Accords de coopération en action
Ces développeurs de logiciels discutent de leurs accords de coopération sur Zoom et utilisent Trello pour saisir les données.
Une équipe de campagne travaillant à distance réalise un brainstorming, vote les accords de coopération pour lesquels elle s'engagera et saisit les données dans Confluence.
Le scénario d'accord de coopération d'une équipe de collecte de fonds terminé
Ce dont vous aurez besoin
À distance
Vidéoconférence avec partage d'écran
Outil de collaboration digitale (voir les modèles)
En personne
Espace de réunion
Tableau blanc ou grande feuille de papier
Marqueurs
Post-its
Modèles facultatifs
Modèles Atlassian
Instructions pour exécuter ce scénario
1. Préparation 5 min
Pour les équipes travaillant à distance, commencez par créer un document collaboratif, comme un tableau Trello ou une page Confluence. Vous pouvez utiliser un modèle fourni si vous le souhaitez, ou créer votre propre modèle.
Pour les équipes sur site, munissez-vous d'un tableau blanc ou d'une grande feuille, et disposez des post-its et des marqueurs dans une salle de réunion.
Sur le document partagé, qu'il s'agisse d'un tableau blanc ou d'une feuille, créez trois colonnes ou espaces. Donnez comme titre au premier « Braistorming », « Accords de coopération » au deuxième et « En suspens » au troisième.
2. Préparez le terrain 5 min
Ouvrez la réunion en expliquant à l'équipe qu'en tant que groupe, vous créez un ensemble d'accords comportementaux pour guider la collaboration. Demandez à l'équipe :
- garder un esprit ouvert et curieux ;
- pratiquer une écoute active et d'encourager tout le monde à contribuer ;
- ne pas interrompre ou dominer la conversation.
CONSEIL : PRIVILÉGIEZ LES PERSONNES AUX PROCESSUS
Ce scénario consiste à travailler ensemble en tant que personnes, donc si des idées liées à la documentation des processus techniques se présentent, renseignez-les dans la colonne « En suspens ».
3. Réfléchissez 5 min
Introduisez un moment de réflexion calme en posant aux participants les questions suivantes :
- Qu'est-ce qui est important pour nous en tant qu'équipe ? Quels comportements pouvons-nous accepter ?
- Pensez aux équipes qui collaborent bien. Que font ces équipes que nous pourrions adopter ?
- Que pouvons-nous faire dans cette équipe pour éviter les erreurs passées des autres équipes ?
Demandez à tous les participants de noter leurs réponses en privé.
4. Rédigez les accords 10 min
Ensuite, demandez aux participants de proposer un accord qui leur permettra de travailler en équipe avec succès, en utilisant leurs réflexions comme guide. Demandez à chacun d'ajouter ses idées au document numérique ou au tableau blanc dans la section « Brainstorming ».
Si votre équipe est petite (quatre personnes ou moins), demandez à chaque personne d'écrire deux accords.
5. Combinez les idées 10 min
Passez en revue les accords avec l'équipe et regroupez tous les accords similaires en un seul.
Il est important de rester dans les grandes lignes des accords et de se concentrer sur les valeurs, et non sur les détails. Par exemple : « Être à la réunion de 8 heures du matin avant 8 heures » peut être transformé en « Être à l'heure aux réunions ». Ajoutez les suggestions trop spécifiques ou sans rapport avec les accords de coopération à l'espace « En suspens ».
EXEMPLE : IDÉES
Voici quelques-unes des réponses auxquelles vous pourriez vous attendre dans la catégorie « Brainstorming ». Notez que certaines sont trop spécifiques ou orientées processus pour être des accords de coopération.
6. Votez pour vous engager 30 min
Lisez chaque accord à voix haute, puis votez en équipe pour vous engager à respecter l'accord.
Si certaines personnes votent « non », demandez au membre de l'équipe ce qui transformerait son vote en « oui ». Discutez de ce que vous pouvez faire ensemble en équipe et ajustez éventuellement l'accord.
Le but de l'exercice est d'obtenir une réponse favorable de tous les membres de l'équipe sur tous les accords.
Suivi
Partagez vos accords
Publiez vos accords de coopération sur un espace visible par toute l'équipe, tel que Confluence. Si vous avez utilisé des post-its, transformez les accords de coopération finaux en un seul document et partagez-le.
Réexaminez régulièrement
Réexaminez périodiquement les accords de coopération de votre équipe, surtout lorsque l'équipe ou le travail change, ou qu'un accord ne peut plus être respecté.
Passez-les en revue et votez pour conserver ou modifier les accords existants. Demandez ensuite aux membres de l'équipe de mener un brainstorming, de proposer et de voter pour l'ajout de tout accord supplémentaire.
Si un accord ne peut être respecté, discutez de ce qui peut faire obstacle.
Variations
Questions pour débuter
Formulez au préalable des questions supplémentaires pour faire réfléchir l'équipe. Par exemple :
- Quels sont nos horaires de travail ?
- Quel est notre moyen de communication préféré entre membres de l'équipe ?
- Dans quel délai devons-nous répondre ?
- Quelles sont les recommandations pour les réunions réussies ?
- Pensez à la meilleure équipe dans laquelle vous avez travaillé. À quoi ressemblait-elle ?
- Pensez à l'équipe qui a eu des difficultés. Que s'est-il passé dans cette équipe ?
- Pour quels comportements d'équipe voulons-nous être connus ?
Commencez par les défis
Avant la session sur les accords de coopération, rassemblez les problèmes auxquels l'équipe est actuellement confrontée dans un tableau des obstacles (voir exemple), une rétrospective ou simplement des défis connus. Apportez-les et partagez-les lors de la session afin qu'ils puissent documenter les accords de coopération.
EXEMPLE : TABLEAU DES OBSTACLES
Voici comment une équipe a documenté ses défis dans un tableau des obstacles.
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