Arbeitsvereinbarungen in der Praxis
Diese Softwareentwickler besprechen ihre Arbeitsvereinbarungen über Zoom und nutzen Trello, um die Ergebnisse festzuhalten.
Ein Remote-Kampagnenteam führt ein Brainstorming durch und stimmt ab, auf welche Arbeitsvereinbarungen es sich verpflichtet. Die Ergebnisse werden in Confluence notiert.
Die abgeschlossene Übung zu Arbeitsvereinbarungen aus einem Spendenteam.
Was du brauchst
Remote
Videokonferenztool mit Bildschirmfreigabe
Tool für die digitale Zusammenarbeit (siehe Vorlagen)
Persönlich
Meetingort
Whiteboard oder großformatiges Papier
Tool für die digitale Zusammenarbeit (siehe Vorlagen)
Filzstifte
Haftnotizzettel
Optionale Vorlagen
Atlassian-Vorlagen
Anleitung zur Durchführung dieses Spiels
1. Vorbereitung 5 Minuten
Das ist ein dreiteiliges Spiel. In den folgenden Schritten werden wir diese Teile im Detail durcharbeiten. Das Ziel ist es, sich darauf zu konzentrieren, wie dein Team auch ohne stundenlange Besprechungen erfolgreich zusammenarbeiten wird.
- Team: Vorarbeiten asynchron abschließen und prüfen
- Leitung: Auf Leitung des Spiels vorbereiten
- Alle: Auf Gesprächsthemen für einen Live-Workshop einigen
Erstelle zunächst ein Dokument für die Zusammenarbeit, zum Beispiel ein Trello-Board oder eine Confluence-Seite. Du kannst die oben verlinkten Vorlagen für lokale oder Remote-Besprechungen verwenden. Wenn das Spiel vor Ort stattfindet, kannst du die Zusammenarbeit stärken, indem Konzepte auf Whiteboards festgehalten werden. Achte dabei darauf, die Ergebnisse zum Nachschlagen festzuhalten.
2. Vorbereiten des Teams 5 Minuten
Schicke die Vorlage vor dem Live-Workshop an deine Teammitglieder. Gib Kontext zu Arbeitsvereinbarungen und der Bedeutung, die sie für den Aufbau eines erfolgreichen Teams spielen. Achte darauf, das Dokument als Entwurf oder Work in Progress zu kennzeichnen. Versende dein Teamposter, um jedes Teammitglied mit dem vertraut zu machen, was du als Team machst und warum. Ist sich das Team uneins, was sein Zweck und seine Ziele sind? Dann beginne mit dem Teamposterspiel.
Bitte deine Teammitglieder, jeweils Folgendes mitzuteilen:
- Name
- Arbeitsort und Zeitzone
- Arbeitszeiten und Verpflichtungen
- Arbeitsumgebung und Präferenzen
- Bevorzugte Feedbackmethode
- Kontext zur Person. Beschränke das für diese Übung auf ein oder zwei Punkte. Um genauer ins Detail zu gehen, ermutige Teammitglieder dazu, ihre Benutzerhandbücher zu verlinken, um ihre optimale Arbeitsweise näher zu erklären.
TIPP: DEIN BENUTZERHANDBUCH ERSTELLEN
Eine großartige Möglichkeit, neuen Teammitgliedern, Auftragnehmern, Projektteams, Stakeholdern und Netzwerkteams den Einstieg in dein Team zu erleichtern, ist das Erstellen eines Benutzerhandbuchs, in dem erklärt wird, wie du gerne arbeitest.
TIPP: ZEITZONENKONFLIKTE
Ist dein Team über mehrere Zeitzonen verteilt? Es kann helfen, Zeitfenster für die Zusammenarbeit zu planen, um gemeinsam festzulegen, welche Stunden für synchrone Aktivitäten am besten geeignet sind.
3. Vorbereiten der Führungskräfte 10 Minuten
Bitten Sie den Teamleiter vor dem Live-Workshop, einen ersten Versuch mit den folgenden beiden Abschnitten der Vorlage zu machen.
Kommunikationskanäle
Überlege, wie dein Team effektiv kommunizieren kann. Gib den Kanal, seinen Zweck, die Zielgruppe und alle Standards an, die für die Kommunikation in diesem Bereich festgelegt wurden. Du kannst zum Beispiel Confluence für die Dokumentation der offiziellen Informationsquelle für ein Projekt verwenden und Slack für die tägliche Teamkommunikation.
Eskalationsprozess
Jedes gute Team weiß, dass Projekte ohne Planung zum Scheitern verurteilt sind. Überlege, wie der Eskalationsprozess aussehen soll, wenn sich für ein Problem keine Einigung finden lässt. Gib an, wer der Entscheider ist, wie du mit einer Eskalation umgehen wirst, welches Maß an Transparenz du bieten wirst und wie du andere über die Entscheidung informieren wirst.
Du bist dir nicht sicher, wie du mit Eskalationen umgehen sollst? Probiere unser DACI-Framework zur Entscheidungsfindung aus. Du kannst gemeinsam mit deinem Team einen Weg zur Eskalation ohne Hindernisse festlegen, bei dem Möglichkeiten zur Eskalation beschrieben und die Entscheidungsfindung unterstützt werden.
4. Einführung 5 Minuten
Erkläre dem Team zu Beginn des Meetings, dass ihr gemeinsam eine Reihe von Verhaltensvereinbarungen für eure Zusammenarbeit erstellen wollt.
Bitte das Team um Folgendes:
- Offenheit und Aufgeschlossenheit gegenüber anderen Ideen zeigen
- Aktiv zuhören und allen Gelegenheit geben, sich zu beteiligen
- Ablenkungen minimieren und Verbundenheit maximieren: Handys weg, Webcams an und "Nicht stören" aktivieren
- Andere nicht unterbrechen und das Gespräch nicht an sich reißen
- Daran denken, dass diese Punkte künftig angepasst werden können, wenn es die Umstände erfordern
Nehmt euch im Voraus fünf Minuten Zeit, den vorbereiteten Entwurf im Stillen durchzulesen. Während dieser Zeit können Teammitglieder auf der Seite Kommentare abgeben. Beginne die Diskussionsphase, indem du alle bittest, etwas zu nennen, das sie über ein anderes Teammitglied gelernt haben.
TIPP: MENSCHEN SIND WICHTIGER ALS PROZESSE
In diesem Spiel geht es um die zwischenmenschliche Zusammenarbeit. Wenn Ideen rund um das Arbeitsmanagement auftauchen, wie zum Beispiel die Dokumentation von technischen Prozessen oder Projektmanagement-Workflows, bring das Team wieder auf Kurs und lege einen Termin fest, um spezifische Aufgabenmanagementprozesse für die beteiligten Teammitglieder zu besprechen.
5. Kommunikationskanäle einrichten 10 Minuten
Nimm dir zehn Minuten Zeit, um den Abschnitt zu Kommunikationskanälen mit dem Team zu besprechen.
Gesprächsanstöße:
- Gibt es Dinge zu ergänzen, zu entfernen oder zu ändern?
- Wann sollten wir überprüfen, ob das funktioniert?
- Wie sollen andere Teams, Führungskräfte oder Stakeholder mit uns kommunizieren?
TIPP: KOMPROMISSE STATT KONSENS
Habt ihr als Team Schwierigkeiten, euch zu einigen, wie ihr Ergebnisse erzielen wollt? Unterschiedliche Ansichten sind ganz normal. Ein Teammitglied mag zum Beispiel Slack vorziehen, während ein anderes einen Live-Zoom-Anruf bevorzugt. Nutze Abstimmungen, um einen passenden Kompromiss zu finden, den ihr als Team ausprobiert und bei Bedarf wieder revidieren könnt! So werdet ihr mit der Zeit dazu lernen und zusammenwachsen.
6. Besprechungen etablieren 30 Minuten
Fülle den Bereich über Besprechungen aus. Achte dabei stets darauf, dass Fokuszeit kostbar ist. Um Raum für eine Kultur des Anpackens zu schaffen, können einige Regeln aufgestellt werden: Weniger Besprechungen sind besser und die asynchrone Kommunikation wird im Vergleich statt der synchronen optimiert. Möchtest du wissen, wie du für bessere Besprechungen sorgst? Beginne mit unserem Kurs Abhalten effektiver Besprechungen.
Gesprächsanstöße:
- Was sind das angestrebte Ziel und die gewünschten Ergebnisse?
- In welcher Form sollen Besprechungen stattfinden?
- Welche Personen nehmen an Besprechungen teil? Was sind ihre Rollen und Teams?
- Welche Medien und Tools benötigen wir?
- Wie präsentieren wir uns?
- Wie handhaben wir die Nachbereitung?
- Wann sollten wir überprüfen, ob das funktioniert?
BEISPIEL: IDEEN
Hier ist ein Beispiel für das Brainstorming eines Teams zu Besprechungen.
Beachte, dass die Ideen von Produkten über Verhalten bis hin zu Prozessverbesserungen reichen.
7. Eskalationsmanagement 10 Minuten
Geht gemeinsam den Abschnitt zum Eskalationsprozess durch. Besprecht als Team, welche Maßnahmen ihr ergreifen werdet, und legt euch auf eine Option fest. Stellt sicher, dass alle damit einverstanden sind.
8. Kontinuierliche Verbesserung 10 Minuten
Eines der wichtigsten Dinge, die es als Team zu besprechen gilt, ist die vorausschauende Planung des gemeinsamen Lernens und der Anpassung. Besprecht Rituale und Kommunikationsstandards.
Gesprächsanstöße:
- Feedback teilen
- Erkenntnisse
- Erfolge feiern
- Persönliche Meilensteine
Nachbereitung
Regelmäßige Besprechungen
Überarbeite die Arbeitsvereinbarungen deines Teams regelmäßig, insbesondere bei der Einarbeitung neuer Teammitglieder, bei Teamumstrukturierungen, wenn sich Arbeitsszenarien ändern oder eine Vereinbarung nicht mehr eingehalten werden kann. Das ist besonders wichtig, wenn ihr früher im Büro zusammengearbeitet habt und jetzt hybrid oder komplett remote arbeitet. Rituale und Vereinbarungen müssen an unterschiedliche Regionen, Zeitzonen und Technologien angepasst werden.
Geht die Vereinbarungen durch, und stimmt darüber ab, ob die bestehenden Vereinbarungen beibehalten oder geändert werden sollen. Bitte dann die Teammitglieder, ein Brainstorming zu möglichen weiteren Vereinbarungen durchzuführen, Vorschläge zu machen und darüber abzustimmen.
Wenn eine Vereinbarung nicht mehr eingehalten werden kann, besprecht, was ihr möglicherweise im Weg steht.
Wie jede Richtlinie sind Arbeitsvereinbarungen wie ein Muskel, der trainiert werden muss. Wiederhole die Vereinbarungen oft und hefte den Link zu deiner Teamseite in Atlas an. Halte Teamkollegen dazu an, sie vierteljährlich zu überprüfen. Halte diese Dokumentation offen und behalte sie bei allen wichtigen Projekten oder in Konfliktsituationen stets im Blick.
Abwandlungen
Überlegungen
Teste deine Arbeitsvereinbarung anhand einer Reihe von Überlegungen:
- Denkt an Teams, die gut zusammenarbeiten. Was können wir uns von diesen Teams abschauen?
- Wie können wir in unserem Team vergangene Fehler anderer Teams vermeiden?
BEISPIEL: HINDERNIS-BOARD
Hier siehst du, wie ein Team seine Herausforderungen auf einem Hindernis-Board dokumentiert hat.
Herausforderungen
Notiere vor der Sitzung zu den Arbeitsvereinbarungen Probleme, mit denen das Team aktuell konfrontiert ist. Du kannst dich dabei auf ein Hindernis-Board (siehe Beispiel), eine Retrospektive oder einfach auf bekannte Herausforderungen stützen. Bringe diese Notizen mit und lies sie bei der Sitzung vor, um Hintergrundinformationen für die Arbeitsvereinbarungen zu liefern.
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