Réseau d'équipes en action
L'équipe Practices a exécuté le scénario en personne à l'aide du modèle Mural.
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Une équipe du logiciel Confluence a exécuté le scénario en personne en utilisant des post-its et des marqueurs colorés sur un tableau blanc.
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L'équipe Ecosystem Strategic Partnership a exécuté le scénario en personne en utilisant des post-its et des marqueurs de couleur sur du papier.
Ce dont vous aurez besoin
À distance
Vidéoconférence avec partage d'écran
Outil de collaboration digitale (voir les modèles)
En personne
Espace de réunion
Tableau blanc ou grande feuille de papier
Marqueurs
Post-its
Chronomètre
Modèles facultatifs
Modèles Atlassian
Autres modèles
Instructions pour exécuter ce scénario
1. Préparation 15 min
Préparez un document qui indique en premier lieu l'objectif stratégique de l'équipe. Ce scénario cartographiera le réseau d'équipes qui poursuivent collectivement cet objectif commun. Il aidera également votre équipe à définir une stratégie pour collaborer avec différentes équipes sur vos projets. Nous recommandons de réaliser une affiche d'équipe pour consolider l'objectif de l'équipe avant d'exécuter ce scénario. Il est judicieux de recueillir les commentaires de la direction à des fins d'alignement et de clarté.
Créez une clé avec les cinq catégories de types d'équipe :
- Équipes de livraison : les équipes qui créent des produits et les livrent aux utilisateurs (par exemple, les équipes de développement)
- Équipes de service : les équipes qui assistent les clients internes ou externes en gérant les tickets entrants
- Équipes de direction : les équipes de dirigeants/managers qui prennent des décisions et fournissent un contexte aux autres équipes
- Équipes de projet : les équipes temporaires qui élaborent et exécutent des plans pour mener à bien des initiatives spécifiques
- Équipes métier : les équipes qui génèrent les profits et les pertes et répondent aux besoins du client dans son parcours
Créez des zones pour les quatre catégories d'influence :
- Équipe principale : les personnes qui se consacrent à votre objectif
- Indiquez le nom de l'équipe, ses membres et le nom de son responsable en haut du document. Il devrait s'agir des personnes invitées à la réunion.
- Essentielles à la réussite : les équipes qui risquent d'entraver la réalisation de votre objectif
- Ajoutez les principales parties prenantes et les principaux sponsors ici.
- Impliquées dans la réussite : les équipes susceptibles d'avoir un impact sur la réalisation de votre objectif
- Non concernées : les équipes qui ne sont actuellement pas essentielles à la réalisation de votre objectif
Fixez une heure pour la réunion et invitez tous les membres de votre équipe à y assister. Pour maintenir les voies de communication ouvertes, personne en dehors de votre équipe ne doit être invité à ce stade. Dans le cadre de cet exercice, nous définirons une équipe comme un groupe de personnes travaillant à la réalisation d'un objectif commun, avec un périmètre et une responsabilité définis en matière de résultats. Partagez l'ébauche de document ou de catégories avec votre équipe afin qu'elle puisse définir le contexte et poser des questions de clarification à l'avance. Si vous avez déjà créé une carte du parcours client, vous devriez déjà avoir repéré l'équipe contribuant à cette expérience client.
CONSEIL : procédez par petits groupes
Si votre équipe compte plus de 10 membres, exécutez le scénario en petits groupes en créant des ateliers pour favoriser la communication au sein de l'équipe. Ensuite, combinez la documentation et regroupez-vous pour examiner les résultats ensemble.
CONSEIL : créez de la structure en utilisant des couleurs et des formes
Les catégories de types d'équipe peuvent être indiquées par des post-its ou des étiquettes de différentes couleurs. Les types d'engagement d'équipe peuvent être organisés en colonnes ou en anneaux, en commençant par les équipes principales.
2. Préparez le terrain : carte du réseau 5 min
Commencez par rappeler à votre équipe les résultats métier et les dates d'échéance cibles que vous êtes censés atteindre. Expliquez que vous allez définir le réseau d'équipes qui poursuivent collectivement cet objectif commun afin de maintenir ces relations saines et d'atteindre votre objectif.
En équipe, passez en revue les définitions des différents types d'équipe. Expliquez aux membres de votre équipe qu'il n'y a pas de mauvaises réponses. Remarque: il est parfaitement normal que les utilisateurs définissent les types d'équipe et les types d'engagement différemment à cette étape. Vous résoudrez ces divergences à l'étape 4.
CONSEIL : quand exécuter ce scénario
Pour des résultats optimaux, ce scénario devrait idéalement être exécuté dans le cadre du lancement d'un projet. Il s'agit toutefois d'un composant essentiel pour toute équipe qui a besoin d'être remise sur la bonne voie.
3. Identifiez votre réseau 15 min
Demandez à tous les membres de l'équipe de contribuer au document de manière indépendante et silencieuse. Chaque membre de l'équipe doit lister le nom des équipes, puis placer ces équipes dans une catégorie d'influence. Cela créera une carte plus complète en évitant les discussions de groupe, en permettant aux membres les plus discrets de s'engager plus ouvertement et en créant une expérience de communication inclusive.
4. Cartographiez votre réseau 20 MIN
En tant qu'animateur, éliminez les doublons et identifiez les équipes qui ont été placées dans différents types d'influence. Ensuite, en équipe, cherchez un consensus quant à la place de votre équipe au sein du réseau. Vous devrez peut-être voter !
Si la catégorie Essentielles à la réussite compte plus de cinq équipes, votez pour déterminer les équipes les plus influentes.
Parmi les membres de votre équipe, assignez et documentez un « propriétaire » de la relation pour chacune de ces équipes essentielles du réseau. Cette personne sera responsable du maintien d'une relation saine avec cette équipe. Elle devra assurer une communication continue avec elle, lui fournir des mises à jour et la consulter selon les besoins. Si vous ne trouvez pas un profil adapté pour devenir propriétaire, la propriété peut être assignée par défaut au responsable d'équipe.
Facultatif : arrêtez-vous ici ! Si votre équipe a récemment été créée ou si votre réseau n'est pas très complexe, cela suffira peut-être. Si votre équipe est parvenue à une compréhension commune du réseau, des éléments nécessaires à la réussite et des points sur lesquels concentrer vos efforts, alors vous avez terminé. Félicitations !
Si vous souhaitez continuer, faites une petite pause, puis regroupez-vous. Vous pouvez également répartir les activités sur quelques jours en fonction des différents fuseaux horaires ou des différentes charges de travail.
Conseil : créez un espace sûr
Définissez la manière dont les informations seront abordées après le scénario. Seront-elles partagées avec la direction par le biais d'un plan de communication avec les parties prenantes ? Comment allez-vous améliorer les relations avec votre réseau d'équipes ? Envisagez d'adopter la règle de Chatham House.
5. Déterminez l'intensité des interactions 15 min
Le moment est venu de discuter de l'intensité des interactions entre votre équipe et chaque équipe que vous avez jugée essentielle. Tracez des lignes pour indiquer l'intensité des interactions les plus critiques entre les équipes.
Intensité des interactions :
- Ligne continue : interactions systémiques (p. ex., réunion planifiée ou canal Slack dédié).
- Ligne pointillée : interactions ad hoc. Par exemple, le fait de s'appuyer sur une relation personnelle et une collaboration réactive (liée à un incident ou à un ticket).
- Ligne pointillée : cette relation nécessite de nouvelles méthodes de collaboration.
Pour les interactions de réseau plus difficiles, vous trouverez ci-dessous nos suggestions de variante à utiliser avec les propriétaires de votre relation.
CONSEIL : faites preuve d'audace !
Envie de vous montrer audacieux ? Pourquoi ne pas demander aux leaders de vos équipes essentielles d'exécuter ce scénario avec leurs équipes ? Si vous repérez des lacunes, commencez par exécuter le scénario Rôles et responsabilités entre les équipes.
Suivi
Maintenant que votre document est complet, passez-le en revue pour identifier les forces et les faiblesses de votre réseau. Trouvez les équipes avec lesquelles vous devez améliorer l'intensité des interactions. Il s'agit des équipes sur lesquelles vous devriez vous concentrer lorsque vous travaillez au renforcement de votre réseau d'équipes. Organisez un brainstorming pour réfléchir à des moyens d'y parvenir.
Avant tout, le propriétaire de la relation doit réserver du temps pour discuter avec son équipe de réseau. Le propriétaire de la relation est responsable de tenir le groupe informé des mesures d'amélioration.
Vous avez essayé quelque chose de nouveau qui a fonctionné ? Partagez votre expérience avec notre communauté Teamwork Lab!
Variations
Améliorez la santé du réseau 10 min
Réunissez les responsables de votre relation et préparez le terrain pour le composant de santé du réseau du processus. Toutes les équipes essentielles de votre réseau recevront une évaluation de santé pour chacune des catégories ci-dessous. Faites en sorte que tout le monde ait eu l'occasion de consulter les catégories et de poser des questions de clarification avant de continuer. Les propriétaires peuvent évaluer l'équipe de réseau de manière asynchrone ou indépendamment en direct.
Si vous avez exécuté le scénario ci-dessus dans un document ou un outil de gestion du travail, nous vous suggérons d'ajouter un tableau ou une liste pour chaque catégorie ci-dessous ou, idéalement, de migrer la carte de votre réseau vers un outil de tableau blanc. Si vous utilisez un outil de tableau blanc numérique, nous vous recommandons les images ci-dessous. Utiliser l'un des modèles recommandés vous facilitera beaucoup la tâche ! Si vous exécutez ce scénario en personne, vous pouvez également utiliser différents points ou stickers.
Catégories de santé du réseau et prochaines étapes recommandées
Visibilité :
- Tempête : les équipes ont du mal à se faire une idée du travail des autres équipes.
- Pluie : les équipes peuvent voir le travail des autres équipes, mais elles ont du mal à le comprendre.
- Nuage : les équipes savent où trouver le travail au niveau général, mais ont du mal à s'engager.
- Soleil : la transparence est reine. Nous avons une compréhension partagée.
Suggestion :
- Créez une affiche de projet pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
Coordination :
- En colère : les équipes ne sont pas en mesure de travailler ensemble pour élaborer des plans coordonnés.
- Triste : les équipes se coordonnent par le biais de faveurs et d'échanges.
- Neutre : les équipes alignent uniquement les plans généraux.
- Content : les équipes établissent des priorités ensemble pour élaborer des plans coordonnés.
Suggestion :
- Exécutez le scénario Rôles et responsabilités pour clarifier la manière dont les équipes travailleront ensemble.
- Essayez d'adopter une prise de décision transparente avec DACI.
Alignement :
- Main levée : les équipes ne pensent pas avoir besoin d'être alignées, mais le partenariat est essentiel à la réussite.
- Pouce vers le bas : les équipes ont du mal à s'aligner au niveau de leurs objectifs et de leurs priorités.
- Pouce sur le côté : les équipes pensent qu'elles sont alignées, mais des signes avant-coureurs sont perceptibles.
- Pouce levé : les équipes s'alignent et s'adaptent de manière fluide en fonction des objectifs et des priorités.
Suggestions :
- Trouvez un alignement stratégique grâce à des objectifs, des signaux et des mesures.
- Créez une carte du parcours client pour mieux comprendre votre client.
Apprentissage et commentaires :
- Assis : les équipes ne parviennent pas à partager les principaux apprentissages ou commentaires de manière efficace.
- En marche : une seule équipe partage ses apprentissages ou ses commentaires.
- En vélo : les équipes partagent leurs apprentissages ou leurs commentaires, mais n'évoluent pas en conséquence.
- En voiture : les équipes ont trouvé un moyen d'apprendre les unes des autres et de s'aider mutuellement à se développer.
Suggestion :
- Organisez une rétrospective entre les équipes.
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