Planifica proyectos como los grandes

Un plan es algo más que tareas y fechas. Todo buen plan comienza formulando una serie de preguntas básicas y documentando las respuestas:

• ¿Cuáles son las metas y los objetivos?
• ¿Quiénes son las partes interesadas?
• ¿Cuál es el presupuesto?
• ¿Qué es lo que hay que entregar?
• ¿Quién está en el equipo del proyecto y qué función desempeñará?
• ¿Cuál es el plazo final? ¿Hay otros hitos?
• ¿Quién da feedback y la aprobación definitiva de las entregas?

Las respuestas a estas preguntas les darán a todos una visión general de lo que cabe esperar a medida que avanza el proyecto.

El siguiente paso consiste en decidir lo que necesitarás para hacerlo. Para empezar, piensa detenidamente cuánto esfuerzo se dedicará a cada tarea y quién tomará la iniciativa. Ten en cuenta a todos los recursos o proveedores ajenos a la empresa a los que puedes acudir. No te olvides del proceso de revisión, cuyo feedback y cuya aprobación necesitarás antes del lanzamiento.

Parece obvio, pero no debes planificar en secreto. Ponte en contacto con todos los proveedores y miembros del equipo para repasar el proyecto, obtener su aceptación y confirmar su compromiso con el cumplimiento de su cometido. Te ahorrarás una cantidad ingente e innecesaria de frustración y estrés si compruebas que todo el mundo esté poniendo de su parte.

Antes de esbozar un plan, tienes que conocer todos los hechos. Léete detenidamente la solicitud de propuestas, el alcance del trabajo o la descripción general del proyecto y toma notas. Haz todo esto de forma minuciosa. Documenta las decisiones y aclara todas las cuestiones pendientes, incluidas las siguientes:

• Las metas y los objetivos
• Las expectativas del cliente (o del promotor del proyecto)
• La composición del equipo del proyecto y el proceso de toma de decisiones
• Otras partes interesadas y sus expectativas

Llegados a este punto, también resulta útil identificar todos los posibles obstáculos o inquietudes:

• ¿Ha efectuado el equipo algún proyecto como este en el pasado? ¿Necesita soporte o formación adicionales?
• ¿Cuál es el plazo del proyecto? ¿Hay alguna incidencia que pueda afectar a la entrega final?
• ¿Cuál es la receptividad del cliente o el promotor del proyecto? ¿Afectará su planificación al cronograma general?

Dar respuesta a estas preguntas suele ser difícil, pero abordarlas con antelación te ahorrará en el futuro desagradables sorpresas que harán que te tires de los pelos.

Asimismo, date un minuto para reflexionar sobre cómo puedes de verdad lograr con creces tu objetivo. Aparte de lanzar el proyecto, ¿qué más puedes hacer para que tu proyecto supere ampliamente tus metas? (Remata los gofres con NutellaⓇ. Nadie te odiará por hacerlo).

En cuanto hayas trazado el plan del proyecto, consulta a los miembros del equipo para darle un tiento. Recuerda: Los miembros del equipo son expertos que saben cómo cumplir con su cometido, así que hazte un favor y pídeles consejo.

Esta es tu oportunidad para plantear tus ideas y desafiar a tu equipo para mejorarlas. ¿Existe alguna forma más rápida o más creativa de llevarlas a cabo? ¿Podemos simplificar el proceso de aprobación? ¿Necesitamos algo más?

Otra ventaja adicional de recurrir al equipo es que establece un ambiente abierto y receptivo al feedback para el proyecto. Además, genera confianza y entusiasma al equipo para trabajar juntos hacia un objetivo común.

En cuanto hayas incorporado las notas de tu equipo, estarás en condiciones de esbozar el plan detallado del proyecto. (Superconsejito: Prueba alguna herramienta en línea de planificación de proyectos). Incluye lo siguiente:

• Toda la información pertinente del proyecto, aunque parezca obvia: el nombre del cliente, el nombre del proyecto, el número de versión y la fecha de entrega
• Las entregas con las fechas de inicio y de finalización
• La persona responsable de cada tarea
• Las duraciones de las tareas y las dependencias
• Los detalles de las tareas y todas las notas aclaratorias
• Los riesgos o posibles obstáculos

A medida que tu equipo y tú os familiarizáis con el proceso, la planificación del proyecto aumentará su eficiencia, y los planes de tus proyectos serán más eficaces y poderosos. El hábito hace al monje, y la redacción de planes de proyectos no es ninguna excepción.

¿Aún no está listo? Te queda muy poquito. Basta con compartir el plan final con todos los proveedores y miembros del equipo para que puedan echar otro vistazo a sus responsabilidades y plazos. Confirma que las partes interesadas estén conformes con los objetivos generales, las entregas, el cronograma y el presupuesto.

¿Está todo el mundo a gusto? Cuando tengas su visto bueno, habrá llegado la hora de ponerse manos a la obra. Sin embargo, gracias a tu minucioso y reflexivo trabajo, puedes con eso y más.

El primer paso de la planificación estratégica del proyecto es desarrollar una declaración de principios y de objetivos. La declaración de principios define el objetivo final de una organización. Las buenas declaraciones de este tipo no solo explican lo que hace la organización día a día, sino también el mayor logro de la empresa. Debería inspirar a todos a imaginarse el máximo impacto de su trabajo.

Aquí tienes unos cuantos ejemplos de declaraciones de principios que lo clavan:

• Atlassian: Ayudamos a equipos de todo el planeta a utilizar el poder del software para contribuir al progreso de la humanidad.
• Alzheimer's Association: Un mundo sin la enfermedad de Alzheimer.
• Tesla: Crear la empresa automovilística más interesante del siglo XXI impulsando la transición mundial a los vehículos eléctricos.

En la otra cara de la moneda está la declaración de objetivos, con un enfoque más pragmático y práctico, que explica lo que hace una organización y cómo lo hace. La declaración de objetivos entra en detalles al aclarar el "quién", el "por qué" y el "qué" de una empresa.

Estas declaraciones de objetivos lo tienen todo:

• Make-A-Wish: El objetivo de Make-A-Wish International es conceder los deseos de niños y niñas con problemas médicos potencialmente mortales a fin de enriquecer la vivencia humana con esperanza, fuerza y alegría.
• Starbucks: Inspirar y nutrir el espíritu humano: persona a persona, taza a taza y barrio a barrio.
• Southwest Airlines: El objetivo de Southwest Airlines es la dedicación a la máxima calidad en la atención al cliente, que ofrecemos aportando una sensación de calidez, de amabilidad, de orgullo individual y de espíritu corporativo.

A medida que una organización crece y alcanza hitos, los líderes pueden combinar las declaraciones de principios y de objetivos en una declaración más amplia e inspiradora.

Una vez establecidas las declaraciones de principios y de objetivos, llega el momento de averiguar qué hacer realmente al respecto. ¡Hora de fijarse objetivos!

Obviamente, los objetivos son fundamentales para el éxito de cualquier negocio: cuesta bastante llegar a tu destino si no sabes por dónde vas. Cuando vayas a crear tus objetivos, plasma tus declaraciones de principios y de objetivos en una nota adhesiva y pégala a tu monitor para no olvidarte de alinearlas en un camino cohesionado hacia el futuro.

Puede que hayas llegado a tu objetivo a través de un sueño de infancia, de una estimulante lluvia de ideas (hablaremos más sobre eso posteriormente), de una necesidad financiera o de una corazonada. Vamos, en esencia, por cualquier derrotero. Por consiguiente, los objetivos pueden variar en gran medida, pero los siguientes son algunos de los más habituales:

• Aumentar la productividad
• Reducir los gastos continuos
• Mejorar la atención al cliente
• Ampliar el reconocimiento de la marca
• Llegar a un consenso para la temperatura de la oficina

Las metas empresariales son las acciones mensurables que tienes que llevar a cabo para alcanzar tus objetivos. Ayudan a tus empleados a entender lo que esperas de ellos.

Por ejemplo, si uno de tus objetivos es mejorar la atención al cliente, las metas podrían ser ampliar el personal de atención al cliente o implementar una nueva política que garantice que a los clientes se les devuelva la llamada al cabo de un periodo especificado.

Con los objetivos claros y firmes que acabas de establecer para tu empresa, todos pueden fijarse sus propias metas para cumplirlos. De este modo, todos los empleados trabajan en la misma dirección, pero adoptan vías distintas para llegar a la misma línea de meta.

A continuación, debes convertir los objetivos y las metas en un plan de acción, lo que significa que tendrás que descomponer los objetivos a largo plazo en hitos específicos y factibles. A partir de ahí, puedes crear una hoja de ruta más detallada que señale las actividades diarias que debes priorizar.

Un buen plan de acción incluye todo lo que tu empresa necesita para hacer las cosas en detalle como, por ejemplo:

• Quién lidera el trabajo
• Cuáles son los equipos implicados
• Las tareas y responsabilidades
• Las inversiones necesarias
• Los hitos principales

Con el tiempo, los detalles podrían cambiar y evolucionar, pero disponer de un plan concreto aporta claridad y dirección, tanto al equipo que hace el trabajo pesado como a la organización en general.

¿No odias cuando te presionan para lanzar un proyecto, pero has caído de lleno en un pozo sin fondo para conseguir la aprobación? Todos nos hemos enfrentado a obstáculos que consisten simplemente en esperar a que alguien (¡quien sea!) diga que hay que hacer tal o cual cosa. Puedes evitar estos impedimentos en tu empresa delegando a diversos niveles de la organización, lo que autoriza para tomar decisiones con rapidez y para sacar el trabajo adelante.

Si bien la mayoría de los responsables de tomar decisiones son los líderes de equipo (sobre todo a la hora de dar el último visto bueno), el resto del grupo debería tener mucha influencia. Los mejores responsables de tomar decisiones colaboran con los expertos y las diversas perspectivas del equipo, y los reciben con agrado. Asimismo, nunca se olvidan de planificar para evitar imprevistos, ni de crear un plan B y C para que todos puedan cambiar de rumbo con rapidez si las cosas se ponen feas.

Estos diagramas (a los que también se les llama "diagramas de raspa de pescado" "diagramas de Ishikawa") ayudan a encontrar problemas antes de que sea demasiado tarde. Un diagrama de causa y efecto muestra la relación existente entre todos los factores que conducen a una situación. Identifica las causas destacadas, las descompone en causas secundarias y señala los posibles resultados.

Los diagramas de causa y efecto son una herramienta excelente para gestionar los riesgos, pero no incluyen ningún elemento subjetivo como la probabilidad o la gravedad. Solo examinan los hechos.

En proyectos grandes y complicados con muchas actividades en marcha al mismo tiempo, un análisis del camino crítico puede ser superútil. Para encontrar tu camino crítico, examina la actividad más larga de tu plan y cronometra el tiempo que necesitas para realizarla de principio a fin. Entender cuáles son las tareas críticas y las no críticas evita problemas técnicos con los plazos y los cuellos de botella en los procesos. Es una técnica excelente para gestionar proyectos grandes con varias dependencias, pero puede ser demasiado compleja para proyectos de menor tamaño.

Un diagrama de Gantt es un tipo de gráfico de barras que ilustra la planificación de un proyecto. Muestra una lista de tareas en el eje vertical y los intervalos de tiempo en el eje horizontal para ayudarte a planificar, coordinar y monitorizar tareas concretas. También sirve como representación gráfica del progreso que se puede utilizar en informes sobre el estado. Un diagrama de Gantt resulta útil para casi cualquier proyecto, ya que te permite "ver" fácilmente todo el trabajo de principio a fin y, si es preciso, pasar al plan B.