Close

Plan informowania osób zainteresowanych


Opiszcie, jak zamierzacie przekazywać interesariuszom odpowiednie informacje terminowo i za pośrednictwem odpowiednich kanałów.

UŻYJ TEJ GRY, ABY...

Zoptymalizować sposób udostępniania informacji interesariuszom

Utworzyć plan komunikacji dla konkretnego projektu lub dla standardowej działalności zespołu

Jeśli sesja Health Monitor wykazała, że grupa ma problemy ze wspólnym zrozumieniem, zarządzanymi zależnościami lub skutecznymi partnerstwami , ta gra może być pomocna.

Copy link to heading Copied! Dowiedz się więcej
DLACZEGO TEGO POTRZEBUJĘ?

Niewiedza nie jest błogosławieństwem, jeśli próbujesz zmusić zespoły do maszerowania w rytm tego samego bębna. Bez względu na to, czy tworzysz nowy zespół, czy aktualny zespół ma trudności ze wspólnym zrozumieniem lub z zarządzanymi zależnościami, plan komunikacji pomoże Wam rozwiązać te problemy, jeśli tylko będziecie pamiętać o informowaniu właściwych osób o zmianach i jasnym określeniu sposobu i czasu przekazywania informacji.

Przeprowadź tę grę, gdy:

  • Twój zespół zajmuje się tworzeniem i ustanawianiem norm operacyjnych,
  • zamierzasz zaangażować się w proces zarządzania zmianą,
  • podczas ostatnich sprintów Twoje metody komunikacji nie sprawdziły się.
KTO POWINIEN UCZESTNICZYĆ?

Zaangażuj kierownika zespołu, kierownika projektu i menedżera programu (jeśli dotyczy).

Pisemny plan komunikacji z interesariuszami ułatwia zespołowi skuteczną i spójną komunikację.
Zespół użytkowników
Ludzie

2–6

Ikona ołówka
Przygotowanie

30 min

Zmierz czas
Godzina

60 min

Łatwy stopień trudności
Trudność

Łatwe

Przeprowadzenie gry

Pracując nad planem, nie zapominaj, że Ty i członkowie Twojego zespołu też jesteście interesariuszami!

Materiały

Tablica

Pisaki

Karteczki samoprzylepne lub kropki

Zegar

Gumowy kurczak

Szablon Confluence
Przygotowanie

Przygotowanie się z wyprzedzeniem (60 min)

Utwórz tabelę na tablicy lub we wspólnym dokumencie. Kolumny powinny mieć następujące nagłówki: „Odbiorcy”, „Kanały”, „Komunikacja, „Łącza / Więcej informacji”. Oznacz wiersze nazwami „Codziennie”, „Co tydzień”, „Co dwa tygodnie”, „Co miesiąc”, „Co kwartał”, „Co rok”, „Na bieżąco”.

Poproś, aby każdy z uczestników przygotował na spotkanie własną listę odbiorców (interesariuszy) obejmującą na przykład sponsora z kadry kierowniczej, członków zespołu, kadrę kierownicza, zespoły, z którymi współpracujecie, zespoły równoległego lub niższego szczebla itp.

Jeśli to możliwe, prowadzący powinien przygotować na spotkanie listę istniejących tematów komunikacji z interesariuszami obejmującą przyczyny komunikacji na dany temat oraz stosowane kanały komunikacji. Lista może uwzględniać takie codzienne zagadnienia jak powiadomienia o zmianach mniej znaczących decyzji za pośrednictwem kanałów Slack czy jednorazowe komunikaty dotyczące przykładowo sesji edukacyjnych podczas lunchu lub spotkań kierownictwa z pracownikami.

Krok 1

Określcie cel (10 min)

W co najmniej jednym zdaniu opisz cel opracowania planu komunikacji z interesariuszami. Użyj formatu {RZECZOWNIK} + {CZASOWNIK}. Wyznacz osobę do zapisywania efektów burzy mózgów na tablicy. Opis nie musi być idealny, pamiętaj tylko, aby nie przekroczyć wyznaczonego czasu. W razie potrzeby możesz go doszlifować później.

Przykładowe cele planu komunikacji:

  • Większe zaufanie ze strony interesariuszy.
  • Eliminacja zagrożeń wynikających z powielonej pracy i wąskich gardeł zależności.
  • Poinformowanie zespołów niższego szczebla o przedmiocie naszych działań i o wpływie naszej pracy na ich działania.
Krok 2

Określcie interesariuszy (5 min)

Podzielcie się na grupy od 2 do 4 osób i oceńcie burze mózgów interesariuszy przygotowane przez każdego z Was w ramach pracy wstępnej. Ustalcie w małych grupach kluczowych interesariuszy, którzy będą uwzględnieni w planie komunikacji. Dla każdego interesariusza określcie relację z projektem/zespołem. Czy pełni rolę decydenta? Partnera sparingowego? Współtwórcy będącego ekspertem? Czy zajmuje się usuwaniem przeszkód?

Przedstawcie swoje ustalenia reszcie zespołu i razem uzgodnijcie interesariuszy.

Krok 3

Określcie swoje metody komunikacji (15 min)

Określcie najskuteczniejszy sposób komunikowania się z każdym z nich.

Zastanówcie się, jakie treści będziecie udostępniać i jakiego narzędzia będziecie używać w tym celu. W zespole możecie się przykładowo komunikować na czacie przeznaczonym do przekazywania drobnych aktualizacji i otrzymywania informacji zwrotnych od pozostałych uczestników.

Krok 4

Utwórzcie plan komunikacji, łącząc wszystkie elementy (20 min)

Zacznijcie przygotowywać plan komunikacji w tabeli utworzonej w ramach pracy wstępnej:

  • Codziennie
  • Co tydzień
  • Co dwa tygodnie
  • miesięcznie
  • Co kwartał
  • Corocznie
  • Na bieżąco

W odniesieniu do każdej z powyższych częstotliwości zanotujcie odbiorców, z którymi będziesz się komunikować, kanały komunikacji oraz łącza do bardziej szczegółowych informacji lub artefaktów.

Wyszukiwanie treści
Na przykład...

Oto plan komunikacji z interesariuszami, z którego korzysta nasz zespół ds. relacji z programistami.

KROK 5

Podsumowanie (5 min)

Wyznaczcie właściciela ogólnego planu komunikacji. Jeśli chcecie, możecie przypisać właściciela do określonych komunikatów.

PORADA
Porada eksperta:

Organizowanie comiesięcznych spotkań kierownictwa z pracownikami obejmującymi cały zespół może być niezwykle pracochłonne dla organizatora. Rozważ cykliczne zmiany osób odpowiedzialnych za organizację tych spotkań, aby rozłożyć związane z tym obciążenie i zapewnić dopływ świeżych pomysłów.

Gotowe?

Pamiętaj, aby przeprowadzić z zespołem pełną sesję Health Monitor lub zorganizować spotkanie kontrolne w celu sprawdzenia, czy robicie postępy.

Chcesz jeszcze więcej strategicznych porad?

Podaj swój adres e-mail poniżej, aby otrzymywać powiadomienie o dodaniu nowych monitorów zdrowia i gier.

Thanks! Now get back to work.

Prześlij opinię

Zostaw pytanie lub komentarz w witrynie społeczności Atlassian.