Cómo gestionar varios proyectos: consejos y trucos para hacer varias tareas como un profesional

Terminar un proyecto puede ser bastante difícil. ¿Pero gestionar varios proyectos? Eso puede ser como intentar freír un huevo mientras escribes un correo electrónico y te cepillas los dientes. Con los ojos cerrados.

Al hacer malabares con varios proyectos, hay innumerables piezas móviles (tareas, plazos, dependencias y entregas) que deben organizarse y supervisarse para evitar confusiones y garantizar que nada pase desapercibido.

Hacer un seguimiento de todas esas tareas diferentes (y a menudo contradictorias), los plazos de los proyectos, las partes interesadas y las entregas es suficiente para cortocircuitar el cerebro.

Este es un desafío clásico de la gestión de proyectos. Y se vuelve aún más difícil cuando el trabajo se distribuye entre herramientas desconectadas o se gestiona sin una forma clara de priorizar y supervisar el progreso entre los equipos.

Ahí es donde entra en juego la gestión del trabajo. En lugar de tratar cada proyecto como algo aislado, los flujos de trabajo ayudan a los equipos a conectar el progreso diario con resultados más amplios, manteniendo la visibilidad, la alineación y el impulso en varias iniciativas simultáneamente.

Cómo gestionar varios proyectos: cinco consejos para mantener la calma

Tenemos algunas estrategias para ayudarte a gestionar varios proyectos sin que te rompas (sí, como un huevo) por la presión. 

Estos consejos se han diseñado para ayudarte a gestionar varios proyectos simultáneamente y, al mismo tiempo, mantener el trabajo visible, priorizado y conectado entre equipos y flujos de trabajo.

1. Ten una actitud proactiva en la planificación de la capacidad

Planificar y programar un proyecto es relativamente sencillo desde el punto de vista de la capacidad. Sin embargo, si tienes varios proyectos en marcha al mismo tiempo, puedes acumular demasiado, sobre todo cuando no hay una visión compartida del trabajo entre los equipos.

Al fin y al cabo, esa entrega de un proyecto puede no parecer mucho trabajo... hasta que te das cuenta de que tienes otras tres tareas con el mismo plazo.

Todos los consejos y trucos del mundo no servirán de nada si ya no puedes soportar más carga para empezar. Es por esto por lo que la planificación de la capacidad proactiva es tan fundamental. Ayuda a garantizar que dispones del tiempo, la energía y los recursos necesarios para ofrecer un trabajo de calidad sin agotarte.

Jira ayuda a los equipos a planificar la capacidad de forma más realista, ya que proporciona visibilidad en tiempo real del trabajo en todos los proyectos y flujos de trabajo. En lugar de adivinar quién está sobrecargado, los equipos pueden ver dónde se acumula el trabajo y adaptarse pronto.

Con Jira, los equipos pueden:

• Visualizar el trabajo en varios proyectos mediante cronogramas y hojas de ruta

• Hacer un seguimiento de las dependencias para identificar los cuellos de botella antes de que se conviertan en impedimentos

• Supervisar la distribución de la carga de trabajo para evitar el incumplimiento de los plazos y el agotamiento

Cuando se gestionan varios proyectos, no se puede planificar de forma eficaz sin tener una visión completa y la planificación de la capacidad es donde esa visibilidad se amortiza más.

2. Organízate bien

Trabajar en varios proyectos a la vez supone una gran demanda de tiempo y energía mental. Lo último que quieres es hurgar en las cadenas de correo electrónico, buscar archivos o reunir actualizaciones de conversaciones dispersas.

Si tu cerebro está desorganizado, tus proyectos también lo estarán. Por eso necesitas un sistema centralizado en el que las tareas, los archivos, las conversaciones, los plazos y la propiedad coexistan.

Jira actúa como una única fuente de información fiable para el trabajo. Cada tarea se supervisa como una incidencia y se conecta a iniciativas y flujos de trabajo más amplios, por lo que no se pierde ni se duplica nada.

Con Jira, los equipos pueden:

• Dividir el trabajo en incidencias simplificadas que se transformen en metas más grandes

• Adjuntar diseños, documentación y debates directamente a las incidencias

• Personalizar los flujos de trabajo para reflejar cómo se trabaja realmente

• Hacer un seguimiento del progreso en varios proyectos sin perder el contexto

Cuando todo está en un solo lugar, la organización se centra menos en la memoria y más en el impulso.

3. Prioriza tareas y proyectos

Cuando gestionas varios proyectos a la vez, decidir en qué trabajar a continuación puede resultar abrumador. La priorización eficaz es la diferencia entre un progreso constante y una resolución de problemas constante. 

Y no se trata solo de la urgencia. Puedes priorizar el trabajo en función de los siguientes aspectos:

• Plazos: lo que vence primero.

• Dependencias: qué trabajo desbloquea a otro.

• Esfuerzo: adaptar las tareas al tiempo y los recursos disponibles.

• Impacto: centrarse en el trabajo que hace avanzar las metas clave.

Con la herramienta de gestión de tareas y proyectos adecuada, tu equipo prioriza con claridad al hacer que las dependencias, los impedimentos y el estado sean visibles en todos los proyectos. En lugar de confiar en tu instinto, el equipo puede ver cómo se relaciona el trabajo y qué es lo que necesita atención primero.

Busca funciones fundamentales, como la vinculación de incidencias, los campos de prioridad y las vistas entre proyectos, que facilitan la alineación de las tareas diarias con los flujos de trabajo y los objetivos empresariales más amplios. Si la priorización aún está poco clara, los marcos como la matriz de Eisenhower pueden ayudar. 

Combinar esos marcos con una herramienta de gestión de proyectos centralizada hace que sea mucho más fácil centrarse en el trabajo correcto en el momento adecuado.

4. Usa plantillas

Cuando varios proyectos compiten por tu atención, reinventar la rueda es la forma más rápida de perder tiempo y recursos.

Las plantillas ayudan a los equipos a avanzar más rápido al estandarizar el trabajo repetible. Mejoran la coherencia, reducen los errores y eliminan la toma de decisiones innecesarias, sobre todo cuando los proyectos siguen patrones similares.

Asegúrate de que tus plantillas de gestión de proyectos estén en varios niveles, desde la configuración de los proyectos hasta los tipos de incidencia y los flujos de trabajo. Esto facilita la puesta en marcha de nuevas iniciativas que se alineen con los flujos de trabajo existentes desde el primer día.

Los equipos pueden usar plantillas para lo siguiente:

• Estandarizar las estructuras y los flujos de trabajo de los proyectos

• Garantizar que no se omitan pasos importantes

• Agilizar la incorporación de nuevos proyectos o miembros del equipo

• Mantener la coherencia entre los equipos y las iniciativas

Las plantillas pueden parecer insignificantes, pero cuando haces malabares con varios proyectos, crean estabilidad, y esa estabilidad ahorra tiempo. 

¿Quieres empezar con una plantilla gratuita? Descubre todas tus opciones en la biblioteca de plantillas de Jira. 

5. Agrupa las tareas

Cuando tienes varios proyectos en marcha, es tentador saltar de una tarea a otra a medida que aparecen. Sin embargo, el cambio de contexto constante puede agotar la concentración y hacer que incluso una tarea simple parezca agotadora.

En su lugar, intenta agrupar tareas similares por lotes, independientemente del proyecto al que pertenezcan. Por ejemplo, puedes dedicar un bloque de tiempo a las revisiones, la planificación o las actualizaciones de estado.

 Jira simplifica la agrupación de tareas al permitirte filtrar y agrupar el trabajo por tipo, prioridad o estado en varios proyectos. De esta forma, puedes concentrarte sin dejar de progresar en varios flujos de trabajo.

Domina el malabarismo entre varios proyectos

Gestionar un solo proyecto es más sencillo. Sin embargo, la mayoría de los equipos no trabajan en esa realidad. Están pendientes de varias iniciativas, recursos compartidos y prioridades contrapuestas a la vez.

Por ese motivo, los equipos de éxito van más allá del seguimiento básico de las tareas y adoptan la gestión del flujo de trabajo. Con Jira, los equipos pueden mantener la visibilidad, alinear las prioridades y hacer que el trabajo avance, incluso a medida que aumenta la complejidad.

Puede que todavía parezca un acto circense saltando aros, redactando correos electrónicos y trabajando con los ojos vendados algunos días. Sin embargo, con flujos de trabajo claros, una priorización inteligente y el sistema adecuado, la gestión de varios proyectos se vuelve mucho más simple y menos caótica.