Acuerdos de trabajo

Antes del taller de estrategia en directo, rellena un borrador de las dos secciones siguientes de la plantilla.

Canales de comunicación

Piensa en cómo se va a poder comunicar tu equipo de forma eficaz. Indica el canal, su objetivo, los destinatarios y los estándares establecidos para la comunicación en ese espacio. Por ejemplo, puedes usar Confluence como la única fuente fiable de documentación y planificación, junto con Slack para la comunicación diaria.

Proceso de escalación

La falta de planificación conduce al fracaso. Piensa cómo quieres que tu equipo derive las incidencias más importantes o tome decisiones cuando no son capaces de alcanzar un consenso. Indica quién va a tomar la decisión, cómo se gestionará la derivación, qué nivel de transparencia vas a ofrecer y cómo se comunicará la decisión.

¿No tienes claro cómo gestionar las derivaciones? Prueba nuestro marco de toma de decisiones DACI. También puedes trabajar con el equipo para ofrecerles una ruta de Derivaciones sencillas que detalle las opciones de derivación y guíe una mejor toma de decisiones.

Inicia el taller resumiendo el propósito de la reunión y estableciendo algunos acuerdos mutuos para el taller, como pedir al equipo que:

• Mantengan la mente abierta y sean curiosos.
• Escuchen activamente a los demás y animen a todo el mundo a participar.
• Evite las distracciones y facilite la conexión: dejar a un lado el teléfono, encender la cámara web y activar la opción de "No molestar".
• Intenten no interrumpirse los unos a los otros y todos tengan la oportunidad de hablar.
• Recuerde que los acuerdos de trabajo se ajustarán con el tiempo.

A continuación, haz un resumen de los desafíos a los que se enfrenta el equipo en la actualidad antes de comenzar el taller. Estos desafíos ayudan a generar ideas sobre cómo mejorar las formas de trabajar.

Después, dale al equipo cinco minutos para leer en silencio el borrador del documento que todos contribuyeron para crear antes de comenzar a trabajar. Los miembros del equipo también pueden hacer comentarios en la página.

Por último, pide a cada persona que comparta algo nuevo que haya aprendido sobre otro miembro del equipo. Esto permitirá que todos se conozcan mejor y se distienda la conversación.

Dedica diez minutos a hablar de la sección de canales de comunicación con el equipo. Puedes editar el documento digital y/o escribir ideas en una pizarra física si te vas a reunir en persona. (Solo asegúrate de documentar las notas digitales de la pizarra física para consultarlas en el futuro).

Iniciadores de conversación:

• ¿Ha habido incorporaciones, retiradas o cambios?
• ¿Cuándo deberíamos comprobar si ha habido resultados?
• ¿Cómo queremos que otros equipos, líderes o partes interesadas se comuniquen con nosotros?

La colaboración resulta esencial para alcanzar los objetivos de tu equipo, pero no siempre es necesario celebrar una reunión. Durante esta parte del taller, analizarás en equipo por qué, cuándo y cómo utilizar las reuniones sincrónicas y la comunicación asincrónica, como enviar actualizaciones escritas con una herramienta como Slack, actualizaciones de vídeo con una herramienta como Loom o hacer una lluvia de ideas con una herramienta como las pizarras de Confluence.

(¿Estás intentando decidir si tiene más sentido la comunicación sincrónica o asincrónica? Consulta la diferencia entre sincrónico y asincrónico para que puedas elegir el medio que mejor se adapta a cada situación.)

A medida que reduzcas el número de situaciones para las que se necesita una reunión, habla con tu equipo sobre estas preguntas para auditar las reuniones en curso y planificar detenidamente el futuro:

• ¿Qué tipos de reuniones se necesitan?
• ¿Qué formato de reunión nos ayudará a cumplir nuestros objetivos? (Las reuniones dirigidas por páginas son especialmente eficaces).
• ¿Qué cadencia y duración son las adecuadas?
• ¿Quién debe asistir y cuáles son sus roles en la reunión?

• ¿A cuál de estas reuniones permitiremos que asista una persona que toma notas de IA por defecto?

Cuando la comunicación asincrónica sea una buena alternativa, haz las siguientes preguntas a tu equipo:

• ¿Qué tipos de comunicación asincrónica nos ayudarán a lograr nuestros objetivos? (Por ejemplo, mensajes escritos, vídeos, pizarras, etc.)
• ¿Quién debería participar y cuáles son sus funciones? (P. ej., ¿quién crea el contenido y para cuándo? ¿Quién contribuye y para cuándo? ¿Quién hace la reseña (y para cuándo)?

• ¿Cuál debería ser la cadencia?

Encontrar el equilibrio adecuado entre la comunicación sincrónica y asincrónica puede requerir algunos experimentos. Termina esta parte de la conversación hablando de: ¿cuándo debemos revisar si esto funciona?

Revisa y edita la sección del proceso de derivación que ha creado tu líder. Debatid en equipo cualquier incorporación o cambio que haya que hacer hasta que el equipo llegue a un consenso.

Los acuerdos de trabajo establecidos durante este taller no son más que un punto de partida que puede (y debe) actualizarse con el tiempo. Como último paso del taller, analiza cómo ajustarás estos acuerdos a medida que el equipo aprenda y crezca.

Iniciadores de conversación:

• ¿Cuándo deberíamos revisar estos acuerdos de trabajo y por qué? (Por ejemplo, trimestralmente según las lecciones aprendidas, tras un gran hito, etc.)
• ¿Cómo decidiremos si es necesario ajustar un acuerdo?
• ¿Qué nivel de transparencia se requiere o sería "bueno tener"?
• ¿Cómo compartiremos los cambios?