Role i obowiązki w akcji
Tablica zespołu po wykonaniu kroku 4 podczas fizycznej sesji poświęconej definiowaniu ról i obowiązków.
Ten zespół spotkał się na Zoomie i użył aplikacji Confluence do zapisywania wypowiedzi i podsumowania rozmowy.
Czego będziesz potrzebować
Video conferencing with screen sharing or meeting space
Digital collaboration tool (see template)
Whiteboard
Markers
Sticky notes
Timer
Opcjonalne szablony
Szablony Atlassian
Czym jest asynchroniczna cotygodniowa aktualizacja dotycząca zespołu?
Aktualizacje asynchroniczne, znane również jako spotkania asynchroniczne, umożliwiają uczestnikom komunikację i współpracę bez potrzeby interakcji w czasie rzeczywistym (czas synchronizacji) lub natychmiastowej reakcji.
Dlaczego warto korzystać z asynchronicznych cotygodniowych aktualizacji
Grupa behawiorystów Teamwork Lab, zajmująca się projektowaniem i walidacją najlepszych sposobów pracy dla nowoczesnych zespołów, przetestowała skuteczność zastępowania osobistych spotkań asynchronicznymi aktualizacjami wideo Loom w Atlassian. Cotygodniowe aktualizacje statusu były idealnym kandydatem do tego eksperymentu. Oto kilka kluczowych ustaleń:
- W ciągu zaledwie dwóch tygodni ponad 1000-osobowy zespół Atlassian uwolnił 5000 godzin na pracę w skupieniu.
W porównaniu z pisemnymi aktualizacjami na platformie Slack bezpośredni podwładni, którzy otrzymywali aktualizacje wideo Loom, wykazali większy wzrost poczucia więzi z menedżerem (38% vs. 9%)
Kiedy i jak udostępniać cotygodniową aktualizację dotyczącą zespołu
Cotygodniowe aktualizacje dotyczące zespołu powinny być udostępniane w każdym tygodniu. Istnieją dwa środki przekazu, których możesz użyć do udostępniania asynchronicznej cotygodniowej aktualizacji dotyczącej zespołu:
- Wiadomość pisemna (np. Slack)
-
Wiadomość wideo (np. Loom)
Grupa Teamwork Lab firmy Atlassian odkryła, że wiadomości wideo są skuteczniejsze niż wiadomości Slack w budowaniu połączonych zespołów, które jasno określają cele i czują się bardziej doceniane.
Korzyści z udostępniania cotygodniowych aktualizacji
- Przejrzystość: regularne aktualizacje pomagają zespołowi na bieżąco monitorować postępy i sposób śledzenia celów.
- Wpływ: poświęcenie co tydzień czasu na analizę postępów daje możliwość sprawdzenia, które zadania mają największy wpływ na biznes, co pozwala pracować mądrzej, a nie ciężej.
- Aktywność: dostrzegaj problemy i przeszkody, zanim się pojawią.
- Połączenie: zbuduj więź ze swoim zespołem, nawet gdy jesteście w różnych strefach czasowych, dzieląc się swoją pracą i obdarzając innych uznaniem. Kiedy ludzie są doceniani za swoją pracę, ich motywacja i satysfakcja z pracy rosną.
- Wydajność: udostępniając aktualizacje asynchronicznie, możesz wykorzystać swój cenny czas poświęcany na spotkania na te zadania, które wymagają czasu synchronizacji.
- Rozwój kariery: udostępnianie cotygodniowych aktualizacji daje możliwość dzielenia się osiągnięciami i ich świętowania. Zapewnia to dynamikę i zaangażowanie w pracę.
Instrukcje dotyczące przeprowadzenia tej gry
5–SEKUNDOWE PODSUMOWANIE
- Przygotuj aktualizację dotyczącą zespołu, korzystając z naszych szablonów Nadchodzący tydzień i Podsumowanie tygodnia.
- Nagraj lub napisz swoją aktualizację.
- Udostępnij ją zespołowi.
1. Przygotowanie 15 MIN
Utwórz współdzieloną przestrzeń, czy to online czy w miejscu fizycznym.
Jeśli prowadzisz grę przez wideokonferencję, możesz utworzyć tabelę na stronie Confluence lub w Dokumentach Google.
Tabela powinna mieć poniższe kolumny:
- Rola
- Obowiązki (według innych)
- Obowiązki (według mnie)
- Nie przypisano
Niezależnie od tego, czy spotykanie odbywa się bezpośrednio czy zdalnie, wyślij do zespołu wiadomość wyjaśniającą cel gry, aby upewnić się, że wszyscy rozumieją, co będziecie omawiać.
WSKAZÓWKA: DUŻE GRUPY
Zespół liczy więcej niż 4 osoby? Przeznacz na grę 90 minut, jeśli jest to grupa 6–8 osób.
W przypadku grup składających się z co najmniej 9 osób podziel grę na mniejsze 1-godzinne sesje.
2. Zidentyfikowanie ról 5 MIN
Określ, jakie role istnieją w zespole (np. kierownik zespołu, programista, projektant, księgowy), a następnie niech każdy dopisze swoją w kolumnie „Rola”.
Jeśli w zespole jakąś rolę pełni kilka osób, wystarczy wymienić ją tylko raz. Niektórzy członkowie zespołu mogą natomiast sprawować więcej niż jedną rolę, np. inżynier oprogramowania, który jest również kierownikiem projektu. W takim przypadku dodaj do tabeli każdą z nich.
3. Wskazanie obowiązków innych członków zespołu 15 MIN
Niech każdy wymieni najważniejsze obowiązki każdej z ról (oprócz swojej) we wspólnym dokumencie cyfrowym lub na karteczkach samoprzylepnych.
Jeśli pojawią się jakieś obowiązki, których nie można jednoznacznie przypisać do żadnej roli, umieść je w sekcji przeznaczonej dla nieprzydzielonych obowiązków.
PORADA: SKONCENTRUJ WYSIŁKI
Sesja ma dotyczyć ról, a nie indywidualnych pracowników.
Dzięki skoncentrowaniu się na roli zespół może określić luki dotyczące umiejętności wymaganych do właściwego pełnienia danej roli bez względu na skład zespołu.
4. Wskazanie swoich obowiązków 5 MIN
Teraz poproś, aby każdy wymienił główne rzeczy (zwykle 3–5), za które odpowiada w ramach swojej roli.
Opisz każdy obowiązek na karteczce samoprzylepnej lub w notatce cyfrowej, a następnie uszereguj je według ważności.
5. Omówienie obowiązków związanych z rolą 15 MIN
Kolejno dla każdej roli pełniąca ją osoba omawia swoje obowiązki zapisane w kolumnie „według mnie”. Może to obejmować opisanie sposobu szeregowania zadań przypisanych tej roli według ich ważności. Następnie pozostałe osoby przedstawiają swoje pomysły zapisane w kolumnie „według innych”. Grupa może też omówić różnice między treścią obu kolumn i sposobami ustalania priorytetów.
Właściciel danej roli przygląda się tym różnicom i wskazuje, które dodatkowe obowiązki przyjmuje, a które odrzuca. Jeśli jakiś obowiązek przypadnie kilku rolom, określ główną osobę odpowiedzialną i osoby współodpowiedzialne lub rezerwową osobę odpowiedzialną.
Przenieś obowiązki, które nie zostały przez nikogo akceptowane lub nie mają osoby odpowiedzialnej, do sekcji z nieprzypisanymi obowiązkami na dole tabeli.
6. Przegląd nieprzydzielonych obowiązków 15 MIN
Przyjrzyj się pozycjom, za które nie odpowiada nikt z grupy. Sprawdź, czy wchodzą w zakres obowiązków którejś z istniejących ról. Porozmawiajcie w grupie, dlaczego pasują lub nie pasują do określonej roli.
Jeśli nie wchodzą w zakres żadnej roli, być może oznacza to, że potrzebna jest nowa rola lub że jakaś rola musi być zdefiniowana ponownie. Wskaż osobę odpowiedzialną za znalezienie osoby odpowiedzialnej za te zadania i wyznacz termin przekazania informacji na ten temat.
WSKAZÓWKA: W PRZYPADKU BRAKU ZGODY
Jeśli zespół nie może dojść do porozumienia w sprawie jakiejś roli lub niektórych obowiązków, zapisz te pozycje jako wymagające dalszej pracy na mniejszych spotkaniach w późniejszym czasie.
7. Podsumowanie i określenie kolejnych kroków 5 MIN
Na koniec podsumuj role i obowiązki, aby potwierdzić, że zespół zgadza się z wnioskami.
Znajdź osoby odpowiedzialne za poszczególne zadania, a następnie udokumentuj wszystkie wspólnie uzgodnione role, obowiązki i terminy.
Kolejne czynności
Udostępnienie wyników
Udostępnij zespołowi ostateczny dokument odzwierciedlający wynik ćwiczenia, aby sprawdzić, czy istnieją jakieś braki lub dodatkowe możliwości.
Dokument dotyczący ról i obowiązków przekaż kluczowym interesariuszom i liderom. Pamiętaj, aby powiedzieć zespołowi, że zamierzasz to zrobić.
POWIĄZANE SCENARIUSZE
Od naszego zespołu dla Twojego
Uzyskuj aktualne informacje o najnowszych grach, poradach i wskazówkach, rejestrując się w celu otrzymywania naszego comiesięcznego newslettera.
