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Vorlage: Besprechungsnotizen

von Atlassian

Lege Meeting-Agendas fest, mache dir Notizen und teile Aufgaben mit deinem Team.

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Vorlage: Besprechungsnotizen

Jeder hat schon Besprechungen erlebt, die er für reine Zeitverschwendung hielt. In der Regel lag es daran, dass für das Meeting kein klares Ziel und keine Agenda festgelegt waren oder dass deine Teilnahme am Meeting gar nicht erforderlich war. Um dir und den Meetingteilnehmern eine bessere Vorbereitung zu ermöglichen, haben wir eine Vorlage zusammengestellt, die die wichtigsten Elemente für ein effektives Meeting enthält: Teilnehmer, Ziele des Meetings, Agenda und Aufgaben. Mit dieser Vorlage kannst du das Meeting vorbereiten, es auf Kurs halten, dir Notizen machen und am Ende Aufgaben und getroffene Entscheidungen festhalten.

So nutzt du diese Vorlage

Schritt 1: Überlegen, ob das Meeting wirklich notwendig ist

Niemand sitzt gerne 30 Minuten in einem Meeting, wenn eigentlich eine E-Mail völlig ausgereicht hätte. Mit der Vorlage für Besprechungsnotizen kannst du vor einem potenziellen Meeting ermitteln, ob das Meeting überhaupt notwendig ist. Stelle dir dazu folgende Fragen: Welches Ziel hat das Meeting? Gibt es eine Agenda? Sind die richtigen Personen anwesend und erforderlich? 

Schritt 2: Vorbereitung ist das halbe Meeting

Bevor du die Einladungen versendest, erstelle eine Meeting-Agenda, um sicherzugehen, dass alle Voraussetzungen für ein aus deiner Sicht und aus Sicht der Teilnehmer erfolgreiches Meeting erfüllt sind. Füge das Datum des Meetings hinzu, tagge die Teilnehmer, und trage Ziele und Diskussionsthemen sowie die zuständigen Personen in der Tabelle ein. Notiere auch Links zu weiteren Informationen, die die Teilnehmer vor oder während dem Meeting benötigen. Bei Verträgen, Anleitungen und allem, was länger als ein Tweet ist, solltest du die Teilnehmer wissen lassen, ob sie den Text vor dem Meeting lesen müssen.

Schritt 3: Besprechungsnotizen gleich teilen, um später Zeit zu sparen

Wenn du jemanden auf der Seite mit den Besprechungsnotizen taggst, wird derjenige in Confluence und/oder per E-Mail benachrichtigt, damit er sich deine Notizen ansehen kann. Du ersparst den Teilnehmern eine lange Suche, wenn du schon in der Einladung zum Meeting auf die Seite mit den Notizen verweist. Solltest du auf ausführliche Daten angewiesen sein, kannst du auch die Statistik einer Seite anzeigen, aus der hervorgeht, wer die Seite angezeigt hat. Wenn ein Teilnehmer seiner Pflicht noch nicht nachgekommen ist, kannst du ihn freundlich daran erinnern.

Schritt 4: Zeitfenster für Diskussionsthemen festlegen und einen Schriftführer bestimmen

Wenn du beim Meeting nicht selbst mitschreiben möchtest, bestimme jemanden, der die besprochenen Themen, ermittelten Aufgaben und getroffenen Entscheidungen notiert. Dein Job ist es, die Diskussion über einzelne Themen zeitlich zu begrenzen, damit das Meeting nicht aus dem Ruder läuft. Weniger wichtige Themen darfst du gerne auf später vertagen. Wenn ihr am Ende der Agenda angelangt seid, solltet ihr euch noch einmal die wichtigsten Ergebnisse ansehen, über die nächsten Schritte entscheiden und gemeinsam Fristen für Aufgaben festlegen.

Schritt 4: Zeitfenster für Diskussionsthemen festlegen und einen Schriftführer bestimmen

Schritt 5: Besprechungsnotizen sinnvoll organisieren

Erstelle mithilfe der Vorlage für Besprechungsnotizen eine Seite und überlasse Confluence den Rest. Confluence erstellt in der Seitenleiste automatisch einen leicht zugänglichen Index aller Besprechungsnotizen. Du kannst in der Seitenstruktur eine übergeordnete Seite einrichten und relevante Meetingseiten in der gewünschten Reihenfolge per Drag-and-drop dorthin ziehen. Vergiss nicht, die Meetingteilnehmer auf diese Seite zu verweisen, damit sie später darauf zurückgreifen können.


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