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関係者のコミュニケーション


最適なタイミング、最適なチャネルで最適な情報を関係者に提供する方法を具体的に書き出します。

このプレイの目的

関係者と情報を共有する方法を最適化する

特別なプロジェクトやチームの通常業務のコミュニケーション計画を構築する

ヘルス モニター共通認識依存関係の管理、または効果的なパートナーシップの改善に取り組んでいる場合は、このプレイを実行すると役立つでしょう。

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なぜこれが必要なのか

チームの足並みを揃えたいなら知識が必要で、放っておいても何も起きません。新しいチームを結成するときでも単に共通認識や依存関係の管理を改善しようと努力しているときでも、コミュニケーション計画を立てると情報を共有する方法とタイミングが分かるため、最新情報を適切な相手と共有するのを忘れる心配もありません。

このプレイを実行するタイミング:

  • チームを新しく結成するとき、業務規範を確立するとき
  • 変更管理プロセスに着手するとき
  • 振り返ってみると、直近のスプリントでコミュニケーションに不備があったとき
誰に参加してもらうべきか

チーム リーダー、プロジェクト リーダー、プログラム マネージャー (適宜) にも参加するように依頼します。

コミュニケーション計画を書面にしておくと、チームのコミュニケーションが効果的で一貫したものになります。
ユーザーのチーム
スタッフ

2 ~ 6 人

鉛筆のアイコン
準備時間

30 分

時計
所要時間

60 分

難易度: 低
難易度

プレイの実施

自分も含め、チームの全員がこのプロジェクトの関係者であることを念頭に置いて、計画をひととおり確認します。

準備物

ホワイトボード

マーカー

付箋紙または丸のシール

タイマー

ゴム製のニワトリのおもちゃ

準備

下調べをする (30 分)

ホワイトボードか共有の文書で表を作成します。「対象者、チャネル、コミュニケーション、リンク/詳細情報」という列見出しを設けます。行に「毎日 1 回、週 1 回、2 週間に 1 回、月 1 回、四半期に 1 回、年 1 回、随時」というラベルを付けます。

参加者全員に、各自でブレインストーミングをして情報発信の対象者 (関係者) のリストを作成して、ミーティングに持参するよう依頼します。このリストに含まれる対象者は、エグゼクティブスポンサー、チームメンバー、リーダーシップチーム、パートナーチーム、隣接関係のチーム、下流チームなどです。

可能であればミーティングの進行役は、チームがこれまでに関係者と取ったコミュニケーション内容のリストを作成して持参します。なお、このリストには、コミュニケーションの理由とよく使うチャネルも含めます。このリストには、Slack チャネルを通じて発信する些細な意思決定に関するアップデートなどの日常連絡も、ランチ学習会やタウンホール発表のような 1 回限りのコミュニケーションも含まれます。

ステップ 1

目標を定義する (10 分)

関係者とのコミュニケーション計画の策定にあたり、達成しようとする目標を説明する文 (文章) を作成します。{名詞} + {動詞} (誰がどうする) の書式に沿って書きます。誰か 1 人にホワイトボードへの板書を依頼して、グループ全体でブレーンストーミングを行います。目的文は完璧である必要はありません。「80 % くらい」の完成度を目指して、アクティビティの時間を区切って行います。目的文は必要に応じて後からいつでも推敲できます。

コミュニケーション計画の目標例:

  • 関係者との信頼を構築する
  • 二度手間や依存関係のボトルネックに起因するリスクを削減する
  • 自分たちの作業内容や下流での作業に加わり得る影響について下流チームに情報を提供する
ステップ 2

関係者を定義する (5 分)

参加者を 2 ~ 4 人のグループに分けて、各自が事前準備として行った関係者に関するブレーンストーミングをレビューします。コミュニケーション計画に組み入れるべき主要関係者について、少人数のグループ内で確認します。関係者一人ひとりについて、プロジェクトやチームとの関係を定義します。たとえば、意思決定権を持つ関係者、スパーリングのパートナー、専門的な貢献者、障害を排除する担当者などを定義します。

大人数のチームに戻って結果を発表し、定義している関係者について全体の合意を得るための作業を行います。

ステップ 3

コミュニケーション方法を定義する (15 分)

次に、関係者との最も効果的なコミュニケーション方法を決定します。

共有する情報の内容と情報共有に使うツールについて考えます。たとえば、直属のチームとは、細かい更新情報の共有や相互の意見交換に特化したチャットルームを通じてコミュニケーションを取るのが適切かもしれません。

ステップ 4

全体をまとめてコミュニケーション計画を作成する (20 分)

次のように事前準備で作成した表をたたき台にして、コミュニケーション計画を作成します。

  • 毎日 1 回
  • 週 1 回
  • 2 週間に 1 回
  • 月額
  • 四半期に 1 回
  • 年 1 回
  • 随時

頻度ごとに連絡先、使用チャネル、連絡内容、詳細や具体的データへのリンクを書き出します。

コンテンツ検索
サンプル

Atlassian の開発者対応チームが使っている、関係者とのコミュニケーション計画を紹介します。

ステップ 5

まとめ (5 分)

全員でコミュニケーション計画全体の責任者を決めます。個別のコミュニケーションの責任者を割り当てる方法さえあります。

ヒント
ヒント

タウンホールミーティングなどチーム全体のコミュニケーションを企画する場合、一人の担当者が毎月責任者の業務を行うのは負担が大きすぎるかもしれません。責任者を持ち回りで担当して負担を共有し、マンネリに陥らないようにすることも検討します。

成果の確認

チームでヘルスモニターセッションをすべて通しで、またはチェックポイントを実施して、改善しているかどうかを確認してみましょう。

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