RACI-Diagramme zur Verbesserung von Product Ownership und Teamzusammenarbeit nutzen
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Viele können ein Lied davon singen – ein neues Großprojekt landet auf dem Tisch deines Managers und das Team kommt zusammen, um herauszufinden, wie es umgesetzt werden kann. Aber wo fängt man am besten an? Wer ist wofür verantwortlich? Und wie gelangt man zusammen über die Ziellinie?
Was ist ein RACI-Diagramm?
Ein RACI-Diagramm beschreibt die Rollen der Teammitglieder in einem bestimmten Projekt: Responsible, Accountable, Consulted, and Informed.
Das RACI-Diagramm ist auch als Verantwortungszuweisungsmatrix (Responsibility Assignment Matrix, RAM) oder Projektzuweisungsmatrix (Project Assignment Matrix, PAM) bekannt. RACI ist eine einfache Tabelle, die in allen Details darlegt, wer in einem Projekt oder einer Kampagne was zu tun hat.
Mithilfe von Projektmanagement-Frameworks wie dem RACI-Modell kannst du einen Workflow erstellen, bei dem jeder von Anfang bis Ende über seine Aufgaben und Verantwortlichkeiten Bescheid weiß.
RAPID vs. DACI vs. RACI
Vielleicht kommt dir das alles so gar nicht bekannt vor? Das ist wahrscheinlich – besonders Scrum-Master und Agile-Manager nutzen dieses Diagramm. Es gibt aber auch ähnliche Modelle, die mit RACI gern verwechselt werden, insbesondere RAPID und DACI, bei denen es um Entscheidungsfindung und Gruppenkonsens geht.
Framework-Name | Definitionen | Verwendungszweck |
|---|---|---|
| Framework name RAPID | Definitionen Recommend, Agree, Perform, Input, Decide | Verwendungszweck Entscheidungsfindung |
| Framework name DACI | Definitionen Driver, Approver, Contributor, Informed | Verwendungszweck Entscheidungsfindung |
| Framework name RACI | Definitionen Responsible, Accountable, Consulted, Informed | Verwendungszweck Projektmanagement |
Worin unterscheiden sich die Modelle? RAPID und DACI finden statt, bevor deine Gruppe Maßnahmen einleitet. Im RACI-Diagramm wird dann geplant, wer für welche Maßnahme zuständig ist.
Warum sind RACI-Diagramme wichtig für das Projektmanagement?
2. Zentralisierte Kommunikation
Dein Team hat mit der Kommunikation in unübersichtlichen E-Mail-Schriftwechseln, direkten Chatnachrichten und Kommentaren, die in der ganzen Geschäftigkeit untergehen, zu kämpfen.
Das sind schlechte Neuigkeiten (und ist eine große Zeitverschwendung) für deine Projekte. Eine Reihe von Studien zeigt, dass Kommunikationsprobleme eine der häufigsten Ursachen für gescheiterte Projekte sind. Wenn Teammitglieder an zu vielen Orten nach Informationen suchen müssen, kommt es zu Missverständnissen, werden Fristen verpasst und Aufgaben vergessen – die Verwirrung wird immer größer.
In Projektmanagementsoftware findet die gesamte Kommunikation – von Zeitplänen und Statusupdates bis hin zu Feedback und Fragen – an einem einzigen Ort statt, der für jeden leicht zugänglich ist. So werden Silos beseitigt, damit jeder nicht nur sein Wissen teilen, sondern auch effektiv verwalten kann, wie und wo es geteilt wird.
Das RACI-Modell
Wann solltest du eine RACI-Matrix verwenden? Keine Angst, es wäre wenig sinnvoll RACI für alltägliche Aufgaben wie das Abrufen von E-Mails oder das Beantworten von Kundenanrufen zu verwenden. Aber wenn ein Projekt Unterstützung seitens der Stakeholder und das Potenzial für langfristige Auswirkungen hat, wie die Verbesserung einer App-UI oder die Einführung eines neuen Produkts, kann dich ein RACI-Diagramm von Anfang an auf Kurs halten.
Betrachten wir die vier Rollen der RACI-Matrix: Responsible, Accountable, Consulted und Informed.
Responsible: Tasks ausführen
Dem "R" in deinem Modell kommt die Rolle des Performers zu. Der verantwortlichen Person wird eine Aufgabe übertragen, wie „Wireframe der Startseite erstellen“, und sie muss diese Aufgabe innerhalb der vereinbarten Parameter und einer vereinbarten Frist erledigen. Ein Task kann mehrere verantwortliche Personen haben. Sorge für eine gute Balance und lege die Verantwortlichkeiten in jeder Phase des Prozesses genau fest.
Accountable: Projektbeaufsichtigung
Das "A" steht für die Person, die dafür sorgen muss, dass die Task von allen verantwortlichen Mitgliedern erledigt wird. Im Gegensatz zu Verantwortlichkeiten (responsibility) sollten Rechenschaftspflichten (accountability) nicht übertragen werden. Diese Aufgabe sollte nur einer verantwortlichen Person zugewiesen sein, die während des gesamten Projekts als Entscheidungsträger und Betreuer fungiert und sicherstellt, dass die Task nach einem akzeptablen Standard erledigt wird.
Consulted: Informationsbereitstellung
Das "C" oder die "konsultierte" Person ist der Wissensträger im Team. Diese Person bietet Hilfe, zusätzlichen Kontext und Ratschläge zur Task. Angenommen, du bist für das Design eines Wireframes verantwortlich. Du solltest vielleicht deinen Webseitenadministrator konsultieren, um sicherzustellen, dass du vollen Zugriff auf das Content-Management-System hast und mit deinen neuen CSS-Ideen keine Probleme verursachst.
Die konsultierte Person stellt dir alle benötigten Informationen zur Verfügung und gewährt dir Zugriff, damit du mit der Task fortfahren kannst. Je nach Task und Komplexität können bis zu drei konsultierte Personen vorhanden sein. Finde frühzeitig heraus, wer diese Personen sind, damit du sie in das Projekt und den Workflow einbeziehen kannst.
Informed: Erhält Status-Updates
Dein "I" ist der informierte Genehmiger oder Stakeholder, der Informationen über das Projekt erhalten möchte oder diese benötigt. Das "I" können viele Personen sein, wie ein Führungsteam oder der Abteilungsleiter, der das Projekt nach oben berichten muss. Das fördert die interne Transparenz und stellt außerdem zwei Dinge sicher: 1) die Anerkennung, dass das Projekt pünktlich und innerhalb der Erwartungen abgeschlossen wird, und 2) die Garantie, dass das Projekt genehmigt wird und den Absichten der Stakeholder entspricht.
Ein RACI-Diagramm erstellen
Jetzt, wo du weißt, was ein RACI-Diagramm ist und wofür es verwendet wird, lass uns gemeinsam eines erstellen. Nehmen wir an, bei unserem Projekt geht es um die Erstellung einer Webseite für eine neue Servicelinie. Wer ist bis Projektabschluss für welche Tasks zuständig?
Schritt 1: Tasks und Workload identifizieren
Was muss auf dem Weg zum Projektziel erledigt werden? Hier einige wichtige Tasks in einem Projekt wie zum Beispiel dem Start einer neuen Website:
- Wireframe für Homepage entwerfen
- Grafikdesign und Animationen erstellen
- SEO-Suchbegriffe ermitteln
- Domain und Server einrichten
- Text für Homepage verfassen
Im Rahmen dieser Haupt-Tasks sind vielleicht kleinere Sub-Tasks zu erledigen, beispielsweise das Genehmigen von Wireframes oder das Einrichten von Abrechnungsinformationen für den Domain-Host. Identifiziere diese Sub-Tasks zusammen mit deinem Team, damit nichts Unvorhergesehenes euren Workflow beeinträchtigt und die Fertigstellung verzögert.
Schritt 2: Rollen identifizieren
Deine Grafikdesigner sind nicht für das Recherchieren von SEO-Suchbegriffen zuständig und die Texter werden nicht deinen Domain-Host einrichten. Setze dich mit deinem Team zusammen, damit ihr gemeinsam diese Rollen identifizieren könnt. Die Grafikdesign-Task und die zugehörigen Sub-Tasks könnten beispielsweise wie folgt aussehen:
Grafikdesign und Animationen erstellen: Ariel
- Hero-Bild für Website erstellen: Natalie
- Hero-Bild für Website überprüfen und genehmigen: Tessa
- Hero-Bild animieren und in MP4-Datei konvertieren: Anji
- Fertiges Hero-Bild im Wireframe platzieren: Ariel
Bei diesen Sub-Tasks sind Natalie und Anji für einzelne Tasks zuständig, die zum Ziel der Erstellung des Designs und der Animationen beitragen. Tessa wird konsultiert, um das anfängliche Bild zu überprüfen und zu genehmigen und sicherzustellen, dass es den Markenrichtlinien entspricht. Ariel ist verantwortlich für die Arbeit der anderen drei und stellt sicher, dass das Endprodukt im Wireframe bereitgestellt wird.
Schritt 4: Diagramm analysieren und Lücken ermitteln
Halte eine Arbeitssitzung mit deinem Team ab, um alle Lücken oder Überschneidungen innerhalb des Diagramms zu identifizieren – sowohl um Doppelarbeit zu vermeiden als auch um Hindernisse zu erkennen, bevor sie dich ausbremsen. Befolge allgemeine Richtlinien für das RACI-Modell, beispielsweise um Lücken und Überschneidungen zu ermitteln oder das Verhältnis zwischen den zugewiesenen Personen zu analysieren.
Du wirst sehen, dass es im Diagramm einige Überschneidungen und Abhängigkeiten gibt. Zum Beispiel muss Jenna, die SEO-Managerin, die SEO-Suchbegriffe für die Homepage identifizieren, bevor Edwin mit dem Texten beginnen kann. Für Edwins Task wird also Jenna konsultiert, aber Jenna ist für ihre eigene Task zuständig.
Du wirst auch feststellen, dass pro Task nur eine verantwortliche Person vorhanden ist. Stell dir diese Person als "Projektleitung" auf Task-Ebene vor, die das Boot steuert – es soll nicht mehrere Kapitäne gleichzeitig geben.
Du solltest auch Möglichkeiten finden, die Anzahl der zuständigen und der konsultierten Personen zu begrenzen. Wenn du zu viele Rs (Zuständige) hast, ist vielleicht nicht klar, wer genau was erledigen soll. Dann bleiben Tasks auf der Strecke, weil sich niemand zuständig fühlt.
Zu viele Cs (Konsultierte) bedeutet, dass zu viele Personen möglicherweise widersprüchliche Meinungen und Informationen liefern. Achte darauf, dass deine Zuständigen eine klare Vorgabe erhalten, die sie bei ihrer Arbeit leitet.
Wenn nicht genügend Is (Informierte) vorhanden sind, deutet dies darauf hin, dass innerhalb deiner Organisation zu wenig Kommunikation nach oben stattfindet oder es an Transparenz mangelt. Sorge dafür, dass das Management und deine Stakeholder das Projekt voll und ganz unterstützen und verstehen, damit es ohne Zwischenfälle genehmigt und umgesetzt werden kann.
So verwendest du ein RACI-Diagramm in Confluence
Nachdem du nun die grundlegenden Best Practices zur Verwendung eines RACI-Diagramms kennst, ist es an der Zeit, eines mit Confluence zu erstellen. Durch eine RACI-Matrix in deinen Confluence-Dokumenten verbesserst du die Projektkommunikation und die Verantwortlichkeit.
So fügst du eine RACI-Matrix in Confluence hinzu:
- Klicke in der Symbolleiste oben auf "Einfügen", und wähle aus dem Drop-down-Menü die Option "Tabelle" aus.
- Wähle im Dialogfeld "Tabelle" die Anzahl der Zeilen und Spalten aus, die du für dein RACI-Diagramm benötigst. Wenn du zum Beispiel ein RACI-Diagramm für ein Projekt mit vier Tasks erstellen möchtest, kannst du eine Tabelle mit fünf Zeilen und fünf Spalten erstellen.
- Die erste Zeile sollte die Überschriften für das RACI-Diagramm enthalten. Du kannst die folgenden Überschriften verwenden: Task, Zuständig, Verantwortlich, Konsultiert und Informiert.
- Beginne, die entsprechenden Informationen in der Tabelle einzutragen. Fülle für jede Task oder jede Aktivität das entsprechende Feld mit dem entsprechenden RACI-Code für das jeweilige Teammitglied aus.
- Profitipp: Verwende Farben oder Symbole, um das Diagramm besser lesbar zu machen. Du kannst zum Beispiel Grün für Zuständige verwenden, Gelb für Konsultierte, Blau für Informierte und Rot für Verantwortliche.
Du kannst diese Tabelle dann auf jeder relevanten Confluence-Seite für Projekte verwenden, von Projektaufträgen über Agenden für das Meeting zum Projektstart bis hin zum Hinzufügen der Seite als Trello-Karte oder innerhalb eines Jira-Vorgangs. Dies hilft deinen Teammitgliedern, ihre Rollen und Zuständigkeiten unabhängig vom verwendeten Atlassian-Tool zu verstehen. Wenn du die Kommunikation und Verantwortlichkeit förderst, steigerst du damit die Teamleistung und trägst zu erfolgreichen Ergebnissen bei.
Erweiterte RACI-Techniken in Confluence
Dein RACI-Modell kann sich im Verlauf deines Projekts ändern und erweitern. Daher ist es wichtig, dass du dein Diagramm auf dem neuesten Stand hältst. Hier einige Best Practices im Detail:
Regelmäßig überprüfen und aktualisieren
Überprüfe und aktualisiere deine RACI-Diagramme regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Stand des Projekts genau wiedergeben. Vergewissere dich, dass die Rollen aktuell sind, Tasks als abgeschlossen markiert wurden und Abhängigkeiten gekennzeichnet sind. Verwende Confluence, um einen Zeitplan für die Überprüfung und Aktualisierung des Diagramms aufzustellen, und beauftrage ein zuständiges Teammitglied mit der Überwachung des Prozesses.
Teammitglieder in den Prozess einbeziehen
Kennzeichne alle Teammitglieder, die am Projekt beteiligt sind, wenn du das Diagramm aktualisierst. Auf diese Weise sind sich alle der Änderungen bewusst und können sich vergewissern, dass sie ihre Rollen und Zuständigkeiten kennen. Verwende Kommentare in Confluence oder Direktnachrichten, um den Teammitgliedern Aktualisierungen und Änderungen asynchron mitzuteilen.
Änderungen an Dokumenten
Wann immer Änderungen am RACI-Diagramm vorgenommen werden, sollten sie in Confluence dokumentiert werden. Halte beispielsweise fest, wann die Änderung von wem aus welchem Grund vorgenommen wurde. Diese Dokumentation kann dazu beitragen, dass alle über Änderungen informiert sind und die Gründe dahinter verstehen.
Die konsultierte Person stellt dir alle benötigten Informationen zur Verfügung und gewährt dir Zugriff, damit du mit der Task fortfahren kannst. Je nach Task und Komplexität können bis zu drei konsultierte Personen vorhanden sein. Finde frühzeitig heraus, wer diese Personen sind, damit du sie in das Projekt und den Workflow einbeziehen kannst.
Hohe Benutzerfreundlichkeit
Das RACI-Diagramm sollte übersichtlich und nachvollziehbar sein. In Confluence kannst du visuelle Hilfsmittel wie Farben oder Symbole verwenden, um das Diagramm leichter verständlich zu gestalten. Außerdem sollte das Diagramm kurz gehalten und auf die wichtigsten Tasks und Zuständigkeiten beschränkt sein. Zur besseren Projektverfolgung können Sub-Tasks in Trello oder Jira zugeordnet werden.
Rollen und Zuständigkeiten überprüfen
Überprüfe im Zuge von Aktualisierungen immer auch die Rollen und Zuständigkeiten der einzelnen Teammitglieder. Wenn du Tasks hinzufügst oder anpasst, kann dein Team dir helfen, Lücken oder Überschneidungen bei den Zuständigkeiten zu identifizieren. Verwende die Task-Managementfunktionen in Confluence, um Teammitgliedern Tasks und Zuständigkeiten zuzuweisen, die du dann in Trello oder Jira weiter delegierst. Darüber hinaus können Teammanager das Spiel "Rollen und Zuständigkeiten" mit ihren Teams durchführen, um die individuellen Zuständigkeiten zu klären und Lücken zu finden, die gefüllt werden müssen.
Konsistenz sicherstellen
Jetzt solltest du sicherstellen, dass deine Diagramme und Tasks konsistent sind. Lege klare Richtlinien zur Verwendung des Diagramms fest und vergewissere dich, dass alle Teammitglieder diese Richtlinien kennen. Zusätzlich kannst du Marketplace-Add-ons, Vorlagen oder Makros in Confluence nutzen, um das Diagramm über verschiedene Projekte oder Teams hinweg konsistent zu halten.
An die Arbeit
Wenn dein Diagramm fertig ist, kannst du endlich mit der Umsetzung des Projekts beginnen. Sei versichert, dass sich deine Task-Liste einfacher abarbeiten lässt, wenn die richtigen Rollen und Erwartungen gegeben sind. Achte darauf, dass auch die Kommunikation reibungslos läuft. Verwende Confluence in Kombination mit deinen bevorzugten Kommunikations-Apps, um alle über den Status der Tasks, Abhängigkeiten und mögliche Blocker auf dem Laufenden zu halten. Denke immer daran: Nicht jeder Prozess ist von Anfang an perfekt. Arbeite und iteriere einfach weiter, bis du den Workflow findest, der für dein Team am besten funktioniert. Viel Erfolg dabei!