Fallstudie: Spokeo schafft die Voraussetzungen für Innovation
Durch optimierte Geschäftspraktiken und zentral verfügbare Daten konnte Spokeo die Zusammenarbeit stärken und bessere Ergebnisse erzielen.
Eine gute Voraussetzung für Innovation sind reibungslose tägliche Arbeitsabläufe.
Im Jahr 2015 hatte sich Spokeo genau dies zum Ziel gesetzt. Das Unternehmen aus Pasadena (Kalifornien, USA) betreibt eine "Personensuchmaschine", die digitale Datensätze zu Profilen zusammenfasst. Gewünscht waren Verbesserungen der Geschäftsprozesse für eine optimierte funktionsübergreifende Zusammenarbeit und Produktivität. Die Lösung war eine Kombination aus Änderungsmanagementtechniken und Software für den Wissensaustausch. Auf diese Weise wurde das Arbeitsmanagement so effektiv verbessert, dass das Führungsteam von Spokeo schon lange vor Ausbruch der COVID-19-Pandemie (und der damit verbundenen Umstellung auf die Arbeit im Homeoffice) in Betracht zog, flexibles Arbeiten zu ermöglichen.
Zu viele Plattformen
Bis dato hat Spokeo 15 Milliarden digitale Datensätze zu 600 Millionen Profilen zusammengestellt, die pro Monat von 15 Millionen Kunden durchsucht werden. Zu Beginn der 2010er-Jahre fiel dem Unternehmen auf, dass sich paradoxerweise die interne Suche nach Daten und deren gemeinsame Nutzung schwierig gestalteten, weil ein ganzer Flickenteppich aus verschiedenen Plattformen vorhanden war, die Techniksilos bildeten. Die technischen Teams arbeiteten mit Jira, die Geschäftsteams bevorzugten Google Docs und das für HR/Unternehmenskultur zuständige Team nutzte ein eigenes Intranet. "Die Standardantwort lautete: 'Die Daten liegen alle vor'", erinnert sich CEO Harrison Tang, der Spokeo im Jahr 2006 gegründet hat. "Sie waren allerdings über mehrere Speicherorte verteilt und daher für andere nicht auffindbar."
Die dezentrale Struktur behinderte die teamübergreifende Zusammenarbeit und kostete unnötig Zeit, weil die Suche nach Informationen lange dauerte und Daten oft mehrmals abgerufen oder versendet werden mussten. Es wurden immer mehr Meetings angesetzt und die Arbeitsunterbrechungen häuften sich. Dem Unternehmen war klar, dass es eine bessere Methode zum Wissensaustausch geben musste.
Neue Informationstransparenz
Die Optimierung von Geschäftspraktiken ist ein fortlaufender Prozess. "Du fängst vielleicht mit der Dezentralisierung an und stellst dann fest, dass dir der Überblick über das Geschehen fehlt", so Tang. Auch bei Spokeo gab es nicht den einen entscheidenden Aha-Moment oder Wendepunkt. Die Teams begannen irgendwann, die Datentransparenz zu thematisieren, die im Kern der Unternehmensmission steht. Sie waren sich einig, dass ein zentrales Repository eingerichtet werden musste, auf das alle zugreifen können.
Spokeo hat eine dokumentationsintensive Kultur, in der Softwarespezialisten, Datentechniker und Datenwissenschaftler ständig Algorithmen zur Verbesserung der Datengenauigkeit entwickeln. Daher war es wichtig, dass die angestrebte zentrale Plattform eng in Jira integriert werden kann und das Verfassen und Bearbeiten von Dokumentation erleichtert, wie Leo Qin, Data Science Manager bei Spokeo, erklärt. Den Geschäftsteams kam es darauf an, dass die Plattform die Vorzüge von Dokumenten mit Funktionen von Websites vereint. Als Antwort auf all diese Anforderungen wählte das Führungsteam von Spokeo Confluence aus.
Die Umstellung
Das eigentliche Ziel war zwar ein Wechsel zu Confluence in allen Abteilungen, doch Tang schrieb diesen nicht sofort für alle Teams vor. Ein so striktes Management entspricht nicht der Unternehmenskultur. Stattdessen förderte er die Akzeptanz und Einführung mit subtileren Methoden. "Ich habe oft Seiten mit 'Gefällt mir' markiert oder Kommentare hinterlassen", berichtet er. "So wussten die Autoren, dass ich sie gelesen hatte. Als den Mitarbeitern klar wurde, dass die Informationen in Confluence tatsächlich Beachtung finden, waren sie eher bereit, ihr Wissen auf der Plattform zu teilen."
Die Einführung erfolgte nach und nach. Vorreiter waren die technischen Teams, die Jira bereits gut kannten. Dann schlug das für HR/Unternehmenskultur zuständige Team eine Migration all seiner Seiten vor, was Tang sehr freute. Auch andere Geschäftsteams begannen, die Software zu nutzen. Nach nur sechs Monaten war sie in allen Teams angekommen – und das ganz ohne externe Schulungen.
Parallel dazu begann das Unternehmen, Prozesse zu rationalisieren. Die Teams standardisierten die Konventionen zur Dateibenennung und verknüpften Jira-Tickets mit Confluence-Seiten in Form von Smart Links, um den Fortschritt leichter verfolgen zu können. Sie entdeckten Möglichkeiten, die Software nahtlos in ihre Unternehmenskultur zu integrieren. Beispielsweise wird Dokumentation oft schon vor der Fertigstellung geteilt. Es bot sich daher an, mit dem Statusmakro zu verdeutlichen, ob die jeweiligen Informationen vollständig sind oder nicht, wie Qin berichtet.
Asynchrone Zusammenarbeit fördert Kreativität und Ergebnisse
Zusammen bewirkten Confluence und die verbesserten Geschäftsprozesse genau die von Führungsteams angestrebte Unternehmenstransformation. Die Teams mussten nicht mehr lange nach fehlenden Dokumenten suchen und konnten stattdessen Zeit in die gemeinsame Entwicklung interessanter Ideen investieren. Die Produktivität stieg sogar so weit an, dass Mitarbeiter, die außerhalb Kaliforniens leben, inzwischen nur noch einmal pro Quartal persönlich im Büro erscheinen müssen. "Confluence sorgt bei unserer heutigen asynchronen und Remote-Arbeit für die entscheidenden Verbindungen", so Tang.
Die Teams mussten nicht mehr lange nach fehlenden Dokumenten suchen und konnten stattdessen Zeit in die gemeinsame Entwicklung interessanter Ideen investieren.
Durch das zentralisierte System konnte das Unternehmen die Datentransparenz erhöhen, eine zentrale Informationsquelle einrichten und die teamübergreifende Zusammenarbeit fördern. "Die meisten unserer Confluence-Seiten sind öffentlich", erklärt Tang. "Wenn zum Beispiel eine Seite zu einem Design vorhanden ist und die Mitarbeiter des Marketingteams sie sehen, können sie Kommentare hinterlassen, um ihre Perspektive beizutragen." Die Plattform erleichtert auch das Verständnis. "Wenn Mitarbeiter einen Begriff nicht kennen, können sie einfach am Rand eine Frage stellen, die dann von jemand anderem beantwortet wird", so Qin. Da die Antwort im passenden Kontext auf der Seite erhalten bleibt, müssen nachfolgende Benutzer nicht erneut nachfragen.
Durch diese asynchrone Zusammenarbeit sparen die Mitarbeiter Zeit und Energie. Es sind weniger Meetings erforderlich und Spokeo ist nicht mehr auf Mitarbeiter aus einer bestimmten Region angewiesen, weil auch remote gearbeitet werden kann. Genauso wichtig ist der ungehinderte Kommunikationsfluss unabhängig von Zeit(zone) und Standort. Qin berichtet, dass Tang Dokumente oft am Wochenende liest und detaillierte technische Fragen dazu stellt. Die Teammitglieder beantworten diese so bald wie möglich. "Tang stellt dann entweder eine weitere Frage oder markiert den Kommentar als erledigt", so Qin. Diese effiziente Zusammenarbeit ermöglicht Verbesserungen am fertigen Produkt.
Die Teams wissen auch zu schätzen, dass sie dank der asynchronen Zusammenarbeit nur noch selten zwischen verschiedenen Aufgaben wechseln und Produktivitätseinbußen in Kauf nehmen müssen. Sie können selbst entscheiden, wann sie interagieren oder Feedback entgegennehmen möchten. Dieser Ansatz ist besonders wichtig für Mitarbeiter, die mit großen Datenmengen jonglieren, wie Softwarespezialisten und Entwickler. Sie können sich besser konzentrieren und so effektiver arbeiten. Vor der Migration zu Confluence bestand immer das Risiko, dass diese Mitarbeiter durch häufige Unterbrechungen für kurze Zwischenfragen aus der Konzentration gerissen werden und den Faden verlieren. (Eine GitHub-Umfrage ergab, dass Entwickler umso weniger produktiv und zufrieden mit ihrer Arbeit waren, je häufiger sie unterbrochen wurden.) Da große Mengen an Informationen in Confluence zusammenlaufen, sind sie dort leicht zu finden, ohne dass Mitarbeiter ihre Kollegen bei der Arbeit stören müssen. Qin berichtet, dass die Entwicklungsmanager dies begrüßen.
Das Team weiß zu schätzen, dass es dank der asynchronen Zusammenarbeit nur noch selten zwischen verschiedenen Aufgaben wechseln und Produktivitätseinbußen in Kauf nehmen muss.
Die Verbesserungen beim Arbeitsmanagement haben sich als großer Vorteil für Spokeo erwiesen. Auch dank der Zentralisierung wird das Unternehmen seinen sechs grundlegenden Werten besser gerecht. Diese lauten: Höre verständnisvoll zu, frage nach dem Grund, belege Aussagen mit Daten, lerne durch Innovation dazu, verbessere durch Zusammenarbeit die Ergebnisse und bestehe immer auf hohe Qualität. "Der Wissensaustausch spiegelt diese Werte unmittelbar wider", so Tang, der die Bedeutung von Daten- und Informationstransparenz für die Unternehmenskultur hervorhebt.
Da Confluence das Auffinden und Nutzen von Informationen erleichtert, fördert es auch die Zusammenarbeit und Kommunikation. Das Ergebnis sind mehr Flexibilität und Innovation. "Im Zuge der Pandemie hat sich unsere Nutzung von Confluence intensiviert", so Tang. "Es wird viel zusammengearbeitet und kommentiert. Gespräche, die bisher persönlich bei Meetings geführt wurden, haben sich nach Confluence verlagert."
