Domina el proceso de toma de decisiones: una guía completa para un equipo con éxito
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¿Qué tienen en común los equipos con más éxito con los que has trabajado? Es probable que hayan trabajado bien juntos bajo una visión y una idea de equipo compartidas. Y es probable que tomaran buenas decisiones, en apariencia sin esfuerzo. Una toma de decisiones eficaz es fundamental para el éxito del equipo y del proyecto. Pero requiere preparación, confianza y las herramientas adecuadas.
En Atlassian, utilizamos Confluence como herramienta de gestión de conocimientos para respaldar nuestros procesos de toma de decisiones, desde la lluvia de ideas hasta la documentación de la decisión final.
La importancia de una toma de decisiones eficaz
Desde los proyectos hasta la planificación, una toma de decisiones eficaz requiere práctica y sienta las bases del éxito. Si bien las decisiones breves y rápidas ofrecen cierta flexibilidad, las decisiones de mayor impacto no son tan fáciles de revertir. Por ello, la valoración oportuna de las opciones, los riesgos y las oportunidades sería como un músculo que hay que ejercitar y desarrollar.
Independientemente de las técnicas que elijas y de cómo ejerzas tu estilo de liderazgo, también es importante conseguir el compromiso de todo el equipo y asegurarse de haber establecido procesos claros que puedas replicar de forma eficaz en el futuro.
Técnicas, estilos y enfoques de toma de decisiones
Conocer tu estilo en la toma de decisiones no te impedirá tomar decisiones informadas. Si bien todos confiamos hasta cierto punto en nuestra intuición personal y profesional, la toma de decisiones eficaz se basa en el análisis, la investigación y los hechos. Una encuesta de PwC a altos ejecutivos reveló que las organizaciones basadas en datos tienen tres veces más de probabilidades de ver mejoras en la toma de decisiones que las que confían menos en los datos.
Hay innumerables modelos de toma de decisiones que impulsan las elecciones informadas, y encontrar la técnica correcta depende de la composición del equipo y de tu estilo de liderazgo. Muchos equipos prefieren el análisis DAFO, que describe los puntos fuertes, los puntos débiles, las oportunidades y las amenazas de la decisión para evaluar las ventajas y los riesgos.
Initiation phase
The initiation phase marks the beginning of a project, with the project manager defining the scope and objectives. During this phase, it’s vital to align stakeholders on common goals and lay the foundation for a successful project.
Next, the project manager creates a project charter, outlining the purpose, goals, and scope of the project. This charter includes the following key information:
- Project purpose and justification
- Main objectives and deliverables
- Key stakeholders and team members
Initial schedule and budget estimates
The project manager also conducts a feasibility assessment to determine if the project is realistic and worthwhile.
Planning phase
During the planning phase, the project manager develops a detailed project plan and roadmap. This involves determining key scheduling details, resource allocation, and risks that could impact the project. The goal is to create a comprehensive map of how the team will execute the work.
Jira Product Discovery (JPD) helps gather and organize product ideas, features, and solutions, creating custom, up-to-date roadmaps that show which features the team will build, when, and why. JPD helps project managers identify and prioritize ideas or features that will have the most substantial impact on the project's success.
Execution phase
During the execution phase, the team puts the project plan into action. The project manager plays a key role in coordinating resources, including people, tools, and materials, while also ensuring the team is well-informed about their individual tasks and timelines.
Jira Software (JSW) and Jira Work Management (JWM) offer simplified project tracking and enable seamless project management across both software and business teams, all while accommodating each team's unique working style. Jira Software is an Agile project management tool, while Jira Work Management (JWM) is a collaboration tool that helps teams track work activities.
Jira provides end-to-end management of this critical stage. The platform handles the day-to-day demands of executing complex projects, freeing up teams to focus on delivering work rather than struggling with spreadsheets and disjointed tools.
With Jira Software and Jira Work Management, project managers can assign tasks, set deadlines, and automate reminders so nothing slips through the cracks. With all their work in one place, they can understand how each task impacts the timeline and budget. This allows for immediate adjustments to keep the project moving forward.
Monitoring and controlling phase
The monitoring and controlling phase involves regularly checking project progress and team performance to ensure everything adheres to the project plan.
During this phase, the project manager identifies any deviations from the plan and budget, determining the cause to take corrective action. Tools such as status reports, time tracking, budget reports, risk management plans, and stakeholder reviews make it easy to see the most important metrics and milestones. To make changes to the plan, team members should submit a change request for approval.
Closing phase
The closing phase marks the formal end of a project. During this phase, the focus is on getting final approvals and sign-offs, conducting a post-project review, identifying what went well, determining areas for improvement, and documenting lessons learned. These activities foster a culture of continuous learning and promote accountability and transparency.
Técnicas, estilos y enfoques de toma de decisiones
Conocer tu estilo en la toma de decisiones no te impedirá tomar decisiones informadas. Si bien todos confiamos hasta cierto punto en nuestra intuición personal y profesional, la toma de decisiones eficaz se basa en el análisis, la investigación y los hechos. Una encuesta de PwC a altos ejecutivos reveló que las organizaciones basadas en datos tienen tres veces más de probabilidades de ver mejoras en la toma de decisiones que las que confían menos en los datos.
Hay innumerables modelos de toma de decisiones que impulsan las elecciones informadas, y encontrar la técnica correcta depende de la composición del equipo y de tu estilo de liderazgo. Muchos equipos prefieren el análisis DAFO, que describe los puntos fuertes, los puntos débiles, las oportunidades y las amenazas de la decisión para evaluar las ventajas y los riesgos.
Los pasos que debes seguir en el proceso de toma de decisiones
El primer paso que debes dar a la hora de tomar una decisión es identificar el problema que tu equipo tiene que resolver. Crea una página de Confluence en la que puedas visualizar el problema y saber quién se encargará de solucionarlo. Al definir claramente el problema, todos sabrán qué decisión tienen que tomar y por qué. ¿Qué impacto tiene el problema? ¿Qué objetivos confirmarán que tu solución ha tenido éxito?
A continuación, desglosa el problema. Reúne información y datos que definan qué ha causado el problema o qué impide solucionarlo. Se pueden incluir estudios de mercado, datos de la empresa, información personal y noticias de actualidad. Crea una tabla que describa los riesgos y los beneficios de las posibles soluciones para preparar a tu equipo con antelación.
Anima a tu equipo a que revise esa síntesis y proporcione feedback desde el principio para que puedan identificar cualquier laguna u obstáculo existente antes de que desarrolles el problema. Quizás también puedan contribuir a tu investigación y ofrecerte otra información que no has tenido en cuenta.
Evalúa las opciones de tu equipo y utiliza un marco para tomar una decisión. Puede que necesites un esfuerzo conjunto o una evaluación adicional, y ahí es donde tu marco entra en juego. Puede que descubras que el marco que propusiste en un principio (p. ej., un análisis DAFO) no es lo suficientemente exhaustivo para la solución que necesitas. Anima a tu equipo a proponer el marco adecuado a través del cual la decisión sea transparente y que detalle las cargas de trabajo.
Cuando hayas tomado la decisión, utiliza herramientas de gestión de proyectos como Trello o Jira Work Management para implementarlo, probarlo y supervisarlo. Sigue documentando tu progreso en Confluence sobre la marcha para que puedas consultarlo en el futuro y replicar o iterar el rendimiento.
Técnicas, estilos y enfoques de toma de decisiones
Conocer tu estilo en la toma de decisiones no te impedirá tomar decisiones informadas. Si bien todos confiamos hasta cierto punto en nuestra intuición personal y profesional, la toma de decisiones eficaz se basa en el análisis, la investigación y los hechos. Una encuesta de PwC a altos ejecutivos reveló que las organizaciones basadas en datos tienen tres veces más de probabilidades de ver mejoras en la toma de decisiones que las que confían menos en los datos.
Hay innumerables modelos de toma de decisiones que impulsan las elecciones informadas, y encontrar la técnica correcta depende de la composición del equipo y de tu estilo de liderazgo. Muchos equipos prefieren el análisis DAFO, que describe los puntos fuertes, los puntos débiles, las oportunidades y las amenazas de la decisión para evaluar las ventajas y los riesgos.
Los pasos que debes seguir en el proceso de toma de decisiones
Marcos populares de toma de decisiones
DACI: utiliza este marco para trabajar con un equipo y tomar decisiones en grupo, identificando los roles del proceso, como el impulsor, el aprobador, los contribuidores y los destinatarios de la información. Utiliza los datos y los conocimientos contextuales para respaldar la decisión.
Contextualización de problemas: trabaja con tu equipo para identificar los enunciados que describan una solución concisa al problema de manera clara y colaborativa. Esto ayuda a centrarse en comprender y definir el problema, a la vez que consigues que todo el equipo comparta un mismo planteamiento. Luego, puedes reunir a un grupo selecto de partes interesadas para tomar la decisión correcta.
Concesiones: a veces, tomar la decisión correcta implica hacer concesiones. ¿Qué concesiones harías para tomar la decisión correcta? Trabaja con el equipo para identificar las restricciones, los impedimentos y las prioridades antes de iniciar el proyecto, para poder tomar decisiones antes de que surjan obstáculos.
Objetivos y resultados clave: toma decisiones con un objetivo en mente. Los objetivos y resultados clave están diseñados para un crecimiento continuo y pueden "marcar el norte" para seguir en la dirección adecuada a medida que tomas decisiones individuales durante un proyecto.
Toma de decisiones en Confluence
Independientemente del modelo que elijas, tu equipo puede colaborar para crear y documentar tu marco de toma de decisiones en Confluence. Tenemos plantillas para DACI, el análisis DAFO, una plantilla de decisiones de diseño y una tabla de votación, entre otras.
Toma de decisiones en Confluence
Independientemente del modelo que elijas, tu equipo puede colaborar para crear y documentar tu marco de toma de decisiones en Confluence. Tenemos plantillas para DACI, el análisis DAFO, una plantilla de decisiones de diseño y una tabla de votación, entre otras.