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Best Practices für den Wissensaustausch

So tauschst du Gedanken aus und hältst alle auf dem Laufenden

Figuren geben Echtzeit-Feedback

Du bist der Meinung, dass dein Team wie eine gut geölte Maschine läuft. Aus deiner Sicht kommunizieren die Teammitglieder gut und bewältigen ihre Aufgaben wie Profis.

Aber was passiert, wenn ein Teil dieser Maschine plötzlich fehlt? Wie reagiert dein Team, wenn eine Person im Urlaub ist, wegen Krankheit ausfällt oder beruflich einen anderen Weg einschlägt?

So sehr du dir auch wünschst, dass dein Team deren Pflichten nahtlos übernehmen kann – es wird nicht lange dauern, bis dieses Gefüge auseinanderbricht. Deine Mitarbeiter können die benötigten Dateien und Informationen nicht finden und sie haben keine Ahnung, wie sie die Routineaufgaben bewältigen sollen, um die sich diese Person immer gekümmert hat.

Das ist eine echte Herausforderung, mit der du allerdings nicht allein dastehst. Viele Teams erkennen nicht, wie wichtig der Austausch von Wissen ist. Laut einer Umfrage gaben beachtliche 40 % der Befragten an, dass sie Fachkenntnisse und Wissen schneller verlieren als erwerben.

Du kannst deine Mitarbeiter nicht daran hindern, dass sie das Büro wieder verlassen (das würden wir wirklich nicht empfehlen). Daher liegt es an dir herauszufinden, wie du diese Informationen und dieses Fachwissen besser austauschen und in deinem Team verbreiten kannst.

In diesem Artikel werden fünf verschiedene Best Practices für den Wissensaustausch beschrieben, mit denen du deine gut geölte Maschine reibungslos am Laufen halten kannst, auch wenn verschiedene Teile ausgetauscht werden.

Warum der Wissensaustausch so wichtig ist

Figuren, die als Team kommunizieren

Du willst sicher nicht, dass alles aus dem Ruder läuft, wenn eines deiner Teammitglieder wegen Krankheit ausfällt. Beim Wissensaustausch geht es aber nicht nur darum, auf kurz- und langfristige Abwesenheiten vorbereitet zu sein.

1. Verhindere, dass qualifizierte Arbeitskräfte abwandern

In einer idealen Welt würdest du deine besten Mitarbeiter behalten, aber in der leben wir nun einmal nicht.

Teammitglieder werden das Unternehmen verlassen und neue Mitarbeiter werden hinzukommen. Was dir aber nicht passieren sollte: Dass innerhalb eines kurzen Zeitraums gleich mehrere Teammitglieder das Unternehmen verlassen und umfassendes institutionelles Wissen mit ihnen verschwindet. Dann werden sich nämlich alle ansehen und sich fragen, ob noch jemand weiß, wie man Projekte leitet.

Sogar die NASA hatte Berichten zufolge Probleme damit, jemanden für weitere Mondlandungen zu finden. Nur eine Handvoll der 12 Astronauten, die zwischen 1969 und 1972 auf dem Mond landeten, sind noch am Leben.

Das ist nur eines von vielen Beispielen dafür, warum der Wissensaustausch so wichtig ist. Durch transparente Prozesse und Erkenntnisse wirst du größere Kompetenzlücken vermeiden können, wenn Teammitglieder auf Dauer oder auch nur einen Tag lang abwesend sind.

2. Fördere die Zusammenarbeit und reduziere Konkurrenzdenken

Nicht an jedem Arbeitsplatz herrscht extremes Konkurrenzdenken. (Wenn Teamwork in deinem Unternehmen ohnehin schon großgeschrieben wird, darfst du dir selbst auf die Schulter klopfen.)

Aber an einigen Arbeitsplätzen betrachten Mitarbeiter Informationen häufig als Druckmittel. Sie wollen unbedingt die Person sein, die am meisten weiß und auf die man sich am häufigsten verlässt. Und so fangen sie an, auf Kosten des Teamerfolgs Informationen zu horten.

Wenn dein Team aber großzügig Ratschläge gibt und Erfahrungen teilt, wird diese Barriere niedergerissen. Und das fördert eine Kultur, die mehr Wert auf Zusammenarbeit als auf Rivalität legt.

3. Steigere die Produktivität

Wenn Mitarbeiter ihr Wissen und ihre Erkenntnisse für sich behalten, kann dich das teuer zu stehen kommen. Berichten zufolge kann ein ineffizienter Wissensaustausch große Unternehmen 47 Millionen US-Dollar pro Jahr kosten.

Ein Großteil davon ist auf verlorene Zeit zurückzuführen. Wenn es Wissenslücken gibt, müssen deine Teammitglieder viel Zeit investieren, um die Ressourcen und Informationen zu finden, die sie zur Erledigung ihrer Aufgaben benötigen.

Stell dir vor, dein Team hätte bereits so in etwa gewusst, was alles in die vierteljährliche Präsentation für die Führungsebene einfließen muss. Das hätte bis zum Abschluss des Projekts eine Menge Zeit (und natürlich Geld) gespart.

Best Practices zum Wissensaustausch, um Lücken zu schließen

Confluence-Buch

Dir ist jetzt bewusst, wie wichtig der Wissensaustausch ist. Dann lass uns die Ärmel hochkrempeln und loslegen.

1. Nutze Technologie für Zusammenarbeit sinnvoll

Die Verwendung der richtigen Tools ist eine Möglichkeit, um den Wissensaustausch zu einem festen Bestandteil der Unternehmenskultur zu machen. Wir bei Atlassian erstellen zum Beispiel so ziemlich alle unsere Inhalte in Confluence. Auf diese Weise teilen wir unser Wissen miteinander.

Da alle unsere Seiten und Blogs standardmäßig frei zugänglich sind, dient Confluence als zentraler Wissensspeicher des Unternehmens. Hier können Mitarbeiter Antworten auf mögliche Fragen erhalten und herausfinden, was ihre Teamkollegen vorhaben oder was die Besonderheiten verschiedener Projekte sind.

Die Lösung dient auch als Wissensbibliothek und hilfreiche Ressource, wenn neue Teammitglieder in das Unternehmen eintreten, weil sie dort sofort einen Einblick in all diese wertvollen Informationen erhalten können.

Kommen wir zu einem Beispiel, das nichts mit Confluence zu tun hat. Westpac, eine australische Bank, wollte die Sache ein wenig anders angehen. Die Bank richtete eine eigene Lernplattform für Mitarbeiter ein, mit der sie neue Technologien erlernen konnten, die das Unternehmen demnächst einführen wollte. Über die Plattform können sich Mitarbeiter von Westpac Wissen aneignen, indem sie Kurse belegen, oder eigenes Wissen teilen, indem sie lehrreiche Inhalte erstellen, die sich auf ihr eigenes Fachwissen konzentrieren.

Das ist an sich schon nicht schlecht, aber Technologie allein reicht nicht aus, um eine Kultur des Wissensaustauschs aufzubauen. Sie bietet Mitarbeitern eine praktische Möglichkeit zur Zusammenarbeit, es müssen aber noch andere Rahmenbedingungen geschaffen werden.

2. Gib Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Zeit flexibler zu nutzen

Natürlicher Wissensaustausch findet größtenteils bei ungezwungenen Zusammenkünften statt. Du erfährst vielleicht von den neuen Initiativen einer anderen Abteilung, während du dich in der Kaffeeküche unterhältst oder bei einer Freundin auf der anderen Seite des Büros vorbeischaust.

Wenn Manager erwarten, dass Mitarbeiter ständig arbeiten (soll heißen: an ihren Schreibtischen sitzen und auf einen Computer starren), halten sie diese möglicherweise davon ab, Wissen auszutauschen.

Lass deine Mitarbeiter in irgendeiner Form wissen, dass es okay ist, ihren Schreibtisch auch einmal zu verlassen, mit Kollegen zu reden oder sich nicht dauernd mit einer konkreten Aufgabe zu befassen. Das eröffnet nicht nur Kommunikationswege, sondern trägt auch zum Aufbau neuer Bindungen bei. Dies ist wichtig, insbesondere, wenn man bedenkt, dass sich 40 % der Mitarbeiter bei der Arbeit isoliert fühlen.

Aus dieser Isolation kommst du einfach, indem du dir einen Kaffee holst, dich mit Teammitgliedern während der Arbeitszeit unterhältst und anderen empfiehlst, dasselbe zu tun.

3. Biete Mitarbeitern etwas, das sie möchten

Der Wissensaustausch ist für dein Unternehmen enorm wichtig, aber wie vermittelst du deinen Mitarbeitern, dass dies auch für sie gelten sollte? Du darfst nicht erwarten, dass sie von dieser Idee begeistert sind, nur weil du ihnen davon erzählt hast. Vielleicht musst du sie ihnen etwas schmackhaft machen.

Überlege dir, welche Arten von Prämien deine Mitarbeiter dazu motivieren könnten, ihr Wissen offen mit anderen zu teilen. Sei dabei kreativ, auch wenn es schwerfällt. Du könntest zum Beispiel Folgendes anbieten:

  • Öffentliche Anerkennung bei Teammeetings
  • Ein Präsent oder einen Preis
  • Eine kleine finanzielle Anerkennung oder Zusatzleistung

Diese Art von Belohnungen tragen nicht nur dazu bei, deine Mitarbeiter auf den richtigen Weg zu bringen, sondern ermutigen dein Team auch, sich vom Konkurrenzdenken zu befreien. Anstatt Mitarbeiter in dem Glauben zu lassen, dass das Horten von Wissen der einzige Weg ist, um sich unentbehrlich zu machen, lässt du deinen Worten Taten folgen und zeigst ihnen, dass sie durch das Teilen von Wissen am besten weiterkommen.

4. Überdenke deinen Onboarding-Prozess

Mitarbeiterausweis

Denke daran, dass ein Kulturwandel erforderlich sein wird, um den Fokus auf den Wissensaustausch zu legen. Außerdem solltest du dieses Ziel auch neuen Mitarbeitern gleich zu Anfang klar machen.

Betrachte deinen Onboarding-Prozess aus einem anderen Blickwinkel. Wo kannst du, abgesehen von Handbüchern, Verträgen und Schriftstücken, noch andere Möglichkeiten für den Wissensaustausch einführen?

Du könntest zum Beispiel deinem Onboarding-Prozess mit folgenden Mitteln oder Maßnahmen ergänzen:

  • Präsentationen aus anderen Abteilungen, damit neue Mitarbeiter verstehen, wie alles zusammenwirkt, und Mitarbeiter außerhalb ihres unmittelbaren Teams kennenlernen können
  • Neuen Mitarbeitern Zeit geben, um Kollegen in einer ähnlichen Position zu begleiten und zu beobachten, damit sie einige Insider-Tricks lernen, die wahrscheinlich in keinen deiner offiziellen Schulungsmaterialien enthalten sind
  • Neuen Mitarbeitern einen Mentor oder erfahrenen Arbeitskollegen – auch Buddy genannt – zuweisen (diese müssen nicht unbedingt derselben Abteilung angehören), an die sie sich bei Fragen oder Problemen wenden können

Das Buddy-System kann auch dann besonders effektiv sein, wenn zwei Personen nicht regelmäßig eng zusammenarbeiten. Laut einem Bericht des Human Capital Institute gaben 52 % der Befragten an, dass sie ein Ambassador- oder Buddy-Programm nutzen. 45 % von ihnen gaben an, dass das Programm entweder bedingt (27 %) oder äußerst effektiv (18 %) sei, um die Kompetenzen neuer Mitarbeiter schneller zu entfalten.

5. Bitte um Feedback

Am besten befragst du aber deine Teammitglieder direkt, was du unternehmen kannst, damit sie ihre Ideen gerne mit anderen austauschen.

Das kannst du auf verschiedene Arten machen, zum Beispiel durch Einzelgespräche, in gemeinsamen Sitzungen oder Fokusgruppen oder über eine Umfrage. Stelle etwa Fragen wie diese:

  • Wie wohl fühlst du dich dabei, deine Ideen mit Teammitgliedern zu teilen?
  • Wann zögerst du, Wissen oder Ideen mit Teammitgliedern auszutauschen?
  • Was können wir tun, um den Wissensaustausch weiter anzuregen?

Mit der Bitte um Informationen fühlen sich Mitarbeiter bestärkt, ihre Meinung in diesem Moment zu äußern. Du kannst auf diese Weise auch eine Unternehmenskultur aufbauen, in der sich alle Mitarbeiter zugehörig, geschätzt und gehört fühlen.

Zwei (oder mehr) Köpfe sind wirklich besser als einer

Stellen wir uns vor, dass du die oben genannten Best Practices für den Wissensaustausch umsetzt und dein Team normalerweise sehr offen zueinander ist. Was passiert, wenn einer deiner Mitarbeiter weg ist?

Höchstwahrscheinlich wissen die anderen Teammitglieder, wie sie an die benötigten Informationen kommen, und machen umgehend an der Stelle weiter, wo aufgehört wurde.

Das klingt deutlich besser als die Torschlusspanik, die mit der Erkenntnis aufkommt, dass man entweder das Rad neu erfinden oder auf die Rückkehr des fehlenden Teammitglieds warten muss, oder? Ja, das finden wir auch.

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