Wdrożenie zarządzania zmianami
Pokieruj swoim zespołem w trakcie procesu zarządzania zmianami — od zatwierdzenia zmiany po jej wdrożenie!
CEL GRY
Skoncentrować wysiłki swojego zespołu na wartości i celu zmiany.
Nakreślić plan działania.
Jeśli sesja Health Monitor wskazała na problemy ze , lub ta gra może okazać się pomocna.

Uczestnicy
4–8

Czas
60 min

Trudność
Średni
Przeprowadzenie gry
Jeśli Twój projekt obejmuje plan zarządzania zmianami technicznymi, przed przystąpieniem do sesji daj każdemu szansę na jego przejrzenie.
Krok 1
Sformułowanie definicji problemu (5 min)
Powitaj grupę i przedstaw cele dotyczące sesji:
- Uzgodnij kluczowe punkty, które należy uwzględnić w komunikacji dotyczącej zarządzania zmianami.
- Określ kanały komunikacji, z których będziecie korzystać.
- Ustal sekwencję wszystkich czynności koniecznych do wdrożenia zmiany.
- Objaśnij role i obowiązki poszczególnych członków zespołu.
Krok 2
Jak dotarliśmy do tego momentu? (10 min)
Poproś sponsora zmiany o nakreślenie celu i zasadności zmiany. Skoncentruj się w szczególności na czynnikach, które doprowadziły do zmiany, osobach, które zatwierdziły zmianę, i przyczynach podjętej decyzji.
Po wprowadzeniu i szybkiej sesji pytań i odpowiedzi poproś grupę o poświęcenie 2–5 minut na indywidualną burzę mózgów na temat konsekwencji niewprowadzenia zmiany. Następnie podzielcie się w grupie swoimi przemyśleniami i zanotujcie je do wykorzystania w kolejnym kroku.
Krok 3
Uzgodnienie podstawowych zasad (10 min)
Najprawdopodobniej masz do czynienia z nowym zespołem, który nie współpracował w tym kontekście. Weź arkusz papieru lub skorzystaj ze strony Confluence i zapisujcie kolejno pomysły na podstawowe zasady dotyczące współpracy zespołu. Przykładowo: „wczesna i częsta komunikacja między sobą i z klientami” lub „będziemy wspierać decyzje podejmowane na spotkaniach zespołowych, nawet jeśli nie będziemy się zgadzać co do konkretów”.
Po opracowaniu uzgodnionego zestawu zasad zapisz je w miejscu, gdzie będzie można po nie sięgać w trakcie spotkań zespołu.
Krok 4
Przygotowanie komunikacji dla klientów (10 min)
Każda osoba, której dotyczy zmiana, chce wiedzieć, dlaczego została wprowadzona, a także, czy wprowadzono ją jedynie na poziomie wewnętrznym czy dotyczy również klientów zewnętrznych. Odpowiedzcie grupowo na tablicy lub w udostępnionym dokumencie na poniższe pytania. Te kluczowe punkty posłużą jako podstawia całej komunikacji z klientami.
- Co się zmienia?
- Kiedy mogą spodziewać się zmiany?
- Kogo i w jaki sposób będzie dotyczyła zmiana?
- Jak zmiana wpłynie na nich i ich zespoły?
Prawdopodobnie w trakcie burzy mózgów przy udzielaniu odpowiedzi na te pytania przyjdą Ci do głowy jeszcze inne kwestie, o które mogą pytać klienci. To bardzo dobrze! Te pytania (wraz z odpowiedziami) również zanotuj.
Krok 5
Ustalenie priorytetów kanałów komunikacji (10 min)
Przeprowadźcie grupową burzę mózgów, aby wyłonić wszystkie kanały, które możecie wykorzystać w komunikacji z klientami dotkniętymi daną zmianą. Kanały Slack, masowe e-maile, spotkania kierownictwa z pracownikami na poziomie firmy i działów, często zadawane pytania w witrynach internetowych, grupy fokusowe itp.
Każdy kanał komunikacji oceńcie z wykorzystaniem następującej skali:
- Liczba klientów, do których można dotrzeć danym kanałem (wielu, niektórzy lub niewielu)
- Wysiłek potrzebny do dostarczenia komunikatu (duży, średni lub mały)
Przy odrobinie szczęścia uda Wam się wskazać kanały komunikacji, które docierają do wielu klientów bez większego wysiłku. Będą jednak pewne wyjątki, które uzasadniają priorytetowe traktowanie kanałów wymagających dużego wysiłku i pozwalających dotrzeć jedynie do kilku klientów, zwłaszcza gdy zbiór klientów ma kluczowe znaczenie dla powodzenia zmiany.

Porada eksperta:
W przypadku zmian o dużym wpływie rozważ utworzenie sieci specjalistów rozmieszczonych w kluczowych zespołach w całej organizacji, którzy pomogą szerzyć Twoje przesłanie i zadbają o przepływ pozytywnych wibracji.
Krok 6
Określenie kolejności czynności w procesie zarządzania zmianami (20 min)
Po ustaleniu priorytetów kanałów komunikacji oraz komunikatów, które chcesz dostarczyć, musisz ustalić odpowiedni moment na podjęcie tych czynności. Wiele zmian ma konkretny termin — możesz pracować wstecz od tej daty lub przyjąć podejście bardziej zgodne z modelem Agile i oszacować poziom wysiłku, jaki zespół musi włożyć w dostarczenie poszczególnych etapów zmiany, w celu wyznaczenia dat kamieni milowych.
Zacznij od zapisania wszystkiego, co już jest istotne w kalendarzu (np. wydarzeń firmowych, świąt czy zobowiązań dostawcy).
Następnie wybierz daty, właścicieli oraz komunikaty ogólne dla kategorii „docierających do wielu klientów”. (Najlepiej nadać priorytet kanałom niewymagającym dużego wysiłku). Zaplanuj wysłanie tych komunikatów dwukrotnie: raz w celu poinformowania o nadchodzącej zmianie, a drugi raz, aby poinformować, że zmiana jest w toku lub właśnie została wdrożona.
Znając daty przekazania najbardziej ogólnych komunikatów, ustal, kogo trzeba poinformować i/lub przeszkolić PRZED udostępnieniem komunikatów ogólnych. Przykładowo niewielka grupa głośnych krytyków może zagrozić powodzeniu Twojego planu. Nasze doświadczenia pokazują, że przewidywanie, kim będą takie osoby, i włączenie ich do grup fokusowych bądź zgromadzenie ich opinii na bardzo wczesnym etapie procesu pomaga przekształcić ich obiekcje w konstruktywne sugestie.
Na koniec przeanalizuj sekwencję czynności oraz upewnij się, że masz zintegrowane pętle informacji zwrotnych i czas na uwzględnienie opinii. Pamiętaj o wyznaczeniu kamieni milowych, aby móc świętować małe zwycięstwa w trakcie procesu 👍.
Krok 7
Uzgodnienie ról, obowiązków i sposobu postępowania (15 min)
80% planu zarządzania zmianą już za Tobą, ale nie spoczywaj na laurach! To właśnie ostatnie 20% pozwoli Ci pomyślnie zrealizować Twój dobrze przemyślany plan.
Przyjrzyj się każdej aktywności na utworzonej właśnie osi czasu. Do każdej z nich przypisz osobę kierującą (odpowiedzialną za gromadzenie danych wejściowych i pilnowanie harmonogramu), współpracowników (ekspertów merytorycznych) oraz osobę zatwierdzającą, która ma ostatnie słowo w kwestii wykonania i jakości działań.
W przypadku komunikatów kierowanych do szerokiego grona odbiorców najlepiej wyznaczyć 1–2 współpracowników z głównego zespołu projektowego oraz 1–2 współpracowników spoza zespołu. Dzięki temu zyskujemy różne perspektywy, co daje nam pewność, że uwzględniamy wszystkie istotne kwestie.
Pamiętaj o przypisaniu ról i obowiązków do pętli informacji zwrotnych. Nasz zespół IT wykorzystuje prywatny kanał Slack do analizowania i koordynowania procesu przetwarzania opinii napływających po każdym komunikacie. Dzięki temu każdy wie, kto i za co odpowiada, a wszystkie odpowiedzi są spójne. W firmach rozproszonych po świecie umożliwia to również przekazywanie odpowiedzi na opinie w kolejnych strefach czasowych.

Porada eksperta:
W procesie zarządzania zmianami często uczestniczy zespół interdyscyplinarny, którego członkowie odpowiadają przed różnymi kierownikami. Pamiętaj, aby z wyprzedzeniem porozmawiać z menedżerem każdej takiej osoby. Może być potrzebne poświecenie przez te osoby sporej ilości czasu!
Gotowe?
Pamiętaj, aby przeprowadzić z zespołem pełną sesję Health Monitor lub sporządzić listę punktów kontrolnych w celu sprawdzenia, czy robicie postępy.
Kolejne czynności
- Przekształć sekwencję czynności w harmonogram zarządzania zmianami, wykorzystując makro Kreator harmonogramów w Confluence. Pomoże ono zwizualizować kluczowe daty, właścicieli czy kamienie milowe w postaci łatwo przyswajalnego toru.
- Przygotuj zbiór często zadawanych pytań zawierający odpowiedzi na typowe pytania dotyczące zmiany, które mogą pojawić się wśród różnych klientów.
- Czy Twoja zmiana wymaga zatwierdzenia, weryfikacji lub aktualizacji zasad? Jeśli tak, skontaktuj się od razu z zespołem ds. bezpieczeństwa i zgodności z przepisami.
- Czytelny obraz sukcesu ułatwi koordynację działań interesariuszy. Zacznij od przeprowadzenia gry Cele, sygnały i wskaźniki, aby ustalić, jak będzie wyglądał sukces. Następnie wykorzystaj grę Cele i kluczowe wyniki (OKR-y) do opracowania dokumentu zawierającego informacje o priorytetach i miarach sukcesu dla interesariuszy.
Masz apetyt na więcej… porad strategicznych?
Podaj adres e-mail poniżej, aby otrzymywać powiadomienia o dodaniu nowych sesji monitorowania wydajności i gier.
Chcesz przesłać opinię?
Zostaw pytanie lub komentarz w witrynie społeczności Atlassian.