Close

Связь с заинтересованными сторонами


Определите оптимальные способы и сроки информирования заинтересованных сторон.

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТУ ИГРУ ДЛЯ ТОГО, ЧТОБЫ…

Оптимизируйте обмен информацией с заинтересованными сторонами

Составьте план информирования для отдельных проектов или регулярного взаимодействия команды

Эта игра может помочь, если у вас обнаружились проблемы с общим пониманием, управлением зависимостями или эффективным партнерством в результате оценки работоспособности.

Узнайте больше
И ПОЧЕМУ МНЕ ЭТО НУЖНО?

Меньше знаешь — крепче спишь. Но только не тогда, когда нужно, чтобы команда работала слаженно. Неважно, собираете ли вы новую команду или обнаружили проблемы с общим пониманием и управлением зависимостями. С письменным планом вы будете точно знать, что делитесь новостями по проекту с нужными людьми, поскольку в нем четко прописано, как и когда распространяется информация.

Используйте эту игру, когда:

  • Ваша команда устанавливает нормы, которым будет следовать в рабочем процессе
  • Вы приступаете к процессу управления изменениями
  • Ваша ретроспектива выявила коммуникационный провал в последних спринтах
КТО ДОЛЖЕН УЧАСТВОВАТЬ?

Пригласите руководителя команды, руководителя проекта и руководителя программы (при наличии).

Письменный план информирования заинтересованных сторон поможет вашей команде общаться эффективно и последовательно.
Команда пользователей
Сотрудники

2–6

Значок карандаша
Время на подготовку

30 мин

Часы, ведущие отсчет времени
Время

60 минут

Низкая сложность
Сложность

Просто

Проведение игры

Работая над планом, не забудьте включить себя и своих коллег в список заинтересованных в проекте сторон!

Материалы

Магнитно-маркерная доска

Маркеры

Стикеры или круглые наклейки

Таймер

Резиновая курица

Подготовка

Подготовьтесь заранее (30 минут)

Нарисуйте на доске или в общем документе таблицу со следующими заголовками столбцов: «Аудитория», «Каналы», «Связь», «Ссылки/подробнее». Подпишите строки как «Ежедневно», «Еженедельно», «Раз в две недели», «Ежемесячно», «Ежеквартально», «Ежегодно», «По ситуации».

Попросите каждого прийти на собрание со своими идеями для списка вашей аудитории (заинтересованных сторон). Список может включать куратора проекта, участников команды, руководящую команду, команды-партнеры, смежные команды, команды, работающие над предшествующим этапом, и т. д.

Если есть такая возможность, пусть фасилитатор собрания подготовит список текущих связей команды с заинтересованными сторонами, включая сведения о том, почему вы передаете эту информацию и с помощью каких каналов связи вы это делаете. В этом списке будут и повседневные вещи, например решения по поводу небольших изменений в каналах Slack, и единовременные коммуникации: «обеденные семинары», общие собрания.

Этап 1

Определите цель (10 мин)

Составьте одно или несколько заявлений с описанием того, чего вы намерены достичь при подготовке плана взаимодействия с заинтересованными сторонами. Используйте конструкцию {СУЩЕСТВИТЕЛЬНОЕ} + {ГЛАГОЛ}. Пусть кто-то выступит в роли секретаря, пока вся группа проводит мозговой штурм. Не пытайтесь сразу сформулировать идеальные заявления о цели. Ориентируйтесь на 80 % готовности и ограничьте время на составление. Вы всегда сможете переформулировать их позже.

Примеры целей для плана информирования:

  • Укрепить доверие в отношениях с заинтересованными сторонами.
  • Снизить риски, связанные с двойной работой и зависимостями.
  • Рассказать командам, занятым на последующих этапах проекта, чем мы занимаемся и как это может повлиять на их работу.
Этап 2

Определите заинтересованные стороны (5 мин)

Разбейтесь на группы по 2–4 человека и обсудите заранее подготовленные идеи о составе вашей аудитории. В группах договоритесь о ключевых заинтересованных сторонах, которые следует включить в план информирования. Для каждой заинтересованной стороны определите связь с вашим проектом/командой. Этот человек или группа отвечает за принятие решений? Это ваш партнер по дебатам? Это эксперт, который вносит свой вклад в проект? Этот человек или группа помогает устранять препятствия?

Вернитесь к обсуждению всей командой и выработайте консенсус по поводу заинтересованных сторон, с которыми вы будете работать.

Этап 3

Определите методы коммуникации (15 мин)

Выясните, как вам будет эффективнее всего обмениваться информацией с каждой заинтересованной стороной.

Подумайте, какими материалами вы будете делиться, и выберите инструмент для их распространения. Например, для связи с собственной командой можно выбрать чат, предназначенный для обмена небольшими новостями и советами.

Этап 4

Соберите все воедино, чтобы составить план информирования (20 мин)

Для разработки плана информирования используйте таблицу, созданную на этапе подготовки:

  • Ежедневно
  • Еженедельно
  • Раз в две недели
  • Ежемесячно
  • Ежеквартально
  • Ежегодно
  • По ситуации

В каждой строке укажите: группу заинтересованных лиц, которую вы будете информировать; каналы, которые вы будете использовать; материалы, которые вы будете передавать; ссылки на страницы с дополнительными сведениями или артефакты.

Поиск содержимого
НАПРИМЕР…

Вот план информирования заинтересованных сторон, который использует наша команда по взаимодействию с разработчиками.

Этап 5

Подведение итогов (5 минут)

Назначьте ответственного за исполнение общего плана информирования. Можно назначить и несколько ответственных, каждый из которых будет отвечать за свою часть процесса информирования.

Совет
Профессиональный совет

Организацией общения в масштабах команды, например проведением общих собраний, довольно сложно заниматься в одиночку и постоянно. Попробуйте время от времени менять ответственного за связи, чтобы распределить нагрузку и генерировать новые идеи.

Успешно справились?

Обязательно проведите с командой полный сеанс оценки работоспособности или контрольную проверку, чтобы узнать, совершенствуетесь ли вы.

Нравится Playbook?

Хотите узнать о появлении новых игр и схем оценки работоспособности? Тогда оставьте свой адрес.

Thanks! Now get back to work.

Получили отзыв?

Оставьте вопрос или комментарий на сайте сообщества Atlassian.