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Comunicación con las partes interesadas


Explica cómo ofrecerás a las partes interesadas la información adecuada, en el momento adecuado y mediante los canales adecuados.

UTILIZA ESTA ESTRATEGIA PARA...

Optimizar la forma en que compartes información con las partes interesadas

Trazar un plan de comunicaciones para un proyecto específico o simplemente para las operaciones normales de tu equipo

Si te plantean problemas los conceptos de percepción común, gestión de dependencias o colaboraciones eficaces del Monitor de estado, seguir esta estrategia puede serte de ayuda.

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Y... ¿POR QUÉ NECESITO ESTO?

Cuando intentas que todo el equipo siga el mismo ritmo, el refrán "Ojos que no ven, corazón que no siente" desde luego NO es aplicable. Tanto si estás formando un nuevo equipo como si simplemente te plantean problemas los conceptos de "percepción común" o "dependencias gestionadas", un plan de comunicaciones te permitirá olvidarte de las preocupaciones sobre si recordaste compartir actualizaciones con la gente adecuada actuando de forma deliberada sobre cómo y cuándo se comunica la información.

Usa esta estrategia cuando:

  • Tu equipo forme y establezca tus normas operativas
  • Te embarques en un proceso de gestión de cambios
  • Tu retrospectiva revele que la comunicación no fue bien en los últimos sprints
¿QUIÉN DEBE PARTICIPAR?

Incorpora al líder del equipo, al líder del proyecto y al gestor del programa (si procede).

Un plan de comunicaciones con partes interesadas por escrito permite a tu equipo comunicarse de forma eficaz y coherente.
Equipo del usuario
Personas

2-6

Icono de lápiz
Tiempo de preparación

30 min

Reloj de medición
Duración

60 min

Dificultad Baja
Dificultad

Fácil

Ejecución de la estrategia

A medida que trabajas en el plan, no te olvides de que tú y tus compañeros de equipo también sois partes interesadas.

Materiales

Pizarra

Rotuladores

Notas o puntos adhesivos

Cronómetro

Pollo de goma

Preparación

Haz los deberes (30 min)

Crea una tabla en una pizarra o un documento colaborativo. Los encabezados de las columnas deben ser los siguientes: "Audiencia", "Canales", "Comunicaciones", "Enlaces" y "Más información". Etiqueta las filas: "Diaria", "Semanal", "Quincenal", "Mensual", "Trimestral", "Anual" y "Ad hoc".

Pide a todos los miembros que vayan a la reunión con su propia lista de audiencias (partes interesadas), entre las que se pueden incluir: tu patrocinador ejecutivo, miembros del equipo, equipo de liderazgo, equipos con los que os asociáis, equipos adyacentes o posteriores, etc.

Si está disponible, el moderador de la reunión debe asistir con una lista de las comunicaciones actuales del equipo con las partes interesadas, incluida la razón por la que os comunicáis y el canal que soléis utilizar. Esta lista incluirá cosas diarias como las actualizaciones de pequeñas decisiones tomadas mediante canales de Slack, así como comunicaciones únicas como sesiones de seminario con almuerzo o presentaciones en reuniones generales.

PASO 1

Definir el objetivo (10 min)

Haced una declaración o un grupo de declaraciones, en las que describáis qué os proponéis lograr preparando un plan de comunicaciones con partes interesadas. Usad el formato {SUSTANTIVO} + {VERBO}. Encarga a una persona que escriba en la pizarra mientras el resto del grupo sugiere las ideas. Tus declaraciones de objetivos no tienen que ser perfectas, así que aspira al 80 % y fija el tiempo máximo para la actividad. Siempre puedes pulirlas más tarde si es necesario.

Ejemplos de objetivos del plan de comunicaciones:

  • Forjar confianza con las partes interesadas.
  • Reducir los riesgos procedentes del esfuerzo duplicado y los cuellos de botella de dependencias.
  • Formar a los equipos en fases posteriores sobre qué es lo que hacemos y cómo puede afectar a su trabajo.
PASO 2

Definir quiénes son las partes interesadas (5 min)

Dividíos en grupos de entre 2 y 4 miembros, y revisad las ideas sugeridas sobre las partes interesadas sugeridas por los asistentes que han preparado como trabajo previo. En grupo, poneos de acuerdo sobre qué partes interesadas clave incluir en vuestro plan de comunicaciones. Para cada parte interesada, definid la relación con el equipo o el proyecto. ¿Es responsable de la toma de decisiones? ¿Colaborador en el intercambio de ideas? ¿Contribuidor experto? ¿Elimina los obstáculos?

Presenta dichas ideas al resto del equipo y trabaja para que consigáis un consenso con respecto a las partes interesadas para quienes estáis trabajando.

paso 3

Definir los métodos de comunicación (15 min)

Determinad la forma más eficaz de comunicaros con las partes interesadas.

Pensad en el contenido que compartiréis, así como la herramienta que usaréis para compartirlo. Por ejemplo, para las comunicaciones con el equipo directo, puede que optéis por una sala de chat dedicada a compartir actualizaciones menores y a pedir la opinión del resto de miembros.

paso 4

Recopilar todo para crear el plan de comunicaciones (20 min)

Usa la tabla que has creado como trabajo previo para iniciar la creación de un plan de comunicaciones:

  • Diario
  • Semanal
  • Quincenal
  • Mensual
  • Trimestral
  • Anual
  • Ad hoc

Por cada frecuencia, anota la audiencia con la que te comunicarás, los canales que usarás, qué contenido comunicarás y los enlaces para ver más detalles y artefactos.

Búsqueda de contenido
POR EJEMPLO...

Este es el plan de comunicaciones con las partes interesadas que utiliza nuestro equipo de relaciones de desarrolladores.

paso 5

Recapitula (5 min)

Poneos de acuerdo en un propietario para el plan general de comunicaciones. Es posible que incluso debáis asignar un propietario a comunicaciones específicas.

Consejo
Consejo de experto

Organizar comunicaciones entre todo el equipo como las reuniones generales puede suponer mucho trabajo como para que alguien lo lleve a cabo cada mes. Sopesa la idea de rotar la propiedad para compartir la carga y mantener las cosas frescas.

¿Lo has clavado?

Asegúrate de llevar a cabo una sesión o un control del Monitor de estado por completo con tu equipo para ver si estáis mejorando.

¿Quieres estar al tanto de las nuevas estrategias?

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