6 Möglichkeiten zur Förderung der Projektzusammenarbeit

Was ist die Projektzusammenarbeit?

Folgendes verstehen wir unter Projektzusammenarbeit: Sie ist die geballte Energie, die ein Team zusammenhält und es dazu bringt, auf dem Weg zu einem bestimmten Ziel sämtliche Hürden souverän zu überwinden. Die Projektzusammenarbeit ermöglicht es ganzen Teams, während des gesamten Prozesses einheitlich zu agieren. Teammitglieder können produktiver arbeiten und die Ansichten, Bedürfnisse und Zeitpläne von Kollegen besser kennenlernen. Selbst wenn sich ein Teammitglied auf der anderen Seite der Welt befindet, kann es immer noch eingebunden werden und seinen Beitrag leisten.

Im Rahmen des Projektmanagements kann die Projektzusammenarbeit auch einfach Teamwork bedeuten. Da Unternehmen aber zunehmend global operieren, ihre Belegschaft geografisch verteilt ist und es mehr Remote-Mitarbeiter gibt, ändern sich die Rahmenbedingungen für Teamwork ständig.

Die Projektzusammenarbeit beruht auf drei Voraussetzungen: effektive Kommunikation, konsistente Prozesse und geeignete Tools. Wir entwickeln unsere Arbeitsweisen und -technologien schnell weiter und das bedeutet, dass sich auch Tools und Methoden für die Projektzusammenarbeit weiterentwickeln müssen.

Ich sehe dich

Aus den Augen heißt nicht mehr aus dem Sinn. Da heutzutage so viel Arbeit online erledigt wird, ist eine gute Zusammenarbeit wichtiger als jemals zuvor. Teams, bei denen Zusammenarbeit großgeschrieben wird, können über Zeitzonen hinweg besser miteinander kommunizieren und sich über Änderungen auf dem Laufenden halten, von denen jedes Projekt irgendwann einmal betroffen sein wird.

Höre alle an

Für alle, die ungern im Mittelpunkt stehen, kann die Arbeit in der Gruppe entweder ein Sicherheitsnetz oder eine Wachstumschance sein. Mitarbeiter in Teams, die auf Zusammenarbeit ausgerichtet sind, erhalten mehr Übung darin, ihr Fachwissen weiterzugeben und Feedback zu erhalten.

Steigere die Teameffizienz

Kommunikationsstarke Teams können über Projekte auf dem Laufenden und mit wichtigen Beteiligten in Kontakt bleiben. Außerdem wissen sie, wann sie Unterstützung anfordern müssen.

6 Anzeichen dafür, dass die Zusammenarbeit auf Eis liegt

Sicher hast du engagierte, talentierte Teams in deinem Unternehmen, die Projekte regelmäßig zu einem erfolgreichen Abschluss bringen. Dann wiederum gibt es Teams, die von mehr Einigkeit profitieren könnten. Nachstehend nennen wir einige verräterische Anzeichen dafür, dass dein Unternehmen bei einigen Teams lenkend eingreifen sollte.

Zu viele Wände

Einige Teams haben es schwerer, als Einheit in Arbeitsumgebungen zusammenzuarbeiten, in denen einige Mitglieder remote arbeiten oder auf verschiedenen Etagen bzw. in verschiedenen Gebäuden untergebracht sind – insbesondere dann, wenn Zusammenarbeit bisher keine große Rolle gespielt hat.

Dann entstehen Silos – ganz ohne physische Barrieren. Diese Gruppen kommunizieren oder interagieren selten mit anderen Teilen des Unternehmens und sitzen häufig auf Informationen, die für andere Teams nützlich sein könnten. Das Aufbrechen von isolierten Arbeitseinheiten ist ein wichtiger Schritt, um eine umfassende Umgebung für die Zusammenarbeit aufzubauen.

Einige Unternehmen haben sich für völlig offene Arbeitsumgebungen entschieden, um diese Herausforderung zu meistern (die Auswirkungen auf die Zusammenarbeit und Produktivität variieren). Am besten ist es aber, die Zusammenarbeit stärker in die Unternehmenskultur einzubinden. So machen wir das bei Atlassian.

Kein Wir-Gefühl

Es macht einen Unterschied, ob man sich auf seine eigenen Aufgaben konzentriert und diese priorisiert oder ob man seine ganze Energie für den Teamerfolg aufwendet. Jedes Team braucht Macher, aber wenn du zu viele Einzelkämpfer in deinen Teams hast, wird die Projektzusammenarbeit schwierig.

Konkurrierende Ziele

Wer sich zu viele Fristen setzt, ist sehr wahrscheinlich ein Einzelkämpfer. Wenn die Ziele des Einzelnen nichts mit denen des Teams zu tun haben oder damit in Konflikt stehen, verschwinden wichtige Aufgaben von der Bildfläche. Ohne klare, einheitliche Ziele kann jedes Projekt mit Volldampf in die falsche Richtung laufen. Dies ist ein deutliches Zeichen dafür, dass das Team nicht für eine erfolgreiche Projektzusammenarbeit aufgestellt ist.

Zu viele Köche verderben den Brei

Hast du schon einmal versucht, Pizza für mehrere Leute zu bestellen, und musstest letztendlich hungern, weil ihr euch auf keinen Belag einigen konntet? Das ist frustrierend, oder? Wenn es zu viele Entscheidungsträger gibt, entsteht Chaos. Nach einigem Hin und Her wird das Team entweder nicht mehr weiterkommen, oder jemand muss eine schnelle, ungeprüfte Entscheidung treffen, die im Nachhinein als fehlgeleitet interpretiert wird.

Ist das in deinem Unternehmen gängige Praxis? Dann solltest du dir einmal formale Praktiken für die Entscheidungsfindung ansehen, um deinem Team dabei zu helfen, besser zusammenzuarbeiten.

Doppelte Probleme

Ist es nicht frustrierend, wenn du nach mehreren Stunden intensiver Beschäftigung mit einem Projekt feststellst, dass ein anderer genau das Gleiche macht? Doppelarbeit ist ein tiefrotes Warnzeichen dafür, dass dein Team nicht so gut zusammenarbeitet, wie es eigentlich sollte. Durch die doppelte Arbeit werden Zeit, Ressourcen und wertvolle Fertigkeiten verschwendet. Solche Situationen schreien förmlich nach einer besseren Koordination.

Und wie geht es weiter?

Selbst wenn Ziele klar formuliert wurden, wissen einige Teams möglicherweise nicht, wie sie diese erreichen sollen. In größeren Unternehmen, wo es Teams innerhalb von Teams gibt, sind die unternehmensweiten Ziele zwar glasklar, die einzelnen Meilensteine und die Vorgehensweise aber eher weniger. Falls es Arbeitseinheiten gibt, die am Rotieren sind, anstatt voranzukommen, brauchen diese vielleicht Hilfe bei der Koordination.

Dein Leitfaden für die Projektzusammenarbeit

Kommen wir zu unserem Beispiel mit den Ballons zurück. Das Zusammenbinden mehrerer Ballons scheint nicht allzu schwierig zu sein. Es gibt aber tatsächlich eine Technik, damit du sie sicher in der Hand behältst. Dasselbe gilt für die Zusammenarbeit. Das Vertriebsteam über die Einführung eines neuen Markendesigns zu informieren gilt in einigen Teams bereits als Zusammenarbeit. Tatsächlich ist dies aber lediglich ein (einseitiges) Gespräch. Probiere die folgenden Techniken aus, um Teams zu echten Partnern zu machen.

Hebe deine Ziele auf unterschiedliche Weisen hervor

Habe keine Angst, dich regelmäßig zu wiederholen. Wenn du alles richtig gemacht hast, sollte jedes Teammitglied es mittlerweile satt haben, von deinen Zielen zu hören. Falls sich deine Ziele ändern sollten, mache dies deutlich und wiederhole auch die neuen Ziele häufig.

Brainstorming

Bitte um Ideen und Feedback

Bitte dein Team in jeder Phase des Projekts – beim Brainstorming, bei der Planung und in jedem Meeting – um seine Meinung und um Feedback. Lasse auch Einzelkämpfer oder eher zurückhaltende Teammitglieder zu Wort kommen. Diese werden sich eher äußern, wenn sie wissen, dass sie nicht von ihren selbstbewussteren Kollegen übertönt werden.

Können wir miteinander reden?

Natürlich ist für die Zusammenarbeit an einem Projekt eine konsequente und klare Kommunikation von größter Bedeutung. (Sie ist quasi die Luft in den Ballons.) Allerdings verwenden wir hierfür eine Vielzahl von Tools wie E-Mail-, Chat- und Messenger-Programme sowie Kommentarfunktionen in Dokumenten. Wie du mit deinem Team vernetzt bist, ist fast ebenso wichtig wie die Kommunikation an sich. Wie oft hast du schon Verzögerungen bei Projekten erlebt, weil du nicht wusstest, dass die Genehmigung in irgendeinem Slack-Thread versteckt war? Entscheidet euch beim Start des Projekts – oder besser noch, bei der Zusammenstellung des Teams –, auf welche Weise und wie oft ihr Updates und Kommentare teilen werdet.

Aufgabenverteilung

Entscheide und dokumentiere, wer welche Punkte auf seine To-do-Liste setzen muss. Dann schreibst du auch diese To-do-Liste auf. (Du könntest das auch als Projektplan bezeichnen.) Dadurch ist sich jeder seiner Rolle bewusst und es wird verhindert, dass Aufgaben übersehen bzw. vergessen werden oder zwei Personen an denselben Aufgaben arbeiten.

Sammelt und teilt Ideen

Wenn dein Team mit Feuereifer haufenweise Ideen entwickelt, besteht die Gefahr, dass die besten unter einem Berg Notizzettel begraben werden. Deshalb ist es immer ratsam, sich Besprechungsnotizen zu machen. Noch besser wäre es, ein modernes, online durchsuchbares Tool für die Zusammenarbeit zu verwenden. So kannst du mit einer Lösung Kernpunkte aus dem Meeting festhalten, diese weithin teilen und um Feedback bitten.