Acuerdos de trabajo en acción
Estos desarrolladores de software hablaron sobre sus acuerdos de trabajo por Zoom y utilizaron Trello para ir anotando todas las aportaciones.
Un equipo que trabaja a distancia en una campaña realizó una sesión de lluvia de ideas para votar los acuerdos de trabajo a los que se quería comprometer y anotó todas las aportaciones en Confluence.
Un equipo de recaudación de fondos completó la estrategia Acuerdos de trabajo.
Material necesario
A distancia
Videoconferencia con función de compartir pantalla
Herramienta de colaboración digital (consulta las plantillas)
Presencial
Lugar para mantener la reunión
Pizarra u hoja grande de papel
Rotuladores
Notas adhesivas
Plantillas opcionales
Plantillas de Atlassian
Instrucciones para la ejecución de esta estrategia
1. Preparación 5 min
En caso de que el equipo teletrabaje, empieza por crear un documento de colaboración, como un tablero de Trello o una página de Confluence. Para ello, puedes utilizar las plantillas que te proporcionamos o crear las tuyas propias.
Si se trata de un equipo presencial, busca una pizarra o un papel grande y consigue notas adhesivas y rotuladores para la sala de reuniones.
En el documento compartido, la pizarra o el papel, dibuja tres columnas o secciones y, en el encabezado de cada una, escribe (de izquierda a derecha): "Lluvia de ideas", "Acuerdos de trabajo" y "Temas pendientes".
2. Sentar las bases 5 min
Comienza la reunión explicándole al equipo que vais a diseñar un código de conducta que servirá para guiar el trabajo en grupo. Pide a todos los miembros que:
- Mantengan la mente abierta y sean curiosos.
- Escuchen activamente a los demás y animen a todo el mundo a participar.
- Eviten interrumpir o dominar la conversación.
CONSEJO: CENTRAOS EN LA GENTE, NO EN LOS PROCESOS
Esta estrategia implica trabajar en equipo como personas, por lo que si se os ocurre alguna idea para documentar algún proceso técnico, anotadla en la columna "Temas pendientes".
3. Reflexionad 5 min
Invita al equipo a reflexionar unos minutos mientras les haces estas preguntas:
- ¿Qué es importante para nosotros como equipo? ¿Qué comportamientos toleramos como equipo?
- Pensad en algún equipo que trabaje bien en grupo. ¿Qué cosas hacen que podríamos adoptar en el nuestro?
- ¿Y qué podemos hacer en nuestro equipo para evitar errores que hayan cometido otros equipos en el pasado?
Pide a todo el equipo que anote sus respuestas sin compartirlas con los demás.
4. Esbozad los acuerdos 10 min
A continuación, a partir de las respuestas de cada uno, pídeles que lleguen a un primer acuerdo que les ayude a trabajar bien en equipo. Asegúrate de que todos anoten sus ideas en el documento digital o la pizarra, dentro de la columna "Lluvia de ideas".
Si tu equipo es pequeño (de cuatro miembros o menos), pídeles que anoten dos ideas cada uno.
5. Combinad las ideas 10 min
Repasad juntos las distintas ideas de acuerdos y combinad las que se parezcan más en un solo acuerdo.
Es importante que esbocéis los acuerdos a grandes rasgos y os centréis en los valores más que en los detalles. Por ejemplo, la frase "Preséntate a la reunión de las 8:00 a las 8:00" podría expresarse de otro modo, como "Sé puntual a las reuniones". En la columna "Temas pendientes", añade sugerencias que sean demasiado específicas o que no estén relacionadas con los acuerdos de trabajo.
EJEMPLO: IDEAS
Aquí tienes algunas respuestas que podrían darte para la columna "Lluvia de ideas". Fíjate en que algunas son demasiado específicas o están orientadas a los procesos y, por eso, no servirían para conformar los acuerdos de trabajo.
6. Votad para comprometeros 30 min
Leed cada acuerdo en voz alta y luego votadlos en equipo para comprometeros con uno.
Si alguien vota en contra, pregúntale qué le haría cambiar de idea. Hablad entre todos de qué podéis hacer como equipo y, si hace falta, retocad el acuerdo.
El objetivo del ejercicio es conseguir que todo el equipo vote a favor de todos los acuerdos.
Seguimiento
Comparte los acuerdos
Publica los acuerdos de trabajo en un lugar que todo el mundo pueda ver, como Confluence. Si habéis utilizado notas adhesivas, pasa a limpio los acuerdos de trabajo finales en un documento y compártelo con el equipo.
Revisiones periódicas
Revisa los acuerdos de trabajo periódicamente, sobre todo cuando el equipo o algún aspecto del trabajo cambien, o bien cuando un acuerdo no se pueda seguir cumpliendo.
Repasa los acuerdos vigentes y organiza votaciones para mantenerlos o modificarlos. A continuación, haz una lluvia de ideas con los miembros del equipo y pídeles que aporten propuestas para luego votar si hay que incorporar algún acuerdo más.
Si hay algún acuerdo que no se puede cumplir, pregúntales qué puede estar impidiéndolo.
Variantes
Preguntas para empezar
Lleva preparadas algunas preguntas extra para hacer reflexionar al equipo. Aquí tienes algunos ejemplos:
- ¿Cuál es nuestro horario laboral?
- ¿Qué vía de contacto preferimos para hablar entre nosotros?
- ¿En qué plazo máximo debemos responder?
- Para aprovechar al máximo las reuniones, ¿qué pautas deberíamos seguir?
- Pensad en el mejor equipo en el que habéis estado. ¿Cómo era?
- Pensad ahora en uno que tuviera dificultades. ¿Qué pasaba en ese equipo?
- ¿Qué comportamientos queremos que nos definan?
Lidera entre dificultades
Antes de que tenga lugar la sesión Acuerdos de trabajo, recopila algunas dificultades que tenga ahora mismo el equipo, ya sea en un tablero de impedimentos (consulta el ejemplo) o una retrospectiva, o bien anota dificultades ya conocidas. Luego compártelas en la sesión para que se tengan en cuenta al diseñar los acuerdos de trabajo.
EJEMPLO: TABLERO DE IMPEDIMENTOS
En este ejemplo se muestra cómo un equipo documentó sus dificultades en un tablero de impedimentos.
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