Рабочие соглашения на практике
Эта команда разработчиков ПО обсуждает рабочие соглашения через Zoom и фиксирует мнение каждого участника на доске Trello.
Удаленная команда проводит мозговой штурм и голосованием выбирает необходимые рабочие соглашения, используя Confluence для фиксации ответов.
Команда по сбору средств завершила игру «Рабочие соглашения».
Что вам понадобится
Удаленно
Видеоконференция с возможностью демонстрировать экран
Цифровой инструмент для совместной работы (см. шаблоны)
Очно
Пространство для собрания
Доска или большой лист бумаги
Цифровой инструмент для совместной работы (см. шаблоны)
Маркеры
Стикеры
Дополнительные шаблоны
Шаблоны Atlassian
Инструкции по проведению этого сценария
1. Подготовьтесь 5 мин
Этот сценарий состоит из трех частей, и в следующих шагах мы подробно рассмотрим каждую из них. Ваша цель — подумать о том, как команда сможет вести эффективную совместную работу, не тратя по нескольку часов на собрания.
- Команда: выполните и проанализируйте подготовительную работу отдельно друг от друга.
- Руководитель: приготовьтесь задать тон.
- Все: утвердите темы и приготовьтесь обсуждать их на семинаре в режиме реального времени.
Для начала создайте документ для совместной работы, например доску Trello или страницу Confluence. Шаблоны, ссылки на которые указаны выше, можно использовать для личных или удаленных встреч. Кроме того, если вы проводите сценарий очно, фиксируйте идеи на физической доске, чтобы повысить эффективность совместной работы. Обязательно задокументируйте результаты для использования в будущем.
2. Подготовка со стороны команды 5 мин
Отправьте шаблон участникам команды перед семинаром. Предоставьте контекстную информацию о рабочих соглашениях и напомните об их важности для достижения успеха команды. Обязательно отметьте, что документ является черновиком или что работа над ним еще не закончена. Разошлите карту команды, чтобы показать каждому участнику, чем занимается коллектив и для чего это нужно. У вас нет общего понимания целей и задач команды? Начните со сценария Карта команды.
Попросите участников команды поделиться следующей информацией:
- НАЗВАНИЕ
- Место работы и часовой пояс
- Рабочее время и обязательства
- Рабочая среда и предпочтения
- Предпочитаемый способ получения обратной связи
- Общая информация о себе. Начисляйте 1–2 балла за выполнение упражнения. А чтобы участники команды могли заработать дополнительные очки, предложите им поделиться ссылкой на свое руководство пользователя, в котором подробно рассказывается об их рабочих привычках.
ПОДСКАЗКА: СОЗДАЙТЕ РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
Отличный способ помочь новым участникам команды, подрядчикам, проектным командам, заинтересованным сторонам и сетевым командам быстро наладить взаимодействие с вашим коллективом — это составить руководство пользователя, в котором описывается предпочитаемый вами подход к работе.
ПОДСКАЗКА: ВЫБОР ЧАСОВОГО ПОЯСА
У вас распределенная команда, работающая в нескольких часовых поясах? Возможно, будет полезно запланировать окна для совместной работы, чтобы сообща определить оптимальное время командной деятельности.
3. Подготовка со стороны руководителя 10 мин
Перед семинаром попросите руководителя команды единожды попробовать заполнить следующие два раздела шаблона.
Каналы коммуникации
Подумайте, как сделать общение внутри команды эффективным. В этом разделе укажите канал, его назначение, аудиторию и стандарты коммуникации. Например, можно использовать Confluence для наполнения официального источника достоверной информации по проекту, а Slack — в качестве пространства для повседневного общения в команде.
Процесс эскалации
Хорошая команда знает, что нельзя добиться успеха без плана. Подумайте, что нужно сделать команде, если возникает срочная проблема, по которой не удается достичь консенсуса. Укажите, кто принимает решение, как будет проходить эскалация, какой уровень прозрачности вы обеспечите и как будете информировать других об этом решении.
Не знаете, как правильно провести эскалацию? Попробуйте нашу систему принятия решений DACI. Вы также можете вместе с командой разработать программу чистой эскалации, в которой будут описаны варианты эскалации проблем и рекомендации по принятию эффективных решений.
4. Подготовка почвы 5 мин
В начале собрания объясните команде, что вам предстоит вместе составить свод правил поведения для эффективной совместной работы.
Попросите команду:
- быть объективными и открытыми;
- внимательно слушать и поддерживать коллег в их желании выразить мнение;
- Минимизируйте отвлекающие факторы и обеспечьте максимальную вовлеченность: отложите телефоны, включите веб-камеры и активируйте функцию «Не беспокоить»
- не прерывать других и давать каждому возможность высказаться.
- Имейте в виду, что договоренности могут измениться с учетом ситуации
Проведите 5 минут в тишине, пока все участники команды читают подготовленный заранее проект документа. В течение этого времени участники могут оставлять комментарии на странице. Затем начните обсуждение, попросив присутствующих поделиться тем, что они узнали о другом участнике команды.
СОВЕТ. ЛЮДИ, А НЕ ПРОЦЕСС
Этот сценарий посвящен сотрудничеству между людьми. Если возникнут идеи по управлению работой, например по документированию технических процедур или рабочего процесса управления проектами, верните команду в нужное русло и назначьте время для обсуждения конкретных процессов управления заданиями для задействованных участников команды.
5. Настройка каналов коммуникации 10 мин
В течение 10 минут обсудите с командой раздел «Каналы коммуникации».
Отправные точки для обсуждения:
- Есть ли аспекты, которые нужно дополнить, убрать или изменить?
- Когда нужно проверить, работает ли выбранное решение?
- Как нам нужно вести общение с другими командами, руководителями или заинтересованными сторонами?
ПОДСКАЗКА: ВАМ НУЖЕН КОМПРОМИСС, А НЕ КОНСЕНСУС
У команды не получается договориться о том, как лучше всего достигать результатов? Предпочтения участников часто разнятся. Например, одному коллеге удобнее общаться в Slack, а другому — звонить через Zoom. Проведите голосование, чтобы найти удобный компромисс и попробовать его в команде. Обязательно упомяните, что это не окончательное решение! Со временем участники будут учиться и совершенствовать методы сотрудничества.
6. Планирование собраний 30 мин
Заполните раздел «Собрания». Начните с главного принципа и скажите, что периоды сосредоточенной работы бесценны. Чтобы высвободить время для решения поставленных задач, можно договориться о том, чтобы проводить меньше собраний и оптимизировать коммуникации, увеличив долю асинхронного общения по сравнению с синхронным. Хотите узнать, как внедрить в компании новую культуру в отношении встреч? Начните с нашего курса Проведение эффективных собраний.
Отправные точки для обсуждения:
- Какова желаемая цель и результат?
- Какой формат встреч нужно внедрить?
- Какие участники посещают собрания? Каковы их роли и в каких командах они состоят?
- Какие средства и инструменты требуются?
- Как мы продемонстрируем результаты?
- Как мы обеспечим выполнение?
- Когда нужно проверить, работает ли выбранное решение?
ПРИМЕР. ИДЕИ
Вот пример командного мозгового штурма на собрании.
Обратите внимание, что идеи варьируются от продуктов до моделей поведения и совершенствования процессов.
7. Управление эскалацией 10 мин
Вместе с командой просмотрите раздел «Процесс эскалации» и обсудите, какие действия вы предпримете, а затем примите решение. Убедитесь, что с ним согласны все участники.
8. Непрерывное совершенствование 10 мин
Одна из самых важных задач, которую необходимо решить в команде, — это заблаговременное планирование совместного обучения и адаптации. Обсудите ритуалы и стандарты коммуникации.
Отправные точки для обсуждения:
- Предоставление отзывов
- Полученный опыт
- Празднование успехов
- Личные контрольные точки
Последующие действия
Регулярно пересматривайте ретроспективу
Периодически пересматривайте рабочие соглашения своей команды, в частности при приеме новых участников, а также при реорганизации команды, изменении рабочих сценариев или когда соглашение больше не может быть выполнено. Это особенно важно, если ваш коллектив ранее работал в офисе и перешел на гибридную или полностью удаленную работу. Ваши ритуалы и соглашения придется изменить с учетом региона, часовых поясов и технологий.
Просмотрите соглашения и проголосуйте, следует ли команде сохранить их в первоначальном виде или изменить. Затем проведите совместный мозговой штурм и обсудите, какие соглашения можно добавить к текущему списку.
Если соглашение не исполняется, обсудите причины.
Как и любое руководство, рабочие соглашения — это мускулы, которые необходимо нагружать. Регулярно возвращайтесь к соглашениям и прикрепите ссылку на страницу команды в Atlas, а также порекомендуйте коллегам пересматривать их ежеквартально. Обеспечивайте доступ к документации и ссылайтесь на нее в первую очередь в ходе работы над всеми крупными проектами и в конфликтных ситуациях.
Варианты
Вопросы для рассуждения
Проверьте рабочее соглашение с помощью следующих вопросов для рассуждения:
- Вспомните успешные, слаженные команды. Как они этого добились? Чему мы можем у них научиться?
- Можем ли мы избежать ошибок, которые совершали другие команды?
ПРИМЕР. ДОСКА ТРУДНОСТЕЙ
Вот как одна команда зафиксировала свои проблемы на доске трудностей.
Начните с трудностей
Перед проведением игры «Рабочие соглашения» подготовьте список проблем, с которыми сталкивается ваша команда. Для этого можно использовать доску трудностей (см. пример), провести ретроспективу или просто записать известные вам проблемы. Поделитесь этой информацией во время игры, чтобы помочь команде сформировать рабочие соглашения.
От наших команд — вашим
Подпишитесь на нашу ежемесячную информационную рассылку и будьте в курсе новейших сценариев, советов и рекомендаций.
