Role i obowiązki w akcji
Sesja Zoom poświęcona definiowaniu ról i obowiązków przy użyciu Dokumentów Google do spisywania informacji.
Tablica zespołu po wykonaniu kroku 4 podczas fizycznej sesji poświęconej definiowaniu ról i obowiązków.
Ten zespół spotkał się na Zoomie i użył aplikacji Confluence do zapisywania wypowiedzi i podsumowania rozmowy.
Czego będziesz potrzebować
Zdalne
Wideokonferencja z udostępnianiem ekranu
Narzędzie do współpracy cyfrowej
Osobiście
Tablica
Pisaki
Karteczki samoprzylepne
Zegar
Opcjonalne szablony
Szablony Atlassian
Instrukcje dotyczące przeprowadzenia tej gry
1. Przygotowanie 15 MIN
Utwórz współdzieloną przestrzeń, czy to online czy w miejscu fizycznym.
Jeśli prowadzisz grę przez wideokonferencję, możesz utworzyć tabelę na stronie Confluence lub w Dokumentach Google.
Tabela powinna mieć poniższe kolumny:
- Rola
- Obowiązki (według innych)
- Obowiązki (według mnie)
- Nie przypisano
Niezależnie od tego, czy spotykanie odbywa się bezpośrednio czy zdalnie, wyślij do zespołu wiadomość wyjaśniającą cel gry, aby upewnić się, że wszyscy rozumieją, co będziecie omawiać.
WSKAZÓWKA: DUŻE GRUPY
Zespół liczy więcej niż 4 osoby? Przeznacz na grę 90 minut, jeśli jest to grupa 6–8 osób.
W przypadku grup składających się z co najmniej 9 osób podziel grę na mniejsze 1-godzinne sesje.
WSKAZÓWKA: MISJA ZESPOŁU
Na początku gry przypomnij zespołowi jego misję, aby pokazać, za co odpowiada jako całość.
2. Zidentyfikowanie ról 5 MIN
Określ, jakie role istnieją w zespole (np. kierownik zespołu, programista, projektant, księgowy), a następnie niech każdy dopisze swoją w kolumnie „Rola”.
Jeśli w zespole jakąś rolę pełni kilka osób, wystarczy wymienić ją tylko raz. Niektórzy członkowie zespołu mogą natomiast sprawować więcej niż jedną rolę, np. inżynier oprogramowania, który jest również kierownikiem projektu. W takim przypadku dodaj do tabeli każdą z nich.
3. Wskazanie obowiązków innych członków zespołu 15 MIN
Niech każdy wymieni najważniejsze obowiązki każdej z ról (oprócz swojej) we wspólnym dokumencie cyfrowym lub na karteczkach samoprzylepnych.
Jeśli pojawią się jakieś obowiązki, których nie można jednoznacznie przypisać do żadnej roli, umieść je w sekcji przeznaczonej dla nieprzydzielonych obowiązków.
PORADA: SKONCENTRUJ WYSIŁKI
Sesja ma dotyczyć ról, a nie indywidualnych pracowników.
Dzięki skoncentrowaniu się na roli zespół może określić luki dotyczące umiejętności wymaganych do właściwego pełnienia danej roli bez względu na skład zespołu.
4. Wskazanie swoich obowiązków 5 MIN
Teraz poproś, aby każdy wymienił główne rzeczy (zwykle 3–5), za które odpowiada w ramach swojej roli.
Opisz każdy obowiązek na karteczce samoprzylepnej lub w notatce cyfrowej, a następnie uszereguj je według ważności.
5. Omówienie obowiązków związanych z rolą 15 MIN
Kolejno dla każdej roli pełniąca ją osoba omawia swoje obowiązki zapisane w kolumnie „według mnie”. Może to obejmować opisanie sposobu szeregowania zadań przypisanych tej roli według ich ważności. Następnie pozostałe osoby przedstawiają swoje pomysły zapisane w kolumnie „według innych”. Grupa może też omówić różnice między treścią obu kolumn i sposobami ustalania priorytetów.
Właściciel danej roli przygląda się tym różnicom i wskazuje, które dodatkowe obowiązki przyjmuje, a które odrzuca. Jeśli jakiś obowiązek przypadnie kilku rolom, określ główną osobę odpowiedzialną i osoby współodpowiedzialne lub rezerwową osobę odpowiedzialną.
Przenieś obowiązki, które nie zostały przez nikogo akceptowane lub nie mają osoby odpowiedzialnej, do sekcji z nieprzypisanymi obowiązkami na dole tabeli.
WSKAZÓWKA: ZGODA
W zależności od organizacji, aby wprowadzić wyniki gry w życie, osoba pełniąca daną rolę może potrzebować uzyskania zgody kierownictwa w celu sfinalizowania swojej roli zdefiniowanej w ramach gry.
PRZYKŁAD: NIEPRZYDZIELONE OBOWIĄZKI
Ten zespół identyfikuje i omawia nieprzydzielone obowiązki, a do dokumentowania dyskusji i wniosków używa Dokumentów Google.
6. Przegląd nieprzydzielonych obowiązków 15 MIN
Przyjrzyj się pozycjom, za które nie odpowiada nikt z grupy. Sprawdź, czy wchodzą w zakres obowiązków którejś z istniejących ról. Porozmawiajcie w grupie, dlaczego pasują lub nie pasują do określonej roli.
Jeśli nie wchodzą w zakres żadnej roli, być może oznacza to, że potrzebna jest nowa rola lub że jakaś rola musi być zdefiniowana ponownie. Wskaż osobę odpowiedzialną za znalezienie osoby odpowiedzialnej za te zadania i wyznacz termin przekazania informacji na ten temat.
WSKAZÓWKA: GORĄCY ZIEMNIAK
Zwróć uwagę, czy są jakieś obowiązki, których nie chce przyjąć na siebie żadna rola. Omów je z grupą.
7. Podsumowanie i określenie kolejnych kroków 5 MIN
Na koniec podsumuj role i obowiązki, aby potwierdzić, że zespół zgadza się z wnioskami.
Znajdź osoby odpowiedzialne za poszczególne zadania, a następnie udokumentuj wszystkie wspólnie uzgodnione role, obowiązki i terminy.
WSKAZÓWKA: W PRZYPADKU BRAKU ZGODY
Jeśli zespół nie może dojść do porozumienia w sprawie jakiejś roli lub niektórych obowiązków, zapisz te pozycje jako wymagające dalszej pracy na mniejszych spotkaniach w późniejszym czasie.
Kolejne czynności
Udostępnienie wyników
Udostępnij zespołowi ostateczny dokument odzwierciedlający wynik ćwiczenia, aby sprawdzić, czy istnieją jakieś braki lub dodatkowe możliwości.
Dokument dotyczący ról i obowiązków przekaż kluczowym interesariuszom i liderom. Pamiętaj, aby powiedzieć zespołowi, że zamierzasz to zrobić.
WSKAZÓWKA: WERYFIKACJA
Rozważ weryfikację wyników tej gry co trzy lub co sześć miesięcy albo za każdym razem, gdy zmieni się skład zespołu. Za każdym kolejnym razem przeprowadzanie tej gra staje się coraz łatwiejsze.
Inne wersje
Zespoły interdyscyplinarne
Jeśli pracujesz w zespole, którego członkowie należą do różnych działów, zachęć osoby reprezentujące poszczególne role do spisania części swoich obowiązków przed spotkaniem, aby inni mieli jakiś punkt odniesienia. W przypadku grup, których uczestnicy pochodzą z różnych działów, na koniec zostać może więcej nieprzypisanych obowiązków, dlatego rozważ przeznaczenie dodatkowego czasu na przypisanie im osób odpowiedzialnych.
Kilka osób pełniących tę samą rolę
Jeśli kilka osób pełni tę samą rolę, możesz zachęcić je do wcześniejszej rozmowy o ich obowiązkach. Następnie podczas sesji będą mogły przedstawić swoją definicję i zweryfikować swoje pomysły.
Kopie zapasowe
Osoby pełniące niektóre role mogą mieć swoich zastępców. Na przykład gdy kierownik projektu jest nieobecny cotygodniowe spotkania prowadzi kierownik zespołu. Dlatego zadanie to można dodać jako obowiązek przypadający roli pełnionej przez takiego zastępcę.
Od naszego zespołu dla Twojego
Uzyskuj aktualne informacje o najnowszych grach, poradach i wskazówkach, rejestrując się w celu otrzymywania naszego comiesięcznego newslettera.
