What is the DACI decision-making framework?
DACI to akronim, który upraszcza proces decyzyjny, wymagając od zespołów określenia ról i obowiązków kluczowych interesariuszy zaangażowanych w proces decyzyjny. Oto, co kryje się za akronimem DACI:
- D = Driver (osoba kierująca): osoba odpowiedzialna za zgromadzenie interesariuszy, zebranie wszystkich niezbędnych informacji, określenie zakresu decyzji i zapewnienie jej podjęcia w uzgodnionym terminie.
- A = Approver: The one person (yes: one!) who makes the decision. This turns the approver role from a passive “rubber stamp” into a very active “decision maker” role.
- C = Contributors: People who have subject-area knowledge and can make recommendations – i.e., they have a voice, but not a vote.
-
I = Informed: People whose work may be affected by the decision, and should be informed once it’s been made – i.e., no vote, no voice.
Why use the DACI decision-making process?
A survey conducted by McKinsey & Company found that projects utilizing the DACI framework have a 25% higher success rate in meeting their objectives and timelines compared to those that do not use the framework.
When to run a DACI Play
Run the DACI Play using our template anytime you launch a new project or encounter a roadblock in an ongoing one. Here are some additional situations where DACI is beneficial:
1. Complex decisions: Involving multiple stakeholders and departments.
-
Example: Deciding on a new product launch strategy.
2. High-stakes decisions: With significant organizational consequences.
-
Example: Making strategic market entry decisions.
3. Cross-functional projects: Requiring collaboration across different areas.
-
Example: Developing a software feature.
4. Resource allocation: Deciding on budget, personnel, or time allocation.
-
Example: Allocating the marketing budget.
5. Process improvements: Enhancing or implementing processes.
-
Example: Introducing a new project management tool.
5 benefits of the DACI framework
- Accountability: DACI clearly assigns role and responsibilities, reducing confusion and increasing efficiency.
- Improved communication: DACI keeps all relevant stakeholders in the loop and defines upfront how their inputs are considered.
- Reduced decision-making time: DACI streamlines the decision-making process, leading to faster resolutions.
- Enhanced collaboration: DACI promotes collaboration with different stakeholders and creates and environment where team are working toward a common goal.
- Higher quality decisions: DACI minimizes the risk of oversight and ensures decisions are well-informed.
Sieć zespołów w akcji
Zespół ds. praktyk przeprowadził grę w formule stacjonarnej, korzystając z szablonu Mural.
Czego będziesz potrzebować
Video conferencing with screen sharing or meeting space
Narzędzie do współpracy cyfrowej (zobacz szablony)
Tablica
Markery
Sticky notes
Zegar
Opcjonalne szablony
Szablony Atlassian
Inne szablony
Instrukcje dotyczące gry
5–SEKUNDOWE PODSUMOWANIE
- Define and assign DACI roles
- Fill out the DACI template and related information
- Summarize and share the decisions made
1. Przygotowanie 15 MIN
Przygotuj dokument, na początku którego określisz strategiczny cel zespołu. Ta gra pozwoli naszkicować sieć zespołów, które wspólnie realizują ten wspólny cel. Dzięki temu Twój zespół zyska też plan gry pomagający w pracy nad projektami z różnymi zespołami. Przed rozpoczęciem gry warto przygotować plakat zespołu, aby utrwalić cel zespołu. W celu skoordynowania działań i zyskania jasności warto uzyskać informacje zwrotne od kierownictwa.
Utwórz klucz z pięcioma kategoriami typów zespołów:
- Zespoły ds. dostarczania: zespoły, które tworzą produkty lub usługi i dostarczają je użytkownikom (na przykład zespoły programistyczne).
- Zespoły ds. obsługi: zespoły, które obsługują klientów wewnętrznych lub zewnętrznych, zajmując się przychodzącymi zgłoszeniami.
- Zespoły kierownicze: zespoły liderów/menedżerów, którzy podejmują decyzje i budują kontekst dla innych zespołów.
- Zespoły projektowe: tymczasowe zespoły, które tworzą i wdrażają plany realizacji określonych inicjatyw.
- Zespoły biznesowe: zespoły, które odpowiadają za wynik finansowy oraz zaspokajają potrzeby w ramach podróży klienta.
Utwórz obszary dla czterech kategorii wpływu:
- Podstawowy zespół: pracownicy, którzy są zaangażowani w realizację Twojego celu.
- Zapisz nazwę zespołu oraz imiona i nazwiska członków oraz kierownika zespołu na początku dokumentu. Powinny być to te same osoby, które zostaną zaproszone na spotkanie.
- Kluczowe dla sukcesu: zespoły, bez których cel może nie zostać osiągnięty.
- Dodaj tutaj wszystkich kluczowych interesariuszy i sponsorów.
- Zaangażowane w sukces: zespoły, które mogą wpłynąć na sukces realizacji celu.
- Poza radarem: zespoły, które nie są obecnie kluczowe dla sukcesu realizacji celu.
Wyznacz termin spotkania i zaproś na nie wszystkich członków swojego zespołu. Aby utrzymać otwarte linie komunikacyjne, na tym etapie nie zapraszaj nikogo spoza Twojego zespołu. Na potrzeby tego ćwiczenia, zdefiniujemy zespół jako grupę osób pracujących nad wspólnym celem o określonym zakresie i odpowiedzialności za wyniki. Udostępnij dokumentu w wersji roboczej lub kategorie członkom swojemu zespołowi, aby mogli wypracować kontekst i z wyprzedzeniem zadać pytania. Jeśli masz już ukończone projektowanie ścieżki klienta, zespoły biorące w nim udział powinny znaleźć się w kręgu Twojego zainteresowania.
PORADA: Prowadź grę w mniejszych grupach
Jeśli w zespole jest więcej niż 10 osób, warto przeprowadzić grę w mniejszych grupach, tworząc osobne pokoje, które sprzyjają komunikacji zespołowej. Następnie połącz dokumentację i wróć do wcześniejszej konfiguracji zespołu, aby wspólnie przejrzeć wynik.
2. Wprowadzenie: mapa sieci 5 MIN
Zacznij od przypomnienia zespołowi wyników biznesowych i docelowych terminów, które macie osiągnąć. Wyjaśnij, że będziesz tworzyć sieć zespołów, które będą razem dążyć do realizacji tego samego celu, aby utrzymać zdrowe relacje z nimi i osiągnąć sukces.
Przejrzyjcie jako zespół definicje różnych typów zespołów. Daj członkom zespołu znać, że nie ma złych odpowiedzi. Uwaga: Nie ma niczego złego w tym, że różne osoby inaczej definiują typy zespołów i typy zaangażowania w tym kroku. Zajmiecie się tymi różnicami w kroku 4.
PORADA: Kiedy przeprowadzić grę
Idealnie byłoby, gdyby gra została przeprowadzona w ramach Spotkania rozpoczynającego projekt, aby zapewnić najlepsze wyniki. Jest jednak kluczowym elementem kształtowania zespołu zawsze wtedy, gdy zespół musi wejść na właściwe tory.
3. Określenie sieci 15 MIN
Poproś wszystkich członków zespołu, aby niezależnie i w sposób poufny uzupełnili dane zespołów w dokumencie. Każdy członek zespołu powinien podać nazwę zespołu i umieścić go w kategorii wpływu. Dzięki temu można utworzyć bardziej kompleksową mapę, eliminując myślenie grupowe, pozwalając cichszym członkom zespołu na bardziej otwarte zaangażowanie i dając możliwość wypowiedzi wszystkim uczestnikom.
Type of team:
- Delivery teams: Teams that create products and provide them to users, such as development teams
- Service teams: Teams that support internal or external customers by handing incoming tickets
- Leadership teams: Leaders and managers who guide decision-making and establish a framework for other teams to operate effectively
- Project teams: Temporary teams that build and execute plans to complete specific initiatives
- Business teams: Groups that manage profit and loss responsibilities while addressing key points in the customer journey
Level of influence:
- Core team: Teams and/or stakeholders highly involved in guiding the direction of a project
- Critical to success: Teams that hold significant influence, as their expertise and contributions are essential to achieving project goals
- Involved in success: Teams with a moderate level of influence. While they may not directly shape key decisions or lead critical phases, their support, and collaboration contribute to the smooth execution of the project
- Off the radar: Teams with no direct influence on the success of your project
4. Utworzenie mapy sieci 20 MIN
Jako facylitator połącz zduplikowane wpisy zespołów i wskaż wszelkie miejsca, w których zespoły zostały umieszczone w różnych typach wpływów. Następnie w sposób zespołowy uzgodnijcie, w którym miejscu sieci plasuje się Wasz zespół. Być może będzie to wymagać głosowania.
Jeśli masz więcej niż pięć zespołów w kategorii Krytyczne dla sukcesu, przeprowadź głosowane, aby określić najbardziej wpływowe zespoły.
Spośród członków zespołu wybierz i zapisz „właściciela” relacji dla każdego z tych kluczowych zespołów w sieci. Będzie to osoba, która zadba o zdrowe relacje z tym zespołem i będzie odpowiadać za podtrzymywanie komunikacji, przekazywanie aktualnych informacji i ewentualne konsultacje. Jeśli trudno jest wyznaczyć właściciela, własność może zostać przypisana liderowi zespołu.
Opcjonalnie: Poprzestań na tym! Jeśli jesteście nowo utworzonym zespołem lub macie mniej złożoną sieć, to może wystarczyć. Jeśli zespół wypracował wspólne zrozumienie sieci, tego, co będzie trzeba zrobić, aby odnieść sukces, i gdzie skupić swoje wysiłki, to nie potrzebuje niczego więcej. Gratulacje!
Jeśli chcesz kontynuować, zróbcie sobie przerwę, a następnie przegrupujcie się. Można także podzielić działania na kilka dni, aby uwzględnić różne strefy czasowe lub obowiązki pracowników.
5. Określenie siły interakcji 15 MIN
Teraz nadszedł czas, aby omówić siłę interakcji między Twoim zespołem a każdym zespołem, który został uznany za kluczowy. Narysuj linie, aby zilustrować siłę najbardziej krytycznych interakcji między zespołami.
Siła interakcji:
- Linia ciągła: zachodzą interakcje systemowe (na przykład zaplanowane spotkanie lub dedykowany kanał Slack).
- Linia przerywana: Stosowane są interakcje ad hoc. Przykładem może być poleganie na osobistej relacji lub współpraca o charakterze reaktywnym (zachodzi w związku z incydentem lub zgłoszeniem).
- Linia przerywana: ta relacja wymaga nowych metod współpracy.
W przypadku trudniejszych interakcji w ramach sieci poniżej przedstawiono sugestie dotyczące wariantów dla właścicieli relacji.
6. Assign relationship owners 10 MIN
Assign and document a relationship “owner” from the core team for each of these “critical to success” and “involved in success” teams. This person will champion a healthy relationship with this team by maintaining communication, giving updates, and consulting as needed. If you can’t find a natural fit for the owner, ownership can default to the team lead.
Optional: Stop here! If you’re a newly formed team or have a less complex network, this may be enough. If your team has a shared understanding of the network, what it will take to be successful, and where to focus your efforts, then you’re done. Congratulations!
If you’d like to continue, take a quick break and then regroup.
TIP: Go bold!
Feeling bold? Why not ask the leaders from your critical teams to run this Play with their teams? If you identify network gaps, start by running the Roles and Responsibilities Play across teams.
7. Identify the health of each team relationship 5 MIN
Discuss the type of relationship you have between your team and each team you’ve determined to be critical. We call this your “interaction strength.” Draw lines to indicate the interaction strengths with each team.
Interaction strength:
- Solid line: Systemic interactions are happening (for example, a recurring meeting or dedicated Slack channel).
- Dashed line: Interactions are employed ad hoc. Examples are reliance on a personal relationship and collaboration that is reactive (incident or issue-driven).
- Dotted line: This relationship requires new collaboration methods.
For more challenging network interactions, run the variation below with your relationship owners.
Kolejne czynności
Po ukończeniu dokumentu przejrzyj go, aby określić mocne i słabe strony sieci. Znajdź zespoły, dla których musisz poprawić siłę interakcji. Są to zespoły, na których należy się skupić, pracując nad wzmocnieniem sieci zespołów. W tym celu przeprowadź burzę mózgów, aby znaleźć odpowiednie sposoby.
Pierwszym krokiem powinno być zarezerwowanie przez właściciela relacji czasu w kalendarzu na spotkanie z zespołem z sieci. Właściciel relacji odpowiada za przekazywanie grupie aktualnych informacji dotyczących działań usprawniających.
Spróbowaliście czegoś nowego, co się sprawdziło? Podziel się tym z naszą społecznością Teamwork Lab!
Różnice
Poprawa działania sieci 10 MIN
Zbierz właścicieli relacji i przygotuj grunt pod etap poprawy działania sieci. Każdy z kluczowych zespołów z sieci otrzyma ocenę kondycji w każdej z poniższych kategorii. Zadbaj o to, aby wszyscy mieli okazję przejrzeć kategorie i zadać pytania wyjaśniające, zanim przejdziesz dalej. Właściciele mogą oceniać zespół z sieci asynchronicznie lub niezależnie na żywo.
Jeśli powyższa gra została przeprowadzona w dokumencie lub narzędziu do zarządzania pracą, sugerujemy dodanie tabeli lub listy dla każdej kategorii poniżej lub najlepiej przeniesienie mapy sieci do narzędzia tablicy. Jeśli używasz cyfrowego narzędzia tablicy, sugerujemy skorzystanie z poniższych zdjęć. Użycie jednego z polecanych szablonów znacznie ułatwi sprawę! Jeśli prowadzisz grę w formule stacjonarnej, możesz również użyć różnych zestawów kropek lub naklejek.
Kategorie kondycji sieci i sugerowane kolejne kroki
Widoczność:
- Burza: zespoły z trudem mogą zobaczyć swoją pracę.
- Deszcz: zespoły widzą pracę innych zespołów, ale mają trudności, aby ją zrozumieć.
- Chmura: zespoły wiedzą, gdzie znaleźć pracę na poziomie ogólnym, ale mają trudności z zaangażowaniem się w nią.
- Słońce: Króluje przejrzystość. Panuje powszechne zrozumienie.
Sugestia:
- Utwórz plakat projektu, aby wszyscy byli na bieżąco.
Koordynacja:
- Zdenerwowany: zespoły nie mogą ze sobą współpracować nad utworzeniem skoordynowanych planów.
- Smutny: zespoły koordynują swoją pracę poprzez przysługi i wymianę.
- Neutralny: drużyny koordynują tylko plany na poziomie ogólnym.
- Szczęśliwy: zespoły wspólnie ustalają priorytety, aby tworzyć skoordynowane plany.
Sugestia:
- Przeprowadź grę Role i obowiązki, aby jasno określić, jak będą współpracować zespoły.
- Spróbuj wdrożyć przejrzysty proces podejmowania decyzji za pomocą DACI.
Koordynacja działań:
- Podniesiona ręka: zespoły nie uważają, że potrzebują koordynacji działań, ale partnerstwo ma kluczowe znaczenie dla sukcesu.
- Kciuk w dół: zespoły mają trudności z uzgodnieniem celów i priorytetów.
- Kciuk w bok: zespoły uważają, że ich działania są skoordynowane, ale pojawiają się znaki ostrzegawcze.
- Kciuk w górę: zespoły płynnie koordynują swoje działania oraz dostosowują się do celów i priorytetów.
Sugestie:
- Znajdź zgodność strategiczną, stosując grę Cele, sygnały i wskaźniki.
- Utwórz projekt ścieżki klienta, aby wypracować wspólne zrozumienie klienta.
Uczenie się i informacje zwrotne:
- Siedzenie: zespoły nie są w stanie skutecznie dzielić się kluczowymi wnioskami ani informacjami zwrotnymi.
- Chodzenie: tylko jeden zespół dzieli się wnioskami lub informacjami zwrotnymi.
- Jazda na rowerze: zespoły dzielą się wnioskami lub informacjami zwrotnymi, ale nie wprowadzają żadnych zmian.
- Jazda samochodem: zespoły ustanowiły sposób uczenia się od siebie i wzajemnego doskonalenia.
Sugestia:
- Przeprowadź retrospektywę dla wszystkich zespołów.
POWIĄZANE SCENARIUSZE
Mamy coś dla Twojego zespołu
Nasz newsletter zawiera aktualne porady, wskazówki oraz informacje o najnowszych grach.
%20(1).png?cdnVersion=2458)
.png?cdnVersion=2458)