What you'll need
Video conferencing with screen sharing
Digital collaboration tool (see templates)
Butcher paper for in-person
Red, Yellow, Green markers
Notepads
Optional templates
Atlassian Templates
Atlassian Templates
Czym jest asynchroniczna cotygodniowa aktualizacja dotycząca zespołu?
Aktualizacje asynchroniczne, znane również jako spotkania asynchroniczne, umożliwiają uczestnikom komunikację i współpracę bez potrzeby interakcji w czasie rzeczywistym (czas synchronizacji) lub natychmiastowej reakcji.
Dlaczego warto korzystać z asynchronicznych cotygodniowych aktualizacji
Grupa behawiorystów Teamwork Lab, zajmująca się projektowaniem i walidacją najlepszych sposobów pracy dla nowoczesnych zespołów, przetestowała skuteczność zastępowania osobistych spotkań asynchronicznymi aktualizacjami wideo Loom w Atlassian. Cotygodniowe aktualizacje statusu były idealnym kandydatem do tego eksperymentu. Oto kilka kluczowych ustaleń:
- W ciągu zaledwie dwóch tygodni ponad 1000-osobowy zespół Atlassian uwolnił 5000 godzin na pracę w skupieniu.
W porównaniu z pisemnymi aktualizacjami na platformie Slack bezpośredni podwładni, którzy otrzymywali aktualizacje wideo Loom, wykazali większy wzrost poczucia więzi z menedżerem (38% vs. 9%)
Kiedy i jak udostępniać cotygodniową aktualizację dotyczącą zespołu
Cotygodniowe aktualizacje dotyczące zespołu powinny być udostępniane w każdym tygodniu. Istnieją dwa środki przekazu, których możesz użyć do udostępniania asynchronicznej cotygodniowej aktualizacji dotyczącej zespołu:
- Wiadomość pisemna (np. Slack)
-
Wiadomość wideo (np. Loom)
Grupa Teamwork Lab firmy Atlassian odkryła, że wiadomości wideo są skuteczniejsze niż wiadomości Slack w budowaniu połączonych zespołów, które jasno określają cele i czują się bardziej doceniane.
Korzyści z udostępniania cotygodniowych aktualizacji
- Przejrzystość: regularne aktualizacje pomagają zespołowi na bieżąco monitorować postępy i sposób śledzenia celów.
- Wpływ: poświęcenie co tydzień czasu na analizę postępów daje możliwość sprawdzenia, które zadania mają największy wpływ na biznes, co pozwala pracować mądrzej, a nie ciężej.
- Aktywność: dostrzegaj problemy i przeszkody, zanim się pojawią.
- Połączenie: zbuduj więź ze swoim zespołem, nawet gdy jesteście w różnych strefach czasowych, dzieląc się swoją pracą i obdarzając innych uznaniem. Kiedy ludzie są doceniani za swoją pracę, ich motywacja i satysfakcja z pracy rosną.
- Wydajność: udostępniając aktualizacje asynchronicznie, możesz wykorzystać swój cenny czas poświęcany na spotkania na te zadania, które wymagają czasu synchronizacji.
- Rozwój kariery: udostępnianie cotygodniowych aktualizacji daje możliwość dzielenia się osiągnięciami i ich świętowania. Zapewnia to dynamikę i zaangażowanie w pracę.
Instructions for running this Play
5–SEKUNDOWE PODSUMOWANIE
- Przygotuj aktualizację dotyczącą zespołu, korzystając z naszych szablonów Nadchodzący tydzień i Podsumowanie tygodnia.
- Nagraj lub napisz swoją aktualizację.
- Udostępnij ją zespołowi.
1. Prep 5 MIN
The Health Monitor is a Play wherein you and your team will discuss how well you meet these 8 attributes, and make a plan to continuously improve. Doing a Health Monitor on a regular basis will help you move along your journey to becoming a dream team.
As the meeting facilitator, book 60 - 90 minutes with your team to run this Play. Send your team a short description of what this Play will entail, and take the time to review the attributes on your own so that you can communicate them to your team. If you will be doing this Play remotely, make a copy of our Trello template for use during the Play and invite your team.
Szablon Nadchodzący tydzień:
Moje najważniejsze priorytety w tym tygodniu to:
1. [priorytet] + [dlaczego jest to priorytet]
2. [priorytet] + [dlaczego jest to priorytet]
3. [priorytet] + [dlaczego jest to priorytet]
Wyzwania, przy których potrzebuję pomocy:
1. [wyzwanie] + [potrzebna pomoc]
2. [wyzwanie] + [potrzebna pomoc]
Tip
If your team includes 8 or more people, you might want to divide into sub-groups and work through the initial ratings for each attribute. Then, come back together and converge on full-team ratings.
2. Set the stage and establish voting criteria 10 MIN
At the start of the meeting, reiterate the purpose of the Health Monitor, to assess how well your team is working together. Encourage your team that there are no right or wrong answers, and everyone's opinion is equal.
Share how the session will be successful if the team is:
- Present and attentive.
- Honest. Accept that we all see the world through a different lens and embrace those differences.
- Listening with an intent to understand, not correct or judge.
- Taking the spirit of the attributes. Ask questions if you need clarification.
- Not “sitting on the fence”.
- This is a safe space for sharing (we don’t record unless the team requests it).
Szablon Nadchodzący tydzień:
Moje najważniejsze priorytety w tym tygodniu to:
1. [priorytet] + [dlaczego jest to priorytet]
2. [priorytet] + [dlaczego jest to priorytet]
3. [priorytet] + [dlaczego jest to priorytet]
Wyzwania, przy których potrzebuję pomocy:
1. [wyzwanie] + [potrzebna pomoc]
2. [wyzwanie] + [potrzebna pomoc]
Szablon Nadchodzący tydzień:
Moje najważniejsze priorytety w tym tygodniu to:
1. [priorytet] + [dlaczego jest to priorytet]
2. [priorytet] + [dlaczego jest to priorytet]
3. [priorytet] + [dlaczego jest to priorytet]
Wyzwania, przy których potrzebuję pomocy:
1. [wyzwanie] + [potrzebna pomoc]
2. [wyzwanie] + [potrzebna pomoc]
3. Vote and capture feedback for each attribute 35 MIN
- Read the attribute. As a facilitator, read the attribute and the description.
- Ask the team to reflect on how they will vote on each attribute. It’s best to hold off on voting until everyone is ready so that you avoid groupthink and bias.
- As a group, vote at the same time. If you are in-person, do a countdown before voting with thumbs. If you are using Trello, there is a vote shorcut you can use (hover over the card and press the “v” button on your keyboard).
- While thoughts are fresh, ask the team to take 1-2 minutes to capture their thoughts or feedback. Try to encourage everyone to capture “why” they voted the way they did and whatever comes top of mind. This helps us capture feedback as we go, especially since it’s unlikely the team will cover all attributes.
- Quick 2-3 minutes to discuss top-of-mind thoughts. This will help tease out any nuances to the voting, or be an opportunity for everyone to understand the “temperature” of the result to help with voting on the next step.
- Once some thoughts are captured, move on to the next attribute. Plan on spending 5 minutes on each attribute.
Tip
If your team members tend to "settle" or call something "okay” when it really isn't, start with red as the default rating for all attributes, and make groups justify their way to a green rating.
4. Vote on the top few attributes to work on further 15 MIN
After reviewing all the data, pick 1-3 areas that the team would like to actively work on and improve. These could be obvious areas that had red or yellow scores, or they could be areas that the team all assumed were green, but have some red votes. For each area, as a team, identify the next sensible action to improve – what’s the smallest step you can take?” Be sure to note it on your Trello board or other document.
Tip
If your team members tend to "settle" or call something "okay” when it really isn't, start with red as the default rating for all attributes, and make groups justify their way to a green rating.
4. Vote on the top few attributes to work on further 15 MIN
After reviewing all the data, pick 1-3 areas that the team would like to actively work on and improve. These could be obvious areas that had red or yellow scores, or they could be areas that the team all assumed were green, but have some red votes. For each area, as a team, identify the next sensible action to improve – what’s the smallest step you can take?” Be sure to note it on your Trello board or other document.
4. Vote on the top few attributes to work on further 15 MIN
After reviewing all the data, pick 1-3 areas that the team would like to actively work on and improve. These could be obvious areas that had red or yellow scores, or they could be areas that the team all assumed were green, but have some red votes. For each area, as a team, identify the next sensible action to improve – what’s the smallest step you can take?” Be sure to note it on your Trello board or other document.
3. Vote and capture feedback for each attribute 35 MIN
- Read the attribute. As a facilitator, read the attribute and the description.
- Ask the team to reflect on how they will vote on each attribute. It’s best to hold off on voting until everyone is ready so that you avoid groupthink and bias.
- As a group, vote at the same time. If you are in-person, do a countdown before voting with thumbs. If you are using Trello, there is a vote shorcut you can use (hover over the card and press the “v” button on your keyboard).
- While thoughts are fresh, ask the team to take 1-2 minutes to capture their thoughts or feedback. Try to encourage everyone to capture “why” they voted the way they did and whatever comes top of mind. This helps us capture feedback as we go, especially since it’s unlikely the team will cover all attributes.
- Quick 2-3 minutes to discuss top-of-mind thoughts. This will help tease out any nuances to the voting, or be an opportunity for everyone to understand the “temperature” of the result to help with voting on the next step.
- Once some thoughts are captured, move on to the next attribute. Plan on spending 5 minutes on each attribute.
Follow-up
Schedule your next 4Ls Play
Set a regular cadence for Health Monitor checkpoints. Are your reds and yellows moving toward green? Have any of your greens slipped into the red? Celebrate your wins and address your challenges. Regular checks help keep momentum high and catch problem areas before they become too damaging.
The Playbook is your resource to find exercises to run to address any challenge areas. Peruse our plays in the library and see what strikes your interest.
From our team, to yours
Stay up-to-date on the latest Plays, tips, and tricks with our monthly newsletter.
Choose a Health Monitor that fits your team
It's like a physical, but less... invasive
Leadership teams
You are influencers and decision-makers who work on the longer term vision and high-level initiatives. You're not executing the day-to-day work on projects, but leading people who are.
Project teams
Your mission is to deliver awesome outcomes for your customers – like shipping a new product feature, delivering a tactical project for "the business", or launching something new.
Service teams
Whether you're technical or non-technical, you're all about high volume and quality response. Your work is queue-based, and you likely have daily or weekly quotas.