Definindo uma estrutura analítica de trabalho na gestão de projetos
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Ao embarcar em um projeto complicado, você precisa de uma estrutura analítica de trabalho (WBS) para ajudar a manter um caminho claro pelo cenário do projeto. Ela divide o projeto em partes gerenciáveis para orientar o direcionamento dele. Além disso, ela garante que você não perca informações essenciais e permite que você atribua tarefas e monitore o progresso com precisão.
Resumindo, uma WBS bem estruturada é a chave para desvendar a complexidade e direcionar o projeto para o sucesso. Ela pode melhorar o planejamento e a gestão do projeto proporcionando uma visão geral clara, ajudando a supervisionar o projeto e facilitando a atribuição de responsabilidades e o acompanhamento do progresso.
Este guia vai discutir uma estrutura analítica com mais dados, incluindo os componentes de uma estrutura analítica de trabalho, os vários tipos e como criar uma para o planejamento do projeto.
O que é um modelo de estrutura analítica de trabalho?
Em essência, uma WBS na gestão de projetos é uma decomposição hierárquica (ou como árvore) de um projeto em componentes menores.
Ela pega o escopo vasto e muitas vezes desafiador de um projeto e o divide em componentes menores e mais gerenciáveis. Cada nível da estrutura é mais detalhado, facilitando a compreensão e a gestão do projeto.
Propósito de uma estrutura analítica de trabalho
Uma WBS em gestão de projetos proporciona uma estrutura clara para planejamento, execução e controle de projetos. Ela auxilia na estimativa de custos, cronograma de tarefas e alocação de recursos. Mais importante ainda, ela mantém o projeto no caminho certo, organizando em componentes menores e bem definidos.
Principais componentes de uma estrutura analítica de trabalho
Cada componente de uma WBS tem uma função específica e transmite um nível diferente de informações. O nível mais alto define o panorama geral, enquanto o nível mais baixo especifica cada informação.
- Entregas: elas se concentram no panorama geral e representam o resultado ou resultados finais do projeto.
- Pacotes de trabalho: essas são as menores unidades de trabalho da WBS; são os elementos básicos do projeto e têm entregas específicas atribuídas a elas.
- Tarefas e subtarefas: representam uma análise detalhada das atividades ou etapas de um pacote de trabalho, permitindo planejamento e execução precisos.
Tipos de estruturas de divisão de trabalho
As necessidades específicas do projeto e as preferências da equipe são fundamentais para determinar a representação da WBS mais adequada. Por exemplo, projetos com programações fixas e prazos rigorosos podem optar por uma representação baseada em calendário para cumprir os marcos de imediato.
A forma como a equipe opera e se comunica também afeta a escolha. Se a equipe se sente mais confortável com quadros visuais e gosta de uma abordagem prática à gestão de tarefas, um quadro Kanban pode se alinhar bem às preferências.
Esses são os tipos de estruturas de WBS que você pode escolher para atender aos requisitos do projeto e às preferências da equipe:
Diagrama de Gantt
Um gráfico de Gantt é um gráfico de barras que representa cronogramas e dependências de tarefas. Ele oferece uma representação visual clara do cronograma do projeto, mostrando quando cada tarefa começa e termina.
kanban
Os quadros Kanban são ferramentas visuais flexíveis que ajudam as equipes a gerenciar e priorizar fluxos de trabalho. Eles exibem tarefas como cartões em um quadro, organizados em colunas com base no status. Um quadro Kanban é ideal para um ambiente de desenvolvimento ágil.
Dica profissional: saiba mais sobre para que serve um quadro Kanban neste guia abrangente de gestão de projetos.
Calendários
Uma representação baseada em calendário ajuda a monitorar prazos, marcos e disponibilidade de recursos. É mais eficaz para projetos com programações e prazos fixos, pois mostra quando cada fase do projeto deve começar e terminar.
Como criar uma estrutura analítica de trabalho
Cada WBS deve seguir etapas semelhantes para manter um projeto organizado e no caminho certo.
Um gerente de projetos pode usar as cinco etapas a seguir para criar uma WBS para um projeto de aplicativo móvel:
- Identifique os resultados do projeto. Esclareça o escopo e os limites do projeto listando os resultados tangíveis ou os resultados que o projeto pretende alcançar.
Para um aplicativo móvel, as entregas podem incluir um aplicativo 100% funcional com funções específicas, documentação do usuário e um plano de marketing. - Divida as entregas em pacotes de trabalho. Depois de identificar as entregas de alto nível, faça uma divisão em componentes menores e mais gerenciáveis.
Para um aplicativo móvel, os componentes do aplicativo 100% funcional podem incluir autenticação do usuário, navegação no aplicativo e design da interface do usuário. Divida todas as entregas assim. - Defina relacionamentos entre tarefas. Dentro de cada pacote de trabalho, estabeleça relações entre as tarefas. Algumas tarefas dependem de outras, o que significa que elas não podem ser iniciadas até que uma tarefa anterior seja concluída.
Para um aplicativo móvel, pode ser necessário finalizar o design da interface do usuário antes de implementar a navegação no aplicativo. - Atribua recursos e durações. Aloque os recursos necessários para cada tarefa ou pacote de trabalho e estime o tempo necessário para conclusão.
Para um aplicativo móvel, isso pode envolver a atribuição de desenvolvedores, designers e testadores a tarefas específicas e, ao mesmo tempo, estimar as horas de trabalho necessárias para cada tarefa. - Revise e refine. Criar uma WBS é iterativo. Analise e refine a WBS à medida que o projeto avança para se adaptar às mudanças nos requisitos do projeto, enfrentar desafios imprevistos e garantir que ela reflita com precisão o escopo e as tarefas do projeto.
Templates de estrutura analítica de trabalho
Criar uma WBS do zero pode ser demorado. Simplifique o processo com templates. Os templates não apenas economizam tempo, mas também oferecem a tranquilidade de que você não pulou nenhuma etapa importante.
O Jira Software inclui templates projetados para criar um WBS, incluindo um template Kanban pré-configurado. Para uma experiência tranquila, o Atlassian Marketplace oferece um app de storyboard de estrutura analítica de trabalho que se sincroniza com perfeição ao Jira Software.
Esses templates oferecem uma estrutura bem definida e personalizável que elimina as suposições do planejamento do seu projeto.
Criação de uma estrutura analítica de trabalho com o Jira Software
O Jira Software é uma ferramenta conhecida de gerenciamento de projetos que pode criar todos os componentes de um WBS eficaz.
Você pode definir e personalizar fluxos de trabalho que correspondam aos processos exclusivos da sua equipe, garantindo que seu WBS se alinhe com precisão aos requisitos do seu projeto. Você também pode visualizar e monitorar as tarefas, os status e o progresso da sua equipe com painéis ágeis (Kanban ou Scrum).
Crie, atribua e acompanhe tarefas ou itens durante todo o ciclo de vida com os recursos de rastreamento de itens do Jira. Os recursos de colaboração em tempo real do Jira Software permitem que sua equipe se comunique e compartilhe atualizações atualizadas.
Por fim, o ecossistema de integração do Jira permite conectar e sincronizar o trabalho em diferentes plataformas, garantindo que seu WBS continue sendo um hub central para todas as informações e tarefas relacionadas ao projeto. Use as funções robustas de relatórios e dados de análise do Jira para monitorar o progresso do seu projeto, o desempenho da equipe e a distribuição da carga de trabalho. Com esses insights, você pode tomar decisões baseadas em dados e manter seu WBS sempre otimizado.
Com o Jira Software, você tem um kit de ferramentas abrangente para criar, gerenciar e manter um WBS eficiente. As funções versáteis e opções personalizáveis fazem dele uma ferramenta indispensável para gerentes de projeto e equipes.
Estrutura analítica do trabalho: perguntas frequentes
Qual é a importância de um WBS no gerenciamento de projetos?
Um WBS esclarece o escopo do projeto, e dividir o projeto em componentes gerenciáveis ajuda a evitar a distorção do escopo. Um WBS estabelece uma base sólida para uma estimativa precisa do projeto e alocação eficiente de recursos.
Quais são alguns desafios na criação de um WBS?
Um dos principais desafios ao criar um WBS é definir o nível certo de detalhes para o projeto — muito ou pouco pode impedir o gerenciamento eficaz. Outro desafio comum é lidar com as mudanças nos requisitos. Para enfrentar esses desafios, envolva as partes interessadas no processo de planejamento e adapte conforme for necessário.
Como um WBS contribui para o gerenciamento do escopo do projeto?
Um WBS contribui para o gerenciamento do escopo do projeto identificando resultados, gerenciando mudanças e mantendo o projeto focado nos resultados pretendidos.