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Como construir uma cultura de comunicação colaborativa dentro da equipe

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Pessoas se comunicando como uma equipe

Você está digitando "Como falei em meu último e-mail..." enquanto respira fundo. Enquanto isso, seu colega de equipe está pesquisando arquivos, tentando encontrar a versão mais recente de algum documento para a reunião que começa em três minutos. Em seguida, você participa da reunião rápida da equipe. Adivinha? As atribuições de tarefas da semana passada não estavam claras, então agora o projeto está atrasado. Para onde quer que você olhe, algo está saindo do eixo, e a equipe está tão frustrada quanto você. É por essa razão que é necessário promover a cultura de comunicação colaborativa na equipe.

A comunicação colaborativa significa trocar informações com tranquilidade e discutir tópicos em equipe, para alcançar algum objetivo comum. Embora você possa achar esse seria o padrão óbvio para as equipes, a maioria dos funcionários relata que não é bem assim. Sessenta e três por cento dos funcionários em um estudo disseram que queriam sair do emprego devido à falta de comunicação.

A comunicação colaborativa deve ser o padrão para todas as equipes, pois promove a transparência e incentiva os funcionários a compartilhar ideias com liberdade. Ao usar ferramentas de colaboração e táticas de comunicação comprovadas para desenvolver as habilidades de colaboração da equipe, todos saem ganhando. Veja como ajudar os funcionários a trabalhar com eficiência e se sentirem bem com suas contribuições.

Mantenha a colaboração e a comunicação no mesmo lugar

Ponteiro do navegador com comentários na página do Confluence

Criar um fluxo de trabalho eficaz e colaborativo não é possível se a equipe estiver mencionando documentos diferentes, trabalhando em ferramentas separadas ou enfrentando silos de comunicação constantes. O primeiro passo para promover uma cultura de comunicação colaborativa é estabelecer padrões para onde a colaboração deve ocorrer.

Estabeleça a fonte única de informações

Criar e manter um espaço central para todos os documentos, conhecimentos e conversas é crucial. Sem isso, a equipe acaba forçada a pesquisar nas caixas de entrada, vasculhar arquivos e enviar muitas mensagens solicitando atualizações de status.

Quando você tem uma fonte única de informações, todas as pessoas sabem onde procurar as informações de um determinado projeto. Quando você armazena todo o conhecimento no mesmo espaço, a colaboração é incentivada porque todos podem ver as contribuições uns dos outros. Além disso, quando todos os membros das equipes têm acesso às mesmas informações, dá para partir direto para a discussão em vez de perder tempo em busca de documentos, anotações de reuniões anteriores e atribuições de tarefas relacionadas.

Colabore em cada agenda

Edite documentos juntos em tempo real

Quando os membros da equipe podem coeditar documentos em tempo real, a comunicação colaborativa se torna natural. No Confluence, todos podem ver as alterações destacadas e revisar o histórico de versões, promovendo maior transparência e aumentando o alinhamento. Os membros da equipe podem deixar comentários em linha, como as contribuições uns dos outros ou atribuir tarefas por meio da marcação de colegas de trabalho em um item de ação.

Positividade do projeto

Balões de diálogo

Pode parecer cliché barato, mas pensar com positividade e projetar essa emoção pode mesmo mudar a maneira como a mente reage às situações. Ninguém quer colaborar com colegas de trabalho negativos, mas projetar positividade pode ajudar muito na promoção da comunicação colaborativa.

Os autores Andrew Newberg, M.D. e Mark Robert Waldman discutem o efeito do enquadramento positivo e negativo em seu livro, Words Can Change Your Brain. "Quanto mais você se concentra em palavras positivas, mais elas começam a afetar outras áreas do cérebro", diz Newberg e Waldman, "as funções no lobo parietal começam a mudar, o que muda sua percepção de si mesmo e das pessoas com quem você interage".

A gente não está dizendo que colocar uma placa de "Não se preocupe, seja feliz" no escritório vai melhorar a colaboração, mas a comunicação escrita positiva é capaz disso. A documentação da comunicação no Confluence incentiva todos a pensarem sobre como abordam uma conversa.

Por exemplo, você pode ver um gráfico e pensar logo: "Uau, que bagunça", mas você (espero) não faria essa crítica tão dura e inútil em algum documento compartilhado. Em vez disso, você pode dizer: "As cores me agradam, mas esse gráfico tem muitos elementos de design sobrepostos, o que dificulta a leitura do texto. A gente poderia deixar mais espaço em branco?" Agora o pessoal do design tem feedback construtivo, e é provável também que tenham uma visão mais positiva de você como colega de trabalho.

Mesmo pequenos gestos de apoio podem ajudar muito. No Confluence, os colegas de equipe podem curtir as páginas uns dos outros como um aplicativo de mídia social. Traga a sensação de uma selfie perfeita acumulando gostos para o trabalho - como as páginas do Confluence de seus colegas de trabalho para mostrar seu apreço e reconhecimento pelas contribuições deles.

A comunicação colaborativa funciona apenas se todos se sentirem confiantes em compartilhar suas opiniões. Todos esses documentos compartilhados, agendas colaborativas e conversas públicas vão ser muito mais eficazes se você adotar a positividade.

Adote a escuta ativa na comunicação assíncrona

Vários balões de diálogo

Promova a comunicação colaborativa com o Confluence

Lembre-se de que o primeiro passo na construção de uma cultura de comunicação colaborativa é dar às pessoas um lugar central para colaborar. Se sua equipe está sempre alternando entre aplicativos de mensagens, ferramentas de compartilhamento de arquivos e lutando para encontrar as informações de que precisa, você nunca vai parar de escrever e ler "pelo meu último e-mail..."

Com o Confluence, a comunicação assíncrona e síncrona é muito fácil. Mantenha todas as conversas, documentos e tarefas em no mesmo lugar para que a empresa possa se concentrar no trabalho em equipe em vez de sofrer com os desafios de gestão de projetos. Comece a colaborar com mais eficiência com o Confluence.

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