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Projekte planen wie ein Profi

Dein Master-Plan, wenn du ihn brauchst

Figuren, die eine Blaupause zeichnen

Was ist Projektplanung? Bei der Projektplanung werden Kosten, der Projektumfang und der Zeitplan für ein Projekt identifiziert, priorisiert und zugewiesen, um dieses pünktlich und innerhalb des Kostenrahmens abschließen zu können.

Nehmen wir einmal an, du möchtest Waffeln backen. Weil du das schon einmal gemacht hast, kannst du bei der Zubereitung etwas improvisieren. (Wir wollen aber nicht den Aufwand herunterspielen, der für diese Leckerei nötig ist.) Du weißt, dass du etwas Mehl, Eier, Zucker, Milch, Butter und ein Waffeleisen dafür brauchst. Aber für wen backst du die Waffeln? Für dich selbst? Oder für vier Personen, von denen eine keine Laktose und eine andere kein Gluten verträgt?

Selbst etwas so Alltägliches wie das Frühstück kann von etwas Vorplanung profitieren – und komplizierte Angelegenheiten wie die Entwicklung einer App, der Umzug eines Büros oder die Überarbeitung deines Verkaufsprozesses erst recht. Du musst dafür etwas Abstand nehmen und nicht nur herausfinden, was erledigt werden muss, sondern auch wie, wann und warum.

Was ist Projektplanung?

Bei der Projektplanung wird alles durchdacht und organisiert, was du für eine möglichst schnelle und gründliche Erledigung deiner Arbeit benötigst. Sie deckt nicht nur das Ziel, den Umfang, die Aufgaben und Ressourcen ab, sondern auch die Festsetzung eines Budgets und eines Zeitplans. All das musst du zu Beginn eines Projekts erledigen, um sicherzustellen, dass es reibungslos abläuft.

Die Projektplanung ist eine Phase des Projektmanagements, bei der ein Projekt vom Anfang bis zum Ende begleitet wird. Das Projektmanagement umfasst fünf Phasen: Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Abschluss.

Vielleicht hast du auch schon von der "strategischen Projektplanung" gehört, die sich von der allgemeineren "Projektplanung" unterscheidet. Die strategische Projektplanung erfolgt in der Regel auf höchster Ebene und umfasst die Festlegung von Unternehmenszielen und -prioritäten, die Verbesserung von Betriebsabläufen und die Führung der Mitarbeiter entsprechend der Mission, der Vision und den Werten des Unternehmens.

Egal, ob es sich um Strategie- oder Projektplanung handelt – du brauchst eine klare, leicht zugängliche und verständliche Roadmap, der jeder in deinem Unternehmen folgen kann.

So erstellst du einen Projektplan

Klemmbrett mit Liste

Auch wenn wir Gefahr laufen, gleich alle sehr hungrig zu werden, kommen wir noch einmal auf das Waffelbeispiel zurück. Wir wissen, dass du ein Meisterkoch bist, aber selbst ein Sternekoch würde zustimmen, dass für die gehobene Küche neben dem Essen noch andere Elemente eine Rolle spielen.


All diese anderen Komponenten und spezifischen Details (Erstellen einer Einkaufsliste, Tischdekoration, Einladung von Gästen) gehören ebenfalls zu deinem Projektplan. Er ist die zentrale Informationsquelle für alle deine Projektaktivitäten. Die Erstellung eines Projektplans ist relativ einfach, erfordert aber etwas Zeit und Überlegung.

1. Lege das "wer", "was" und "wie" fest.

Ein Plan besteht aus mehr als Aufgaben und Terminen. Ein guter Plan beginnt damit, einige wichtige Fragen aufzuwerfen und die Antworten zu notieren:

  • Wie lauten die Projektziele?
  • Wer sind die Stakeholder?
  • Wie hoch ist das Budget?
  • Welches sind die Liefergegenstände?
  • Wer ist im Projektteam und welche Rolle spielen die Mitglieder?
  • Was ist der Endtermin und gibt es noch andere Meilensteine?
  • Wer gibt Feedback und erteilt die endgültige Genehmigung für die Liefergegenstände?

Die Antworten auf diese Fragen bieten allen eine Übersicht darüber, was im Laufe des Projekts zu erwarten ist.

2. Finde heraus, was du brauchst.

Glühbirne

Entscheide im nächsten Schritt, was du zur Erledigung der Aufgabe benötigst. Denke erst einmal darüber nach, wie hoch der Aufwand für jede Aufgabe sein wird und wer dafür die Verantwortung übernimmt. Berücksichtige alle Ressourcen oder Anbieter außerhalb des Unternehmens, die du einbinden kannst. Vergiss auch den Überprüfungsprozess nicht und wessen Feedback und Genehmigung du brauchst, bevor du das Projekt liefern kannst.

Achte darauf, dass du nicht ins Blaue planst! Wende dich an alle Teammitglieder und Anbieter, um das Projekt zu besprechen, ihre Unterstützung zu erhalten und ihre Zusage einzuholen, dass sie ihre Aufgaben erfüllen werden. Du vermeidest viel unnötigen Frust und Stress, wenn du sicherstellst, dass alle ihren Beitrag leisten.

3. Recherchieren, recherchieren, recherchieren.

Bevor du einen Plan erstellst, musst du alle Fakten kennen. Lies dir die Ausschreibung, den Arbeitsumfang oder die Projektübersicht durch und mache Notizen. Sei dabei gründlich. Dokumentiere Entscheidungen und kläre alle offenen Fragen wie diese:

  • Projektziele
  • Erwartungen des Kunden (oder Projektsponsors)
  • Zusammensetzung des Projektteams und Entscheidungsfindungsprozess
  • Weiterer Stakeholder und ihre Erwartungen


An dieser Stelle ist es auch sinnvoll, mögliche Hindernisse oder Bedenken zu identifizieren:

  • Hat das Team in der Vergangenheit schon einmal ein ähnliches Projekt abgewickelt? Braucht es zusätzliche Unterstützung oder Schulungen?
  • Wie lautet die Frist für das Projekt und gibt es Probleme, die sich auf die endgültige Lieferung auswirken könnten?
  • Wie reaktionsschnell ist der Kunde oder Projektsponsor und wird sich deren Zeitplan auf die allgemeine Terminierung auswirken?

Das sind ziemlich schwierige Fragen. Wenn du diese aber vorzeitig klärst, ersparst du dir später unnötiges Kopfzerbrechen.

Nimm dir außerdem ein wenig Zeit, um darüber nachzudenken, wie du dem Projektabschluss noch ein Sahnehäubchen aufsetzen kannst. Was könntest du neben der Lieferung des Projekts noch tun, damit es so richtig glänzen kann? (Bestreiche die Waffeln mit NutellaⓇ. Darüber hat sich noch niemand beschwert.)

4. Erstelle eine Übersicht.

Nachdem du deine Recherchen geprüft und die wichtigsten Fragen auf deiner Liste geklärt hast, solltest du eine Übersicht zu deinem Projektplan erstellen. Der erste Entwurf kann einfach sein, sollte jedoch Folgendes enthalten:

  • Liefergegenstände und damit verbundene Aufgaben
  • Zeitrahmen
  • Benötigte Ressourcen
  • Eventuelle Annahmen
  • Genehmigungsprozess

5. Teile dein Team neu ein.

Sprechblasen

Sobald du den Projektplan skizziert hast, gibst du ihn an die Teammitglieder weiter, um deren Meinung dazu einzuholen. Denke daran: Deine Teammitglieder sind Experten, die wissen, was Sache ist. Tu dir also selbst einen Gefallen und frage sie um Rat.

Das ist deine Chance, um deine Ideen zu lancieren und dein Team aufzufordern, sie zu verbessern. Gibt es einen schnelleren oder kreativeren Weg, um dies zu erreichen? Können wir den Genehmigungsprozess vereinfachen? Brauchen wir noch etwas anderes?

Der Austausch mit dem Team bringt im Übrigen einen weiteren Vorteil mit sich: Er sorgt von Anfang an für eine offene Projektatmosphäre, in der Feedback erwünscht ist. Er schafft zudem Vertrauen und begeistert das Team dafür, zusammen auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten.

6. Rekapituliere.

Nachdem du die Notizen deines Teams hinzugefügt hast, kannst du den detaillierten Projektplan erstellen. (Profi-Tipp: Probiere es mit einem Online-Projektplanungstool.) Schließe folgende Angaben mit ein:

  • Alle relevanten Projektinformationen, auch wenn dieser Punkt offensichtlich erscheint: Kundenname, Projektname, Versionsnummer und Lieferdatum
  • Liefergegenstände mit Start- und Enddatum
  • Die Person, die für jede Aufgabe verantwortlich ist
  • Aufgabendauer und -abhängigkeiten
  • Aufgabendetails und erklärende Notizen
  • Risiken oder potenzielle Hindernisse

Wenn du und dein Team sich mit dem Prozess vertraut machen, wird die Projektplanung effizienter und deine Projektpläne werden effektiver und wirksamer. Übung macht den Meister und dasselbe gilt für das Schreiben von Projektplänen.

7. Teile deinen Projektplan und lasse ihn dir genehmigen.

Ist er jetzt fertig? Fast. Du musst nur noch den endgültigen Plan mit allen Teammitgliedern und Anbietern teilen, damit diese ihre Verantwortlichkeiten und Fristen noch einmal einsehen können. Lasse dir bestätigen, dass die Stakeholder mit den Gesamtzielen, den Liefergegenständen, dem Zeitplan und dem Budget einverstanden sind.

Sind alle zufrieden? Sobald du die Genehmigung erhalten hast, kannst du den Projektplan umsetzen. Nachdem du gründliche Vorarbeit geleistet hast, wird das sicher klappen.

Geh aufs Ganze mit strategischer Projektplanung

Vorlage

Wir haben die strategische Projektplanung vorhin schon einmal angesprochen. Jetzt werden wir tiefer in das Thema einsteigen. Obwohl nicht jeder Projektplan eine allgemeine strategische Planung erfordert, kann dir der Ansatz manchmal dabei helfen, neue Ideen zu entwickeln und Lösungen für deine Herausforderungen besser zu erkennen. Stelle es dir vor, wie das Aufräumen deiner Arbeitsplatte, bevor du mit dem Kochen beginnst.

Vision und Mission Statements

Der erste Schritt der strategischen Projektplanung ist die Entwicklung eines Vision und Mission Statements. Ein Vision Statement definiert das ultimative Ziel eines Unternehmens. Ein gutes Statement beschreibt nicht nur, was das Unternehmen tagtäglich macht, sondern auch, was sein größtes Ziel ist. Es sollte jeden dazu inspirieren, sich das beste Resultat der eigenen Arbeit vorzustellen.

Hier sind einige Beispiele für gelungene Vision Statements:

  • Atlassian: Wir wollen Teams auf der ganzen Welt helfen, die Menschheit durch Software voranzubringen.
  • Alzheimer's Association: Wir wünschen uns eine Welt ohne Alzheimer.
  • Tesla: Wir wollen das überzeugendste Automobilunternehmen des 21. Jahrhunderts aufbauen, indem wir weltweit den Umstieg auf Elektrofahrzeuge fördern.

Auf der anderen Seite steht das Mission Statement, eine fundiertere und handlungsorientierte Aussage, die den Zweck und die Vorgehensweise eines Unternehmens beschreibt. Ein Mission Statement geht auf das Wesentliche ein, indem es das "wer", "warum" und "was" eines Unternehmens klärt.

Diese Mission Statements erfüllen alle Kriterien:

  • Make-A-Wish: Die Mission von Make-A-Wish International besteht darin, Herzenswünsche von Kindern mit lebensbedrohlichen Erkrankungen zu erfüllen, um ihr Leben durch Hoffnung, Stärke und Freude zu bereichern.
  • Starbucks: Wir möchten Menschen Tasse für Tasse und in jeder Umgebung inspirieren und fördern.
  • Southwest Airlines: Die Mission von Southwest Airlines ist das Engagement für besonders hochwertigen Kundenservice, der mit Herzlichkeit, Freundlichkeit, Stolz und Unternehmensgeist geleistet wird.

Wenn ein Unternehmen wächst und Meilensteine erreicht, können Führungskräfte diese Vision und Mission Statements zu einem größeren, inspirierenden Statement zusammenfassen.

Ziele

Wenn du deine Vision und Mission Statements geklärt hast, solltest du herausfinden, wie du diese tatsächlich umsetzen kannst. Lege jetzt deine Ziele fest!

Ziele sind für den Erfolg eines Unternehmens ganz offensichtlich von entscheidender Bedeutung. Es ist aber recht schwierig, ein Ziel zu verfolgen, das noch nicht feststeht. Wenn du deine Ziele festlegst, klebst du deine Mission und Vision Statements auf einem Notizzettel an den Monitor. So hast du sie stets vor Augen und wirst daran erinnert, dass du sie auf deinem weiteren Weg konsequent verfolgst.

Vielleicht steckt hinter der Idee zu deinem Ziel ein Kindheitstraum, eine anregende Brainstorming-Sitzung (mehr dazu später), finanzielle Gründe oder einfach dein Bauchgefühl. Beweggründe für Ziele gibt es viele. Sie können infolgedessen sehr unterschiedlich sein, hier sind einige gängige Ziele:

  • Produktivitätssteigerung
  • Niedrigere laufende Kosten
  • Verbesserter Kundenservice
  • Erweiterung der Markenbekanntheit
  • Eine Bürotemperatur finden, die alle als angenehm empfinden

Geschäftsziele

Geschäftsziele sind die messbaren Maßnahmen, die du zur Erreichung deiner Ziele ergreifen musst. Sie helfen deinen Mitarbeitern zu verstehen, was du von ihnen erwartest.

Wenn beispielsweise die Verbesserung des Kundenservice ein Ziel ist, könnte man das Kundenservicepersonal aufstocken oder eine neue Richtlinie umsetzen, die garantiert, dass Kunden innerhalb eines bestimmten Zeitraums einen Rückruf erhalten werden.

Mithilfe der klaren und verbindlichen Unternehmensziele, die du gerade festgelegt hast, kann jeder seine eigenen Ziele festlegen und erreichen. Auf diese Weise ziehen alle Mitarbeiter am selben Strang, gehen aber unterschiedlich vor, um dasselbe Ergebnis zu erreichen.

Als Nächstes musst du die Ziele in einen Aktionsplan umformulieren. Das heißt, du gliederst langfristige Ziele in spezifische, erreichbare Meilensteine auf. Davon ausgehend kannst du eine detailliertere Roadmap mit den täglichen Aktivitäten erstellen, die du priorisieren solltest.

Ein guter Aktionsplan enthält im Detail alles, was dein Unternehmen braucht, um Aufgaben zu erledigen, wie zum Beispiel:

  • Wer leitet das Projekt?
  • Welche Teams sind beteiligt?
  • Aufgaben und Zuständigkeiten
  • Erforderliche Investitionen
  • Wichtige Meilensteine

Im Laufe der Zeit können sich die einzelnen Elemente ändern und weiterentwickeln. Ein konkreter Plan bietet aber Klarheit und eine Richtung für das Team, das die eigentliche Arbeit erledigt, und das Unternehmen als Ganzes.

Entscheidungsfindung

Kannst du es eigentlich auch nicht leiden, wenn du endlich mit einem Projekt starten willst, aber ewig warten musst, bis du grünes Licht bekommst? Wir mussten sicher alle schon einmal auf eine Person (irgendeine!) warten, die uns das Okay gibt. Dieses Hemmnis lässt sich vermeiden, indem du die Verantwortung auf verschiedene Unternehmensebenen überträgst und sie dazu befugst, schnell Entscheidungen zu treffen und Aufgaben zu erledigen.

In den meisten Fällen sind die Entscheidungsträger zwar die Teamleiter, insbesondere wenn es um endgültige Entscheidungen geht, aber auch der Rest des Teams sollte ein hohes Maß an Einfluss haben. Die besten Entscheidungsträger arbeiten mit Teams zusammen und schätzen ihre unterschiedlichen Fachkenntnisse und Ansichten. Sie rechnen auch mit dem Unerwarteten und erstellen einen Plan B und C, damit jeder schnell eine andere Richtung einschlagen kann, falls etwas schiefgehen sollte.

Geh aufs Ganze mit strategischer Projektplanung

Schreibgeräte

In der Küche könnten der Pürierstab und ein Waffeleisen deine bevorzugten Werkzeuge sein. Wenn du Projekte planst, sind Brainstorming-Sitzungen oder das Erstellen von Gantt-Diagrammen wahrscheinlich sinnvoller. Und das sind die Gründe.

Brainstorming

Brainstorming ist eine Gruppenübung, bei der neue Ideen generiert oder Lösungen für Probleme gefunden werden sollen. Es ist eine kollaborative Methode, die spontane und kreative Ideen fördert.

Wenn du eine Brainstorming-Sitzung durchführst, solltest du brillante Fachexperten und Freidenker einbeziehen, die im Handumdrehen erstaunliche Konzepte entwickeln können. Bevor du aber den Ideen freien Lauf lässt, legst du einige Grundregeln fest, um mehr Offenheit zu erreichen: Kritisiere niemals Vorschläge anderer Mitarbeiter, baue Vorschläge der anderen weiter aus, lege den Schwerpunkt auf Quantität vor Qualität usw.

Der Nachteil von Brainstorming-Sitzungen besteht darin, dass am Ende Vorschläge herauskommen, die zu sehr ins Blaue schießen oder allzu abgehoben sind – und das ist auch in Ordnung! Schaue dir nach der Sitzung die Ergebnisse an und wähle die Ideen aus, die du noch verfeinern möchtest.

Ursache-Wirkungs-Diagramme

Diese Diagramme, die manchmal auch als Fishbone- oder Ishikawa-Diagramme bezeichnet werden, helfen dir dabei, Probleme zu erkennen, bevor es zu spät ist. Ein Ursache-Wirkungs-Diagramm zeigt die Beziehung zwischen allen Faktoren, die zu einer bestimmten Situation führen. Es identifiziert bedeutende Ursachen, gliedert sie in Unterursachen und weist auf mögliche Ergebnisse hin.

Ursache-Wirkungs-Diagramme sind ein hervorragendes Werkzeug für das Risikomanagement, berücksichtigen jedoch keine subjektiven Elemente wie Wahrscheinlichkeit oder Schweregrad. Damit werden nur die reinen Fakten betrachtet.

Analyse des kritischen Pfads

Bei großen, komplizierten Projekten mit vielen gleichzeitigen Aktivitäten kann eine Analyse des kritischen Pfads extrem hilfreich sein. Finde deinen kritischen Pfad, indem du dir die am längsten dauernde Aktivität in deinem Plan ansiehst und die Zeit misst, die du von Anfang bis Ende benötigen wirst. Wenn du weißt, was kritische und unkritische Aufgaben sind, kannst du Pannen mit dem Zeitplan und Prozessengpässe vermeiden. Diese Methode ist hervorragend für das Management von großen Projekten mit mehreren Abhängigkeiten geeignet, kann für kleinere Projekte jedoch zu komplex sein.

Gantt-Diagramme

Ein Gantt-Diagramm ist eine Art Balkendiagramm zur Veranschaulichung eines Projektplans. Es führt die Aufgaben auf der vertikalen Achse und Zeitintervalle auf der horizontalen Achse auf, um dir bei der Planung, Koordination und Nachverfolgung von bestimmten Aufgaben zu helfen. Das Diagramm ist zudem eine visuelle Darstellung deines Fortschritts, die in Statusberichten verwendet werden kann. Ein Gantt-Diagramm ist für fast jedes Projekt hilfreich, da es einen einfachen Überblick über den gesamten Auftrag vom Anfang bis zum Ende bietet. Bei Bedarf kannst du auch auf einen Plan B umschwenken.

So kann Projektplanungssoftware helfen

Die Projektplanung kann ein langer, manueller Prozess sein. Zum Glück gibt es Technologielösungen, die den Vorgang deutlich vereinfachen. Auswahl gibt es genug, aber um dir künftige Problem zu ersparen, sollte das Projektplanungstool die folgenden wesentlichen Funktionen beinhalten:

  • Robuste Tools, die dir bei der Organisation, Nachverfolgung und Verwaltung von Projekten helfen
  • Flexible Vorlagen zum Erstellen von Besprechungsnotizen bis hin zu Produktanforderungen
  • Eine intuitive Benutzeroberfläche, mit der du deine Arbeit organisieren und mit deinem Team teilen kannst
  • Eine Suchfunktion, mit der du benötigte Informationen und Ressourcen problemlos finden kannst
  • Einen offenen und gemeinsam nutzbare Arbeitsbereich, der die Zusammenarbeit fördert und Feedback unterstützt

Wenn du diese Tipps und Tricks zur Projektplanung jetzt gleich anwenden willst, aber unsicher bist, wo du anfangen sollst, kann dir eine Projektplanungsvorlage als Orientierung dienen. Lade unsere kostenlose Projektplanungsvorlage herunter, die dir dabei hilft, dein nächstes Projekt zu definieren, zu verwalten und nachzuverfolgen sowie Stakeholder auf dem Laufenden zu halten.

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