Acuerdos de trabajo en acción
Estos desarrolladores de software hablaron sobre sus acuerdos de trabajo por Zoom y utilizaron Trello para ir anotando todas las aportaciones.
Un equipo que trabaja a distancia en una campaña realizó una sesión de lluvia de ideas para votar los acuerdos de trabajo a los que se quería comprometer y anotó todas las aportaciones en Confluence.
Un equipo de recaudación de fondos completó la estrategia Acuerdos de trabajo.
Material necesario
A distancia
Videoconferencia con función de compartir pantalla
Herramienta de colaboración digital (consulta las plantillas)
Presencial
Lugar para mantener la reunión
Pizarra u hoja grande de papel
Herramienta de colaboración digital (consulta las plantillas)
Rotuladores
Notas adhesivas
Plantillas opcionales
Plantillas de Atlassian
Instrucciones para la ejecución de esta estrategia
1. Preparación 5 min
Esta estrategia se divide en tres partes. En los pasos siguientes, analizaremos cada una con detalle. El objetivo es centrarse en conseguir un trabajo eficaz en equipo, ¡sin pasar horas en reuniones!
- Equipo: haced el trabajo previo y revisadlo por vuestra cuenta.
- Líder: prepárate para llevar el timón.
- Todos: comprometeos a analizar los temas en un taller en directo.
Si el equipo teletrabaja, lo primero es crear un documento de colaboración, como un tablero de Trello o una página de Confluence. Puedes utilizar las plantillas enlazadas arriba para reuniones presenciales o remotas. Si vas a hacer la estrategia presencial, puedes escribir en la pizarra los conceptos para hacerlo más colaborativo. Eso sí: recuerda dejar apuntados los resultados para consultarlos en el futuro.
2. Preparación del equipo 5 min
Envía la plantilla a todos los miembros de tu equipo antes del taller en directo. Da información de base sobre los acuerdos de trabajo y la importancia que tienen a la hora de preparar a un equipo para el éxito. Recuerda marcar el documento como borrador o trabajo en curso. Envía el cartel del equipo para que todos los integrantes sepan lo que hacéis como equipo y por qué. ¿No tenéis una buena idea común del propósito y los objetivos del equipo? Empieza por la estrategia Cartel de equipo.
Pide a todos los miembros del equipo que den esta información:
- Nombre
- Lugar de trabajo y zona horaria
- Horas de trabajo y compromisos
- Entorno de trabajo y preferencias
- Sus preferencias para recibir comentarios
- Quiénes son. Reduce este ejercicio a uno o dos puntos. Para conseguir puntos extra, anima a los miembros del equipo a que incluyan un enlace a su manual de usuario y a que expliquen con más detalle cómo les gusta trabajar.
CONSEJO: CREA TU MANUAL DE USUARIO
Una buena manera de ayudar a los nuevos miembros del equipo, contratistas, equipos de proyectos, partes interesadas y equipos de red a incorporarse rápidamente a tu equipo, es crear un manual de usuario donde se explique cómo quieres trabajar.
CONSEJO: VARIAS ZONAS HORARIAS
¿Tienes un equipo distribuido que trabaja en varias zonas horarias? Una buena opción puede ser planificar oportunidades de colaboración para acordar de forma conjunta los horarios que mejor se adapten a las actividades simultáneas.
3. Preparación del líder de equipo 10 min
Antes del taller en directo, pide al líder del equipo que haga un primer intento en las dos secciones siguientes de la plantilla.
Canales de comunicación
Piensa en cómo se va a poder comunicar tu equipo de forma eficaz. Indica el canal, su objetivo, los destinatarios y los estándares establecidos para la comunicación en ese espacio. Por ejemplo, puedes utilizar Confluence para que sea la fuente oficial de información de un proyecto y Slack como espacio para la comunicación diaria del equipo.
Proceso de escalación
Los buenos equipos saben que, si un plan no se planifica, está condenado al fracaso. Piensa cómo quieres que el equipo escale las incidencias urgentes, cuando no se llega a un consenso. Indica quién va a tomar la decisión, cómo se gestionará la escalación, qué nivel de transparencia vas a ofrecer y cómo se comunicará la decisión.
¿No tienes claro cómo gestionar las escalaciones? Prueba nuestro marco de toma de decisiones DACI . También puedes trabajar con el equipo para ofrecer una ruta de escalaciones simples que detalle las opciones de escalación y guíe una mejor toma de decisiones.
4. Sentar las bases 5 min
Para comenzar la reunión, explica al equipo que vais a diseñar un código de conducta que sirva de guía para el trabajo en grupo.
Pide a todos los miembros que:
- Mantengan la mente abierta y sean curiosos.
- Escuchen activamente a los demás y animen a todo el mundo a participar.
- Eviten las distracciones y faciliten la conexión: dejar a un lado el teléfono, encender la cámara web y activar "No molestar".
- Eviten interrumpir o dominar la conversación.
- Recuerden que se harán ajustes a medida que cambien las circunstancias.
Da cinco minutos al equipo para leer en silencio el borrador del documento preparado de antemano. En ese tiempo, los miembros del equipo pueden hacer comentarios en la página. Para empezar el debate, pide a los participantes que compartan con los demás algo que hayan aprendido sobre otro miembro del equipo.
CONSEJO: CENTRAOS EN LA GENTE, NO EN LOS PROCESOS
Esta estrategia se dedica a trabajar juntos como personas. Si surgen ideas sobre la gestión del trabajo, como documentar los procesos técnicos o el flujo de trabajo de gestión de proyectos, reconduce al equipo al tema central y fija una hora para hablar sobre procesos específicos de gestión de tareas para los miembros del equipo que corresponda.
5. Establecer canales de comunicación 10 min
Dedica diez minutos a hablar de la sección de canales de comunicación con el equipo.
Ideas para abrir el debate:
- ¿Ha habido incorporaciones, retiradas o cambios?
- ¿Cuándo deberíamos comprobar si ha habido resultados?
- ¿Cómo queremos que otros equipos, líderes o partes interesadas se comuniquen con nosotros?
CONSEJO: COMPROMISOS EN LUGAR DE CONSENSO
¿Tienes problemas para acordar la mejor manera de lograr resultados en equipo? Es muy habitual que los miembros del equipo tengan diferentes preferencias: es posible que alguien prefiera usar Slack y otra persona, una llamada de Zoom en directo. Utiliza votaciones para llegar a compromisos con los que el equipo se sienta cómodo y quiera probar, ¡con la promesa de que se cambiará si no funciona! Con el tiempo, iréis aprendiendo y mejorando como equipo.
6. Fijar reuniones 30 min
Rellena la sección de reuniones. Parte del principio general de que el tiempo de concentración es muy valioso. Para dejar espacio para "sacar el trabajo adelante", se pueden seguir algunas reglas: tener menos reuniones es mejor y optimiza la comunicación asíncrona en lugar de la simultánea. ¿Te gustaría saber cómo transformar la cultura de reuniones de tu empresa? Empieza con nuestro curso sobre cómo realizar reuniones eficaces.
Ideas para abrir el debate:
- ¿Cuáles son el objetivo y los resultados deseados?
- ¿Qué formato de reuniones queremos?
- ¿Quién asiste a las reuniones? ¿Qué roles y equipos tienen?
- ¿Qué medios y herramientas necesitamos?
- ¿Cómo nos presentaremos?
- ¿Cómo gestionamos el seguimiento?
- ¿Cuándo deberíamos comprobar si ha habido resultados?
EJEMPLO: IDEAS
Este es un ejemplo de la lluvia de ideas sobre reuniones de un equipo.
Observa que las ideas van desde productos hasta mejoras de comportamiento y procesos.
7. Gestión de escalaciones 10 min
Revisad juntos la sección Proceso de escalación. En equipo, debatid las medidas que vais a tomar y comprometeos a tomar una decisión. Asegúrate de que todo el equipo está de acuerdo.
8. Mejora continua 10 min
Una de las cosas más importantes que hay que abordar como equipo es planificar juntos y de antemano el aprendizaje y la adaptación. Habla de los hábitos y de los estándares de comunicación.
Ideas para abrir el debate:
- Dar comentarios
- "Lessons learned" (Lecciones aprendidas)
- Celebrar los logros
- Hitos personales
Seguimiento
Revisiones periódicas
Revisa los acuerdos de trabajo de tu equipo de forma periódica, especialmente cuando se incorporen nuevos miembros, durante las reorganizaciones del equipo, cuando cambien los escenarios de trabajo o ya no se pueda cumplir un acuerdo. Esto es especialmente importante si habéis sido un equipo de oficina que ha pasado a ser híbrido o totalmente remoto. Vuestros hábitos y acuerdos tendrán que cambiar para adaptarse a las diferentes geografías, zonas horarias y tecnologías.
Repasa los acuerdos vigentes y organiza votaciones para mantenerlos o modificarlos. A continuación, haz una lluvia de ideas con los miembros del equipo y pídeles que aporten propuestas para luego votar si hay que incorporar algún acuerdo más.
Si hay algún acuerdo que no se puede cumplir, pregúntales qué puede estar impidiéndolo.
Como cualquier pauta, los acuerdos de trabajo son como un músculo que hay que ejercitar. Reitera los acuerdos a menudo y fija el enlace en la página del equipo en Atlas, y anima a los compañeros de equipo a que revisen todo trimestralmente. Mantén esta documentación abierta y disponible en todos los proyectos importantes o en los momentos de conflicto.
Variantes
Reflexiones
Pon a prueba tu acuerdo de trabajo con una serie de reflexiones:
- Pensad en algún equipo que trabaje bien en grupo. ¿Qué cosas hacen que podríamos adoptar en el nuestro?
- ¿Y qué podemos hacer en nuestro equipo para evitar errores que hayan cometido otros equipos en el pasado?
EJEMPLO: TABLERO DE IMPEDIMENTOS
En este ejemplo se muestra cómo un equipo documentó sus dificultades en un tablero de impedimentos.
Lidera entre dificultades
Antes de que tenga lugar la sesión Acuerdos de trabajo, recopila algunas dificultades que tenga ahora mismo el equipo, ya sea en un tablero de impedimentos (consulta el ejemplo) o una retrospectiva, o bien anota dificultades ya conocidas. Luego compártelas en la sesión para que se tengan en cuenta al diseñar los acuerdos de trabajo.
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