas que un equipo puede utilizar antes de comprometerse con un nuevo proyecto. Aporta estructura al proceso de evaluación, permite revelar los problemas a tiempo y ofrece a las partes interesadas las pruebas que necesitan para tomar decisiones fundamentadas.

Confluence ofrece a los equipos un lugar centralizado donde desarrollar, compartir y perfeccionar los estudios de viabilidad de principio a fin. Utiliza páginas y docs en vivo para elaborar el estudio de forma colaborativa. Para ello, podrás usar tablas destinadas a comparar las distintas opciones y restricciones en paralelo, plantillas para estandarizar el método de evaluación de los proyectos recurrentes de tu equipo y pizarras para hacer una primera lluvia de ideas y coordinar a las partes interesadas.

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