Quatro maneiras de melhorar a comunicação entre equipes e partes interessadas

1. Crie estratégias e campanhas consistentes

Nenhuma equipe opera no vácuo. Novas ideias são sempre adicionadas às estratégias de comunicação, campanhas e fluxos de trabalho da sua equipe. E se você trabalha em um ambiente dinâmico e ágil, é provável que novas ideias sejam adicionadas às suas estratégias e campanhas com frequência. Entre e-mails, mensagens diretas e videochamadas, a comunicação pode ficar confusa e as ideias podem se tornar desarticuladas e difíceis de implementar. Use templates do Confluence.

O tempo de criar e enviar documentos únicos por e-mail quando algo é editado ou adicionado já passou. Com os templates do Confluence, você e sua equipe podem desenvolver documentos de projetos, estratégias de marketing, atualizações da empresa e muito mais, em um único local. Os templates também simplificam a comunicação com as partes interessadas, pois sua documentação pode ser atualizada com velocidade, além de ser disponibilizada para leitura rápida ou aprofundada. Assim, os tomadores de decisão podem encontrar e digerir suas conclusões com facilidade.

Com os templates, sua equipe lida com uma variedade de projetos com mais facilidade, desde planos de marketing até requisitos de produtos. Não importa qual seja a necessidade do seu negócio, o Confluence tem um template que pode ajudar você a manter a consistência e a clareza, principalmente ao comunicar as atualizações do projeto às partes interessadas. Os tópicos do template do Confluence incluem:

• Estratégia de negócios
• Design
• Documentos e relatórios
• Recursos Humanos
• Marketing e Vendas
• Pessoal
• Gerenciamento de produtos
• Produtividade
• Planejamento de projetos
• Desenvolvimento de software/TI
• Startup
• Trabalho em equipe

Use os templates como ponto de partida para seus projetos e campanhas e crie consistência desde o início.

2. Compartilhe insights e feedback em tempo real

Se sua equipe estiver trabalhando com documentos separados em várias plataformas, há uma boa chance de a comunicação passar despercebida. Às vezes, silos de informações se formam quando as equipes trabalham em vários departamentos ou projetos. O conhecimento e os dados podem ficar presos dentro de um grupo específico, impedindo que outras pessoas da empresa os acessem. Portanto, seja para iniciativas, resultados ou comunicação entre equipes e partes interessadas, você precisa de uma ferramenta de área de trabalho que possa cuidar de todas as suas necessidades de compartilhamento de conhecimento.

O Confluence facilita a colaboração entre diferentes partes interessadas nos espaços. As equipes criam páginas que residem em um espaço organizado e aberto, facilitando sua localização. Essas páginas contêm informações úteis sobre a empresa ou o projeto, e os usuários podem fornecer insights e feedback na hora, selecionando o texto e adicionando um comentário em linha. Eles também podem comentar sobre um conteúdo inteiro na parte inferior da página ou publicação.

Quando os membros da equipe ou as partes interessadas respondem ou curtem os comentários, o comentarista original é notificado. Os membros da equipe também recebem notificações oportunas sobre quaisquer alterações feitas no conteúdo existente ou se algo novo for adicionado. Isso é especialmente bom para trabalhos assíncronos, porque todos sabem exatamente por que a alteração foi feita.

O Confluence vai além das pastas pessoais e são áreas de trabalho voltadas para equipes e projetos. Isso permite fácil acesso dos membros da equipe e das partes interessadas, documentação pesquisável e uma estrutura organizacional escalável. Quando as pessoas saem ou entram nas equipes, seus documentos e projetos permanecem disponíveis e relevantes para quem precisa deles.

3. Pratique a tomada de decisões consciente

De acordo com o Ellis Idea Lab da Qatalog e da Cornell University, 43% das pessoas no local de trabalho relatam passar muito tempo alternando entre aplicativos e ferramentas on-line. Quando tempo é dinheiro, esses usuários finais não podem se dar ao luxo de perder minutos preciosos mudando de fonte. Ao fornecer contexto para as partes interessadas, elas entendem melhor o panorama completo com mais rapidez. O Confluence oferece suporte a uma variedade de conteúdo que pode ajudar a concluir suas mensagens e ajudar as partes interessadas a tomar decisões com mais confiança.

• Dados de Análise: ao incorporar relatórios de análise do Google, Adobe ou de outros lugares nas páginas da área de trabalho da sua equipe, as partes interessadas reconhecem facilmente oportunidades de crescimento, insights e tendências nos dados do cliente.
• Tabelas: as tabelas ajudam você e sua equipe a comunicar uma grande quantidade de informações em um piscar de olhos, mas você precisa garantir que suas células estejam formatadas para máxima compreensão.
• Imagens: a incorporação de imagens e arquivos de mídia relevantes nas páginas do Confluence permite que você forneça mais contexto aos visualizadores com rapidez.
• Links inteligentes para outras ferramentas (por exemplo, Jira, Figma): quando seu trabalho está em uma ferramenta (Atlassian ou outra plataforma terceirizada compatível) e você quer mostrar no Confluence, os links inteligentes podem ajudar a fazer isso. Basta copiar a página, o quadro do projeto, o calendário ou outro link e colar no Confluence onde você quiser que ele fique. O link permite que as partes interessadas visualizem a página, editem ou façam a incorporação de forma direta.

O contexto das partes interessadas vai além de tabelas, gráficos, imagens e links: também é importante ilustrar áreas que podem precisar de mais apoio organizacional. Inclua os seguintes elementos ao criar atualizações do projeto:

• Detalhes do projeto: nome, gerente do projeto e data do relatório
• Resumo do projeto: localização, cronograma, objetivo e orçamento
• Cronograma do projeto: marcos e detalhes de tarefas individuais, incluindo o que foi concluído
• Partes envolvidas: membros da equipe, principais partes interessadas e clientes
• Riscos: possíveis problemas, gargalos e mudanças necessárias
• Status do orçamento: investimento gasto e investimento restante
• Recursos importantes: anexos e links para documentos relevantes
• Próximas etapas: itens de ação

Ao criar uma cultura de transparência na empresa, é importante fornecer à equipe e às partes interessadas um contexto detalhado.

4. Apresente as atualizações do projeto e os resultados da campanha

Uma das melhores maneiras de ilustrar atualizações e resultados de projetos e campanhas é compartilhar essas informações em uma apresentação. E, com o Confluence, é fácil alternar para o modo Apresentador. Esse layout é ótimo para exibir conteúdo de páginas ou postagens de blog com menos distrações, além de evitar a criação de mais slides ou apresentações. Quando os usuários selecionam esse modo, o conteúdo aparece em uma exibição limpa em tela cheia, sem barras laterais, comentários em linha e menus opcionais.

No modo Apresentador, você também pode alterar a aparência da apresentação escolhendo o destaque do cursor ou o tema escuro. O destaque do cursor transforma o cursor em um grande círculo, facilitando o acompanhamento do público. O tema escuro pode ajudar a reduzir a fadiga ocular à noite, economizar bateria ou ser apenas a preferência do usuário.

Os usuários também têm a opção de usar o template do modo Apresentador. Esse template vai ajudar os usuários na criação de uma página otimizada para apresentações.

Alinhe equipes e partes interessadas com o Confluence

Quando a transparência está na vanguarda de suas práticas comerciais, é muito mais fácil alinhar seus grupos de partes interessadas. O Confluence facilita a comunicação aberta com ferramentas e templates criados para equipes.

Experimente o Confluence de graça e descubra como ele pode ajudar você a engajar e manter todos informados na sua empresa, desde tomadores de decisão até colaboradores individuais.