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Comunicações às partes interessadas


Descreva como você vai dar as informações certas no momento certo às partes interessadas, através dos canais certos.

USE ESTA TÁTICA PARA...

Otimize seu compartilhamento de informações com as partes interessadas

Crie um plano de comunicações para um projeto específico ou para as operações regulares da sua equipe

Se você estiver com dificuldade em relação a compreensão compartilhada, dependências gerenciadas, ou parcerias eficazes em seu Monitor de Saúde, executar esta tática pode ajudar.

Leia mais
E EU PRECISO DISSO... POR QUÊ?

A ignorância não é uma bênção quando você está tentando manter sua(s) equipe(s) caminhando na mesma direção. Se você está formando uma nova equipe ou se está tendo dificuldades com a compreensão compartilhada ou dependências gerenciadas, um plano de comunicação vai ajudar você a parar de se preocupar se lembrou de compartilhar atualizações com as pessoas certas sendo intencional sobre como e quando as informações são comunicadas.

Use esta tática quando:

  • Sua equipe estiver se formando e estabelecendo suas normas operacionais
  • Você estiver entrando em um processo de gerenciamento de mudança
  • Sua comunicação, em retrospectiva, não foi muito boa nos últimos sprints
QUEM DEVE ESTAR ENVOLVIDO?

Reúna a liderança da equipe, o líder do projeto e o gerente de programa (se for o caso).

Um plano de comunicação aos interessados por escrito ajuda sua equipe a se comunicar com eficiência e coerência.
Equipe de usuários
Pessoas

2 a 6

Ícone de lápis
Tempo de preparo

30 min

Relógio de ponteiro
Tempo

60 min

Dificuldade fácil
Dificuldade

Fácil

A tática na prática

Enquanto estiver seguindo seu plano, não esqueça de que você e seus colegas de equipe também são partes interessadas no projeto!

Materiais

Quadro branco

Marcadores

Notas ou pontos adesivos

Temporizador

Galinha de borracha

Preparação

Faça seu dever de casa (30 min)

Crie uma tabela em um quadro branco ou documento colaborativo. Os cabeçalhos das colunas devem ser: "Público, Canais, Comunicações, Links/Mais informações". Categorize as linhas como: "Diário, Semanal, Quinzenal, Mensal, Trimestral, Anual, Ad Hoc".

Peça a todos para virem à reunião com suas próprias listas de públicos (partes interessadas), que podem incluir: seu patrocinador executivo, membros da equipe, equipe de liderança, equipes com quem você tem parceria, equipes adjacentes ou posteriores, etc.

Se possível, o facilitador da reunião deve vir com uma lista das comunicações existentes da equipe com as partes interessadas, incluindo o porquê você está comunicando algo e os canais que normalmente usa. Esta lista vai conter coisas cotidianas, como atualizações sobre pequenas decisões feitas em canais do Slack, e comunicações pontuais, como sessões de almoço e aprendizagem ou apresentações em reuniões abertas.

ETAPA 1

Defina a meta (10 min)

Crie uma declaração, ou grupo de declarações, descrevendo o que você quer alcançar ao preparar um plano de comunicação às partes interessadas. Use o formato {VERBO} + {SUBSTANTIVO}. Peça para que uma pessoa anote no quadro branco enquanto todo o grupo participa do brainstorming. Suas declarações de metas não têm que ser perfeitas, então mire nos "quase 80%" e faça um timebox para a atividade. Você sempre pode lapidar depois, se for necessário.

Exemplo de metas de plano de comunicação:

  • Construir a confiança dos interessados.
  • Reduzir os riscos resultantes de esforço duplicado e gargalos de dependências.
  • Informar equipes posteriores sobre o que estamos fazendo e como isso pode afetar o trabalho delas.
ETAPA 2

Defina quem são suas partes interessadas (5 min)

Formem grupos de 2 a 4 pessoas e analisem os brainstormings dos interessados que todos prepararam como tarefa prévia. Decidam em grupo quais são as principais partes interessadas a serem incluídas em seu plano de comunicações. Para cada interessado, defina o relacionamento com seu projeto/equipe. É um tomador de decisão? Parceiro de discussão? Colaborador especialista? Removedor de obstáculos?

Juntem todos na equipe maior e conversem para chegar a um consenso sobre os interessados para quem vocês estão criando.

etapa 3

Defina seus métodos de comunicação (15 min)

Agora, determine a forma mais eficiente para se comunicar com cada parte interessada.

Pense sobre o conteúdo que vai compartilhar e a ferramenta que vai usar. Por exemplo, com sua equipe direta, você pode escolher se comunicar numa sala de bate-papo dedicada a compartilhar atualizações menores e pedir dados uns dos outros.

etapa 4

Reúna tudo para criar seu plano de comunicações (20 min)

Use a tabela que criou como trabalho prévio para começar a criar um plano de comunicações:

  • Diário
  • Semanal
  • Quinzenal
  • Mensal
  • Trimestral
  • Anual
  • Ad hoc

Para cada frequência, anote o público com quem você vai se comunicar, os canais que vai usar, o que vai ser comunicado e os links para detalhes ou artefatos adicionais.

Pesquisa de conteúdo
Por exemplo...

Aqui está o plano de comunicação aos interessados que nossa equipe de relações de desenvolvedores usa.

etapa 5

Encerramento (5 min)

Escolham um proprietário para o plano de comunicações geral. Você pode até atribuir um proprietário para comunicações específicas.

Dica
Dica profissional

Organizar comunicações para toda a equipe como Reuniões Abertas pode dar muito trabalho se for feito todo mês. Revezar a propriedade para compartilhar a carga e manter as coisas renovadas pode facilitar.

Conseguiu?

Execute uma sessão completa do Monitor de Saúde ou ponto de verificação com a sua equipe para ver se você está melhorando.

Quer mais do Esquema Tático?

Escreva seu e-mail abaixo para ser o primeiro a saber quando a gente colocar novas táticas e Monitores de Saúde.

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