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Plantilla para las notas de reunión

por Atlassian

Establece el orden del día de las reuniones, toma notas y comparte los puntos de acción con tu equipo

Usar plantilla
Plantilla para las notas de reunión

Todos hemos salido de alguna reunión pensando que hemos perdido unos minutos de vida que nunca podremos recuperar. Por lo general, se debe a que la reunión no tenía un orden del día o un objetivo claro, o a que no era necesario que participaras en ella. Para ayudarte a ti y a los asistentes a prepararos mejor, hemos creado una plantilla que incluye los elementos necesarios para una reunión eficaz: asistentes, objetivos de la reunión, orden del día y puntos de acción. Utiliza esta plantilla para prepararte para la reunión, mantenerte al día, tomar notas, añadir puntos de acción y documentar las decisiones tomadas.

Cómo usar esta plantilla

Paso 1. Primero, determina si la reunión es realmente necesaria

A nadie le agrada tener una reunión de más de 30 minutos que podría haberse limitado a un mensaje de correo electrónico. El uso de la plantilla del acta de reuniones antes de una posible reunión puede ayudarte a determinar si esta es realmente necesaria. Antes de planificarla, hazte estas preguntas: ¿cuál es el objetivo? ¿Hay un orden del día? ¿Se ha invitado a las personas pertinentes? 

Paso 2. Prepárate un poco antes de la reunión

Antes de enviar esa invitación, crea el orden del día de la reunión con el fin de asegurarte de tener todo lo necesario para que sea un éxito, tanto para ti como para los asistentes. Añade la fecha de la reunión, etiqueta a los participantes e incluye los objetivos y los temas de debate con los propietarios en la tabla. Agrega cualquier otro enlace que redirija a información que pueda resultar de utilidad para los asistentes antes de la reunión o durante ella. Al igual que con los contratos, las páginas de instrucciones y cualquier documento que ocupe más que un tuit, avisa a los asistentes si hay algo que deban leer antes de la reunión.

Paso 3. Comparte el acta de reuniones ahora y ahorra tiempo más tarde

Cuando se etiquete a alguien en la página del acta de reuniones, dicha persona recibirá una notificación en Confluence o por correo electrónico para que pueda echar un vistazo a tus notas. Añade la página del acta a la invitación de la reunión para evitar dolores de cabeza buscándola. Si los datos son tu salvavidas en este disparatado mundo, puedes ver los análisis de la página, que te mostrarán a todos los que la han visualizado. Si alguien la tiene aún en su lista de tareas pendientes y es obligatoria, puedes enviarle un pequeño recordatorio.

Paso 4. Fija la duración de los temas de debate y designa a una persona para que tome notas

Si no vas a ser tú quien se encargue, asigna a una persona para que tome notas durante la reunión sobre los temas de debate, los puntos de acción y las decisiones tomadas. Ya que eres tú quien ha organizado la reunión, debes ocuparte de mantener la conversación encarrilada con límites de tiempo; no tengas miedo a dejar para más tarde los aspectos que no sean relevantes. Una vez tratados todos los temas, revisa las ideas fundamentales, decide cuáles serán los siguientes pasos y acuerda los plazos para los puntos de acción.

Paso 4. Fija la duración de los temas de debate y designa a una persona para que tome notas

Paso 5. Organiza las reuniones a tu manera

Crea una página con la plantilla del acta de reuniones y deja que Confluence se encargue del resto. Confluence mantiene automáticamente un índice de todas las notas de las reuniones en la barra lateral para acceder a ellas fácilmente. Puedes crear una página principal en el árbol de páginas y arrastrar y soltar las páginas de reuniones correspondientes en el orden que prefieras. No olvides avisar a los asistentes de que has añadido esa página para que puedan consultarla en el futuro.


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