¿En qué consiste el inicio del proyecto? Pasos clave, entregas y consejos

Conclusiones principales

• Todo proyecto necesita un propósito claro antes de comenzar con el trabajo exhaustivo.

• El inicio es la primera fase del ciclo de vida del proyecto, durante la que los equipos evalúan si vale la pena llevar a cabo un determinado proyecto y definen su propósito a rasgos generales.

• Esta fase aborda una serie de entregas fundamentales, como el plan de negocio, la evaluación de la viabilidad, la lista de las partes interesadas y el acta del proyecto.

• La fase de inicio del proyecto no sustituye a la planificación, sino que ofrece el contexto y la aprobación necesarios para llevarla a cabo.

• Los equipos que se saltan la fase de inicio suelen enfrentarse a problemas de coordinación, confusiones con respecto al alcance y el desperdicio de esfuerzos más adelante.

El fracaso de la mayoría de los proyectos no radica en una mala ejecución, sino en que no deberían haberse aprobado desde un principio. El inicio es la primera fase de la gestión de proyectos y su principal objetivo es evitar que estos fracasen. Durante esta fase, los equipos deciden si vale la pena llevar a cabo el proyecto antes de destinar tiempo, presupuesto y personal a la elaboración de una planificación detallada.

Sigue leyendo para descubrir en qué consiste el inicio del proyecto, quién se encarga de él, por qué es importante y cómo abordarlo.

¿En qué consiste el inicio del proyecto?

El inicio es la primera fase del ciclo de vida del proyecto, durante la que los equipos evalúan su valor y viabilidad, definen su propósito e identifican a las partes que deben participar en él; todo ello antes de proceder con la elaboración de una planificación detallada. Durante esta fase, los equipos definen a grandes rasgos el alcance del proyecto, detectan los riesgos iniciales y desarrollan un entendimiento mutuo para decidir si el proyecto debe seguir adelante.

Comparación entre el inicio y la planificación del proyecto

Estas dos fases comparten ciertas similitudes; sin embargo, tienen propósitos diferentes. Aquí te presentamos una comparativa:

Durante la fase de inicio se analiza la viabilidad del proyecto, mientras que durante la planificación se tiene en cuenta todo lo necesario para llevarlo a cabo.

¿Quién se encarga del inicio del proyecto?

La responsabilidad del inicio del proyecto no siempre se atribuye a un mismo rol. La designación de un responsable u otro dependerá del tamaño del proyecto, la estructura de la organización y los promotores del trabajo. Estos son los roles que suelen participar:

• Promotor o responsable del proyecto: suele ser la persona que defiende la idea del proyecto y consigue la aceptación o financiación inicial necesaria para sacarlo adelante.

• Gerente del proyecto: por lo general, se encarga de coordinar las actividades de inicio, redactar la documentación inicial y mantenerlo todo organizado a medida que se consolida el proyecto.

• Partes interesadas interdisciplinares: son los representantes de los equipos implicados, que aportan diferentes perspectivas sobre la viabilidad, el impacto o las prioridades de la organización.

• Expertos en la materia: son personas con conocimientos especializados que ayudan a evaluar si la idea de proyecto es realista y técnicamente sólida.

• Equipo del proyecto: son los principales colaboradores. Estos quizás no lideren la fase de inicio, pero sus aportaciones contribuyen a definir el alcance y detectar posibles retos a tiempo.

¿Por qué es importante el inicio del proyecto?

Omitir la fase de inicio del proyecto puede verse como un ahorro de tiempo al principio, pero siempre termina saliendo caro. Te explicamos el porqué:

Aclara el propósito del proyecto

La fase de inicio ayuda a los equipos a definir el problema, las oportunidades o las metas del proyecto para que todo el mundo entienda su propósito antes de incidir en cómo llevarlo a cabo.

Confirma si vale la pena llevar a cabo el proyecto

Elaborar un plan de negocio y hacer un estudio de viabilidad durante la fase de inicio evita que los equipos dediquen tiempo a iniciativas que podrían resultar poco realistas o no aportar el suficiente valor.

Coordina a las partes interesadas desde el principio

Identificar a las partes interesadas durante el inicio del proyecto e involucrarlas antes de proceder con la elaboración de una planificación detallada reduce las posibilidades de que surjan imprevistos u obstáculos en las últimas fases.

Sienta las bases de la planificación del proyecto

La fase de inicio proporciona el contexto y la autorización necesarios para llevar a cabo la planificación. Si se omite esta fase, lo más probable es que los equipos pasen directamente a la asignación de recursos y la planificación sin tener una idea clara del propósito real del proyecto.

¿Qué se hace durante el inicio del proyecto? 5 pasos clave

Los detalles de la fase de inicio variarán según el proyecto, pero la mayoría de los equipos lleva a cabo un conjunto de actividades similares. Estos son los cinco pasos más habituales:

1. Definir el proyecto de forma general

Durante la fase de inicio, los equipos definen el propósito, los objetivos y el alcance general del proyecto. El objetivo es esclarecer las cuestiones principales con la suficiente antelación a fin de sentar las bases que guiarán el resto del proceso. Durante esta etapa, vale la pena atender a lo siguiente:

• ¿Qué problema, oportunidad o necesidad busca atender este proyecto?

• ¿Por qué se propone este proyecto ahora?

• ¿Qué se pretende lograr con el proyecto en última instancia?

• ¿Cómo sabremos a rasgos generales si lo hemos hecho bien?

• ¿A quién va dirigido el proyecto o a quién va a afectar?

• ¿Qué entra dentro del alcance en general?

• ¿Qué es lo que no está incluido en el alcance durante esta etapa?

• ¿Ya se ha establecido algún tipo de requisito o restricción importante?

• ¿Qué relación existe entre el proyecto y las prioridades generales de la empresa o del equipo?

• ¿Qué queda por aclarar antes de continuar con el proyecto?

2. Elaborar el plan de negocio

Los equipos evalúan la importancia y el valor que podría aportar el proyecto. Un buen plan de negocio asocia el proyecto con una necesidad real y proporciona a las partes interesadas la suficiente información como para que puedan evaluar si la inversión está justificada.

3. Evaluar la viabilidad

Los equipos evalúan si el proyecto es lo suficientemente realista como para seguir adelante con él. Para ello, tienen en cuenta la viabilidad técnica, la disponibilidad de recursos, el cronograma previsto y las restricciones que pueden afectar a la entrega.

4. Identificar a las partes interesadas

Los equipos identifican a todo aquel que esté implicado, se vea afectado o sea responsable del éxito del proyecto. Una tabla de RACI permite aclarar los roles desde el principio, con el objetivo de que haya menos confusiones una vez que dé comienzo la planificación y la ejecución.

5. Crear un acta o resumen del proyecto

Los equipos suelen crear un acta o un resumen que constituya, a grandes rasgos, una autorización formal para llevar a cabo el proyecto. Este documento recoge el propósito, el alcance, las partes interesadas y las restricciones del proyecto que se han identificado durante la fase de inicio. Con una plantilla de acta de proyecto podrás abordar este paso con mayor rapidez y coherencia.

Entregas esenciales de inicio del proyecto

La fase de inicio del proyecto suele abordar un pequeño conjunto de entregas que ayudan a las partes interesadas a decidir si el proyecto debe continuar. Aquí te mostramos la finalidad de cada una de ellas:

Consejos para garantizar que la fase de inicio del proyecto se desarrolle de forma fluida

Hasta los equipos con más experiencia podrán encontrar obstáculos durante la fase de inicio si la consideran como un mero trámite en lugar de como un punto de decisión. Estos consejos pueden ayudarte:

• Pon a prueba el propósito del proyecto: plantéate la pregunta de si el proyecto resuelve un problema real y contrastado o si, por el contrario, se ha concebido a raíz de una suposición o una solicitud que no se ha sometido a un análisis exhaustivo.

• Identifica las dependencias ocultas cuanto antes: los proyectos suelen parecer sencillos hasta que los equipos identifican otros sistemas, aprobaciones o procesos que los condicionan. Si identificas estos elementos durante la fase de inicio, podrás evitar que se produzcan costosos imprevistos durante la ejecución del proyecto.

• Establece un consenso en torno a los criterios de decisión antes de avanzar con el proyecto: los equipos deben acordar desde el principio los aspectos que justificarían la puesta en marcha del proyecto; por ejemplo, con respecto al valor esperado, la urgencia, la adecuación estratégica o los requisitos de recursos.

• Considera las entregas de la fase de inicio como herramientas de decisión, no como un mero trámite: documentos como el plan de negocio, la evaluación de la viabilidad o el resumen del proyecto deberían ayudar a las partes interesadas a decidir definitivamente si quieren proceder, revisar o pausar la iniciativa. Si nadie vuelve a pedirles opinión, significa que no están haciendo bien su trabajo.

• Evita centrarte desde un primer momento en la solución: los equipos suelen decantarse por la solución que les parece más adecuada antes obtener una visión completa del problema. La fase de inicio es el momento perfecto para bajar el ritmo y asegurarte de que el problema se ha formulado con claridad.

• Define el éxito a nivel empresarial, no solo a nivel de proyecto: aunque un proyecto se termine en el momento previsto y dentro del presupuesto, si no repercute en ninguna métrica relevante, no se podrá considerar un verdadero éxito.

• Evita que el alcance inicial se expanda demasiado rápido: durante las etapas iniciales, es normal hacer ciertos ajustes en el alcance, pero dejar que crezca de forma desmedida puede conllevar problemas para el proyecto más adelante.

Preguntas frecuentes sobre el inicio de los proyectos

¿Cuánto dura normalmente la fase de inicio de un proyecto?

La duración del inicio del proyecto dependerá de su tamaño, complejidad y riesgo. Una pequeña iniciativa interna podría estar lista en unos días, mientras que un proyecto grande e interdisciplinar podría suponer semanas de conversaciones con las partes interesadas y análisis de viabilidad.

¿Se puede sacar adelante un proyecto sin emprender una fase de inicio formal?

Algunos proyectos más pequeños se pueden sacar adelante con una versión simplificada de la fase de inicio, pero omitirla por completo puede generar confusiones más adelante. Incluso un breve resumen del propósito, el alcance y las partes interesadas del proyecto puede ayudar a evitar problemas de coordinación.

¿Cuáles son las señales que indican que un proyecto no está listo para superar la fase de inicio?

Estos son algunos indicios habituales de que el proyecto no está listo para superar la fase de inicio: 

• El equipo no puede explicar con claridad el problema que resuelve el proyecto.

• Las partes interesadas tienen opiniones contradictorias sobre el propósito o los resultados previstos.

• Hay dependencias que no se han resuelto, como aprobaciones pendientes o responsabilidades poco claras.

• Nadie ha evaluado si el proyecto es viable dados los recursos y plazos actuales.

¿La fase de inicio del proyecto solo se debe llevar a cabo en el caso de proyectos grandes o complejos?

En absoluto. Incluso en el caso de un proyecto pequeño puede resultar útil analizar el propósito del proyecto y quién debería participar en él. La diferencia radica en el nivel de formalidad que requiere el proceso en cada caso. En el caso de una gran iniciativa, es posible que necesites llevar a cabo un plan de negocio detallado, así como un análisis de las partes interesadas. Para un proyecto más pequeño, puede que solo necesites redactar un breve resumen y organizar una sesión rápida de coordinación.

¿Se puede cambiar el alcance del proyecto en la fase de inicio?

Sí. Uno de los objetivos de la fase de inicio es poner a prueba las suposiciones iniciales y ajustar el alcance en función de las conclusiones que hayan sacado los equipos a raíz de los análisis de viabilidad y las conversaciones con las partes interesadas. Es mejor que el alcance cambie durante el inicio que durante la entrega.

Sienta las bases para obtener mejores resultados en los proyectos

El inicio del proyecto ofrece a los equipos la oportunidad de definir el problema, evaluar si vale la pena llevar a cabo el trabajo, coordinar a las partes interesadas y documentar el propósito del proyecto antes de proceder con la elaboración de una planificación detallada. Si esta fase se ejecuta correctamente, el resto del proyecto seguirá un rumbo más claro, gozará de una mayor aceptación y se enfrentará a menos contratiempos por el camino.

Confluence facilita la gestión del inicio del proyecto desde un solo lugar. Las páginas y los docs en vivo pueden ayudarte a elaborar el resumen y el acta del proyecto, en las tablas puedes organizar la información sobre las partes interesadas o el alcance, con las plantillas puedes estandarizar la documentación relativa a la reunión de lanzamiento del proyecto y las pizarras pueden ayudar a los equipos a dar forma a las ideas antes de concretarlas.

Una vez completado el trabajo preliminar, Jira puede ayudarte a sacar adelante el trabajo, ya que permite convertir las ideas aprobadas en actividades con supervisión, establecer una conexión entre la documentación inicial del proyecto y la entrega y ofrecer a los equipos un procedimiento de traspaso más claro desde el inicio hasta la planificación y la ejecución. Empieza a utilizar Confluence y Jira para gestionar tu próximo proyecto, desde la concepción de la idea hasta el fin del trabajo.