Template de comunicação aos interessados

Antes de começar a usar o template, passe uma tarefa para os principais envolvidos. Peça que reflitam quem é o principal público-alvo deles. Das equipes posteriores ao patrocinador executivo, com quem você se comunica todos os dias? Diga que eles vão ter alguns dias para criar a própria lista. Depois, reúna a equipe para formular o plano.

Use a seção Metas do template para contextualizar e esclarecer os objetivos do plano de comunicação aos interessados. Vá além do objetivo superficial, como “melhorar a comunicação”, e focar nos resultados concretos que você deseja alcançar. Você quer desenvolver mais confiança com as partes interessadas? Reduzir os gargalos que estão tendo? Diminuir os erros? Anote esses objetivos antes de ir para as próximas seções do template.

Tenha debates abertos sobre os públicos-alvo identificados e crie uma lista principal. Anote todos na coluna da esquerda da tabela Partes interessadas.

Na coluna da direita, liste os meios de comunicação usados com cada interessado. Você usa o e-mail para falar com o conselho de administração e mensagens instantâneas para falar com as equipes parceiras? Anote essas informações aqui.

Agora, escolha um dos interessados e comece com essa pergunta simples: com que frequência você deve falar com esse público?

Por exemplo, se o conselho de administração só precisa de atualizações mensais, ele deve ser colocado na coluna Público-alvo ao lado da linha "mensal". Siga para as outras colunas da tabela para mapear os dados do conselho. Quais métodos você vai usar? O que vai ser compartilhado? Acrescente links úteis que você talvez queira consultar ou compartilhar com o público no template para que tudo fique no mesmo lugar. Repita esses passos com todos os interessados.

Você talvez não crie todo o plano de comunicação aos interessados em uma única reunião. Sem problemas. A seção Ações abertas do template tem espaço para listar o que ainda precisa ser feito.

Por exemplo, talvez você vá conferir plataformas específicas para simplificar a comunicação com fornecedores externos. Coloque isso nessa seção como item de ação aberta, assim você vai ter esse lembrete.

Quer ir ainda mais fundo e saber como usar esse plano de comunicação aos interessados? Consulte esta tática.