Sieć zespołów w akcji
Zespół ds. praktyk przeprowadził grę w formule stacjonarnej, korzystając z szablonu Mural.
.png?cdnVersion=1577)
Zespół oprogramowania Confluence przeprowadził grę w formule stacjonarnej, używając kolorowych karteczek i narysowanych markerem linii na tablicy.
%20(1).png?cdnVersion=1577)
Zespół ds. współpracy strategicznej ekosystemu przeprowadził grę w formule stacjonarnej, używając kolorowych karteczek samoprzylepnych i narysowanych markerem linii na arkuszu papieru.
Czego będziesz potrzebować
Zdalne
Wideokonferencje z udostępnianiem ekranu
Narzędzie do współpracy cyfrowej (zobacz szablony)
Osobiście
Miejsce spotkania
Tablica lub duży arkusz papieru
Markery
Karteczki samoprzylepne
Zegar
Opcjonalne szablony
Szablony Atlassian
Inne szablony
Instrukcje dotyczące gry
1. Przygotowanie 15 MIN
Przygotuj dokument, na początku którego określisz strategiczny cel zespołu. Ta gra pozwoli naszkicować sieć zespołów, które wspólnie realizują ten wspólny cel. Dzięki temu Twój zespół zyska też plan gry pomagający w pracy nad projektami z różnymi zespołami. Przed rozpoczęciem gry warto przygotować plakat zespołu, aby utrwalić cel zespołu. W celu skoordynowania działań i zyskania jasności warto uzyskać informacje zwrotne od kierownictwa.
Utwórz klucz z pięcioma kategoriami typów zespołów:
- Zespoły ds. dostarczania: zespoły, które tworzą produkty lub usługi i dostarczają je użytkownikom (na przykład zespoły programistyczne).
- Zespoły ds. obsługi: zespoły, które obsługują klientów wewnętrznych lub zewnętrznych, zajmując się przychodzącymi zgłoszeniami.
- Zespoły kierownicze: zespoły liderów/menedżerów, którzy podejmują decyzje i budują kontekst dla innych zespołów.
- Zespoły projektowe: tymczasowe zespoły, które tworzą i wdrażają plany realizacji określonych inicjatyw.
- Zespoły biznesowe: zespoły, które odpowiadają za wynik finansowy oraz zaspokajają potrzeby w ramach podróży klienta.
Utwórz obszary dla czterech kategorii wpływu:
- Podstawowy zespół: pracownicy, którzy są zaangażowani w realizację Twojego celu.
- Zapisz nazwę zespołu oraz imiona i nazwiska członków oraz kierownika zespołu na początku dokumentu. Powinny być to te same osoby, które zostaną zaproszone na spotkanie.
- Kluczowe dla sukcesu: zespoły, bez których cel może nie zostać osiągnięty.
- Dodaj tutaj wszystkich kluczowych interesariuszy i sponsorów.
- Zaangażowane w sukces: zespoły, które mogą wpłynąć na sukces realizacji celu.
- Poza radarem: zespoły, które nie są obecnie kluczowe dla sukcesu realizacji celu.
Wyznacz termin spotkania i zaproś na nie wszystkich członków swojego zespołu. Aby utrzymać otwarte linie komunikacyjne, na tym etapie nie zapraszaj nikogo spoza Twojego zespołu. Na potrzeby tego ćwiczenia, zdefiniujemy zespół jako grupę osób pracujących nad wspólnym celem o określonym zakresie i odpowiedzialności za wyniki. Udostępnij dokumentu w wersji roboczej lub kategorie członkom swojemu zespołowi, aby mogli wypracować kontekst i z wyprzedzeniem zadać pytania. Jeśli masz już ukończone projektowanie ścieżki klienta, zespoły biorące w nim udział powinny znaleźć się w kręgu Twojego zainteresowania.
PORADA: Prowadź grę w mniejszych grupach
Jeśli w zespole jest więcej niż 10 osób, warto przeprowadzić grę w mniejszych grupach, tworząc osobne pokoje, które sprzyjają komunikacji zespołowej. Następnie połącz dokumentację i wróć do wcześniejszej konfiguracji zespołu, aby wspólnie przejrzeć wynik.
PORADA: Kolory i kształty pomogą zachować porządek
Kategorie typu zespołów można oznaczyć rożnymi kolorami karteczek samoprzylepnych lub etykiet. Typy zaangażowania zespołu można podzielić na kolumny lub pierścienie, zaczynając od zespołów podstawowych.
2. Wprowadzenie: mapa sieci 5 MIN
Zacznij od przypomnienia zespołowi wyników biznesowych i docelowych terminów, które macie osiągnąć. Wyjaśnij, że będziesz tworzyć sieć zespołów, które będą razem dążyć do realizacji tego samego celu, aby utrzymać zdrowe relacje z nimi i osiągnąć sukces.
Przejrzyjcie jako zespół definicje różnych typów zespołów. Daj członkom zespołu znać, że nie ma złych odpowiedzi. Uwaga: Nie ma niczego złego w tym, że różne osoby inaczej definiują typy zespołów i typy zaangażowania w tym kroku. Zajmiecie się tymi różnicami w kroku 4.
PORADA: Kiedy przeprowadzić grę
Idealnie byłoby, gdyby gra została przeprowadzona w ramach Spotkania rozpoczynającego projekt, aby zapewnić najlepsze wyniki. Jest jednak kluczowym elementem kształtowania zespołu zawsze wtedy, gdy zespół musi wejść na właściwe tory.
3. Określenie sieci 15 MIN
Poproś wszystkich członków zespołu, aby niezależnie i w sposób poufny uzupełnili dane zespołów w dokumencie. Każdy członek zespołu powinien podać nazwę zespołu i umieścić go w kategorii wpływu. Dzięki temu można utworzyć bardziej kompleksową mapę, eliminując myślenie grupowe, pozwalając cichszym członkom zespołu na bardziej otwarte zaangażowanie i dając możliwość wypowiedzi wszystkim uczestnikom.
4. Utworzenie mapy sieci 20 MIN
Jako facylitator połącz zduplikowane wpisy zespołów i wskaż wszelkie miejsca, w których zespoły zostały umieszczone w różnych typach wpływów. Następnie w sposób zespołowy uzgodnijcie, w którym miejscu sieci plasuje się Wasz zespół. Być może będzie to wymagać głosowania.
Jeśli masz więcej niż pięć zespołów w kategorii Krytyczne dla sukcesu, przeprowadź głosowane, aby określić najbardziej wpływowe zespoły.
Spośród członków zespołu wybierz i zapisz „właściciela” relacji dla każdego z tych kluczowych zespołów w sieci. Będzie to osoba, która zadba o zdrowe relacje z tym zespołem i będzie odpowiadać za podtrzymywanie komunikacji, przekazywanie aktualnych informacji i ewentualne konsultacje. Jeśli trudno jest wyznaczyć właściciela, własność może zostać przypisana liderowi zespołu.
Opcjonalnie: Poprzestań na tym! Jeśli jesteście nowo utworzonym zespołem lub macie mniej złożoną sieć, to może wystarczyć. Jeśli zespół wypracował wspólne zrozumienie sieci, tego, co będzie trzeba zrobić, aby odnieść sukces, i gdzie skupić swoje wysiłki, to nie potrzebuje niczego więcej. Gratulacje!
Jeśli chcesz kontynuować, zróbcie sobie przerwę, a następnie przegrupujcie się. Można także podzielić działania na kilka dni, aby uwzględnić różne strefy czasowe lub obowiązki pracowników.
PORADA: Utwórz bezpieczną przestrzeń
Określ, jak informacje będą omawiane po grze. Czy zostaną przekazane kierownictwu w ramach planu informowania interesariuszy? Jak wdrożycie działania poprawiające relacje z siecią zespołów? Rozważ przyjęcie reguły Chatham House.
5. Określenie siły interakcji 15 MIN
Teraz nadszedł czas, aby omówić siłę interakcji między Twoim zespołem a każdym zespołem, który został uznany za kluczowy. Narysuj linie, aby zilustrować siłę najbardziej krytycznych interakcji między zespołami.
Siła interakcji:
- Linia ciągła: zachodzą interakcje systemowe (na przykład zaplanowane spotkanie lub dedykowany kanał Slack).
- Linia przerywana: Stosowane są interakcje ad hoc. Przykładem może być poleganie na osobistej relacji lub współpraca o charakterze reaktywnym (zachodzi w związku z incydentem lub zgłoszeniem).
- Linia przerywana: ta relacja wymaga nowych metod współpracy.
W przypadku trudniejszych interakcji w ramach sieci poniżej przedstawiono sugestie dotyczące wariantów dla właścicieli relacji.
PORADA: Śmiało!
Nie brakuje Ci odwagi? Może warto poprosić liderów z kluczowych zespołów, aby przeprowadzili tę grę ze swoimi zespołami? W przypadku znalezienia luk zacznij od przeprowadzenia gry Role i obowiązki w zespołach.
Kolejne czynności
Po ukończeniu dokumentu przejrzyj go, aby określić mocne i słabe strony sieci. Znajdź zespoły, dla których musisz poprawić siłę interakcji. Są to zespoły, na których należy się skupić, pracując nad wzmocnieniem sieci zespołów. W tym celu przeprowadź burzę mózgów, aby znaleźć odpowiednie sposoby.
Pierwszym krokiem powinno być zarezerwowanie przez właściciela relacji czasu w kalendarzu na spotkanie z zespołem z sieci. Właściciel relacji odpowiada za przekazywanie grupie aktualnych informacji dotyczących działań usprawniających.
Spróbowaliście czegoś nowego, co się sprawdziło? Podziel się tym z naszą społecznością Teamwork Lab!
Różnice
Poprawa działania sieci 10 MIN
Zbierz właścicieli relacji i przygotuj grunt pod etap poprawy działania sieci. Każdy z kluczowych zespołów z sieci otrzyma ocenę kondycji w każdej z poniższych kategorii. Zadbaj o to, aby wszyscy mieli okazję przejrzeć kategorie i zadać pytania wyjaśniające, zanim przejdziesz dalej. Właściciele mogą oceniać zespół z sieci asynchronicznie lub niezależnie na żywo.
Jeśli powyższa gra została przeprowadzona w dokumencie lub narzędziu do zarządzania pracą, sugerujemy dodanie tabeli lub listy dla każdej kategorii poniżej lub najlepiej przeniesienie mapy sieci do narzędzia tablicy. Jeśli używasz cyfrowego narzędzia tablicy, sugerujemy skorzystanie z poniższych zdjęć. Użycie jednego z polecanych szablonów znacznie ułatwi sprawę! Jeśli prowadzisz grę w formule stacjonarnej, możesz również użyć różnych zestawów kropek lub naklejek.
Kategorie kondycji sieci i sugerowane kolejne kroki
Widoczność:
- Burza: zespoły z trudem mogą zobaczyć swoją pracę.
- Deszcz: zespoły widzą pracę innych zespołów, ale mają trudności, aby ją zrozumieć.
- Chmura: zespoły wiedzą, gdzie znaleźć pracę na poziomie ogólnym, ale mają trudności z zaangażowaniem się w nią.
- Słońce: Króluje przejrzystość. Panuje powszechne zrozumienie.
Sugestia:
- Utwórz plakat projektu, aby wszyscy byli na bieżąco.
Koordynacja:
- Zdenerwowany: zespoły nie mogą ze sobą współpracować nad utworzeniem skoordynowanych planów.
- Smutny: zespoły koordynują swoją pracę poprzez przysługi i wymianę.
- Neutralny: drużyny koordynują tylko plany na poziomie ogólnym.
- Szczęśliwy: zespoły wspólnie ustalają priorytety, aby tworzyć skoordynowane plany.
Sugestia:
- Przeprowadź grę Role i obowiązki, aby jasno określić, jak będą współpracować zespoły.
- Spróbuj wdrożyć przejrzysty proces podejmowania decyzji za pomocą DACI.
Koordynacja działań:
- Podniesiona ręka: zespoły nie uważają, że potrzebują koordynacji działań, ale partnerstwo ma kluczowe znaczenie dla sukcesu.
- Kciuk w dół: zespoły mają trudności z uzgodnieniem celów i priorytetów.
- Kciuk w bok: zespoły uważają, że ich działania są skoordynowane, ale pojawiają się znaki ostrzegawcze.
- Kciuk w górę: zespoły płynnie koordynują swoje działania oraz dostosowują się do celów i priorytetów.
Sugestie:
- Znajdź zgodność strategiczną, stosując grę Cele, sygnały i wskaźniki.
- Utwórz projekt ścieżki klienta, aby wypracować wspólne zrozumienie klienta.
Uczenie się i informacje zwrotne:
- Siedzenie: zespoły nie są w stanie skutecznie dzielić się kluczowymi wnioskami ani informacjami zwrotnymi.
- Chodzenie: tylko jeden zespół dzieli się wnioskami lub informacjami zwrotnymi.
- Jazda na rowerze: zespoły dzielą się wnioskami lub informacjami zwrotnymi, ale nie wprowadzają żadnych zmian.
- Jazda samochodem: zespoły ustanowiły sposób uczenia się od siebie i wzajemnego doskonalenia.
Sugestia:
- Przeprowadź retrospektywę dla wszystkich zespołów.
POWIĄZANE SCENARIUSZE
Mamy coś dla Twojego zespołu
Nasz comiesięczny newsletter zawiera aktualne porady, wskazówki oraz informacje o najnowszych grach.