Plan de comunicación del proyecto con las partes interesadas
Lanzarse a la ejecución sin tener en cuenta la comunicación con las partes interesadas puede provocar retrasos, confusiones y el incumplimiento de objetivos. Evítese estas complicaciones y aumente el éxito creando un plan de comunicación del proyecto para ofrecer la información correcta, en el momento adecuado y a través de los canales pertinentes.
Tiempo de preparación
0 m
Tiempo de ejecución
30 min
Personas
2-10 (o más)
RESUMEN DE 5 SEGUNDOS
- Identifica a las personas que tienen que mantenerse informadas e implicadas en el proyecto.
- Establece los canales y la cadencia adecuados para proporcionar actualizaciones.
- Aclara las expectativas para conseguir que todo el mundo sepa cuál es su rol y su participación desde el principio.
QUÉ NECESITAS
- Herramienta de gestión de proyectos, como Atlassian Home o Jira
- Una herramienta de comunicación entre equipos, como Slack o Teams
- Pizarra o documento compartidos, como una página o pizarra de Confluence
Recursos de la estrategia
Cómo mejorar la comunicación del proyecto con las partes interesadas
Crea un plan de comunicación del proyecto para proporcionar a las partes interesadas la información correcta, en el momento adecuado y a través de los canales pertinentes.
¿Qué son las partes interesadas?
Las partes interesadas son todas aquellas personas que tienen un interés personal en un proyecto o iniciativa y que se ven afectadas (positiva o negativamente) por su éxito.
Entre las partes interesadas se incluyen las siguientes:
a) Colaboradores: personas o equipos cuyas decisiones, tiempo o experiencia son fundamentales para desempeñar el trabajo (es decir, miembros del equipo principal del proyecto)
b) Personas beneficiarias: personas o equipos que no son directamente responsables de la entrega, pero que se benefician del trabajo o se ven afectadas por él y, por lo tanto, tienen que saber lo que está sucediendo, pero no tienen una responsabilidad directa de la entrega (es decir, partners interdisciplinarios, líderes, patrocinadores ejecutivos y equipos adyacentes o posteriores)
¿Qué es la comunicación del proyecto con las partes interesadas?
La comunicación del proyecto con las partes interesadas conlleva el intercambio de información sobre un proyecto para garantizar que todas aquellas personas que sean fundamentales para el proyecto y se beneficien de él sepan bien qué está sucediendo y por qué, estén en sintonía y tengan lo necesario para lograr sus metas.
Los mejores gestores de proyectos no solo planifican el quién, el qué, el dónde, el cuándo, el por qué y el cómo de un proyecto, sino que también preparan esos mismos elementos para la comunicación.
- ¿Quién dirigirá la comunicación del proyecto con las partes interesadas y quién tiene que recibirla?
- ¿Qué hay que comunicar?
- ¿Cuándo y cómo se comunicarán y debatirán las actualizaciones?
¿Cuándo debes dar a conocer la comunicación con las partes interesadas?
Lleva a cabo esta estrategia al principio de cada proyecto para planificar cómo gestionarás la comunicación con las partes interesadas. Después, ejecuta el plan para mantenerlas informadas durante todo el proyecto.
Aunque los cronogramas sean ajustados y tengas prisa, elabora un plan de comunicación del proyecto muy básico con las partes interesadas que puedas implementar rápidamente, pero no te saltes por completo este proceso. De lo contrario, te enfrentarás a un mayor riesgo de tener complicaciones más adelante.
Ventajas de una comunicación sólida con las partes interesadas
Llevar a cabo esta estrategia contribuye a prevenir malentendidos, fomentar la colaboración y mantener a todo el mundo centrado en las metas comunes, todo lo cual contribuye a finalizar los proyectos de forma eficiente y satisfactoria.
Según los estudios:
- Al planificar sistemáticamente el "panorama de las partes interesadas" al principio de un proyecto (no solo quienes es obvio que deben dar su aprobación), reduces los puntos ciegos y descubres a personas que, aunque no lo pareciera, tienen influencia (fuente).
- Planificar con antelación la comunicación con las partes interesadas (quién tiene que saber qué, cuándo y a través de qué canal) contribuye a que los procesos de cambio sean más resilientes. Los métodos de comunicación estructurados y oportunos durante el cambio fomentan la participación de las partes interesadas y una cultura del proyecto más colaborativa (fuente).
- Tratar la comunicación con las partes interesadas como una "gestión de las partes interesadas" (centrándose en el valor que reciben, no solo en las actualizaciones que hay que sacar adelante) es un cambio necesario si los proyectos deben contribuir a lograr resultados más sostenibles y beneficiosos para ambas partes (fuente).
- Establecer un ritmo claro y predecible de las actualizaciones con las partes interesadas ayuda a crear un "clima de proyecto" positivo (caracterizado por metas compartidas, confianza y un buen flujo de información) ligado a tasas de éxito más elevadas de los proyectos por puntualidad, cumplimiento del presupuesto y alineación con las metas. (fuente).
1. Prepara la estrategia
Tiempo estimado: 1 min
Para empezar, haz una copia de esta plantilla de Confluence o crea una tabla en una pizarra o documento colaborativo.
En la parte superior de la tabla, escribe el nombre del proyecto o la iniciativa y la meta de este plan de comunicación con las partes interesadas. ¿Para qué sirve este plan? Por ejemplo:
- Forjar confianza con las partes interesadas.
- Reducir los riesgos procedentes del esfuerzo duplicado y los cuellos de botella de dependencias.
- Formar a los equipos en fases posteriores sobre qué es lo que hacemos y cómo puede afectar a su trabajo.
2. Identifica los distintos tipos de partes interesadas
Tiempo estimado: 5 min
Entre las partes interesadas se incluyen las siguientes:
a) Colaboradores: personas o equipos cuyas decisiones, tiempo o experiencia son fundamentales para desempeñar el trabajo (es decir, miembros del equipo principal del proyecto)
b) Personas beneficiarias: personas o equipos que no son directamente responsables de la entrega, pero que se benefician del trabajo o se ven afectadas por él y, por lo tanto, tienen que saber lo que está sucediendo, pero no tienen una responsabilidad directa de la entrega (es decir, partners interdisciplinarios, líderes, patrocinadores ejecutivos y equipos adyacentes o posteriores)
Haz una lista de cada tipo de parte interesada respondiendo a las preguntas indicadas a continuación. Puedes hacerla por tu cuenta o en grupo, ya sea de forma asíncrona o en tiempo real. Si la haces por tu cuenta, comparte la lista con el equipo del proyecto para pulirla y alcanzar un consenso.
- ¿Quién participará a diario en este proyecto? → Colaborador
- ¿Quién es vital para que este proyecto salga bien? → Colaborador
- ¿De quién son las aportaciones que necesitamos para avanzar? → Colaborador o beneficiario
- ¿Quién puede desbloquear o acelerar el trabajo? → Beneficiario
- ¿Quién aprueba este proyecto o partes esenciales de él? → Beneficiario
- Aparte de los colaboradores, ¿quién más se ve afectado por el éxito del proyecto? → Beneficiario
¿Quién necesita lo que hacemos y puede que ni siquiera sea consciente de ello? → Beneficiario
Añade a estas personas a la tabla creada en el paso 1.
Metas del plan de comunicaciones:
- Reducir los riesgos
- Generar confianza
- Concienciar
- Instruir
- Promover la participación
Consejo: representa gráficamente las redes y utiliza la IA para llenar los huecos
Utiliza la estrategia de red de equipos para identificar tu red de partes interesadas. También puedes compartir un borrador del plan de tu proyecto con una herramienta de IA, como Rovo, y pedirle que recomiende a las personas que podrían faltar.
3. Rellena la tabla de comunicación del proyecto con las partes interesadas
Tiempo estimado: 15 min
Cada parte interesada necesita información distinta, en diferentes momentos y comunicada de formas dispares.
Las personas colaboradoras necesitan actualizaciones e información más frecuentes, como:
- Tareas, incidencias y backlogs detallados
- Estado de cada actividad (p. ej., tickets que se mueven por un tablero)
- Todas las decisiones y concesiones improvisadas
Notas de trabajo y borradores que pueden estar desordenados o en curso
Las personas beneficiarias probablemente necesitarán actualizaciones e información menos frecuentes, como:
Una fuente fiable clara y de alto nivel de:
- En qué consiste este proyecto, quién participa y por qué es importante
- Las metas, el alcance y los hitos clave
- El estado actual y los cambios/decisiones recientes que les afectan
- Solo los enlaces más pertinentes al trabajo detallado, de forma que no tengan que analizar cada tarea para entender lo que está pasando
Orientación sobre cómo y cuándo deben intervenir, por ejemplo, si tan solo hace falta mantenerles al corriente o consultarles
Tomando como guía este desglose, rellena la tabla que creaste en el paso 1, teniendo en cuenta los canales más apropiados para cada parte interesada, el tipo de información que necesitan, la frecuencia con la que la necesitan y toda nota o enlace pertinente a los artefactos.
Acordad un propietario para el plan general de comunicación o asignad un propietario para comunicaciones específicas.
Consejo: reduce la escala si es necesario, pero no te saltes este proceso
El tiempo es oro y, cuando los equipos actúan con rapidez, la comunicación suele verse afectada, lo cual puede dar lugar a complicaciones en el futuro. Si vas con prisa, elabora un plan de comunicación del proyecto muy básico con las partes interesadas que puedas efectuar rápidamente, pero no te saltes por completo este proceso.
4. Incorpora partes interesadas al proyecto y al canal de comunicación
Tiempo estimado: 2 MIN
A continuación, añade personas colaboradoras y beneficiarias al proyecto en la herramienta que prefieras, como la página inicial de Atlassian o Jira (a estas personas se las denomina de formas distintas en cada herramienta de gestión de proyectos. Por ejemplo, en Atlassian, a las partes interesadas beneficiarias se las llama "seguidores" o "interesados").
Después, crea un Canal de Slack o de Teams con las mismas personas para la comunicación diaria. Si es posible, integra el sistema de gestión de proyectos y la herramienta de comunicación (por ejemplo, Jira y Slack) para que las actualizaciones efectuadas en el sistema de gestión de proyectos se publiquen automáticamente en el canal de comunicación.
Consejo: comunícate pronto y con frecuencia, y céntrate en el valor
Avisa proactivamente a las partes interesadas de lo que necesitas de ellas, del cronograma para sus aportaciones y de cualquier otra consideración sobre su participación. Centra toda la comunicación en lo que supone para ellas, dejando claro por qué el trabajo es pertinente para ellas y qué hace tu equipo para generar impacto para las prioridades comunes.
5. Inicia la comunicación y establece las expectativas
Tiempo estimado: 2 MIN
Publica un mensaje en el canal de comunicación para comenzar la iniciativa, presentar a todo el personal y establecer las expectativas. Te convendrá definir a grandes rasgos lo siguiente:
- En qué consiste el proyecto
- Las metas de este proyecto en concreto y, además, las metas más generales a las que contribuye
El tipo de comunicación que previsiblemente recibirá todo el mundo, el momento en el que la recibirán y la forma en que quieres que participen
También puedes hablar con estas partes interesadas para comprender mejor sus prioridades. De este modo, el equipo puede ajustar el plan de comunicación y aportar aún más valor.
Ejemplo de mensaje de Slack para dar inicio al proyecto:
Hola, equipo:
Abro este canal para iniciar nuestra nueva campaña de marketing entrante del proyecto.
Dentro de nuestros objetivos y resultados clave para aumentar los clientes potenciales del marketing entrante, la meta de esta campaña es convertir a quienes se descargan el informe de trabajo en equipo y lograr que se suscriban a un producto.
Nuestro objetivo para el 30 de marzo es conseguir 100 suscripciones a la demo. Consultad la página para conocer los detalles sobre el proyecto y nuestros planes de comunicación. Publicaremos aquí actualizaciones semanales para el grupo, y los colaboradores diarios trabajarán en equipo mediante Jira y Confluence.
Seguimiento
Publica actualizaciones semanales
Comprométete a mantener al día el estado del proyecto y a brindar las actualizaciones pertinentes a las partes interesadas de forma proactiva. Cuando una actualización sea especialmente importante para alguien, etiquétale para que la vea.
¿Aún tienes preguntas?
Conversa con otros usuarios del Manual de estrategias para equipos de Atlassian, obtén asistencia o envía tus comentarios.
Otras estrategias que puede que te gusten
Reuniones
Actualizaciones semanales del equipo
Informa del progreso sin tener que programar otra reunión.
Reuniones
Reuniones basadas en una página
Las reuniones mejores comienzan con un documento que describa el propósito, los resultados esperados y los puntos clave del debate.
Comunicación
Manual de usuario
Ayuda a tus compañeros de equipo a entender cuál es la mejor forma de trabajar contigo.
Sesión informativa
Retrospectiva
Dispón un espacio seguro donde hablar de lo que ha funcionado y de lo que no.
Mantente al día
Descubre las últimas estrategias y consejos sobre la vida laboral al inscribirte a nuestro boletín.