Como usar gráficos RACI para melhorar a responsabilidade do projeto e a colaboração em equipe
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Todo mundo já passou por isso: o gerente propõe um novo grande projeto e a equipe se reúne para descobrir a melhor forma de execução. Mas por onde começar? Quem é responsável pelo quê? E como chegar aos resultados esperados juntos?
O que é um gráfico RACI?
O gráfico RACI define as funções entre os membros da equipe em um determinado projeto como: responsável, aprovador, consultado e informado.
O gráfico RACI também é conhecido como matriz de atribuição de responsabilidade (RAM) ou matriz de atribuição de projeto (PAM). O RACI é uma tabela simples que ajuda muito a identificar quem deve fazer o quê no projeto ou na campanha.
Usando estruturas de gestão de projetos, como o modelo RACI, você pode criar fluxos de trabalho em que todos contribuam e tenham responsabilidade do início ao fim.
RAPID vs. DACI vs. RACI
Você pode estar pensando que já ouviu isso antes. Não é à toa: é algo popular entre mestres de Scrum e gerentes ágeis. Mas também existem alguns modelos semelhantes que costumam ser confundidos com o RACI, como o RAPID e o DACI, que tratam da tomada de decisões e do consenso do grupo.
Nome da estrutura | Definição | Utilidade |
|---|---|---|
| Framework name RAPID | Definição Recommend (Recomendar), Agree (Acordar), Perform (Praticar), Input (Consultar) e Decide (Decidir) | Utilidade Tomada de decisão |
| Framework name DACI | Definição Driver (Dirigente), Approver (Aprovador), Contributor (Contribuinte) e Informed (Informado) | Utilidade Tomada de decisão |
| Framework name RACI | Definição Responsible (Responsável), Accountable (Aprovador), Consulted (Consultado), Informed (Informado) | Utilidade Gerenciamento de projeto |
Então, qual é a diferença? Embora o RAPID e o DACI sejam projetados como a etapa que o grupo faz antes de iniciar a ação, o RACI é o plano que define quem vai executar essa ação.
Por que os gráficos RACI são importantes para a gestão de projetos?
2. Centralizar a comunicação
Em geral, as equipes encontram dificuldades para se comunicar usando sequências de e-mail desorganizadas, mensagens instantâneas diretas e comentários que se perdem na confusão.
Essa prática é ruim (e uma perda de tempo) para os projetos. Vários estudos mostram que a comunicação é uma das causas mais comuns e frequentes de falha nos projetos. Quando os membros da equipe têm muitas fontes para buscar informações, ocorrem mal-entendidos, os prazos são perdidos, tarefas são esquecidas e a confusão só aumenta.
O software de gestão de projetos mantém toda a comunicação, desde cronogramas e atualizações de status até comentários e perguntas, em um só lugar de fácil acesso para todos. Assim, o isolamento é eliminado para que todos possam compartilhar o conhecimento e também gerenciar com eficiência o modo e o local em que o compartilham.
Entendendo o modelo RACI
Quando você deve usar uma matriz RACI? Não se sinta pressionado para estabelecer o RACI em tarefas diárias, como verificar e-mails ou atender chamadas de clientes. Mas se o projeto tem o investimento de partes interessadas e um potencial impacto a longo prazo, como, por exemplo, melhorar a interface de usuário de um app ou lançar um novo produto, o gráfico RACI pode ajudar a organizar esse projeto desde o início.
Vamos entender as quatro funções da matriz RACI: Responsável, Aprovador, Consultado e Informado.
Responsável: executa as tarefas
O "R" do modelo assume a função de realizador. A pessoa responsável recebe uma responsabilidade do aprovador, como "criar o wireframe da página inicial", por exemplo, e deve cumprir essa responsabilidade dentro dos parâmetros e do prazo combinados. Você pode ter várias pessoas responsáveis dentro de uma tarefa; faça um bom equilíbrio das funções e deixe claro quem deve fazer o quê em cada etapa do processo.
Aprovador: supervisiona o projeto
O "A" é o aprovador, a pessoa que deve garantir que a tarefa seja concluída por todos os membros responsáveis. Ao contrário das responsabilidades, a função de aprovador não deve ser relegada; essa atribuição deve ser desempenhada por apenas uma pessoa que deve tomar decisões e orientar todos durante o projeto, garantindo que a tarefa seja concluída de acordo com o padrão aceitável.
Consultado: disponibiliza informações
O "C" é a pessoa consultada, aquela que detém o conhecimento na equipe. Os consultados ficam disponíveis para oferecer ajuda, contexto adicional e conselhos sobre a tarefa. Digamos que você seja responsável por criar um wireframe. Você pode querer consultar o administrador do site para garantir que você tenha acesso total ao sistema de gerenciamento de conteúdo e não tenha problemas com novas ideias de CSS.
A pessoa consultada vai dar todas as informações e acesso de que você precisa antes de prosseguir com a tarefa. Você pode ter uma ou até três pessoas consultadas, dependendo da tarefa e da complexidade. Identifique quem vão ser essas pessoas desde o início para que você possa organizar as funções no projeto e no fluxo de trabalho.
Informado: recebe atualizações de status
O "I" é o aprovador ou parte interessada informada que quer ou precisa de informações sobre o andamento do projeto. O "I" pode ser muitas pessoas, como uma equipe de liderança ou o chefe de departamento que vai apresentar o projeto para os superiores. Isso promove a transparência interna e garante duas coisas: 1) o reconhecimento de que o projeto está sendo concluído no prazo e dentro das expectativas e 2) garante que o projeto seja aprovado e esteja alinhado com a intenção das partes interessadas.
Criando um gráfico RACI
Agora que a gente sabe o que é o gráfico RACI e para que ele serve, vamos criar um juntos. Digamos que o projeto seja criar uma página da web para uma nova linha de serviço. Quem realiza quais tarefas até a conclusão do projeto?
Etapa 1: identificar tarefas e carga de trabalho
O que precisa ser feito para que a meta do projeto seja atingida? Vamos identificar algumas das principais tarefas em um projeto, como o lançamento de um novo site:
- Criar design do wireframe da página inicial
- Criar design gráfico e as animações
- Identificar palavras-chave de SEO
- Configurar domínio e servidor
- Escrever texto da página inicial
Dentro dessas tarefas principais, você pode ter subtarefas menores para executar, como a aprovação de wireframes ou a configuração de informações de cobrança para o host do domínio. Identifique essas subtarefas com a equipe para que nenhuma surpresa interfira no fluxo de trabalho e atrase as entregas.
Etapa 2: identifique as funções
O designer gráfico não vai fazer a pesquisa de palavras-chave de SEO e o redator não vai configurar o host do domínio. Tenha uma conversa colaborativa com a equipe para identificar essas funções. Por exemplo, a tarefa e as subtarefas de design gráfico podem se suceder da seguinte forma:
Criar design gráfico e as animações — Ariel
- Criar imagem de destaque do site — Natalie
- Analisar e aprovar imagem de destaque do site — Tessa
- Animar imagem de destaque e converter para arquivo .mp4 — Anji
- Aplicar imagem de destaque finalizada no wireframe — Ariel
Nessas subtarefas, Natalie e Anji são responsáveis por tarefas individuais que contribuem para o objetivo de criar o design e as animações. Tessa é consultada para revisar e aprovar a imagem inicial e garantir que ela siga as diretrizes da marca. Por fim, Ariel é quem aprova o trabalho dos outros três e quem garante a entrega do produto final de acordo com o wireframe.
Etapa 4: analise a tabela e identifique lacunas
Tenha uma sessão de trabalho com a equipe para identificar quaisquer lacunas ou sobreposições na tabela, tanto para evitar trabalho duplicado quanto para detectar quaisquer empecilhos antes que aconteçam. Siga algumas diretrizes gerais sobre como deve ser o modelo RACI, desde a identificação de lacunas e sobreposições até a análise do equilíbrio entre os responsáveis.
Você vai perceber que vão acontecer algumas sobreposições e dependências na tabela: por exemplo, Jenna, a gerente de SEO, precisa identificar as palavras-chave de SEO para a página inicial antes que Edwin comece a escrever o texto. Portanto, para a tarefa de Edwin, Jenna é consultada, mas ela é responsável por sua própria tarefa.
Você também vai notar que existe apenas um indivíduo encarregado por tarefa. Como “líder do projeto”, essa pessoa toma nas mãos a direção da tarefa — e você não quer mais de uma pessoa dirigindo a tarefa ao mesmo tempo.
Você também deve encontrar maneiras de limitar o número de indivíduos responsáveis e consultados. Quando você tem muitos Rs, pode não ficar claro quem deve fazer o quê. É por isso que você acaba tendo tarefas que são deixadas de lado porque ninguém assumiu a responsabilidade.
Muitos Cs significa muitos cozinheiros oferecendo opiniões e informações conflitantes. Assegure que os indivíduos responsáveis estejam recebendo uma diretriz clara que os oriente ao longo do caminho.
E não ter Is suficientes indica que não há comunicação ascendente ou transparência suficientes na empresa. Tenha a certeza de que a liderança e as partes interessadas tenham total adesão e compreensão do projeto para que ele seja aprovado e implementado sem incidentes.
Usando tabelas RACI no Confluence
Agora que você entende as práticas recomendadas básicas do uso da tabela RACI, é hora de criar usando o Confluence. Implemente a matriz RACI nos documentos do Confluence para melhorar a comunicação e a responsabilidade do projeto.
Veja como adicionar a matriz RACI no Confluence:
- Clique em Inserir na barra de ferramentas superior e selecione Tabela no menu suspenso.
- Na caixa de diálogo da tabela, selecione o número de linhas e colunas necessárias para a tabela RACI. Por exemplo, se você quiser criar a tabela RACI para um projeto com quatro tarefas, é possível criar a tabela com cinco linhas e cinco colunas.
- A primeira linha deve conter os cabeçalhos da tabela RACI. Você pode usar os seguintes cabeçalhos: Tarefa, Responsável, Aprovador, Consultado, Informado
- Comece a preencher a tabela com as informações apropriadas. Para cada tarefa ou atividade, preencha a célula correspondente com o termo RACI apropriado para cada membro da equipe.
- Dica: use cores ou símbolos para facilitar a leitura da tabela. Por exemplo, você pode usar verde para responsável, vermelho para aprovador, amarelo para consultado e azul para informado.
Em seguida, você pode usar essa tabela em qualquer página relevante do projeto no Confluence, desde os termos de abertura do projeto até a agenda de lançamento e até mesmo adicionar a página como um cartão do Trello ou em um item do Jira. Isso vai ajudar a garantir que os membros da equipe entendam suas funções e responsabilidades, não importando a ferramenta da Atlassian que escolheram usar. Incentivar a comunicação e a responsabilidade vai ajudar a melhorar o desempenho da equipe, o que contribui para ótimos resultados.
Técnicas avançadas de RACI no Confluence
O modelo RACI pode ser alterado e expandido à medida que o projeto avança, por isso é importante manter a tabela atualizada. Informações sobre algumas práticas recomendadas:
Revisão e atualização regulares
Revise e atualize as tabelas RACI com frequência para garantir que elas reflitam com precisão o estado atual do projeto. Verifique se as funções estão atualizadas, se as tarefas estão marcadas como concluídas e se as dependências estão delineadas. Configure um cronograma no Confluence para revisar e atualizar a tabela e delegar um membro da equipe como supervisor do processo.
Inclusão de membros da equipe no processo
Marque todos os membros da equipe que estão envolvidos no projeto ao atualizar a tabela. Dessa forma, todos ficam cientes de quaisquer alterações e podem confirmar que entendem suas funções e responsabilidades. Use comentários no Confluence ou mensagens diretas para comunicar atualizações e alterações assíncronas aos membros da equipe.
Alterações no documento
Todas as alterações feitas na tabela RACI devem ser documentadas no Confluence. Isso pode incluir a data, o motivo e quem fez a alteração. Essa documentação pode ajudar a garantir que todos estejam cientes de todas as alterações e que entendam o raciocínio por trás delas.
A pessoa consultada vai dar todas as informações e acesso de que você precisa antes de prosseguir com a tarefa. Você pode ter uma ou até três pessoas consultadas, dependendo da tarefa e da complexidade. Identifique quem vão ser essas pessoas desde o início para que você possa organizar as funções no projeto e no fluxo de trabalho.
Mantenha a simplicidade
A tabela RACI deve ser fácil de entender e navegar. No Confluence, você pode usar recursos visuais, como cores ou símbolos, para ajudar a tornar a tabela mais acessível. Além disso, a tabela deve ser concisa, com foco apenas nas tarefas e responsabilidades mais importantes. As subtarefas podem ser mapeadas no Trello ou no Jira para melhorar o monitoramento do projeto.
Revisão das funções e responsabilidades
Ao fazer qualquer atualização, sempre revise as funções e responsabilidades de cada membro da equipe. À medida que você adiciona ou ajusta tarefas, a equipe pode ajudar a identificar quaisquer lacunas ou sobreposições nas responsabilidades. Use os recursos de gerenciamento de tarefas do Confluence para atribuir tarefas e responsabilidades aos membros da equipe e, em seguida, delegar mais a fundo no Trello ou no Jira. Além disso, os gerentes de equipe podem realizar a tática para funções e responsabilidades com suas equipes para esclarecer responsabilidades individuais e encontrar lacunas que precisam ser preenchidas.
Garanta a consistência
Assegure que as tabelas e tarefas sejam consistentes. Estabeleça diretrizes claras sobre como a tabela deve ser usada e assegure que todos os membros da equipe estejam cientes dessas diretrizes. Além disso, você pode usar complementos, templates ou macros do marketplace no Confluence para manter a tabela consistente em diferentes projetos ou equipes.
Começar a trabalhar
Quando a tabela estiver pronta, você vai poder passar para a parte divertida do projeto: a execução. Tenha a certeza de que a lista de tarefas vai fluir com tranquilidade com as funções e expectativas adequadas, e não deixe de manter a comunicação fluindo também. Use o Confluence combinado com seus aplicativos de comunicação favoritos para manter todos atualizados sobre o status de cada tarefa, dependências e bloqueios que possam surgir. E tenha em mente: nem todo processo é perfeito desde o início. Continue criando e iterando até encontrar um fluxo que funcione bem para a equipe. Bons trabalhos!