作業合意に関するアクション
これらのソフトウェア開発者たちは、Zoom で作業合意について議論して Trello を使用して入力をキャプチャします。
リモート キャンペーン チームは、どの作業合意に取り組むべきかについてブレーンストーミングと投票を行って、Confluence で入力をキャプチャします。
資金調達チームが完了した作業合意のプレイです。
前提条件
リモート
画面共有を使用したビデオ会議
デジタル コラボレーション ツール (テンプレートを参照)
対面
ミーティング スペース
ホワイトボードまたは大きな用紙
デジタル コラボレーション ツール (テンプレートを参照)
マーカー
付箋紙
オプションのテンプレート
アトラシアンテンプレート
このプレイを実行するための手順説明
1. 準備 5 分
これは 3 部構成のプレイです。以下のステップで、各部分を詳しく見ていきます。ミーティングに何時間もかけるのではなく、集中して、チームが効果的に共同作業する方法を見つけることが目的です。
- チーム: 事前作業をそれぞれに完了し、確認します。
- リーダー: 方向性を決定する準備をします。
- 全員: ライブ ワークショップでのディスカッション トピックに合意し、参加します。
まず、Trello ボードや Confluence ページなどの、コラボレーション ドキュメントを作成します。上記のリンク先にあるテンプレートを、対面またはリモートでのミーティングで使用できます。このプレイを対面で行う場合は、自分のコンセプトをホワイトボードに記入することでコラボレーションを促進できます。後で参照できるように、出された意見は必ず文書化してください。
2. チームの準備 5 分
ライブ ワークショップの前に、テンプレートをチーム メンバーに送信します。作業合意に関する背景情報と、チームが成功を収められるように準備する上で作業合意が果たす重要性を示します。ドキュメントには必ず、ドラフトまたは作業中とマークします。チーム ポスターを送って、チームとして何を行うのかとその理由をチーム メンバー全員に理解してもらいます。チームの目的と目標についての共通認識が得られていない場合は、まず、チーム ポスター プレイを実施します。
チーム メンバーにそれぞれ次の内容を発表してもらいます。
- 名前
- 勤務地とタイムゾーン
- 労働時間と職務
- 作業環境と希望
- 好ましいフィードバックの受け取り方
- 自分についての背景情報。この演習では、1、2 点のみに限定します。ボーナス ポイントとして、自分のユーザー マニュアルにリンクして、自分が最も高い成果をあげられるのはどのような場合かを詳しく説明するようチーム メンバーに促します。
ヒント: ユーザー マニュアルを作成する
新しいチーム メンバー、請負業者、プロジェクト チーム、関係者、ネットワーク チームへのオンボーディングを迅速に実施できるようにする優れた方法として、自分の希望する働き方を説明するユーザー マニュアルを作成することがあります。
ヒント: タイムゾーン論争
複数のタイムゾーンにまたがって働く分散型のチームですか? コラボレーション時間を綿密に計画し、同じ時間に作業するのに最適な時間についての共通認識を得るのに役立ちます。
3. リーダーの準備 10 分
ライブ ワークショップに先立って、チーム リーダーに、テンプレートの次の 2 つのセクションで最初の試みを完了するよう指示します。
コミュニケーション チャネル
チームが効果的にコミュニケーションするにはどうすればよいか考えます。チャネル、その目的、対象者、そのスペースでのコミュニケーションについて定められている標準を記入します。たとえば、プロジェクトの公式な情報源を文書として提供するには Confluence を利用し、日常的なチームのコミュニケーション スペースとしては Slack を利用するなどです。
エスカレーション プロセス
優れたチームは、計画なくしては成功できないことを知っています。合意を得られない差し迫った課題がある場合に、チームにどのようにエスカレーションしてもらいたいかを検討します。決定者は誰か、エスカレーションをどのように処理するか、どの程度の透明性を提供するか、決定を他の人にどのように伝えるかを記入します。
エスカレーションの処理方法がわからない場合は、DACI 意思決定フレームワークをお試しください。また、チームと協力してわかりやすいエスカレーション方法を用意し、エスカレーションのオプションを示し、より良い意思決定を行えるようにすることもできます。
4. 準備を整える 5 分
ミーティングを開き、効果的に連携して作業する方法の指針となる、行動に関する合意書をグループとして作成することをチームに説明します。
チームには次のことを求めます。
- オープンな姿勢で好奇心を保つ
- いつも意識して話を聞いて、全員の貢献を促す
- 気を散らすものは最小限、つながりは最大限に: スマートフォンをしまい、ウェブカメラをオンにして、「取り込み中」スイッチをオンにする
- 会話を遮ったり場を支配したりしないように努める
- これは今後、状況の変化に伴って調整されることに注意する
5 分間で、事前に準備されたドラフト ドキュメントをチーム全員で黙って読みます。このとき、チーム メンバーはページにコメントを記入できます。他のチーム メンバーについて学んだことを 1 つ発表するよう全員に指示し、ディスカッション ステージを開始します。
ヒント: 重視すべきはプロセスではなく人です
このプレイで重要なのは、人として協力することです。技術プロセスやプロジェクト管理ワークフローを文書化するなど、作業管理に関するアイデアが浮かんだら、チームを再度招集して、関係するチーム メンバーの具体的なタスク管理プロセスを話し合う時間を設けます。
5. コミュニケーション チャネルを確立する 10 分
10 分間で、コミュニケーション チャネル セクションについてチームと話し合います。
ディスカッションの思考を促す質問:
- 追加、削除、変更はありますか?
- 適切に機能しているかどうかをいつ確認すべきですか?
- 他のチーム、リーダー、関係者からのコミュニケーションは、どのように行われることが望ましいですか?
ヒント: 合意ではなく、妥協に達する
チームとして成果を上げるための最善の方法についての合意を得るのに苦労していますか? チーム メンバーの好みが異なるのはよくあることです。Slack を使用したいチーム メンバーもいれば、Zoom のライブ会議を好むメンバーもいます。投票を利用して、チームとして納得できる妥協点を見つけます。このとき、一度決定したら変えられないわけではないと約束します。チーム全員で学びながら、改善していきます。
6. ミーティングを設定する 30 分
ミーティング セクションに記入します。集中する時間は貴重であるという重要な原則から始めます。何かを成し遂げる (GSD) ための余地を作り出すことを目的としていくつかのルールを適用できます。このためにミーティング回数を少なくします。回数は少ないほど良く、同期コミュニケーションよりも非同期コミュニケーション向けに最適化されます。会社のミーティング文化を変革する方法を知りたいですか? まずは、効果的なミーティングの開催方法に関するコースをご覧ください。
ディスカッションの思考を促す質問:
- 望ましい目的と結果は何ですか?
- 希望するミーティングはどのような形式のものですか?
- ミーティングの参加者は誰ですか? 参加者の役割とチームは何ですか?
- どのような媒体やツールが必要ですか?
- どのように参加しますか?
- フォローアップにどのように対応しますか?
- 適切に機能しているかどうかをいつ確認すべきですか?
例: アイデア
これは、ミーティングに関するチームのブレーンストーミングの例です。
アイデアは製品から行動、プロセスの改善まで多岐にわたることに注意してください。
7. エスカレーション管理 10 分
エスカレーション プロセス セクションをチームで確認します。チームとして、どのような行動をとり、どのように決定に関与するかを話し合います。チーム全体が合意していることを確認します。
8. 継続的改善 10 分
チームとして取り組むべき最も重要なことの 1 つは、共に学び、適応するための計画を事前に立てることです。日課とコミュニケーションの標準について話し合います。
ディスカッションの思考を促す質問:
- フィードバックの共有
- 教訓
- 成功を祝う
- 個人的なマイルストーン
フォローアップ
定期的に再利用する
チームの作業合意を定期的に再確認します。特に、新しいチーム メンバーのオンボーディング時、チームの再編成時、作業シナリオの変更時、または合意を維持できなくなったときには再確認してください。これは、かつてはオフィスで一緒に働いていて、ハイブリッドまたは完全にリモートになったチームで特に重要です。異なる地域、タイムゾーン、テクノロジーに合わせて日課や合意の内容を変更する必要があります。
確認して、既存の合意を維持するか変更するかを投票します。その後、他の合意の追加についてチーム メンバーでブレーンストーミング、提案、投票してもらいます。
合意を維持できない場合は、何が障害になっている可能性があるかを議論します。
すべての指針と同様に、作業合意はほぐす必要のある筋肉のようなものです。合意の内容を頻繁に見直し、Atlas にチーム ページへのリンクを固定して、四半期ごとに確認するようチーム メンバーに促します。すべての主要プロジェクトの実施中または問題の発生時には常に、このドキュメントを開いておき、最優先で参照できるようにしておきます。
その他のパターン
振り返り
いくつかの項目を振り返りながら、作業合意を考査しましょう。
- 連携が円滑なチームについて考えてみましょう。それらのチームがやっていることで取り入れるべきものは何でしょうか?
- 他のチームの過去の失敗を避けるために、このチームは何ができるでしょうか?
例: 障害ボード
ここでは、チームが障害ボードで課題をどのように文書化したかを示します。
課題を活用する
作業合意のセッションの前に、障害ボード (例を参照)、ふりかえり、または既知の課題のいずれかから、チームが現在直面している課題を収集します。収集したらセッションで共有して、作業合意の周知に役立てます。
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