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Template de comunicação aos interessados

por Atlassian

Organize e compartilhe informações para oferecer atualizações sobre o progresso aos interessados

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Template de comunicação aos interessados

Ninguém trabalha no vácuo, ou seja, você colabora e fala com muitas pessoas diferentes todos os dias. Tem seus colegas da equipe, a equipe executiva ou de liderança, o conselho de administração, os fornecedores ou contratados externos, outros departamentos parceiros, clientes ou consumidores, e assim por diante. Manter todas essas pessoas informadas ocupa boa parte das horas de trabalho. Esse template de comunicação aos interessados vai ajudar você a aprimorar uma estratégia para atualizar todos sobre o progresso e as operações do projeto.

Como usar o template Comunicação aos interessados

Etapa 1. Identifique os interessados

Antes de começar a usar o template, passe uma tarefa para os principais envolvidos. Peça que reflitam quem é o principal público-alvo deles. Das equipes posteriores ao patrocinador executivo, com quem você se comunica todos os dias? Diga que eles vão ter alguns dias para criar a própria lista. Depois, reúna a equipe para formular o plano.

Etapa 2. Estabeleça os objetivos

Use a seção Objetivos do template para contextualizar e esclarecer os objetivos do plano de comunicação aos interessados. Vá além do objetivo superficial, como "melhorar a comunicação" (fala sério, né?) e aprofunde as metas que você está buscando de verdade. Você quer criar mais confiança com os interessados? Reduzir os gargalos que estão tendo? Diminuir os erros? Anote esses objetivos antes de ir para as próximas seções do template.

Etapa 3. Delimite o público-alvo e os métodos de comunicação

Tenha debates abertos sobre os públicos-alvo identificados e crie a lista mestre. Anote todos na coluna da esquerda da tabela Interessados.

Na coluna da direita, liste os meios de comunicação usados com cada interessado. Você usa o e-mail para falar com o conselho de administração e mensagens instantâneas para falar com as equipes parceiras? Anote essas informações aqui.

Etapa 3. Delimite o público-alvo e os métodos de comunicação

Etapa 4. Defina o fluxo de comunicação

Agora, escolha um dos interessados e comece com essa pergunta simples: com que frequência você deve falar com esse público?

Por exemplo, se o conselho de administração só precisa de atualizações mensais, ele deve ser colocado na coluna Público-alvo ao lado da linha "mensal". Siga para as outras colunas da tabela para mapear os dados do conselho. Quais métodos você vai usar? O que vai ser compartilhado? Acrescente links úteis que você talvez queira consultar ou compartilhar com o público no template para que tudo fique no mesmo lugar. Repita esses passos com todos os interessados.

Etapa 5. Relacione as ações abertas

Você talvez não crie todo o plano de comunicação aos interessados em uma única reunião. Sem problemas. A seção Ações abertas do template tem espaço para listar o que ainda precisa ser feito.

Por exemplo, talvez você vá conferir plataformas específicas para simplificar a comunicação com fornecedores externos. Coloque isso nessa seção como item de ação aberta, assim você vai ter esse lembrete.

Quer ir ainda mais fundo e saber como usar esse plano de comunicação aos interessados? Confira esta tática.


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