Cómo crear una cultura de intercambio de conocimientos
Ponle coto al acaparamiento de información y allana el camino para una comunicación abierta.
Buscar temas
¿Trabajas en un equipo realmente abierto? ¿O compiten los empleados de tu empresa entre sí para ver quién puede recopilar y acaparar más información?
El intercambio de conocimientos en el lugar de trabajo es el proceso de crear un espacio para la comunicación abierta sobre las victorias, las pérdidas y las lecciones que los empleados están experimentando colectivamente. Sin un entorno cómodo en el que los compañeros de equipo puedan compartir abiertamente, se pone en peligro el resultado real.
Simplificar la cultura empresarial para intercambiar conocimientos
Aunque puede llevar tiempo cambiar la cultura empresarial, la incorporación de las prácticas de intercambio de conocimientos adecuadas en la forma de trabajar de los equipos, la dirección y los empleados individuales te pondrá en la dirección correcta.
Diseñar la infraestructura de la empresa para el intercambio de conocimientos
Selecciona las herramientas adecuadas
Uno de los pilares fundamentales de la infraestructura de una empresa son las herramientas técnicas en las que se apoya para realizar su trabajo. Esto significa encontrar la combinación adecuada de software para orientar a la empresa hacia el intercambio de conocimientos. Las dos herramientas en las que nos apoyamos para el intercambio de conocimiento son Confluence (¡sorpresa!) y Slack.
Confluence
Utilizamos Confluence para crear blogs internos, compartir información, minimizar las reuniones, crear documentos de estrategia y planificación y ponernos al día de los éxitos, los fracasos y los aprendizajes en toda la empresa. Mantenemos todo nuestro trabajo abierto de forma predeterminada en lugar de bloquear el acceso con permisos automáticos, por lo que todos los empleados tienen acceso al conocimiento colectivo de la empresa.
You can create three different types of spaces to make your marketing knowledge base navigable:
- Team spaces ensure that each team has a space to focus on the work that is most relevant to their specific area. This means that product marketers can keep user research insights and positioning consolidated in their space; while performance marketers can compile campaign strategy, channel plans, and retros.
- Project spaces keep project-related information in one place. Cross-functional project teams can reference pages and work on their initiatives directly in Confluence, not having to email back and forth, where messages can easily get lost or overlooked.
Personal spaces store what individuals are working on. To-do lists and pages can be updated and polished before moving it to a shared space. This will help keep the collaboration documents centralized, rather than hosting every single team member’s individual work.
Slack
Al combinar Slack con Confluence, hemos eliminado la dependencia del correo electrónico (que a menudo ralentiza o detiene los procesos de comunicación abierta). El intercambio de ideas puede tener lugar en Slack y, luego, los comentarios posteriores se contextualizan en Confluence para la posteridad. Utilizar Slack como nuestra principal herramienta de chat nos permite intercambiar conocimientos de forma inmediata, y sintetizar esa información en Confluence garantiza que nunca se pierda.
Estas son las herramientas que funcionan de forma eficaz en Atlassian. Encontrar las herramientas que mejor funcionen para ti es fundamental para la productividad de tu equipo.
What’s great about labels is their versatility. Add them to Confluence pages, blog posts—or even attachments. You’re free to enter in whatever you want for the labels, categorizing them as you see fit.
For example, say you have documentation related to how email campaigns should be fun. Create a new label “email” in Confluence. Even if “email” doesn’t explicitly show up in specific pages or filenames, the tag will highlight them whenever someone searching for “email” wants to reference your marketing practices.
These labels don’t only apply to pages, either—you can also apply labels to spaces. The more your team grows, the more important it will be to establish space categories that make sense for internal groups—and labels help you manage them with a quick search.
AI-powered search in now also native in Confluence. Find the information you need without the frustrating manual labor of sifting through contextual information. You’re free to focus on work, neither needing to ask or answer questions about your documentation.
Transforma las reuniones para promover la conexión humana
Las reuniones son una realidad en cualquier lugar de trabajo, pero hay algunas formas prácticas de rediseñar las estructuras de las reuniones para promover la conexión, el intercambio y la apertura. Te recomendamos que empieces siempre las reuniones con una conversación informal: no pasa nada por hablar de lo que hicisteis el fin de semana anterior o del nuevo restaurante al que habéis ido a cenar.
El desarrollo de este tipo de prácticas permite a los miembros del equipo reconocer el lado humano del trabajo conjunto. El hecho de compartir a un nivel personal se reflejará en el estilo de trabajo del grupo y en su grado de comodidad.
Prueba esto: Reserva 10 minutos para implementar una estrategia para romper el hielo al principio de la reunión. Permitir que el equipo se ría y aprenda algo sobre los demás ayuda a que los empleados se sientan más relajados y cómodos para la posterior conversación de trabajo.
Organiza el espacio de tu oficina para fomentar el intercambio
Una de las cosas más prácticas que puedes hacer para apoyar el intercambio de conocimientos es pensar en el espacio físico. ¿Es incómodo, cerrado o restrictivo? Esto podría afectar a la capacidad de las personas para conectar e intercambiar conocimientos de forma significativa.
Te recomendamos que reorganices o diseñes el espacio de tu oficina teniendo en cuenta la apertura. Esto permite a los empleados celebrar reuniones rápidas en espacios comunes, aprender de personas a las que, normalmente, no estarían expuestos y entablar conversaciones de pie.
Estos pequeños pero impactantes cambios son formas sencillas de mejorar la dinámica de tu equipo y hacer que tus empleados se sientan cómodos. Una gran colaboración comienza con la confianza en tus compañeros de equipo, y una cultura de intercambio de conocimientos garantiza ese éxito.
Integrate with project management solutions
If your knowledge base doesn’t connect to other tools, is it centralized or siloed?
By integrating Confluence with the other tools your team uses the most, you keep your knowledge base responsive to your team’s evolving needs. Confluence provides the content and the context so you have everything you need to complete a project on your terms.
Here’s two examples of powerful Confluence integrations.
Using Trello and Confluence together, you can paste Trello links into Confluence with preview/edit features, allowing you to edit Trello tasks directly within Confluence. Or embed fully-interactive Trello boards on the Confluence page, ensuring your team can use the full range of Trello features within a Confluence knowledge base.
Integrating Confluence with Jira, you’ll be able to track Jira issues directly in Confluence. Keep the team aware of potential challenges right from within your knowledge base. Having Jira tasks on a Confluence page can also allow simple setups for future project timelines. Or you can use it to estimate launch dates and keep your team on track.
Create your living, breathing centralized knowledge base
It’s not that you don’t have a strong marketing plan. Sometimes, successful marketing comes down to getting an entire organization on the same page, all speaking with the same voice. You want to be more than a conversation. To set your brand messaging and marketing apart, you should be more like a stadium full of people cheering in unison.
But you can’t achieve that without internal communication. That begins with a centralized knowledge base for all of your brand and marketing insights. What branding messaging is working? What needs to be updated? Create a centralized knowledge base with Confluence and you can keep your team on the same page—and speaking with the same voice.